采購績效評估與控制【企業(yè)管理】

1、采購績效評估與控制采購績效評估與控制n1、采購績效評估概述、采購績效評估概述n2、采購績效評估框架、采購績效評估框架n3、采購績效評估指標、采購績效評估指標n4、供應(yīng)商績效評價、供應(yīng)商績效評價n5、采購績效評估結(jié)果的報告、采購績效評估結(jié)果的報告n6、采購人員的績效評估、采購人員的績效評估1、采購績效評估概述、采購績效評估概述n 為什么要進行采購績效評估為什么要進行采購績效評估 不斷改不斷改進的需要。將實際績效與標準進的需要。將實際績效與標準(目標目標)對對比，以便采取改進措施，提高采購績效；比，以便采取改進措施，提高采購績效； 績效考評、實施獎懲的需要；績效考評、實施獎懲的需要； 為最高管理層

2、了解采購進展提供信息。為最高管理層了解采購進展提供信息。n 績效評估系統(tǒng)績效評估系統(tǒng)n 首先要確定已經(jīng)取得了哪些結(jié)果，這些結(jié)果是否真首先要確定已經(jīng)取得了哪些結(jié)果，這些結(jié)果是否真的滿足顧客需求，并對組織的目標做出貢獻；的滿足顧客需求，并對組織的目標做出貢獻；n 然后從兩個方面尋找產(chǎn)生這些結(jié)果的原因：采購供然后從兩個方面尋找產(chǎn)生這些結(jié)果的原因：采購供應(yīng)的內(nèi)部運轉(zhuǎn)系統(tǒng)及其員工；另一方面為外部環(huán)境因應(yīng)的內(nèi)部運轉(zhuǎn)系統(tǒng)及其員工；另一方面為外部環(huán)境因素的影響；素的影響；n 績效評價是從結(jié)果開始，然后要了解為什么會取得績效評價是從結(jié)果開始，然后要了解為什么會取得這些結(jié)果。目的是實現(xiàn)持續(xù)改進。這些結(jié)果。目的是實

3、現(xiàn)持續(xù)改進。 什么是好的績效評估系統(tǒng)什么是好的績效評估系統(tǒng)n支持公司目標的實現(xiàn)；支持公司目標的實現(xiàn)；n有助于明確顧客需求和預(yù)期的滿意度；有助于明確顧客需求和預(yù)期的滿意度；n有廣泛的參與基礎(chǔ)；有廣泛的參與基礎(chǔ)；n覆蓋了采購供應(yīng)的相關(guān)領(lǐng)域；覆蓋了采購供應(yīng)的相關(guān)領(lǐng)域；n建立了及時有效的反饋過程；建立了及時有效的反饋過程；n考慮了內(nèi)、外部環(huán)境因素；考慮了內(nèi)、外部環(huán)境因素；n能適應(yīng)不斷變化的條件和要求；能適應(yīng)不斷變化的條件和要求；n簡單易行，用盡可能少的指標對采購供應(yīng)執(zhí)行情簡單易行，用盡可能少的指標對采購供應(yīng)執(zhí)行情n況予以準確反映；況予以準確反映；n定量評估和定性評估相結(jié)合；定量評估和定性評估相結(jié)合；n

4、2、采購績效評估框架、采購績效評估框架n 采購績效評估過程采購績效評估過程n 定義績效評估的相關(guān)要素定義績效評估的相關(guān)要素1）績效評估過程）績效評估過程2）采購供應(yīng)目標）采購供應(yīng)目標n 采購供應(yīng)目標是績效評估的驅(qū)動源，因為采購供應(yīng)目標是績效評估的驅(qū)動源，因為它是確定具體的績效標準和目標的基礎(chǔ)；它是確定具體的績效標準和目標的基礎(chǔ)；n 采購目標必須與公司的目標和戰(zhàn)略保持一采購目標必須與公司的目標和戰(zhàn)略保持一致。致。3）評估涉及的范圍）評估涉及的范圍n 采購績效評估涉及的范圍包括：采購績效評估涉及的范圍包括：顧客；顧客；采購供應(yīng)過程；采購供應(yīng)過程；采購項目。采購項目。n 顧客：顧客：使用者：所購商品

5、和服務(wù)的直接使用者，可以是內(nèi)部顧使用者：所購商品和服務(wù)的直接使用者，可以是內(nèi)部顧客，也可以是外部顧客。如生產(chǎn)、研發(fā)、計劃、維修客，也可以是外部顧客。如生產(chǎn)、研發(fā)、計劃、維修和客戶服務(wù)部門等。和客戶服務(wù)部門等。中間商：在從事商業(yè)活動的過程中，采購供應(yīng)必須與之中間商：在從事商業(yè)活動的過程中，采購供應(yīng)必須與之合作的顧客，包括：供應(yīng)商、服務(wù)提供者（如供應(yīng)市合作的顧客，包括：供應(yīng)商、服務(wù)提供者（如供應(yīng)市場信息提供者、貨物運送者、運輸公司、銀行、鑒定場信息提供者、貨物運送者、運輸公司、銀行、鑒定和檢驗機構(gòu)、海關(guān)通行證代理機構(gòu)等。）、公司其它和檢驗機構(gòu)、海關(guān)通行證代理機構(gòu)等。）、公司其它部門（如計劃、預(yù)算、

6、設(shè)計、財務(wù)、質(zhì)量控制等）；部門（如計劃、預(yù)算、設(shè)計、財務(wù)、質(zhì)量控制等）；高層管理者：當采購供應(yīng)對于公司具有戰(zhàn)略性意義，績高層管理者：當采購供應(yīng)對于公司具有戰(zhàn)略性意義，績效評價就會與高層管理者更加緊密相關(guān)效評價就會與高層管理者更加緊密相關(guān) 。n采購供應(yīng)過程：采購供應(yīng)過程：要站在供應(yīng)鏈的角度來定義采購供應(yīng)過程；要站在供應(yīng)鏈的角度來定義采購供應(yīng)過程；績效評價所包含的過程要視具體的情況而定，績效評價所包含的過程要視具體的情況而定，取決于評價所關(guān)注的內(nèi)容和供應(yīng)鏈中不同企業(yè)取決于評價所關(guān)注的內(nèi)容和供應(yīng)鏈中不同企業(yè)間的合作程度；間的合作程度；在一個企業(yè)內(nèi)的采購過程包括：需求和計劃管在一個企業(yè)內(nèi)的采購過程包括

7、：需求和計劃管理、分析供應(yīng)市場、開發(fā)供應(yīng)策略、供應(yīng)商評理、分析供應(yīng)市場、開發(fā)供應(yīng)策略、供應(yīng)商評估、談判、合同管理、物流管理、倉庫管理等。估、談判、合同管理、物流管理、倉庫管理等。n 采購項目：以下是一個制造企業(yè)的采購項目：采購項目：以下是一個制造企業(yè)的采購項目：原材料；原材料；包裝材料；包裝材料；零部件；零部件；維修備件；維修備件；能源；能源；辦公用品；辦公用品；工廠建筑及實施；工廠建筑及實施；服務(wù)。服務(wù)。n 不同采購項目有不同的優(yōu)先級，取決于它的采購價不同采購項目有不同的優(yōu)先級，取決于它的采購價值、對企業(yè)的重要性和供應(yīng)風險。值、對企業(yè)的重要性和供應(yīng)風險。4）績效領(lǐng)域）績效領(lǐng)域a）企業(yè)級的成果

8、）企業(yè)級的成果n 高層管理者的滿意度；高層管理者的滿意度；n 對生產(chǎn)給予持續(xù)性的供應(yīng)；對生產(chǎn)給予持續(xù)性的供應(yīng)；n 采購供應(yīng)對生產(chǎn)靈活性及市場變化快速反應(yīng)的支持；采購供應(yīng)對生產(chǎn)靈活性及市場變化快速反應(yīng)的支持；n 采購供應(yīng)對公司差異化生產(chǎn)的支持；采購供應(yīng)對公司差異化生產(chǎn)的支持；n 采購供應(yīng)對縮短新產(chǎn)品開發(fā)和投入周期的支持；采購供應(yīng)對縮短新產(chǎn)品開發(fā)和投入周期的支持；n 采購供應(yīng)部門對產(chǎn)品創(chuàng)新的支持；采購供應(yīng)部門對產(chǎn)品創(chuàng)新的支持；n 采購供應(yīng)對公司生產(chǎn)或外購決策的支持；采購供應(yīng)對公司生產(chǎn)或外購決策的支持；n 采購供應(yīng)對公司聯(lián)盟、合作、合資及合并等工作的采購供應(yīng)對公司聯(lián)盟、合作、合資及合并等工作的支持；

9、支持；n 采購供應(yīng)對公司戰(zhàn)略的支持；采購供應(yīng)對公司戰(zhàn)略的支持；n 采購供應(yīng)對公司成本降低計劃的貢獻。采購供應(yīng)對公司成本降低計劃的貢獻。b）職能層成果）職能層成果n 顧客滿意度顧客滿意度 使用者使用者 中間顧客中間顧客n 供應(yīng)的可獲得性供應(yīng)的可獲得性 供應(yīng)范圍；供應(yīng)范圍； 供應(yīng)數(shù)量；供應(yīng)數(shù)量； 供應(yīng)的靈活性；供應(yīng)的靈活性； 供應(yīng)的可持續(xù)性。供應(yīng)的可持續(xù)性。n 采購交付采購交付 采購周期縮短；采購周期縮短； 采購周期的靈活性；采購周期的靈活性； 采購的可靠性。采購的可靠性。n 質(zhì)量質(zhì)量 對需求的滿足程度；對需求的滿足程度； 質(zhì)量可靠性質(zhì)量可靠性n 顧客服務(wù)顧客服務(wù) 向顧客提供信息；向顧客提供信息；

10、 開發(fā)顧客的知識和技能；開發(fā)顧客的知識和技能； 顧客技術(shù)支持和問題解決。顧客技術(shù)支持和問題解決。n 成本成本降低成本；降低成本；避免漲價；避免漲價；c）與內(nèi)部因素有關(guān)的績效）與內(nèi)部因素有關(guān)的績效 對與內(nèi)部因素相關(guān)的績效評估包括以下四個方面：對與內(nèi)部因素相關(guān)的績效評估包括以下四個方面： 基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)：是否明確了恰當?shù)牟少徆?yīng)目標是否明確了恰當?shù)牟少徆?yīng)目標是否有合適的采購供應(yīng)職能結(jié)構(gòu)是否有合適的采購供應(yīng)職能結(jié)構(gòu) IT支持系統(tǒng)情況；支持系統(tǒng)情況；采購供應(yīng)政策。采購供應(yīng)政策。 供應(yīng)商管理：供應(yīng)商管理：供應(yīng)數(shù)量供應(yīng)數(shù)量供應(yīng)商關(guān)系管理供應(yīng)商關(guān)系管理交易和溝通。交易和溝通。n 供應(yīng)流程管理：供應(yīng)流程

11、管理：確定需求及供應(yīng)計劃；確定需求及供應(yīng)計劃；分析供應(yīng)市場；分析供應(yīng)市場；制定供應(yīng)策略；制定供應(yīng)策略；評估和選擇供應(yīng)商；評估和選擇供應(yīng)商；談判；談判；準備合同；準備合同；管理合同；管理合同；管理物流；管理物流；管理存貨。管理存貨。n 人員管理：人員管理：分工及職責；分工及職責；團隊組建；團隊組建；能力及培訓(xùn)；能力及培訓(xùn)；員工激勵。員工激勵。n 效率：效率：成本效率；成本效率；員工生產(chǎn)率。員工生產(chǎn)率。n效率度量的例子：效率度量的例子： 每份采購訂單的平均成本；每份采購訂單的平均成本； 采購交易成本占采購費用的百分比；采購交易成本占采購費用的百分比； 每個員工的采購訂單數(shù)量；每個員工的采購訂單數(shù)量

12、； 設(shè)定的供應(yīng)目標數(shù)量；設(shè)定的供應(yīng)目標數(shù)量； 人均培訓(xùn)學(xué)時數(shù)；人均培訓(xùn)學(xué)時數(shù)； 向供應(yīng)商詢價、報價的數(shù)量；向供應(yīng)商詢價、報價的數(shù)量； 與之發(fā)展伙伴合作關(guān)系的供應(yīng)商數(shù)量與之發(fā)展伙伴合作關(guān)系的供應(yīng)商數(shù)量 d）與外部因素有關(guān)的績效）與外部因素有關(guān)的績效n 供應(yīng)環(huán)境供應(yīng)環(huán)境 供應(yīng)市場情況：重點關(guān)注采購供應(yīng)預(yù)測和分析未來市供應(yīng)市場情況：重點關(guān)注采購供應(yīng)預(yù)測和分析未來市場情況的能力；場情況的能力； 供應(yīng)能力及激勵：重點關(guān)注提高供應(yīng)商能力和對供應(yīng)供應(yīng)能力及激勵：重點關(guān)注提高供應(yīng)商能力和對供應(yīng)商進行激勵的措施方面。商進行激勵的措施方面。n 國內(nèi)環(huán)境國內(nèi)環(huán)境 基礎(chǔ)設(shè)施、法律、設(shè)備及服務(wù)等：關(guān)注這些方面對采基礎(chǔ)設(shè)

13、施、法律、設(shè)備及服務(wù)等：關(guān)注這些方面對采購績效的影響。購績效的影響。n 企業(yè)環(huán)境企業(yè)環(huán)境 企業(yè)目標和戰(zhàn)略；企業(yè)目標和戰(zhàn)略； 組織結(jié)構(gòu)：關(guān)注采購供應(yīng)部門在企業(yè)中的地位、與其組織結(jié)構(gòu)：關(guān)注采購供應(yīng)部門在企業(yè)中的地位、與其它職能部門的關(guān)系；它職能部門的關(guān)系； 工作技術(shù)：重點關(guān)注工作技術(shù)：重點關(guān)注IT在采購供應(yīng)中的應(yīng)用程度和效在采購供應(yīng)中的應(yīng)用程度和效果。果。n 投入投入資金：人員工資、資金：人員工資、IT投入、運行費用投入、運行費用（專業(yè)信息服務(wù)的獲得）等；（專業(yè)信息服務(wù)的獲得）等；人力資源：人力資源：其它職能的過程投入。其它職能的過程投入。3、績效評估指標、績效評估指標n 要對采購績效進行評估，就

14、是要用一要對采購績效進行評估，就是要用一些可度量的指標，將采購成果反映出來，些可度量的指標，將采購成果反映出來，并與目標進行比較，以對采購活動進行并與目標進行比較，以對采購活動進行控制，從而達到改善采購工作的目的?？刂?，從而達到改善采購工作的目的。n 1993年，年，500強的強的60位采購主管認為衡量采購績效位采購主管認為衡量采購績效最重要的幾條標準是：最重要的幾條標準是： 采供雙方共同努力降低的材料成本（按材料和供應(yīng)商分采供雙方共同努力降低的材料成本（按材料和供應(yīng)商分類）；類）； 主要供應(yīng)商按時送貨的百分比（按材料分類）；主要供應(yīng)商按時送貨的百分比（按材料分類）； 內(nèi)部顧客滿意度；內(nèi)部顧客

15、滿意度； 集中采購帶來的成本節(jié)約；集中采購帶來的成本節(jié)約； 材料次品率（按材料和供應(yīng)商分類）；材料次品率（按材料和供應(yīng)商分類）； 有文件證明的戰(zhàn)略供應(yīng)伙伴關(guān)系的改善；有文件證明的戰(zhàn)略供應(yīng)伙伴關(guān)系的改善； 供應(yīng)商的平均提前期（按材料分類）；供應(yīng)商的平均提前期（按材料分類）； 主要供應(yīng)商認同采購方標準的百分比；主要供應(yīng)商認同采購方標準的百分比； 恰當?shù)拈L期合同數(shù)量。恰當?shù)拈L期合同數(shù)量。1）關(guān)于績效指標的度量）關(guān)于績效指標的度量n 為什么要度量？為什么要度量？設(shè)定目標的需要；設(shè)定目標的需要；進行控制的需要；進行控制的需要；對未來環(huán)境進行預(yù)測的需要。對未來環(huán)境進行預(yù)測的需要。n 三種度量方法：三種度量

16、方法：二選一（二選一（ “yes” 、 “no” ）連續(xù)度量值連續(xù)度量值多項選擇多項選擇n 好的度量方法應(yīng)當：好的度量方法應(yīng)當：能反映要評估的績效領(lǐng)域；能反映要評估的績效領(lǐng)域；清楚而明確的；清楚而明確的；易于計算；易于計算；定性與定量相結(jié)合。定性與定量相結(jié)合。2）與績效領(lǐng)域相關(guān)的績效指標舉例）與績效領(lǐng)域相關(guān)的績效指標舉例 與公司級成果相關(guān)的績效指標：與公司級成果相關(guān)的績效指標：4、采購績效評估方法、采購績效評估方法n 確定采購績效領(lǐng)域；確定采購績效領(lǐng)域；n 確定采購績效度量指標；確定采購績效度量指標；n 明確績效指標的度量方法；明確績效指標的度量方法；n 設(shè)定績效目標；設(shè)定績效目標；n 收集實

17、際數(shù)據(jù)，計算績效度量指標；收集實際數(shù)據(jù)，計算績效度量指標；n 反饋、控制。反饋、控制。 設(shè)定目標的基礎(chǔ)：設(shè)定目標的基礎(chǔ)：與采購供應(yīng)目標相聯(lián)系與采購供應(yīng)目標相聯(lián)系與公司目標相聯(lián)系；與公司目標相聯(lián)系；過去的經(jīng)驗與現(xiàn)在的情況；過去的經(jīng)驗與現(xiàn)在的情況；行業(yè)標準：由第三方研究機構(gòu)來制訂和完善行行業(yè)標準：由第三方研究機構(gòu)來制訂和完善行業(yè)采購績效標準，如業(yè)采購績效標準，如CAPS（Center for Advanced Purchasing Studies）,1996年年就制定出就制定出26個行業(yè)的采購績效標準，其依據(jù)是個行業(yè)的采購績效標準，其依據(jù)是每個行業(yè)每個行業(yè)10-20家大公司得到的公司經(jīng)營數(shù)據(jù)，家大

18、公司得到的公司經(jīng)營數(shù)據(jù)，其提供的標準是平均數(shù)。其提供的標準是平均數(shù)。標桿對比標桿對比(Benchmark)n 良好目標的特征：良好目標的特征：與公司總目標相關(guān)聯(lián)；與公司總目標相關(guān)聯(lián)；有挑戰(zhàn)但可實現(xiàn)；有挑戰(zhàn)但可實現(xiàn)；具體而明確；具體而明確；有時間限制；有時間限制；可測量性。可測量性。5、供應(yīng)商績效評價、供應(yīng)商績效評價n 供應(yīng)商績效評估的目的是監(jiān)控供應(yīng)商的供應(yīng)供應(yīng)商績效評估的目的是監(jiān)控供應(yīng)商的供應(yīng)績效，以發(fā)現(xiàn)是否需要對某個供應(yīng)商的不良績績效，以發(fā)現(xiàn)是否需要對某個供應(yīng)商的不良績效采取立即的更正行為，如更換供應(yīng)商或幫助效采取立即的更正行為，如更換供應(yīng)商或幫助提高供應(yīng)商的能力。提高供應(yīng)商的能力。n 評估

19、的主要內(nèi)容：評估的主要內(nèi)容：質(zhì)量；質(zhì)量；成本；成本；交付；交付；服務(wù)。服務(wù)。n 每一方面要設(shè)定一系列的評估指標。每一方面要設(shè)定一系列的評估指標。n 常用的評估方法：常用的評估方法：分類法；分類法；加權(quán)評分法；加權(quán)評分法；成本比率法。成本比率法。1）分類法）分類法n 建立一個評價指標（因素）列表；建立一個評價指標（因素）列表；n 根據(jù)所定的指標，由采購供應(yīng)及與供應(yīng)商有根據(jù)所定的指標，由采購供應(yīng)及與供應(yīng)商有接觸的用戶部門共同對供應(yīng)商績效進行評級；接觸的用戶部門共同對供應(yīng)商績效進行評級；n 評級結(jié)果為：通過、未通過或待定；評級結(jié)果為：通過、未通過或待定；n 這種方法很簡單、主觀性強。所以適用于低這種

20、方法很簡單、主觀性強。所以適用于低價值、低風險的采購。價值、低風險的采購。2）加權(quán)評分法）加權(quán)評分法n 制定評估指標的分值及評分標準：一制定評估指標的分值及評分標準：一般可采用百分制。般可采用百分制。3）成本比率法）成本比率法n 通過計算與某一特定供應(yīng)商相關(guān)的采購成本通過計算與某一特定供應(yīng)商相關(guān)的采購成本占其采購總價值的百分比，來評估供應(yīng)商的績效。占其采購總價值的百分比，來評估供應(yīng)商的績效。n 對于成本比率的計算，可以按質(zhì)量保證、交對于成本比率的計算，可以按質(zhì)量保證、交付保證、服務(wù)保證等方面分別計算，然后計算匯總付保證、服務(wù)保證等方面分別計算，然后計算匯總成本比率。成本比率。n 一個例子：一個例子：n 這種方法要求有一個精確的成本會計這種方法要求有一個精確的成本會計系統(tǒng)，可以將成本分解到單獨的供應(yīng)商系統(tǒng)，可以將成本分解到單獨的供應(yīng)商交易上。交易上。4）關(guān)于評估周期與評估結(jié)果）關(guān)于評估周期與評估結(jié)果的應(yīng)用的應(yīng)用n 評估周期的長短要根據(jù)產(chǎn)品制造周期、供應(yīng)評估周期的長短要根據(jù)產(chǎn)品制造周期、供應(yīng)商的供貨周期與頻率等因素而定。商的供貨周期與頻率等因素而定。n 常用的評估周期：常用的評估周期：一年一次；一年一次；每月一次；每月一次；每季一次；每季一次；半年一次。半年一次。n 評估結(jié)果的應(yīng)用：評估結(jié)果的應(yīng)用：是否保留供應(yīng)商的依據(jù)；是否保留供應(yīng)