物料用品合規(guī)流程

1、物料用品合規(guī)流程一、印刷品、宣傳品合規(guī)流程（一）總公司統(tǒng)一采購公司宣傳品、印刷品納入 SAP 系統(tǒng) MM（ 物料）模塊管理。 根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定， 宣傳品、 印刷品由總公司集中制作， 歸口管理部門為總公司行政保障中心，總公司涉及到 SAP 系統(tǒng)操作的執(zhí)行工作全部集中在財(cái)務(wù)管理部完成。各分支機(jī) 構(gòu)資產(chǎn)管理崗需根據(jù)征訂單統(tǒng)計(jì)分公司的制作需求并負(fù)責(zé) 系統(tǒng)內(nèi)外的申請、收貨、驗(yàn)貨、發(fā)貨。1分公司采購申請 各分支機(jī)構(gòu)辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需求，于總公司規(guī)定的征訂 時(shí)間段內(nèi)完成 SAP 系統(tǒng)中“采購申請”的創(chuàng)建。季度的征訂于 征訂月的 3 日之前完成，散單根據(jù)規(guī)定的時(shí)間段操作。并經(jīng) 分公司計(jì)財(cái)部經(jīng)理在系統(tǒng)中進(jìn)行“

2、采購申請審批”后方有效。2建立采購訂單總公司財(cái)務(wù)管理部綜合核對 SAP 系統(tǒng)中的申請、行政 保障中心提交的文本申請，確認(rèn)無誤后在 SAP 系統(tǒng)中創(chuàng)建 采購訂單。同時(shí)打印采購訂單。并將訂單號(hào)提交行政保障中 心，由行政保障中心統(tǒng)打印后統(tǒng)一向相應(yīng)廠商訂購。3收貨 各分支機(jī)構(gòu)在接到供應(yīng)商送達(dá)的貨物時(shí)，根據(jù)采購申請 查詢對應(yīng)的采購訂單并對實(shí)際的貨物進(jìn)行逐項(xiàng)核對，確認(rèn)無 誤后在收貨回執(zhí)或收貨確認(rèn)書上簽字確認(rèn)。并于收 到貨物的兩天內(nèi)完成在 SAP 系統(tǒng)中的收貨。系統(tǒng)將自動(dòng)在 分公司賬套生成憑證，憑證的附件為打印出的各分支機(jī)構(gòu)的采購訂單清單、入庫單各分支機(jī)構(gòu)需于每月 25 日之前完成上月征訂物料的收 貨處理，

3、每月末各分支機(jī)構(gòu)必須將收到的貨物在系統(tǒng)中做完 收貨處理，以保證賬實(shí)相符。4. 收貨、供應(yīng)商查詢總公司行政保障中心需于每月 26 日（因?yàn)楦鞣种C(jī)構(gòu) 于 25 日之前必須操作完畢）檢查各分支機(jī)構(gòu)上月的征訂單 是否收貨完畢。 在 MM 模塊中根據(jù)收貨或供應(yīng)商查詢檢查報(bào) 表，確保各分支機(jī)構(gòu)已經(jīng)根據(jù)采購訂單進(jìn)行完全的收貨處 理。5. 物料采購清算 總公司行政保障中心確保采購訂單已經(jīng)在系統(tǒng)中完成 收貨操作，審核無誤后于每月的 27 日之前將物料發(fā)票、簽 報(bào)、采購訂單明細(xì)清單（即從系統(tǒng)打印出提供給供應(yīng)商的訂 單清單）等單據(jù)提供財(cái)務(wù)審核。其中一張費(fèi)用報(bào)銷單必須對 應(yīng)相同供應(yīng)商的發(fā)票填列（建議一個(gè)供應(yīng)商一個(gè)訂

4、單） ，并 在報(bào)銷單“備注欄”注明該供應(yīng)商的采購訂單號(hào)。6. 發(fā)票校驗(yàn) 財(cái)務(wù)報(bào)銷審核崗收到報(bào)銷單據(jù)時(shí)，需再次根據(jù)采購訂單 進(jìn)行收貨查詢。 通過“新華人壽報(bào)表內(nèi)部報(bào)表物料管理 自定義物料查詢報(bào)表采購定單收貨、 發(fā)票校驗(yàn)查詢”檢查各 供應(yīng)商的訂單金額是否跟發(fā)票一致，同時(shí)審核各項(xiàng)票據(jù)及報(bào) 銷手續(xù)的合法合規(guī)性。審核無誤后進(jìn)行發(fā)票的錄入與校驗(yàn)。7. 發(fā)票校驗(yàn)后付款 行政保障中心經(jīng)辦人員履行完各項(xiàng)審批手續(xù)后到資金 管理崗申請付款，出納人員檢查審批簽字手續(xù)無誤后開具支票或匯款單。并于次日上午跟資產(chǎn)核算會(huì)計(jì)交接相關(guān)單證。8. 劃賬、清賬 財(cái)務(wù)管理部資產(chǎn)核算崗根據(jù)采購訂單清單制作轉(zhuǎn)賬單 劃賬、根據(jù)付款單證進(jìn)行供

5、應(yīng)商的清賬處理。選擇對應(yīng)供應(yīng) 商清賬后生成憑證，憑證附件為付款的單證，如支票等申請 單、支票根、簽報(bào)等單證。（二 ） 分、支公司自行采購1. 由分（支）公司物料賬管員在 SAP 物料系統(tǒng)中錄入 采購定單。實(shí)際收到貨物時(shí)，物料管理員選擇基于采購定單 的收貨，物料賬管員打印入庫清單一式兩聯(lián)，貨物入庫后由 收貨人簽字確認(rèn)。清單一聯(lián)交財(cái)務(wù)作為會(huì)計(jì)憑證附件，一聯(lián) 交倉庫保管員。系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。2. 收到發(fā)票時(shí)， 由收貨人確認(rèn)金額與所收貨金額是否一 致，不一致則不做發(fā)票校驗(yàn)。一致時(shí)，由物料賬管員在發(fā)票 上背書，交由財(cái)務(wù)在系統(tǒng)中做發(fā)票校驗(yàn)，生成會(huì)計(jì)憑證。3. 支付貨款時(shí)，由財(cái)務(wù)在系統(tǒng)中做付款憑證。（三

6、）物料的領(lǐng)用 總、分、支公司各部門（含營業(yè)區(qū)）領(lǐng)用物料用品時(shí)， 由各部門經(jīng)辦人填寫“單證條款申請表” ， 經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 后，交給分、支公司物料賬管員，由賬管員在 SAP 系統(tǒng)內(nèi) 發(fā)貨，并打印出庫單一式三聯(lián)（用三聯(lián)的會(huì)計(jì)憑證紙） 。領(lǐng) 用人持出庫單到倉庫管理員處領(lǐng)取物料，并在出庫單上簽字 確認(rèn)。出庫單的第三聯(lián)由領(lǐng)用人部門留存，第一聯(lián)和第二聯(lián) 交倉庫管理員，由倉庫管理員將第一聯(lián)交物料賬管員，第二 聯(lián)倉庫管理員留存。物料賬管員核對無誤后將第一聯(lián)交財(cái)務(wù) 作為會(huì)計(jì)憑證的附件。出庫生成的會(huì)計(jì)憑證。（四）物料的調(diào)撥1分公司對中支公司的物料調(diào)撥。 由分公司物料賬管員在 SAP 系統(tǒng)做公司間的物料轉(zhuǎn)移 過賬

7、，并打印物料調(diào)撥清單一式兩聯(lián)， 第一聯(lián)交分公司財(cái)務(wù)， 作為會(huì)計(jì)憑證的附件；第二聯(lián)交倉庫管理員；中支公司在系 統(tǒng)中打印物料調(diào)撥清單一式兩聯(lián)，由中支收貨員簽字確認(rèn)， 第一聯(lián)作為中支公司會(huì)計(jì)憑證的附件，第二聯(lián)交倉庫管理 員。物料轉(zhuǎn)移后系統(tǒng)自動(dòng)生成跨公司代碼的會(huì)計(jì)憑證。然后，中支公司再按照第三條物料的領(lǐng)用程序進(jìn)行物料 的領(lǐng)用。2中支公司之間的物料調(diào)撥（如 A 中支物料調(diào)撥至 B 中支）。由分公司物料賬管員在 SAP 系統(tǒng)做公司間的物料轉(zhuǎn)移 過賬，中支 A、 B 分別打印物料調(diào)撥清單一式兩聯(lián)，由倉庫 管理員（物料發(fā)貨人或收貨人）簽字確認(rèn)，第一聯(lián)交財(cái)務(wù)作 為會(huì)計(jì)憑證附件，第二聯(lián)由倉庫管理員保管。物料轉(zhuǎn)移系

8、統(tǒng) 自動(dòng)生成跨公司代碼的會(huì)計(jì)憑證：然后，B中支公司再按照第三條物料的領(lǐng)用程序進(jìn)行物 料的領(lǐng)用。3總公司對分公司物料調(diào)撥參見分公司對中支公司的 物料調(diào)撥；分公司之間物料調(diào)參見中支公司之間物料調(diào)撥。（五）印刷品、宣傳品的盤盈盤虧 1每季（半年）應(yīng)對當(dāng)期庫存物料用品進(jìn)行盤點(diǎn)，和 系統(tǒng)內(nèi)的賬套進(jìn)行核對，確保賬物相符、賬賬相符。2盤點(diǎn)物料用品發(fā)生盤虧或盤盈現(xiàn)象時(shí)，物料賬管員 在 SAP 系統(tǒng)中進(jìn)行盤盈、盤虧處理，系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。二、辦公用品合規(guī)流程 1物料用品中的辦公用品因價(jià)值較低、損耗較快，可 按照月度制定部門購置計(jì)劃，在計(jì)劃內(nèi)購進(jìn)，一次性發(fā)放， 并于購進(jìn)時(shí)直接記入當(dāng)期營業(yè)費(fèi)用。2如果辦公用品較多，需要設(shè)立庫存，應(yīng)按實(shí)物品種 設(shè)立明細(xì)臺(tái)賬，建立健全出入庫登記手續(xù)。在購進(jìn)時(shí)，物料 管理人員根據(jù)原始發(fā)票及商品清單開具一式二聯(lián)入庫單，一 聯(lián)隨同發(fā)票到財(cái)務(wù)報(bào)賬， 一聯(lián)留存登記實(shí)物臺(tái)賬； 在領(lǐng)用時(shí)， 開具一式二聯(lián)出庫單， 一聯(lián)登記實(shí)物臺(tái)賬， 一聯(lián)匯總登記 物 料用品出庫明細(xì)表交財(cái)務(wù)。3會(huì)計(jì)