對癥治理項(xiàng)目中的“隱性浪費(fèi)”

1、對癥治理項(xiàng)目中的“隱性浪費(fèi)”核心提示：施工項(xiàng)目管理工作中的“鋪張”是一種隱性的“鋪張”，相比施工現(xiàn)場中材料的鋪張更簡單被忽視。我們應(yīng)當(dāng)不斷用新的管理思想去沖擊舊的思維模式，有的放矢地避免這些鋪張。 對癥治理項(xiàng)目中的“隱性鋪張” 文/渠冰川 在施工管理中，很簡單看到施工材料的鋪張，但往往忽視了產(chǎn)生這些鋪張的原因。假如僅僅留意施工材料的鋪張，而不深入思索產(chǎn)生這些鋪張的深層次管理問題，則無疑是舍本求末。筆者結(jié)合工作實(shí)際，從以下幾個(gè)方面簡潔談?wù)勅绾伪苊馐┕ろ?xiàng)目管理過程的鋪張。 把“等”變成“做” 在施工項(xiàng)目中由于工作人員來自以往不同的項(xiàng)目，上下級之間、平級之間的協(xié)作有時(shí)難免缺乏默契，管理思路也可能不夠

2、統(tǒng)一，這造成在實(shí)際工作中，下級無法正確的理解上級的意圖，加上怕出錯(cuò)怕挨批評，因而對上面坐等指示、等支配、等詢問、等檢查。上級不指示、擔(dān)心排、不詢問、不檢查，就不敢執(zhí)行、不敢匯報(bào)、不敢做事；對下，等匯報(bào)、等回復(fù)、等聯(lián)系甚至因個(gè)別人員缺乏責(zé)任心和主動精神，既不主動地進(jìn)行溝通，也不為對方著想，本著“多一事不如少一事，多個(gè)事情多吃虧，出了問題往下推”的思想，給工作造成了極大的鋪張。 對于如何避免這種鋪張，將“等”變?yōu)榉e極地去“做”，我個(gè)人認(rèn)為首先應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)管理，通過培訓(xùn)和宣傳增加項(xiàng)目人員的責(zé)任心和個(gè)人素養(yǎng)；其次在于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，灌輸項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的理念，激發(fā)員工的主動性和創(chuàng)造性；第三要建立健全目標(biāo)考核獎懲機(jī)

3、制，獎懲分明，調(diào)動員工的積極性。 把“無序”變成“有序” 施工項(xiàng)目管理涉及合同管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、成本管理、安全管理和信息管理等多個(gè)方面，都必需遵循相應(yīng)的規(guī)章、制度、流程，但假如有令不行、有章不循，按個(gè)人意愿行事必將造成無序的鋪張。 我們經(jīng)?？吹皆谀承┦┕ろ?xiàng)目管理中因職責(zé)不清造成一項(xiàng)工作多個(gè)部門或者多個(gè)工作人員在做，最終無人去做；因業(yè)務(wù)能力低下造成工作混亂不堪、交接不利，最終重頭做起；因有章不循，隨心所欲造成無章管理，最終計(jì)劃目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)；因流程混亂造成工作無法順當(dāng)完成，原有的流程被推翻打亂，最終重新制定新的流程；因發(fā)覺工作出現(xiàn)漏洞準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)位，造成責(zé)任部門放任不管，最終打擊了主動進(jìn)行補(bǔ)位的

4、人員的工作積極性。這些都是因?yàn)闊o序所造成，而這些無序反復(fù)出現(xiàn)或交織在一起，必定就會造成項(xiàng)目管理內(nèi)部的混亂。一旦出現(xiàn)此類問題，管理者更應(yīng)當(dāng)馬上制止并立刻分析造成無序的原因，抓住主要矛盾，把無序糾正到有序的正確軌道上，才能按部就班，充分發(fā)揮各種資源優(yōu)勢，提高工作效率，調(diào)動項(xiàng)目人員的工作積極性。 把“協(xié)調(diào)不力”變成“有效協(xié)調(diào)” 現(xiàn)在的大多數(shù)企業(yè)都在強(qiáng)調(diào)“1+12”的企業(yè)管理理念，即發(fā)揮資源的最大優(yōu)勢、提高團(tuán)隊(duì)效率。協(xié)調(diào)不僅是企業(yè)管理工作的一項(xiàng)基本職能，也是項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)重要職能，假如在管理工作中協(xié)調(diào)不力，就會造成工作停滯等方面的鋪張。作為施工項(xiàng)目管理本身的協(xié)調(diào)工作，主要分為內(nèi)部的協(xié)調(diào)和外部的協(xié)調(diào)。

5、內(nèi)部協(xié)調(diào)主要是指與公司總部各相關(guān)職能部門之間的協(xié)調(diào)、項(xiàng)目內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)；外部協(xié)調(diào)主要指與相關(guān)政府部門、業(yè)主、監(jiān)理、總包、分包、供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)。與總部部門之間的協(xié)調(diào)不力或?qū)ι霞壍墓ぷ髦甘緵]有傳達(dá)或即使傳達(dá)了卻沒有進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)落實(shí)，則會造成工作的停滯，難以有效地開展工作，甚至形成工作盲區(qū)；與項(xiàng)目內(nèi)部部門之間的協(xié)調(diào)不力，則會造成工作進(jìn)度的拖延，小問題也被拖成了大問題，問題積累的多了，就不了了之，最終影響到項(xiàng)目的整個(gè)工期；與外部的協(xié)調(diào)不力，則更會帶來后續(xù)工作無法進(jìn)展、管理協(xié)調(diào)費(fèi)用增加、工作時(shí)間無形放大等一系列鋪張。 如何把協(xié)調(diào)不力變成有效的協(xié)調(diào) 是施工項(xiàng)目管理的重點(diǎn)工作之一。項(xiàng)目上采取了如創(chuàng)

6、辦項(xiàng)目期刊、進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整以削減縱向的職能部門數(shù)量、建立項(xiàng)目責(zé)任制、簡化業(yè)務(wù)流程、建立各種獎懲措施、開展項(xiàng)目例會、增加外界溝通等一系列措施，逐步培育起團(tuán)隊(duì)精神，打通業(yè)務(wù)流程、信息渠道、組織管理、對外宣傳中的瓶頸，這些做法都提高了工作效率，降低了項(xiàng)目成本。 把“閑置”變成“動起來” 在施工項(xiàng)目中，我們把各種有效資源非充分發(fā)揮帶來的鋪張稱之為“閑置”。筆者認(rèn)為應(yīng)從如下幾個(gè)方面入手轉(zhuǎn)變閑置狀態(tài)。 精簡機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目在工程實(shí)施前編制施工組織設(shè)計(jì)時(shí)，限于招標(biāo)文件的理解和以往的施工經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行編制，而對實(shí)際的施工需要還不很明確，在此狀況下編制組織機(jī)構(gòu)，難免為了便于施工管理而過多地考慮部門的設(shè)置，造成機(jī)構(gòu)的浩大

7、。因此在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，應(yīng)依據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行相應(yīng)的機(jī)構(gòu)調(diào)整，將職能重疊的部門進(jìn)行整合，以便于管理和節(jié)省成本。 細(xì)化職能。項(xiàng)目在進(jìn)行組織設(shè)計(jì)時(shí)為某些部門設(shè)置了一些職能，但在實(shí)際工作中，該職能卻沒有發(fā)揮作用，造成了部門職能的閑置；而有時(shí)項(xiàng)目內(nèi)部各部門會擔(dān)當(dāng)近似的工作，職能上會重疊交叉，一件事情，看起來誰都可以負(fù)責(zé)，結(jié)果出了問題就相互推脫，有了成果就相互爭功，以致最終誰都不想負(fù)責(zé)，誰也不愿主動去做，這不僅不利于項(xiàng)目的團(tuán)結(jié)，也會對實(shí)際工作造成影響。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過程中應(yīng)進(jìn)一步的將各部門、各崗位職能進(jìn)行細(xì)化，將不需要的職能予以剔除，將重疊的職能進(jìn)行分割，這樣既可以提高工作效率，又可以調(diào)動了人員的工作積極性。

8、 簡化流程。項(xiàng)目經(jīng)理部組建之初，項(xiàng)目人員來自不同部門，難免在編制項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程時(shí)過于僵化。即使在一些不重要的文件上，相關(guān)主管也必需履行簽字職能，假如相關(guān)主管由于某種原因不在崗而無法簽字，則現(xiàn)場工作就無法進(jìn)行，會出現(xiàn)等待和停滯等鋪張。長久下去，不僅會造成現(xiàn)場中無論大小事都要請示，而且組織也會漸漸僵化，失去活力。對此，應(yīng)將流程中一些不重要的且影響也不大的任務(wù)，給項(xiàng)目人員充分授權(quán)（如確定授權(quán)范圍、確定授權(quán)的額度），將復(fù)雜的流程簡化，使項(xiàng)目人員可以準(zhǔn)時(shí)有效地解決一些不太重要的突發(fā)事件，同時(shí)也可以將上級領(lǐng)導(dǎo)從瑣碎工作中解放出來。 人員的動態(tài)管理。假如不針對項(xiàng)目動態(tài)的特點(diǎn)對人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟贾茫囟〞?dǎo)致有些

9、部門人員閑置而另一些部門人員又嚴(yán)重不足。如項(xiàng)目實(shí)施前期階段，技術(shù)部門和物資商務(wù)部門相應(yīng)配備的人員較多，而工程部門配備的人員相對較少。當(dāng)進(jìn)入施工階段，工程部門需要大量的加人，而技術(shù)部門則可適當(dāng)減人。假如不實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，則必定造成成本的增加和管理難度的加大，甚至?xí)霈F(xiàn)有的部門三個(gè)人干兩個(gè)人的工作，同時(shí)，為避免造成“人浮于事”的印象去制造其它額外不必要的工作，而有的部門工作又超負(fù)荷，無法完成正常的工作，形成一連串的鋪張。 信息篩選。信息化管理在當(dāng)前的項(xiàng)目管理中占有很重要的地位，但同時(shí)由于信息渠道四通八達(dá)，信息內(nèi)容五花八門，信息數(shù)量數(shù)不勝數(shù)，這導(dǎo)致信息搜集、整理、匯總、分析等方面的困難，以致面對大量信

10、息無從下手，許多有用的信息被忽視閑置。如何準(zhǔn)時(shí)精確地收集有用信息，并根除不準(zhǔn)時(shí)、不精確的信息同樣成為處于信息化社會環(huán)境下施工項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要課題。 扁平化管理。作為管理對象專一、管理內(nèi)容相對簡潔、管理周期時(shí)間短的施工項(xiàng)目管理，工作效率的凹凸是體現(xiàn)項(xiàng)目管理者管理能力的重要因素之一。扁平化管理更有利于信息準(zhǔn)時(shí)精確的傳遞、工作科學(xué)有序的支配、資源合理優(yōu)化的配置。 把“應(yīng)付”變成“主動專心” 我們經(jīng)常見到的鋪張是“應(yīng)付”。很多日常的工作雖然干了，但是不主動、不專心，敷衍了事，不追求最好的結(jié)果，從而難以達(dá)到預(yù)想效 果。因此造成額外加班、前松后緊、虎頭蛇尾、空對空等鋪張現(xiàn)象?！安桓墒菓B(tài)度問題，干不好是水

11、平問題；干不好最多批評一下，不去干就會丟飯碗；意思一下就算了，何必專心費(fèi)勁呢?！边@些無責(zé)任意識都會影響工作績效。 應(yīng)付的鋪張主要是由責(zé)任心不強(qiáng)和素養(yǎng)低下等造成的，這種鋪張就像慢性毒藥對施工項(xiàng)目組織的影響會隨著工程的進(jìn)展而越來越大。對這種鋪張現(xiàn)象，我們絕不能礙于情面而聽之任之，一旦發(fā)覺應(yīng)馬上進(jìn)行分析，通過溝通和考核，對相關(guān)人員進(jìn)行思想上的教育和工作上的引導(dǎo)，把應(yīng)付工作變成主動專心完成工作。 把“低效”變成“高效” 工作中的低效主要表現(xiàn)為低效率或者無效率，有時(shí)甚至還會產(chǎn)生負(fù)效率。低效率反映在項(xiàng)目管理工作中主要表現(xiàn)為拖延時(shí)間，鋪張人力、物力、時(shí)間，結(jié)果造成額外加班、工期延誤、人員成本加大，其所帶來的

12、隱形鋪張是特別巨大的，并且特別簡單形成惡性循環(huán)。無效率表現(xiàn)為作大量無效工作，以及大量的臨時(shí)性“救火”，如深化設(shè)計(jì)中，在沒有領(lǐng)會或錯(cuò)誤領(lǐng)會業(yè)辦法思的前提下對圖紙進(jìn)行深化，但是最終得不到業(yè)主的認(rèn)可而不得不重新制作；在施工中因?qū)ぷ鲀?nèi)容或現(xiàn)場條件或工藝要求等考慮不周，不得不采取各種臨時(shí)解決措施。 負(fù)效率在施工項(xiàng)目中的主要表現(xiàn)形式是因錯(cuò)誤的思路、錯(cuò)誤的工作方法或錯(cuò)誤的理解而導(dǎo)致原本應(yīng)當(dāng)正確地一次性完成的工作被做錯(cuò)，從而出現(xiàn)整改、返工、重新拆除或安裝等工作上的鋪張，這不僅影響施工人員的工作積極性，同時(shí)造成時(shí)間上的延誤以及費(fèi)用的增加。而假如是高效率地完成了錯(cuò)誤的工作而不準(zhǔn)時(shí)糾正，則損失更大。如許多項(xiàng)目上因

13、未按圖施工而造成的反復(fù)整改、返工、重新制作等，有時(shí)因錯(cuò)誤被高效執(zhí)行，而導(dǎo)致大面積的多個(gè)專業(yè)拆改。無疑后者所造成的鋪張更為巨大。 我們允許的是創(chuàng)造性的失誤，而不允許反復(fù)發(fā)生低級的錯(cuò)誤，假如這種低效率或負(fù)效率被漠然視之，甚至被公開允許，后果會變得更加可怕。解決低效率，不能只依靠通過提高平凡員工的素養(yǎng)和能力而去解決，而更應(yīng)當(dāng)提高管理者的組織能力、協(xié)調(diào)能力、學(xué)習(xí)能力、推斷分析能力以及領(lǐng)導(dǎo)能力。只有低素養(yǎng)的管理者，沒有肯定低素養(yǎng)的員工。高素養(yǎng)的管理者合理支配工作計(jì)劃、充分調(diào)動各種有利資源并使之相協(xié)調(diào)，能夠更快地培育出高素養(yǎng)的員工。 把“無理可依”變成“有理可依” 項(xiàng)目部作為實(shí)際施工部門，其本身的管理職能

14、就是依據(jù)“理”來處理各中現(xiàn)場工作。針對施工項(xiàng)目管理的五大要素（目標(biāo)、組織、計(jì)劃、過程掌握、溝通和協(xié)調(diào)），我們既要做到有理可依，也要按理實(shí)施。 施工項(xiàng)目管理的最終目標(biāo)是“業(yè)主滿足，公司獲利”，沒有這個(gè)最終目標(biāo)或?qū)ψ罱K目標(biāo)的理解錯(cuò)誤均會造成鋪張，如物資選購中，只留意成本而忽視質(zhì)量或者只為了追求個(gè)別人的利益而忽視集體利益，則必定導(dǎo)致重新更換物資或廠家，從而造成人力物力的鋪張。同樣，假如對目標(biāo)的理解不全都，也必定導(dǎo)致相關(guān)人員各持己見、推諉扯皮，造成資源上的鋪張。 施工項(xiàng)目管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)依靠于計(jì)劃管理。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，對于項(xiàng)目成敗起到至關(guān)重要的作用，它可以指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施、進(jìn)行項(xiàng)目掌握、成本

15、掌握、激勵項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。計(jì)劃管理中的“無理可依”主要表現(xiàn)為“計(jì)劃編制無依據(jù)”，假如計(jì)劃編制無依據(jù)，就會無法進(jìn)行目標(biāo)分解，只能想當(dāng)然地去制定預(yù)算和計(jì)劃，缺乏可執(zhí)行性；假如短期計(jì)劃不能圍繞長期計(jì)劃進(jìn)行編制，兩者之間就會產(chǎn)生脫節(jié)和背離；假如等問題暴露了才匆忙下發(fā)計(jì)劃，就會打亂正常的施工工序，造成無序管理。 計(jì)劃管理中的“有理不依”主要表現(xiàn)為計(jì)劃執(zhí)行不嚴(yán)肅、計(jì)劃檢查不專心、計(jì)劃考核不到位。計(jì)劃執(zhí)行不嚴(yán)肅表現(xiàn)為不知道或不了解計(jì)劃而無法執(zhí)行；計(jì)劃沒有變化快而不去執(zhí)行； 計(jì)劃執(zhí)行有困難而不專心執(zhí)行。計(jì)劃檢查不專心表現(xiàn)為計(jì)劃考核依靠上級統(tǒng)一進(jìn)行，施工人員缺乏自檢，一旦計(jì)劃出現(xiàn)偏差，就將責(zé)任推給編制計(jì)劃的人員；計(jì)劃

16、考核不到位表現(xiàn)為不熟識現(xiàn)場進(jìn)展?fàn)顩r，缺乏有效的溝通，造成由于無法了解和把握計(jì)劃的進(jìn)度和完成狀況及存在問題，而難以實(shí)施考核。即使發(fā)覺了問題，也不檢討反省，不是客觀分析存在差異的原因，而是一味強(qiáng)調(diào)理由，推卸責(zé)任，躲避考核。發(fā)覺問題后，采取的措施不到位，改進(jìn)措施在新的計(jì)劃中得不到體現(xiàn)，這些因素都導(dǎo)致了問題的長期存在。 施工項(xiàng)目管理中的組織管理、過程掌握、溝通和協(xié)調(diào)得不到有效執(zhí)行，同樣會造成資源閑置、工作無序、效率低下等一系列鋪張。 施工項(xiàng)目管理比其它的管理更為詳細(xì)和專業(yè)，其管理工作中的“鋪張”，也比其它管理工作中的“鋪張”顯得更為直接，暴露得也相對更快，但是解決起來也更加困難。要降低或避免施工項(xiàng)目管理工作中的“鋪張”，首先要從項(xiàng)目前期的預(yù)備工作做起，制定項(xiàng)目質(zhì)量、成本、工期整體目標(biāo)，明確項(xiàng)目責(zé)任體系、明確并細(xì)化部門及各崗位流程、明確工作范圍、制定項(xiàng)目的考核嘉獎制度、建立培訓(xùn)和溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、進(jìn)行人力資源的