私人小企業(yè)資產(chǎn)管理及文檔管理制度

1、資產(chǎn)管理制度為加強公司所屬資產(chǎn)的管理，使資產(chǎn)管理工作規(guī)范化，特制定本 制度。辦公用品管理制度一、辦公用品管理分類日常辦公用品分消耗品和管理用品、固定辦公用品。日常辦公消耗品包括：鉛筆、簽字筆、筆記本、便簽紙、文件夾、 檔案袋、標(biāo)簽、膠帶、大頭針、曲別針、橡皮擦、夾子、打印油、原 子筆、書釘?shù)?；日常辦公管理用品包括：釘書機、打孔機、計算器、印泥、米尺 等；固定辦公用品包括：電腦、打印機、傳真機、空調(diào)、電風(fēng)扇、桌、 椅、文件柜、電話及各部門設(shè)備、儀器。二、辦公用品的配置、采購1、因工作需要，需配置固定辦公用品，由各部門填寫辦公用 品申請單報總經(jīng)理批準后交行政部采購。2、日常辦公消耗品的配置、采購都

2、由行政部統(tǒng)一安排，在采購 前應(yīng)提出書面申請報與總經(jīng)理批示后方可按單采購。3、行政部每月定期采購，采購時需提出書面采購清單報與總經(jīng) 理批示后方可按單采購。三、辦公用品的臨時增加各部門因工作需要，需增加辦公用品（除日常辦公消耗品外）， 均需填寫辦公用品申請單報與總經(jīng)理批示，批準后再轉(zhuǎn)交行政部 采購、發(fā)放。四、辦公用品的管理辦法i1、辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種“個人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用 品如打孔機、大型釘書機、打碼機及固定辦公用品。2、消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)）、經(jīng)驗法 則（估計消耗時間）設(shè)定。3、領(lǐng)用管理基準（如圓珠筆

3、每月發(fā)放兩支），并可隨部門或人員 的工作調(diào)整發(fā)放時間。4、管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以 舊品替換新品，但消耗品不在此限。5、管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新 品，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。6、辦公用品的申請應(yīng)于每月二十五日由各部門提出“辦公用品 申請單”，交與行政部審核，審核后由行政部統(tǒng)一采購，次月一日發(fā) 放。但管理性辦公用品的請領(lǐng)不受上述時間限制。7、行政部采購后都需做相對應(yīng)的臺賬記錄，及時記錄辦公用品 的放發(fā)情況。8、每部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用記錄表”，由部門內(nèi)勤人員統(tǒng)一保 管，于辦公用品領(lǐng)用時分別登記，并控制文具領(lǐng)用狀況。9、辦公用品嚴禁取

4、回家私用。10、行政部可向辦公用品批發(fā)商采購， 必需品、采購不易或耗用 量大者應(yīng)酌量庫存，特殊辦公用品行政部無法采購的，可以經(jīng)行政部 同意授權(quán)各部門自行采購。11、新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請， 向行政部請領(lǐng) 辦公用品，并列入領(lǐng)用表，人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交 行政部。12、印刷品（如信紙、信封、表格、）由行政部統(tǒng)一印刷、 保管（除各部門表單）。各部門表單印刷好后，由各部門內(nèi)勤人員到行政部領(lǐng)取并保管固定資產(chǎn)管理制度1、本公司固定資產(chǎn)包括：房屋裝修、汽車、電腦及軟件、空 調(diào)、辦公桌、檢驗儀器設(shè)備、倉儲設(shè)備及其他固定辦公用品等。2、公司各部門因工作需要添置固定資產(chǎn)時，部門負責(zé)人

5、提出申 請公司領(lǐng)導(dǎo)批準后由行政部采購，行政部負責(zé)建檔歸檔，交使用部門 領(lǐng)用并由使用部門負責(zé)保管。3、公司各部門對所有使用的固定資產(chǎn)負有保管、保養(yǎng)的責(zé)任， 因各部門對所使用的固定資產(chǎn)產(chǎn)生損壞時， 應(yīng)查明原因，并寫出報告, 視具體情況進行處理。4、公司所有固定資產(chǎn)需轉(zhuǎn)讓或報廢處理時，必須向公司行政部 提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可辦理。5、財務(wù)部負責(zé)建立公司固定資產(chǎn)管理臺帳，并準確記錄公司固 定資產(chǎn)的現(xiàn)狀及增減情況，行政部負責(zé)對固定資產(chǎn)的使用進行監(jiān)督和 檢查。6、行政部與財務(wù)部每年對公司固定資產(chǎn)盤點一次，核對固定資 產(chǎn)數(shù)量。文件管理制度為加強公司內(nèi)部管理，提高辦公效率，節(jié)約辦公資源，結(jié)合本公 司的

6、實際情況，特制訂本制度。一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、 來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料、各種原始單據(jù)、各種合同 及員工檔案等。二、文件、合同的簽發(fā)1、文件的簽發(fā)(1)外來文件由行政部負責(zé)簽收、登記，送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后，再 送相關(guān)部門及人員簽閱，然后由行政部進行分類編號保管。各部門需 要組織學(xué)習(xí)或參照執(zhí)行的可留復(fù)印件。(2)以公司名義對外發(fā)出的報告、示、通知等函件，擬稿人需填 寫“對外發(fā)文申請表”，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準后，交行政部按規(guī)定格式 打印、編號和送達(3)公司內(nèi)發(fā)放的文件，由需要發(fā)放文件的部門擬訂，部門負責(zé) 人將稿件交行政部，行政部報總經(jīng)理審核統(tǒng)一發(fā)放。總經(jīng)理外

7、出時， 報總經(jīng)理助理審核，或通過郵件、傳真形式請示。審核后，填寫“內(nèi) 部發(fā)文申請表”，交行政部按規(guī)定格式打印、編號和下發(fā)。(4)各部門會議決定如專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文， 不備查考，可以部門名義用工作簡訊發(fā)會議紀要與相關(guān)部門。公 司內(nèi)部各部門之間及對外的非正式的簡單的通知等文件，原則上由各 部門自行打印和送達。2、合同的簽發(fā)公司合同簽發(fā)，由各業(yè)務(wù)部門擬訂，部門負責(zé)人將稿件交行政部， 行政部報總經(jīng)理審核統(tǒng)一發(fā)放?？偨?jīng)理外出時，報總經(jīng)理助理審核， 或通過郵件、傳真形式請示，批準后到行政部蓋章簽發(fā)。四、發(fā)文的范圍與管理1、凡是公司總經(jīng)理名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、 報告、編寫的

8、會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。五、文件、合同的管理1、行政部負責(zé)公司對外文件的打印及管理工作。2、以公司名義對外、對內(nèi)的發(fā)文由行政部統(tǒng)一打印、編號和發(fā) 放、存檔。3、原始單據(jù)、各部門文件、部門業(yè)務(wù)合同等由各部門分類進行保存與管理。4、新入職員工的個人資料先統(tǒng)一存放，三個月過后建立個人檔 案，并辦理工資卡。不足三月的員工.原則上不建立個人檔案。普通 員工離職，個人檔案原則上保存三年；高層管理員離職，個人檔案原 則上保存5-10年。六、文件的傳閱與催辦1. 公司內(nèi)部文件發(fā)放以張貼和傳閱兩種方式。對較重要和保密 的文件采用傳閱的方式，每位員工傳閱后需在文件上簽字。2、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和

9、保密規(guī)定，不得將有密級的 文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對所 閱覽的文件、合同內(nèi)容不得向外泄露。3、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回原 部門，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo) 批示、擬辦意見行政部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo) 批示辦理有關(guān)事宜。4、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附 件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。5、行政部負有催辦檢查督促的責(zé)任，必須按相關(guān)要求進行檢查 落實。七、文件、合同的保存1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類進 行整理歸檔。2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集 齊全，保持文件、材料的完整性。3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、 重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4、上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理完。6月份正式向行政部移交，清單