公司采購流程管理概述

1、采購流程管理文件編號： NW607103 生效日期： 2000.3.20受控編號：密級：秘密版次：Ver1.0修改狀態(tài)：總頁數(shù)14正文6附錄8編制：李曉銳審核：韓冬梅批準：孟莉沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司（版權(quán)所有，翻版必究）文件修改控制修改記錄編號修改狀態(tài)修改頁碼及條款修改人審核人批準人修改日期目錄1. 目的2. 適用范圍3. 術(shù)語和縮略語4. 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評定4.2 采購活動的觸發(fā)4.3 采購實施4.4 采購驗收5. 引用文件5.1 NW607101合格供方評定辦法5.2 NW607104采購驗收規(guī)定5.3 NW607105庫房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1 NR607103A“

2、東大阿爾派自用設(shè)備申請表”6.2 NR607103B“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?.3 NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單”6.4 NR607103D“送貨驗收單”6.5 NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗收單”6.6 NR607103F“產(chǎn)品返修單”附錄 ：購貨合同1. 目的規(guī)范采購流程，明確采購責任，對采購過程進行控制，確保本公司所采購的產(chǎn)品/服務(wù)滿足規(guī)定的要求。2. 適用范圍2.1 適用于本公司各部門在軟件產(chǎn)品和軟件項目開發(fā)過程中所需要的，且影響軟件開發(fā)質(zhì)量的產(chǎn)品/服務(wù)（以下簡稱內(nèi)部自用品）的采購。2.2 適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶采購的產(chǎn)品/服務(wù)。3. 術(shù)語和縮略語3.1 直

3、發(fā)：為縮短交貨期和節(jié)省運費，采購部門按照合同執(zhí)行員申請將設(shè)備直接從供應(yīng)商處發(fā)給用戶或分支機構(gòu)。3.2 自采：為縮短交貨周期，當?shù)夭少弮r格合理，并能得到更好的服務(wù)，駐外分支機構(gòu)在當?shù)剡M行的采購行為。3.3 購貨合同：采購部門就采購內(nèi)容與供方達成的協(xié)議。合同文本包括購貨合同、采購訂單、及對方提供經(jīng)我方認可的合同。4 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評定4.1.1 批準采購的產(chǎn)品/服務(wù)應(yīng)從合格供方采購。采購部門負責按照NW607101合格供方評定辦法對供方進行評定，只有經(jīng)過評定合格的供方才能成為我們的合格供方。4.1.2 常用產(chǎn)品采購部門應(yīng)按照比質(zhì)比價原則，評定兩家以上合格供方。4.1.3 為合格供方建立檔案

4、。進行動態(tài)管理，監(jiān)督檢查，對不合格供方及時通報。4.1.4 將評定結(jié)果及時反饋給供方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關(guān)系。4.2 采購活動的觸發(fā)4.2.1 總部采購：1） 內(nèi)部自用品的采購：采購員根據(jù)設(shè)備管理部門提交的并經(jīng)主管負責人審主管副總經(jīng)理批準的“東大阿爾派自用設(shè)備申請表”，進行內(nèi)部自用設(shè)備的采購；2） 合同采購：根據(jù)公司與用戶簽定的合同中有關(guān)采購產(chǎn)品/服務(wù)的規(guī)定，由合同執(zhí)行員負責填寫“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?，?jīng)其部門負責人批準，直接向采購員申請采購。4.2.2 自采： 對于自用及合同中的設(shè)備，駐外分支機構(gòu)可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合同執(zhí)行本地采購申請單”，由其組織相關(guān)部門

5、進行評審，并將評審結(jié)果反饋給采購部門及申請部門。采購員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本地采購申請單”后方可執(zhí)行。4.3 采購實施4.3.1 采購員根據(jù)已批準的“東大阿爾派自用設(shè)備申請表”或“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍边M行采購。4.3.2實施采購時，采購部門應(yīng)與合格供方簽訂書面購貨合同。購貨合同須經(jīng)采購部門負責人審查后，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字生效。合同金額在10萬元以上，由公司總經(jīng)理或授權(quán)主管副總經(jīng)理簽字；合同金額在10萬元以下，由采購部門負責人簽字；不允許未經(jīng)授權(quán)及超越權(quán)限在合同上簽字。4.3.3 采購員依據(jù)購貨合同跟蹤采購活動。采購的執(zhí)行情況與購貨合同要求不一致時，采購員應(yīng)及時與供方

6、協(xié)調(diào)解決，并反饋給合同執(zhí)行員以采取適當?shù)拇胧?.3.4 采購部門接到設(shè)備直發(fā)申請后安排發(fā)貨，并將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗收單”傳真給用戶及分支機構(gòu)，然后憑“設(shè)備直發(fā)（自采）驗收單”及NR607105C“商品出庫單”辦理入庫手續(xù)。4.3.5 采購部門收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評審并批準的自采申請后，區(qū)分不同情況付款。1）金額2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報銷付款。2）金額2000元至50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應(yīng)商。3）金額50000元以上，由采購部門直接與供應(yīng)商簽訂合同，并直接付款給供應(yīng)商。4.4 采購驗收4.4.1 采購產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫房收貨區(qū)待檢，采購員

7、填寫“送貨驗收單”通知檢驗員對所購產(chǎn)品進行驗收。4.4.2 檢驗員按照NW607104采購驗收規(guī)定負責采購產(chǎn)品的到貨驗收，并將驗收結(jié)論填寫在“送貨驗收單”上。由庫房管理員負責保存和管理“送貨驗收單”。4.4.3 驗收通過后，采購員辦理產(chǎn)品入庫手續(xù)。4.4.4 驗收不合格的采購產(chǎn)品，檢驗員應(yīng)將該產(chǎn)品存放在庫房的不合格區(qū)，并及時將該產(chǎn)品的“送貨驗收單”交采購員備份。采購員負責按購貨合同中的約定處理。4.4.5 產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗員/采購員故障確認，由采購員負責按購貨合同中的約定處理，同時保證產(chǎn)品的及時返回并加以記錄。4.4.6 直發(fā)（自采）設(shè)備驗收由駐外分支機構(gòu)負責，驗收通過后，將“設(shè)備直發(fā)（自采）

8、驗收單”提交采購員，由采購員轉(zhuǎn)交檢驗員簽署處理意見。5. 引用文件5.1 NW607101合格供方評定辦法5.2 NW607104采購驗收規(guī)定5.3 NW607105庫房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1NR607103A“東大阿爾派自用設(shè)備申請表”6.2NR607103B“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?.3NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單”6.4 NR607103D“送貨驗收單”6.5 NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗收單”6.6 NR607103F“產(chǎn)品返修單”附錄 “：購貨合同”東大阿爾派自用設(shè)備申請表記錄編號：NR607103A-申請部門:采購期限：聯(lián)系電話：申請采購清單設(shè)備名稱配置及性

9、能描述申請數(shù)量備注用途說明 申請人簽字/日期：部門負責人意見部長簽字/日期：主管領(lǐng)導(dǎo)意見主管領(lǐng)導(dǎo)簽字/日期：采購倉儲部執(zhí)行情況經(jīng)辦人簽字/日期：1. 本頁不足記述設(shè)備配置及性能要求時，可以有附頁，格式自定。總頁數(shù)包括本頁與所有附頁。 第 頁/共 頁設(shè) 備 采 購 通 知 單記錄編號：NR607103B- 通知時間： 年 月 日銷售合同編號：合同名稱：項目名稱：簽定部門：簽定人：聯(lián)系方式：項目負責人：:項目所屬行業(yè)：:采購部合同管理員：:接到日期：:合同采購清單序號采購產(chǎn)品/服務(wù)名稱/型號(A)數(shù)量(B)采購期限(C)出廠價(D)交貨日期(E)交貨地點(F)采購人（G）購貨合同號(H)執(zhí)行情況說

10、明:營銷網(wǎng)絡(luò)管理合同執(zhí)行部： 采購倉儲部：1. 清單左側(cè)A、B、C項由銷售合同管理執(zhí)行員填寫，右側(cè)D、E、F、G、H項由采購人員填寫。2. 如客戶有特殊需求，銷售合同執(zhí)行員須在“說明”中注明。 第 頁/共 頁合同執(zhí)行設(shè)備本地采購申請單記錄編號：NR607103C- 通知時間： 年 月 日銷售合同編號：合同名稱：項目名稱：簽訂部門：簽訂人：辦事處負責人:設(shè) 備 采 購 清 單序號采購產(chǎn)品名稱/型號數(shù)量采購期限自采單價供應(yīng)商名稱合計發(fā)票類型： 一般發(fā)票 增值稅發(fā)票營銷網(wǎng)絡(luò)管理合同執(zhí)行部意見： 簽字/日期：采購部意見：自采原因： 采購部意見： 簽字/日期：主管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字/日期：說明：特殊合同需

11、本地自采，先填寫此表傳給銷售合同執(zhí)行員，領(lǐng)導(dǎo)批準后方可執(zhí)行。送 貨 驗 收 單 記錄編號：NR607103D-日期： 年 月 日 廠商名稱：商品編碼貨物名稱數(shù)量描述單價采購?fù)ㄖ獑尉幪杺渥?驗收標準：采購驗收規(guī)定條款環(huán)境確認： 硬件 正常 不正常 軟件 正常 不正常 方法和結(jié)論： 處理意見：采購員: 庫房管理員: 檢驗員: 第 頁/共 頁 設(shè)備直發(fā)（自采）驗收單記錄編號：NR607103E- 檢驗日期：購貨合同編號： 通知日期： 供應(yīng)商名稱：電話：聯(lián)系人： 到貨地點：預(yù)計到貨日期：商品編碼（A）貨物名稱（B）預(yù)計數(shù)量(C)實到數(shù)量(D)箱號(E)單位(F)單價(G)采購?fù)ㄖ獑尉幪?H)備注 驗收

12、標準：采購驗收規(guī)定條款環(huán)境確認：硬件 正常 不正常 軟件 正常 不正常 驗收方法和結(jié)論：1.外包裝及設(shè)備外觀是否完好 是 ( ) 否 ( ) 2.隨機資料是否齊全 是 ( ) 否 ( ) 3.型號配置是否正確 是 ( ) 否 ( ) 4.自檢通過 加電 ( ) 不加電 ( ) 通過 ( ) 未通過 ( )驗收機構(gòu)印鑒或負責人簽字： 驗收機構(gòu)檢驗人： 處理意見： 庫房管理員： 采購員：1. 該通知單A、H項，由采購倉儲部填寫。B、C、E、F、G項，直發(fā)時由采購倉儲部填寫，自采時由申請部門采購人員填寫，D項由收貨人填寫。2. 該通知單必須在設(shè)備到后第三天返回采購倉儲部。產(chǎn)品返修單 記錄編號：NR6

13、07103F- 日期： 年 月 日公 司 產(chǎn)品名稱及配置產(chǎn) 品編 號故障現(xiàn)象：返 修期 限 年 月 日 至 年 月 日 返 修經(jīng)手人返 回日 期 年 月 日 至 年 月 日 返 還經(jīng)手人返修驗收情況： 驗收人：1. 采購倉儲部存檔產(chǎn)品返修單 記錄編號； 日期： 年 月 日公司 產(chǎn)品使用部門產(chǎn)品責任人產(chǎn)品名稱及配置產(chǎn)品編號返修期限 年 月 日 至 年 月 日 返修經(jīng)手人1. 產(chǎn)品使用/管理部門存檔。購 貨 合 同 簽約地點： 簽約時間： 購貨合同號：甲方（買方）：沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司 乙方（賣方）：地址：沈陽市和平區(qū)三好街84號（110003） 地址：電話電

14、話：傳真?zhèn)髡妫杭滓译p方本著共同合作，互利互惠的原則，經(jīng)過充分協(xié)商，關(guān)于甲方購買乙方設(shè)備達成如下協(xié)議：一、產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、單價、總價：序號產(chǎn)品名稱描述數(shù)量單價合計總價（大寫）： 二、交貨時間及地點：三、包裝標準及品質(zhì)保證：要求原廠包裝，貨物外包裝整潔，完整并適合長途運輸。乙方必須保證合同中的產(chǎn)品為 公司生產(chǎn)的全新的合格產(chǎn)品。如甲方發(fā)現(xiàn)收到的貨物與合同要求不符，乙方應(yīng)當接受甲方的退貨，并賠償甲方由此造成的一切經(jīng)濟損失。四、付款方式： 五、保修方式：六、違約責任 乙方在本合同規(guī)定的交貨時間內(nèi)未將貨物交與甲方指定地點，每逾一天交貨，按總金額的1付甲方違約金。甲方貨到經(jīng)檢驗無誤后，未能在本合同付款期限內(nèi)將貨款付于乙方指定帳號內(nèi)，則從應(yīng)付之日起繳納滯納金，每逾期一天按應(yīng)付金額