水利水電工程檔案管理辦法

1、水利水電工程檔案管理辦法第一章 總則第一條 為加強(qiáng)水利水電工程的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、積極保護(hù)和有效利用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、山東省檔案條例、山東省基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法及有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，特制定本辦法。第二條 水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計(jì)算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄，是國家的寶貴財(cái)富，各單位必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要?jiǎng)澇鰴n案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保障檔案工作的正常開展

2、。第三條 檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不斷提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。第四條 檔案工作要確保檔案的完整準(zhǔn)確、安全保管和有效利用。第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條 各單位要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責(zé)是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關(guān)的辦法、制度，負(fù)責(zé)接收、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用等工作，并對(duì)文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。第六條 檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)和同級(jí)檔案

3、管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第七條 檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具備專業(yè)知識(shí)，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學(xué)歷，身體健康，嚴(yán)守秘密，遵紀(jì)守法。要保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。第三章 文件材料的歸檔第八條 實(shí)行文件形成單位（部門）立卷制度。各施工單位在工程建設(shè)管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文書文件及磁性載體材料（照片、錄像帶、錄音帶等）必須按有關(guān)規(guī)定收集、整理、分類、立卷和歸檔，并按規(guī)定報(bào)指揮部和監(jiān)理部備案存查，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔、上報(bào)。第九條 科技檔案是水利水電工程檔案的重要組成部分。建設(shè)期間，各施工單位檔案工作的重點(diǎn)是按水利水電工程驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則中的規(guī)定和本

4、辦法要求做好科技文件材料的收集、整理、分類、立卷。在竣工驗(yàn)收前，工程指揮部檔案專（兼）職人員會(huì)同建設(shè)、監(jiān)理、施工管理人員進(jìn)行核驗(yàn)、審查，凡不符合歸檔要求的，限期整改，對(duì)符合要求的竣工檔案，在竣工驗(yàn)收時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，移交相應(yīng)的檔案部門保存。第十條 歸檔范圍與案卷質(zhì)量：（一）歸檔的文件材料要遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，準(zhǔn)確反映工程建設(shè)與管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，便于利用和保管。文書檔案與科技檔案分類清楚，組卷合理，避免重復(fù)立卷，與工程項(xiàng)目密切的管理性文件應(yīng)列入科技檔案（在工程項(xiàng)目中組卷）；文書檔案保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，案卷題名簡明確切，編寫頁碼、所有

5、檔案的卷內(nèi)目錄一律用微機(jī)打印，認(rèn)真填寫備考表，案卷線裝（去掉金屬物），結(jié)實(shí)美觀，禁用圓珠筆、純蘭墨水、鉛筆書寫及復(fù)寫，以利長期保存。（二）科技檔案、文書檔案、照片及磁性載體檔案的歸檔范圍與案卷質(zhì)量的具體要求見本辦法附錄一、附錄二、附錄三。第十一條 歸檔套（份）數(shù)、時(shí)間。（一）科技檔案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）報(bào)指揮部備案存查，副本三份（套）。在竣工驗(yàn)收前歸檔完畢，在竣工驗(yàn)收后的二周內(nèi)上報(bào)。（二）文書檔案：原則定為二套，一套定稿與印件；一套供借閱。（三）照片連同相應(yīng)的文字材料一并歸檔；磁性載體檔案以盒、帶為單位歸檔。第十二條 凡歸檔（上報(bào)）的科技文件材料、整理立卷后要編制案卷目錄，

6、并由指揮部和監(jiān)理部分管負(fù)責(zé)人簽字。第十三條 保管期限：科技檔案原則上定為“永久”（50年以上）、密級(jí)定為“秘密”，文書檔案參照有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文件材料的重要程度確定。第十四條 為確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)可控制措施：（一）檔案工作與工程建設(shè)堅(jiān)持兩同步一超前的建檔原則，即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度同檢查文件材料的形成情況同步；單元、分部、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收前必須首先對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。（二）建設(shè)、監(jiān)理及施工管理單位均要明確一名專（兼）職檔案人員或工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)所承擔(dān)的建筑物或土方工程建設(shè)全過程文件材料的監(jiān)督、檢查及收集，嚴(yán)格登

7、記，妥善保管，做好立卷、歸檔工作。（三）監(jiān)理部檔案人員要督促、檢查指導(dǎo)科技文件材料形成單位的立卷、歸檔工作，發(fā)現(xiàn)文件材料短缺及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善。（四）監(jiān)理單位專（兼）職檔案人員要加強(qiáng)歸檔前文件材料的管理工作，會(huì)同工程技術(shù)人員對(duì)文件材料的歸檔情況進(jìn)行定期檢查。（五）指揮部、監(jiān)理部對(duì)已接收的分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收及全部工程竣工初步驗(yàn)收要進(jìn)行認(rèn)真的校核，進(jìn)行必要的補(bǔ)充，完善立卷、歸檔工作。第四章 檔案的管理與利用第十五條 各施工單位要按本辦法制訂各項(xiàng)管理細(xì)則，要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置符合要求的專用檔案庫房和相應(yīng)的檔案設(shè)施，按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格保管檔案，保證檔案安全，防止檔案的破損、霉變和散失，

8、任何單位、個(gè)人不得偽造或擅自銷毀檔案。第十六條 各施工單位要加強(qiáng)檔案工作的日常管理，指揮部和監(jiān)理部對(duì)各單位檔案工作情況進(jìn)行定期考核和不定期抽查，其考核結(jié)果作為評(píng)比獎(jiǎng)勵(lì)的依據(jù)和評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程的條件之一。第十七條 編制各種檢索工具，最大限度地滿足利用者的需要，采取多種形式主動(dòng)服務(wù)，注重利用效果。第十八條 在工程建設(shè)期間，對(duì)檔案的綜合管理及單項(xiàng)管理成績突出的單位及個(gè)人可給予精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。凡未按規(guī)定要求提交竣工檔案的單位，延緩工程驗(yàn)收，財(cái)務(wù)不予結(jié)算，限期改正，直至合格為止。第十九條 檔案的鑒定辦法待工程建成并成立管理部門后另行制定。第五章 附則第二十條 本辦法適用于水利水電工程。第二十一條 本辦法自下

9、達(dá)之日起執(zhí)行。附錄一科技檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求一、科技檔案歸檔范圍1. 可研報(bào)告與評(píng)估咨詢材料。2. 上級(jí)批文、指導(dǎo)性技術(shù)文件和有關(guān)工程專業(yè)會(huì)議文件。3. 有關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)范。4. 工程招、投標(biāo)文件及協(xié)議、合同。5. 征地補(bǔ)償、移民遷安、確權(quán)劃界的有關(guān)文件、證明材料及圖表。6. 科學(xué)試驗(yàn)成果材料。7. 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測(cè)量、氣象、地震等資料，環(huán)境影響評(píng)價(jià)。8. 設(shè)計(jì)（圖紙、計(jì)算書、說明書、概算書）及設(shè)計(jì)批復(fù)。9. 設(shè)計(jì)變更通知及補(bǔ)充修改圖紙。10. 開工報(bào)告、施工方案、組織設(shè)計(jì)和技術(shù)交底材料。11. 施工原始記錄（建筑材料、砼、砂漿試驗(yàn)報(bào)告等）。12. 施工單位的工程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、

10、試驗(yàn)、勘查、觀測(cè)、鑒定及分析報(bào)告等原始記錄。13. 與工程建設(shè)有關(guān)的照片、錄相、錄音等原始資料。14. 建設(shè)質(zhì)檢、監(jiān)理單位的有關(guān)工程質(zhì)量檢查、檢測(cè)、試驗(yàn)等原始資料。15. 工程建設(shè)、監(jiān)理、施工大事記及日志。16. 工程質(zhì)量事故處理及檢查記錄。17. 工程驗(yàn)收計(jì)劃的批準(zhǔn)文件。18. 隱蔽工程、單元工程、分部工程、階段工程、單位工程驗(yàn)收簽證、鑒定書及相關(guān)資料。19. 竣工圖紙及工程竣工驗(yàn)收的全部材料。主要包括：（1） 工程設(shè)計(jì)總結(jié)報(bào)告；（2） 工程建設(shè)管理報(bào)告；（3） 工程施工管理總結(jié)報(bào)告；（4） 工程建設(shè)監(jiān)理報(bào)告；（5） 工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督及檢測(cè)報(bào)告；（6） 竣工預(yù)算、決算報(bào)告；（7） 工程建設(shè)征

11、地補(bǔ)償及移民遷安報(bào)告；（8） 初步驗(yàn)收工作報(bào)告；（9） 竣工驗(yàn)收工作報(bào)告；（10） 工程試運(yùn)行或管理情況報(bào)告。20. 水文測(cè)驗(yàn)水質(zhì)監(jiān)測(cè)資料。21. 工程投入運(yùn)行后的管理、工程改建、擴(kuò)建、綠化、歲修的各種技術(shù)性文件及圖紙。22. 建筑物運(yùn)用及渡汛方案。23. 工程運(yùn)用及調(diào)度規(guī)劃。24. 設(shè)備開箱驗(yàn)收，隨機(jī)圖樣及技術(shù)性資料。25. 其他有價(jià)值的技術(shù)性文件材料。二、科技檔案案卷質(zhì)量要求（一）引用標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 1182289）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（二）術(shù)語1. 科學(xué)技術(shù)檔案：是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄。2. 科技文件材料：是記錄和反

12、映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表等技術(shù)文件的總稱。3. 案卷：由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。4. 卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。5. 卷內(nèi)備考表：說明案卷內(nèi)文件狀況的表格。6. 檔號(hào)：檔案的編號(hào)。包括分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)。（三）案卷內(nèi)科技文件材料的排列1. 建設(shè)項(xiàng)目按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（初設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收、調(diào)度運(yùn)行等順序排列。2. 案卷內(nèi)科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。3. 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。（四）案卷的編目1. 編寫案卷頁號(hào)（1）案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。（2）頁

13、號(hào)編寫位置：單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁碼；雙面書寫的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號(hào)。（3）案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。2. 案卷封面的編制（1） 案卷封面采用外封面形式。（2） 案卷題名：案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確提示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，一律用漢字書寫。（3） 編制單位：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的形成單位。（4） 編制日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。3. 卷內(nèi)目錄的編制（1） 順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。（2） 文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱。（3） 文件編號(hào)：填寫文件的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)。（4

14、） 責(zé)任者：填寫文件材料的直接編制部門。（5） 日期：填寫編制科技文件材料的年、月、日。（6）頁次：填寫每份科技文件材料首頁上標(biāo)注的頁次，最后一份科技文件材料要寫明起止頁號(hào)。（7）卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文件材料的首頁之前。4. 卷內(nèi)備考表的編制（1）卷內(nèi)備考表要注明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（2）卷內(nèi)備考表排在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。（3）卷內(nèi)備考表要填寫立卷人及日期。5. 案卷脊背的編制：其項(xiàng)目有案卷題名及檔號(hào)。（五）案卷裝訂的要求1. 案卷可采用裝訂文字材料和不裝訂圖紙兩種形式。2. 案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面（297m

15、m×210mm），圖紙的標(biāo)題欄應(yīng)便于查看。3. 案卷裝訂時(shí)必須去掉金屬物。4. 案卷不裝訂時(shí)須在每份科技文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章。并逐件編件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄依次排列有序。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：（六）檔案裝具卷皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷盒、案卷脊背一律執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)。上述裝具及施工日記簿、施工大事記簿、監(jiān)理日記簿等由監(jiān)理部統(tǒng)一制作。附錄二文書檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求一、引用標(biāo)準(zhǔn)（一） 機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（二） GB 970588 文書檔案案卷格式二、文書檔案歸檔范圍凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材

16、料1. 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料。2. 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。3. 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查本地區(qū)、本單位工作時(shí)的重要指示、講話、題詞。4. 代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。5. 上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。（二）本單位的文件材料1. 本單位組織召開的各種會(huì)議的全套會(huì)議文件，以及在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。2. 本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿。3. 本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的

17、批復(fù)文件、下級(jí)單位的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文件。4. 本單位及其所屬內(nèi)部職能部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。5. 反映本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。6. 本單位檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料。7. 本單位或本單位匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料。8. 內(nèi)容重要的人民來信，來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告，統(tǒng)計(jì)分析材料等。9. 本單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料。10. 本單位制訂的工作條例、章程、制度等文件材料。11. 本單位歷史沿革、大事記、年鑒、反映本單位重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)

18、勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物。12. 本單位（包括上報(bào)和下批）干部任免（包括備案）調(diào)配、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等文件材料。13. 本單位的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)。14. 本單位編印的快報(bào)、簡報(bào)等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。15. 本單位與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。（三）同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料1. 同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)文件。2. 有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作檢查形成的重要文件。3. 同級(jí)單位和非隸屬單位與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。（四）下級(jí)單位的文件材料1. 下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)

19、計(jì)報(bào)表等文件。2. 下級(jí)單位報(bào)送的法規(guī)性備案文件。三、文書檔案的案卷質(zhì)量要求（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷。監(jiān)察、審計(jì)、信訪及紀(jì)檢的文件需結(jié)案的放在結(jié)案年立卷。（四）卷內(nèi)文件材料的排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在

20、前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要地法規(guī)性文件的定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性的文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。（五）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序、依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。（六）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。對(duì)文件材料的題名不要隨意更改或簡化；沒有題名的應(yīng)擬寫題名外加“”號(hào)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（七）卷內(nèi)目錄的填寫1. 順序號(hào)的填寫：按卷內(nèi)文件順序填

21、寫順序號(hào)。正件與附件，批復(fù)與附件，批復(fù)與請(qǐng)示等只占一個(gè)順序號(hào)，但題名都要填寫清楚。2. 文號(hào)的填寫：每一頁目錄第一件文件的文號(hào)要填寫齊全，下面發(fā)文機(jī)關(guān)相同者可只填號(hào)數(shù)。3. 責(zé)任者的填寫：第一份文件要填寫直接編制部門的全稱，如作者相同，可用“”號(hào)表示。4. 日期的填寫：要按時(shí)間先后排列，每頁的第一件文件的年、月、日要填寫齊全，以下文件若年代相同可只填寫月、日。5. 頁號(hào)的填寫：填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號(hào)，最后一份文件要填寫起止頁號(hào)。（八）卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)材料之后，凡有關(guān)卷內(nèi)文件材料的說明，均應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，同時(shí)填寫立卷姓名，并由審核人簽字。（九）卷內(nèi)文件材料要用統(tǒng)一規(guī)格的辦公標(biāo)準(zhǔn)用紙

22、，裝訂線以外禁止書寫文字，對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊，長頁折齊，短頁貼補(bǔ)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制，并與原件一起立卷。（十）案卷采用三孔一線的方法裝訂，不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。（十一）案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡練。一般在3040個(gè)字為宜。用耐久材料書寫，字跡要工整、清晰。（十二）案卷封皮：軟卷皮裝訂后再裝硬卷盒。（十三）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號(hào)的格式執(zhí)行文書檔案案卷格式（GB 970588）。附錄三照片、磁性載體檔案的收集范圍及整理、歸檔要求一、引用標(biāo)準(zhǔn)（一） GB/T

23、118289照片檔案管理規(guī)范（二） DA/T 1595磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范二、照片、磁性載體檔案收集范圍（一）省市領(lǐng)導(dǎo)同志和著名學(xué)者、專家在視察考察、檢查工作、聽取匯報(bào)、審閱本工程等重大公務(wù)活動(dòng)中所形成的照片及錄像（音）帶。（二）反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果的錄像（音）、照片檔案。（三）工程施工現(xiàn)場(chǎng)表彰會(huì)議，開工、竣工典禮等的照片、錄像（音）檔案。（四）工程施工中拍攝的關(guān)鍵項(xiàng)目（如工程施工的關(guān)鍵部位，隱蔽工程、新技術(shù)、事故缺陷及竣工情況等）的錄像（音）帶及照片檔案。（五）其他具有保存價(jià)值的照片、磁性載體檔案。三、照片檔案的整理要求（一）收集歸檔要求1. 底片、照片、說明齊全。2. 底

24、片與照片的影像相符（二）照片檔案的整理1. 整理原則：保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系利于保管，便于利用。其底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說明一同整理和存放。2. 底片整理方法（1）底片分類：將一個(gè)全宗內(nèi)的底片分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨(dú)整理和存放。（2）底片編號(hào)：在全宗內(nèi)編流水號(hào)，即全宗號(hào)底片號(hào)（例如：2536）；底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處。（3）底片保管：放入專用底片袋內(nèi)，并在右上方標(biāo)明底片號(hào)；按底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。3. 說明的編寫方法和要求（1）符號(hào)說明的項(xiàng)目有：照片號(hào)（案卷內(nèi)照片的順序號(hào)）、底片號(hào)和參見號(hào)與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。（2）文字說明：一般不超過200

25、字，其成人份包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物（姓名、身份）、背景、攝影者等六要素；時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（3）總說明和分說明：一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明；凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注*號(hào)。（4）說明應(yīng)按下列格式分段書寫照片號(hào)/底片號(hào) 拍攝時(shí)間文字說明 參見號(hào) 攝影者單張照片的說明在照片的正下方書寫，總說明在第一張照片的上方書寫。4. 照片的整理方法（1）分類：一般應(yīng)在全宗內(nèi)按年代問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。（2）根據(jù)分類情況組卷，將照片與說明一起固定在芯頁正面（規(guī)格：297mm×210mm）其厚度以三十頁左

26、右為宜。（3）卷內(nèi)目錄：以照片的自然張或有總說明的若干張為單元填寫卷內(nèi)目錄；照片號(hào)即案卷內(nèi)照片的順序號(hào)；照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下，將文字說明改寫成照片名稱，一般不應(yīng)超過50字。（4）卷內(nèi)備考表：置于案卷的最后一頁。（三）照片檔案組卷、保管所用裝具及保管條件一律執(zhí)行國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定。四、磁性載體文件歸檔要求（一）定義磁性載體文件系指以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄相帶、錄音帶）為信息載體的文件。（二）歸檔要求1. 歸檔使用的錄像（音）帶、軟磁盤，其性能質(zhì)量應(yīng)符合國家的有關(guān)規(guī)定，禁止使用劣質(zhì)軟磁盤、錄像（音）帶作載體。2. 磁性載體文件的形成部門在歸檔時(shí)，要建立目錄清單并編

27、制歸檔說明。（1）錄像片需簡要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級(jí)、規(guī)格和放映時(shí)間，同時(shí)還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片。（2）錄音帶需簡要說明講話內(nèi)容，講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等。（3）對(duì)已歸檔的磁性載體文件，若同一盤（帶）中存放多份文件，應(yīng)建立載體文件目錄清單。水利水電工程移民檔案歸檔范圍與保管期限表序號(hào)歸檔文件保管期限備注1移民安置前期工作文件材料  1.1正常蓄水位選擇報(bào)告及審查意見永久 1.2施工總布置規(guī)劃報(bào)告及審查意見永久 1.3建設(shè)征地范圍地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告及審查意見永久 1.4建設(shè)征地處理范圍分析材料永久 1.5關(guān)于禁止

28、在工程占地和淹沒區(qū)新增建設(shè)項(xiàng)目和遷入人口的通告（封庫令、停建令）永久 1.6實(shí)物調(diào)查工作大綱、細(xì)則永久 1.7實(shí)物調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、匯總表永久 1.8實(shí)物調(diào)查成果材料永久 1.9移民安置規(guī)劃大綱及其審批文件材料永久 1.10移民安置規(guī)劃及其審核、審批文件材料永久 1.11移民安置規(guī)劃變更及其審批文件材料永久 1.12移民安置方案及其審批文件材料永久 1.13移民安置選址、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、論證、評(píng)估文件材料永久 1.14征地補(bǔ)償和移民安置投資概（估）算及其審批文件材料永久 1.15初步設(shè)計(jì)階段移民安置規(guī)

29、劃及其審批文件材料永久 1.16其他有關(guān)移民安置前期工作的文件材料重要的永久 一般的30年2移民安置實(shí)施工作文件材料  2.1綜合文件材料  2.1.1移民安置實(shí)施規(guī)劃、技施階段移民安置規(guī)劃或施工圖設(shè)計(jì)階段移民安置規(guī)劃及其審批文件材料永久 2.1.2移民安置實(shí)施規(guī)劃、技施階段移民安置規(guī)劃或施工圖設(shè)計(jì)階段移民安置規(guī)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更及其審批文件材料永久 2.1.3移民安置協(xié)議及相關(guān)會(huì)議紀(jì)要和文件材料永久 2.1.4移民安置試點(diǎn)方案及其實(shí)施情況文件材料永久 2.1.5移民安置年度計(jì)劃及其批復(fù)文件材料永

30、久 2.1.6移民安置年度投資計(jì)劃及其審批文件材料永久 2.1.7按規(guī)定確認(rèn)的設(shè)代函、綜合設(shè)計(jì)聯(lián)系單、綜合設(shè)計(jì)變更通知、度汛設(shè)計(jì)文件、專題設(shè)計(jì)文件以及工程截流、蓄水移民安置規(guī)劃設(shè)計(jì)等綜合設(shè)計(jì)文件材料永久 2.1.8建設(shè)征地界樁布置設(shè)計(jì)文件，界樁分布圖等文件材料永久 2.1.9其他有關(guān)移民安置實(shí)施工作的文件材料重要的永久 一般的30年2.2農(nóng)村移民安置文件材料  2.2.1農(nóng)村移民安置規(guī)劃文件材料永久 2.2.2農(nóng)村移民人口情況表及人口變化情況表永久 2.2.3農(nóng)村移民安置意愿征求意見文件材料永久 

31、;2.2.4農(nóng)村移民安置區(qū)規(guī)劃圖、土地利用現(xiàn)狀圖、地形圖永久 2.2.5農(nóng)村移民安置點(diǎn)規(guī)劃及基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)計(jì)資料，移民安置點(diǎn)基礎(chǔ)設(shè)施、公共設(shè)施和居民房屋建設(shè)的招投標(biāo)、合同和竣工驗(yàn)收等文件材料永久 2.2.6移民生產(chǎn)安置用地調(diào)整、開墾、整治、改造、驗(yàn)收、移交和分配情況及確權(quán)文件材料永久 2.2.7農(nóng)村移民實(shí)物登記卡、補(bǔ)償資金卡及補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久以戶為單位建檔2.2.8農(nóng)村移民安置審批及資格審查文件材料；自謀出路安置申請(qǐng)書、符合條件證明及審批文件材料；自愿投親靠友安置申請(qǐng)書、安置地接收證明及審批文件材料；“農(nóng)轉(zhuǎn)非”安置申請(qǐng)書及審批文件材料，搬遷安

32、置協(xié)議文件材料永久以戶為單位建檔2.2.9農(nóng)村居民的建設(shè)用地及其確權(quán)材料，農(nóng)村移民搬遷前后的土地承包證、宅基地證、建房許可證、房產(chǎn)證或購房協(xié)議、戶籍材料等永久以戶為單位建檔2.2.10移民村（組）集體財(cái)產(chǎn)調(diào)查核查表、補(bǔ)償補(bǔ)助情況表，集體財(cái)產(chǎn)分割協(xié)議書和補(bǔ)償資金卡，以及補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久以村鎮(zhèn)或組為單位建檔2.2.11安置前后移民村（組）土地情況及分戶承包經(jīng)營情況文件材料永久以村鎮(zhèn)或組為單位建檔2.2.12移民村（組）生產(chǎn)安置費(fèi)使用管理情況，主要包括村民代表會(huì)議記錄、申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)文件、建設(shè)項(xiàng)目文件材料等永久以村鎮(zhèn)或組為單位建檔2.3城（集）鎮(zhèn)遷建文件材料 &#

33、160;2.3.1城集鎮(zhèn)遷建規(guī)劃及基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)計(jì)文件材料永久 2.3.2新址占地情況及規(guī)劃圖、地形圖永久 2.3.3新址建設(shè)用地及其確權(quán)文件材料，場(chǎng)地平整、基礎(chǔ)（市政）設(shè)施、公共設(shè)施的招投標(biāo)、合同及竣工驗(yàn)收等文件材料永久 2.3.4城集鎮(zhèn)移民人口情況表及人口變化情況表永久 2.3.5城集鎮(zhèn)移民和單位實(shí)物登記卡、補(bǔ)償資金卡，以及補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料，搬遷安置協(xié)議文件材料永久移民以戶為單位建檔2.3.6城集鎮(zhèn)移民和單位搬遷前后房產(chǎn)證或購房協(xié)議永久移民以戶為單位建檔2.3.7城集鎮(zhèn)移民和單位新址房屋建設(shè)情況文件材料永久移民以戶為單位建檔2.3.

34、8新址占地搬遷人口情況表及搬遷安置情況文件材料永久 2.4工礦企業(yè)遷建（處理）文件材料  2.4.1工礦企業(yè)實(shí)物指標(biāo)調(diào)查核查文件材料永久 2.4.2工礦企業(yè)遷建或處理規(guī)劃情況文件材料永久 2.4.3工礦企業(yè)土地使用證、營業(yè)執(zhí)照、采礦許可證、稅務(wù)登記證、資產(chǎn)負(fù)債表、債權(quán)債務(wù)協(xié)議、企業(yè)權(quán)屬證明、企業(yè)實(shí)景照片等文件材料永久 2.4.4工礦企業(yè)遷建或處理實(shí)施情況及職工安置情況文件材料永久 2.4.5工礦企業(yè)遷建或處理補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 24.6工礦企業(yè)補(bǔ)償評(píng)估文件材料  2.4.

35、7工礦企業(yè)遷建（處理）驗(yàn)收文件材料  2.5專項(xiàng)設(shè)施遷（復(fù)）建文件材料  2.5.1專業(yè)設(shè)施實(shí)物指標(biāo)調(diào)查核查文件材料永久 2.5.2專業(yè)設(shè)施遷（復(fù)）建規(guī)劃文件材料永久 2.5.3專業(yè)設(shè)施項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、交付使用等情況的材料及有關(guān)審批文件永久 2.5.4專業(yè)設(shè)施項(xiàng)目用地審批文件永久 2.5.5專業(yè)設(shè)施項(xiàng)目補(bǔ)償補(bǔ)助資金兌付相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.6庫底清理文件材料  2.6.1庫底清理實(shí)物調(diào)查核查文件材料永久 2.6.2庫底清理規(guī)劃、設(shè)計(jì)、

36、計(jì)劃及實(shí)施方案永久 2.6.3庫底衛(wèi)生清理、固體廢物清理、建（構(gòu)）筑物清理、林木清理的實(shí)施情況、工作報(bào)告和驗(yàn)收意見等文件材料30年 2.6.4庫底清理資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.7文物保護(hù)文件材料  2.7.1地下文物和地面文物調(diào)查核查表及原始記錄文件材料永久 2.7.2文物保護(hù)規(guī)劃、計(jì)劃、協(xié)議及實(shí)施方案永久 2.7.3文物保護(hù)的實(shí)施情況、工作報(bào)告和驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.7.4文物保護(hù)資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.8環(huán)境保護(hù)和水土保持文件材料  2.

37、8.1環(huán)境保護(hù)和水土保持規(guī)劃、計(jì)劃、協(xié)議及實(shí)施方案、驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.8.2環(huán)境保護(hù)和水土保持項(xiàng)目的實(shí)施情況、工作報(bào)告和驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.8.3環(huán)境保護(hù)和水土保持資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.9地質(zhì)災(zāi)害防治文件材料  2.9.1地質(zhì)災(zāi)害隱患調(diào)查核查文件材料永久 2.9.2地質(zhì)災(zāi)害防治規(guī)劃、計(jì)劃、協(xié)議及實(shí)施方案永久 2.9.3地質(zhì)災(zāi)害防治的實(shí)施情況、工作報(bào)告和驗(yàn)收意見等文件材料永久 2.9.4地質(zhì)災(zāi)害防治資金撥付使用相關(guān)手續(xù)和證明文件材料永久 2.10移民安置驗(yàn)收文件材料  2.10.1移民安置驗(yàn)收工作計(jì)劃及工作大綱永久 2.10.2工程階段性和竣工移民安置驗(yàn)收（包括自驗(yàn)、初驗(yàn)和終驗(yàn)）的申請(qǐng)材料、驗(yàn)收會(huì)議文件材料、驗(yàn)收意見、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和驗(yàn)收專家組、委員會(huì)簽字表永久 2.10.3有關(guān)單項(xiàng)移民工程驗(yàn)收意見及相關(guān)文件材料永久 2.10.4有關(guān)移民安置驗(yàn)收