商務(wù)會(huì)議的籌備工作

1、商務(wù)會(huì)議的籌備工作為確保會(huì)議的圓滿完成，達(dá)到預(yù)期目的，做好會(huì)議的籌備工作是十分必要的。 對(duì)于秘書的工作而言，會(huì)議的籌備工作主要包括：擬定會(huì)議計(jì)劃，擬定會(huì)議的議 程、日程、程序，制發(fā)會(huì)議通知，布置會(huì)場及擬定會(huì)議的應(yīng)急方案幾個(gè)方面。，擬定會(huì)議計(jì)劃秘書在擬定會(huì)議計(jì)劃時(shí)要確定會(huì)議名稱，議題，時(shí)間，地點(diǎn)等基本要素，成 立會(huì)務(wù)工作小組并制定會(huì)議預(yù)算。會(huì)議的名稱一般根據(jù)議題或主題來確定并能概括顯示會(huì)議的時(shí)間，屆次，范 圍，規(guī)模及主辦單位。如“天地公司 2005年全體員工總結(jié)大會(huì)”會(huì)議的議題根 據(jù)會(huì)議的目標(biāo)來確定并付諸會(huì)議討論或解決的具體問題。會(huì)議的最佳時(shí)間要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否出席而定，主要包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間

2、 和會(huì)議過程中的休息時(shí)間。會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場大小適中， 地點(diǎn)適中，環(huán) 境適合，交通方便，會(huì)場的附屬設(shè)施齊全。制定會(huì)議預(yù)算。秘書在制定會(huì)議預(yù)算時(shí)要科學(xué)合理，并上報(bào)上司審批。下面 是天地公司將要召開為期兩天的股東大會(huì)，秘書處所做的會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算：項(xiàng)目單價(jià)總價(jià)場地租用費(fèi)華隆大廈一樓會(huì)議室5000元每 天10000元攝像設(shè)備租用費(fèi)攝像機(jī)2臺(tái)，2000元/臺(tái)/天4000 元交通費(fèi)用租旅行車2輛，500元/輛/天2000 元會(huì)議用品費(fèi)資料印制費(fèi)，每份5元乘200份1000 元餐飲住宿費(fèi)每人每天500元，6人乘2天乘5006000 元總計(jì)22000元二，擬定會(huì)議議程、日程、程序確定會(huì)議的議程要根據(jù)到會(huì)主

3、要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定主持人；根據(jù)會(huì)議的主題 確定會(huì)議發(fā)言人；圍繞會(huì)議主題確定討論題目，討論方式；根據(jù)會(huì)議目的，安排 主要領(lǐng)導(dǎo)做會(huì)議總結(jié)。聯(lián)想公司召開技術(shù)訓(xùn)練討論會(huì)，會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持, 下面是經(jīng)理秘書制定的會(huì)議議程：上午：1, 總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)問題的工作報(bào)告。2, 培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。3，生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：1，分組討論。2,人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)培訓(xùn)的計(jì)劃草案。3, 副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告三，制發(fā)會(huì)議通知深圳科技開發(fā)有限公司將要召開年度總結(jié)大會(huì)，會(huì)議進(jìn)入籌備階段，下面是 秘書制發(fā)的會(huì)議通知。深圳科技開發(fā)有限公司關(guān)于召開年度總結(jié)大會(huì)的通知公司各部：為總結(jié)公司本年度發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，擬定未

4、來公司發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)表彰為公司做 出重大貢獻(xiàn)的員工，公司決定于 2010年12月25日13:30分在公司一號(hào)會(huì)議室 舉行年度總結(jié)大會(huì)，請(qǐng)全體員工務(wù)必準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。深圳科技開發(fā) 有限公司二O 一 O年十二 月二十四日同時(shí)，制定會(huì)議回執(zhí)單，并與會(huì)議通知一并下發(fā)姓名能否到會(huì)單位發(fā)言題目職位備注四，會(huì)場布置會(huì)場布置包括很多方面，會(huì)場座次布置，會(huì)場主題布置，會(huì)議主席臺(tái)的布置。 會(huì)場座位布局?jǐn)[放可以采取多種樣式或形狀， 較大型會(huì)議一般在禮堂、會(huì)堂、 體育場館舉行，其樣式基本固定，可采用半圓形或方形。如： 與會(huì)者匚n口 n口口口口口口 口口 主席團(tuán)中小型會(huì)議一般在會(huì)議室，會(huì)議廳或臨時(shí)設(shè)置的會(huì)客室舉行。可采用長方

5、形的會(huì)場布置。如:4 .：匚2.：匸仁；.5客人左右-53. - 14：:.主人衛(wèi)主席臺(tái)座位的安排一般以職務(wù)最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順 序依次排列。會(huì)議如有主持人，需要在前排邊上就座。會(huì)議主題布置要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容布置， 如表彰、慶典會(huì)議可采用紅色的色調(diào)， 而總結(jié)、報(bào)告會(huì)議則選用藍(lán)色色調(diào)。會(huì)場布置要突出主題，在醒目的位置懸掛條 幅，并在適當(dāng)?shù)奈恢脭[放鮮花。會(huì)議主席臺(tái)布置一般在座位的左側(cè)擺放姓名臺(tái)簽。 并注意話筒等音響設(shè)備的擺放位置。五，擬定會(huì)議應(yīng)急預(yù)案詳細(xì)的籌備方案能把可能出現(xiàn)的問題減少到最小程度。然而，緊急的意外的 事件仍可能發(fā)生，他們將打亂原有的安排。因此應(yīng)在會(huì)議開始前制定出應(yīng)

6、急方案， 以便意外出現(xiàn)時(shí)能夠有條不紊地解決問題，使會(huì)議按原計(jì)劃進(jìn)行。會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題有人員問題、場地問題、設(shè)備問題、資料問 題，在會(huì)議的應(yīng)急方案中，對(duì)可能出現(xiàn)的問題要注明處理問題的負(fù)責(zé)人員，并在會(huì)前的協(xié)調(diào)會(huì)議中落實(shí)到人。處理人員缺席問題可根據(jù)會(huì)議的類型采取不同的備用人選，或安排其他演講 者先進(jìn)性發(fā)言；處理場地問題如會(huì)議地點(diǎn)因某種原因不可使用，應(yīng)預(yù)先選好備用場地，會(huì)前對(duì)道路交通，線路進(jìn)行篩選，避免堵車；處理設(shè)備問題需要事先了解 活動(dòng)當(dāng)?shù)乜梢宰庥玫皆O(shè)備的公司及活動(dòng)當(dāng)?shù)氐脑O(shè)備供應(yīng)商名稱，地址和電話號(hào) 碼；處理資料問題時(shí)秘書可以帶一份活動(dòng)安排及活動(dòng)中需要使用的文件的原稿， 以便在活動(dòng)地點(diǎn)復(fù)

7、印，或直接對(duì)資料進(jìn)行備份。此外，會(huì)前還要對(duì)方案的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的檢查，如安全通道是否打開，設(shè)備隱患是否檢查，消防道路是否暢通，應(yīng)急的組織與人員是否到位，應(yīng)急的車輛是 否準(zhǔn)備停當(dāng)，指揮溝通系統(tǒng)是否靈敏等，只有這樣才能保證面臨狀況的時(shí)候能夠 從容應(yīng)對(duì)，確保萬無一失。5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012

8、138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 101152207216014916170881003