對合同管理工作的現(xiàn)狀與對策分析

1、工作分析）對合同管理工作的現(xiàn)狀與對策分析對合同管理工作的現(xiàn)狀和對策分析作者：干萬銀聯(lián)盟會員： cacem 轉(zhuǎn)載發(fā)布時間： 2006-1-6 點擊： 4390PMB ：0【收藏本文】合同管理豈能束之高閣對合同管理工作的現(xiàn)狀和對策分析壹個企業(yè)的運營成敗和合同以及合同管理有著密切的關(guān)系。因此，企業(yè)不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門均要壹起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。切不能夠為簽了合同就萬事大吉，把合同束之高閣，要防止由于合

2、 同管理不善而遭到的懲罰。問題合同簽訂階段。常見的情形有：合同主體不當(dāng)。合同當(dāng)事人主體合格，是合同得以有 效成立的前提條件之壹。而合格的主體，首要條件應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和 民事行為能力的合同當(dāng)事人。這里要防止倆種傾向：壹是雖然具有上述倆種能力，但 不是合同當(dāng)事人，即當(dāng)事人錯位，也是合同主體不當(dāng)，二是雖然是合同當(dāng)事人，但卻 不具有上述倆種能力，同樣是合同主體不當(dāng)；合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確， 容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng) 體現(xiàn)雙方的真實意思。而這種體現(xiàn)只有靠準確明晰的合同文字。能夠說，合同講究咬 文嚼字；合同條款掛壹漏萬。就是說不全面

3、、不完整，有缺陷、有漏洞。常見漏掉的 往往是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講丑話；只講正面的，不講反面的，不懂得簽合同應(yīng)當(dāng)“先小人后君子”的訣竅，壹旦發(fā)生違約，于合同中見不到違約如何處理的條款；只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存于的合同，如建設(shè)工程總承 包合同等。從合同是指以主合同的存于為前提才能成立的合同，如建設(shè)工程分承包合 同及保證合同、 抵押合同等。 沒有主合同的從合同是沒有根據(jù)的合同， 是“無源之水” 而不成立的；違反法律法規(guī)簽訂無效合同。合同法第 52 條規(guī)定，違反法律、行 政法規(guī)的強制性規(guī)定簽訂的合同屬于無效合同，而無效合同是不受法律保護的。有些 是以合法形式掩蓋非法目的，

4、實質(zhì)也是無效合同；境外合同文本的疑問。我國加入 WTO 后，有些合同使用境外文本。由于國情不同、語言文字不同，加上翻譯問題， 這些合同文本存于不少疑問。對這些疑問不能回避，必須于合同上加以澄清，弄清其 含義，或堵塞其漏洞，以免造成損失。合同履約階段。應(yīng)變更合同的沒有變更。于履約過程中合同變更是正常的事情，問題 于于不少負責(zé)履約的管理人員缺乏這種及時變更的意識，結(jié)果導(dǎo)致了損失。合同變更 包括合同內(nèi)容變更和合同主體的變更倆種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修 改，保障合同更好履行和壹定目的的實現(xiàn)。作為承包方的施工企業(yè)，通過合同變更是 為了維護自己的合法權(quán)益，如原材料大幅漲價致使企業(yè)難以承受，已

5、顯失公平，企業(yè) 有權(quán)要求變更或撤消，但企業(yè)不行使或未及時行使；應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書函（會議紀要 ）沒有發(fā)。于履約過程中及時地發(fā)出必要的書函，是合同動態(tài)管理的需要，是履約的壹種手 段，也是企業(yè)自我保護的壹種招數(shù)，可惜這壹點往往遭到忽視，結(jié)果受到懲罰。建 設(shè)工程施工合同 （示范文本 ），把雙方有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件視為 合同的組成部分，因此必須給予足夠的重視；應(yīng)簽證確認的沒有辦理簽證確認。履約 過程中的簽證是壹種正常行為。但有些現(xiàn)場管理人員對此且不重視，當(dāng)發(fā)生糾紛時，也因無法舉證而敗訴；應(yīng)當(dāng)追究的債權(quán)過了訴訟時效。建筑行業(yè)被拖工程款的情況相當(dāng)嚴重，有些拖欠沒有訴諸法律，但當(dāng)起訴時才發(fā)現(xiàn)已超過

6、了倆年的訴訟時效，無法挽回損失。超過了訴訟時效等于放棄債權(quán)主張，等于權(quán)利人放棄了勝訴權(quán)；應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)力沒有行使。合同法賦予合同當(dāng)事人的抗辯權(quán)，但企業(yè)不會或不善于行使。發(fā)包人未按約定時間和要求提供設(shè)計文件，因發(fā)包人的原因中途停建、緩建，承包方有權(quán)要求賠償關(guān)聯(lián)損失。發(fā)包方不按合同約定支付工程進度款，企業(yè)能夠行使抗辯權(quán)停工，維護企業(yè)的合法權(quán)益，但卻怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了 墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來愈大，問題更難解決；應(yīng)當(dāng)重視證據(jù)（資料 ）的法律效力的卻沒有得到足夠的重視。 且不是所有書面證據(jù)均具有法律效力的。 有效的證據(jù)， 應(yīng)當(dāng)是原件的、和事實有關(guān)的、有蓋章和 （或 ）簽名

7、的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的。 不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙壹張。原因歷史根源。于計劃經(jīng)濟時代，企業(yè)只管施工，不用運營，更不講什么效益。 20 世紀80 年代初逐步轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟， 施工任務(wù)取得形式不再由上級下達， 而是通過招標投標， 中標后和建設(shè)單位簽訂施工合同?？墒怯捎谔幱谄鸩诫A段，合同的內(nèi)容過于簡單和粗 糙，甚至有漏洞。近年來，隨著企業(yè)全面走向市場，因合同管理不到位而造成的風(fēng)險 隨之提高，教訓(xùn)越來越多，學(xué)費交了不少。認識根源。主要是企業(yè)不少關(guān)聯(lián)人員對市場和合同、合同和合同管理倆對關(guān)系缺乏認 識。首先對市場和合同的關(guān)系缺乏認識，其次對合同和合同管理的關(guān)系缺乏認識。因 此，合同管理的問題

8、大多數(shù)產(chǎn)生于中期和后期履行階段，但這且不是說前期階段就沒有問題。前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率或者對發(fā)包人 的遷就，沒有利用現(xiàn)有的企業(yè)登記，調(diào)查合作伙伴的資質(zhì)等關(guān)聯(lián)文件。對市場來說，企業(yè)合同管理的重要性和必要性于于實現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，增強顧客滿意，提升企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)更牢固地立足市場，實現(xiàn)可 持續(xù)發(fā)展。對企業(yè)來說，合同管理的重要性和必要性于于：壹方面使企業(yè)的生產(chǎn)運營 和市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場和參和市場競爭的能力；另壹方面 是使企業(yè)于履約過程中維護自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。法律根源。這里是指合同的法律根源。根源于于倆個

9、滯后：合同法律滯后和我們的合 同法律意識滯后。前期的計劃經(jīng)濟年代，我國沒有合同法，直至 1999 年 3 月才 制定了統(tǒng)壹的合同法，由此可見，我國的合同法律是滯后的。換而言之，于近 20 年的開放改革進程中，于 10 年的市場經(jīng)濟進程中，我們所處的合同法律環(huán)境是不完 善的。由于合同法律滯后，加上上述的歷史根源和認識根源，企業(yè)從業(yè)人員的合同法 律意識更為滯后，最明顯的表現(xiàn)是不認識合同和合同法律的關(guān)系，訂立和履行合同往 往離開合同法律，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意 識，不善于使用預(yù)期違約制度，不善于利用抗辯權(quán)、巧妙使用代位權(quán)和撤消權(quán)，總是 以低人壹等的乙方自居而不能正

10、常維權(quán)，造成不少失誤和損失。合同法律的作用，從 宏觀來說是維護社會主義市場秩序，發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟；從微觀來說是規(guī)范合同 各方主體的行為，維護他們的合法權(quán)益。任何離開合同法律所簽訂的合同均是無效合 同，不受法律保護。 制度根源。 這里是指企業(yè)缺乏壹套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫龋?對合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、 法制化和科學(xué)化的要求，合同管理僅是具體經(jīng)辦人的事，缺乏相互監(jiān)督和控制。對策提高合同管理人員素質(zhì)。 選好人員。 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可依照合同管理人員應(yīng)具有的素質(zhì)條件， 選擇本企業(yè)優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員，也能夠通過公開考評和競爭招聘方式選拔人 員。于使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，把優(yōu)秀人才放于這個崗位上。組織

11、好于職學(xué) 習(xí)。可根據(jù)企業(yè)和市場的實際， 組織合同管理人員于職學(xué)習(xí)。 方式方法能夠多種多樣： 布置學(xué)習(xí)任務(wù)， 定期檢查； 進行短期培訓(xùn)； 結(jié)合實際進行正反倆方面的事例分析總結(jié)； 聽電視講座，參加法律專業(yè)或企業(yè)法律顧問的考試，選聘專職企業(yè)法律顧問。同時必 須進行職業(yè)道德教育。通過之上努力，使其于崗位成才。選送有關(guān)院校深造。每個企 業(yè)均應(yīng)培養(yǎng)較出類拔萃的合同管理人員，所以應(yīng)選擇熱愛企業(yè)、工作出色、有發(fā)展前 途的骨干進有關(guān)院校深造。建立和健全企業(yè)的合同管理體系。主要是建立和健全企業(yè)合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度 網(wǎng)絡(luò)。組織網(wǎng)絡(luò)，是指企業(yè)要嚴格執(zhí)行總公司法律事務(wù)工作暫行辦法合同管理 辦法，由上而下建立健全合同

12、管理機構(gòu) （包括綜合機構(gòu)和專項機構(gòu) ），使企業(yè)合同管 理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。企業(yè)應(yīng)當(dāng)獨立設(shè)置總法律顧問和法律事務(wù) 機構(gòu)，全權(quán)負責(zé)單位的法律事務(wù)，配合合同專項管理部門，起到法律咨詢、合同評審、 履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。制度網(wǎng)絡(luò)，壹是指企業(yè)要就合同管理全過程的每 個環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的合同管理制度，使合同管理有章可循，這些環(huán)節(jié) 包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等；二是指企業(yè)各層次均應(yīng)有自己的合同管理制度，總部要建立和健全總的合同管理制度，分公司則根據(jù)自身的需要補充自己的合同管理制度， 項目經(jīng)理部也能夠

13、作壹些必要的補充。積極參加“守合同、重信用”活動，提高企業(yè)合同管理水平。 100% 的履約率，是對 合同管理的最高要求，容不得我們半點馬虎，否則，就不達標。這項活動對企業(yè)的合 同管理，無疑是壹個有力的促進和嚴厲的約束；大力推行建設(shè)工程施工合同示范文本 (GF-1999-0201) 。因為履約率和合同的質(zhì)量有很大關(guān)系，好的合同文本有利于履約。“守合同、重信用”活動要求推行合同示范文本；爭取工商行政管理機關(guān)的指導(dǎo)和支持。工商行政管理機關(guān)負責(zé)合同的監(jiān)督管理，爭取其指導(dǎo)和支持，不但有利于企業(yè)宏觀合同管理，仍能夠從微觀上防止無效合同和詐騙行為的發(fā)生，有利于協(xié)調(diào)合同主體 之間的關(guān)系，提高履約率，爭取成為“

14、守合同、重信用”企業(yè)。建筑企業(yè)合同管理是行業(yè)管理中的壹種重要方法，是經(jīng)濟手段法律化的形式 之壹。建筑企業(yè)合同管理，對于企業(yè)改善運營管理，實行經(jīng)濟承包有著廣泛普遍 的適用意義，建筑經(jīng)濟合同制的實行也已經(jīng)成為充分體現(xiàn)建筑企業(yè)運營責(zé)任的最 好形式。因此，實行合同管理是整個建筑企業(yè)全部生產(chǎn)運營管理的核心和關(guān)鍵所 于。壹、建筑企業(yè)合同管理的特殊性和必要性 壹般企業(yè)，由于生產(chǎn)運營的需要，企業(yè)和企業(yè)之間通常均訂立壹些經(jīng)濟合同，但 多是根據(jù)不同情況，有選擇地按照特定標準簽訂的壹定范圍內(nèi)的產(chǎn)供銷類合同。此類合同執(zhí)行后的結(jié)果，雖然也會帶來相應(yīng)的經(jīng)濟效益和運營影響，但畢竟只是 其生產(chǎn)運營活動中局部的、個別的經(jīng)濟關(guān)系

15、，它不可能全面地反映整個企業(yè)生產(chǎn) 計劃和各項經(jīng)濟技術(shù)指標的執(zhí)行情況。至于某些工業(yè)企業(yè)實行的承包運營責(zé)任 制，雖也具有合同的形式和內(nèi)容，但目的于于確定國家和企業(yè)關(guān)聯(lián)的責(zé)、權(quán)、利 關(guān)系，是壹種使企業(yè)做到自主運營、自負盈虧的運營管理制度。因此，生產(chǎn)業(yè)務(wù) 中對外訂立的橫向經(jīng)濟合同和承包運營責(zé)任制和建筑合同三種合同的主體和形 式均是各自獨立的，且沒有必然的聯(lián)系或相互的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。建筑企業(yè)全部的生產(chǎn)運營活動， 均必須根據(jù)工程承包合同來進行。 沒有建筑合同， 就無法實施和監(jiān)管后續(xù)的生產(chǎn)活動，而合同壹經(jīng)簽訂，企業(yè)所有的生產(chǎn)計劃和各 項經(jīng)濟技術(shù)指標均隨之納入承包合同的規(guī)范之中。建筑企業(yè)實行的總包、分包、 內(nèi)部

16、承包等，也正是按照其和建設(shè)方簽訂的工程承包合同所承擔(dān)的權(quán)利義務(wù)和經(jīng) 濟責(zé)任來確定劃分的，其內(nèi)、外合同的關(guān)系不但壹脈相承而且標的、權(quán)責(zé)也高度 壹致。也就是說，所有內(nèi)部承包的具體內(nèi)容，就是企業(yè)對外承包合同所含各項指 標的分解和落實。這就使建筑企業(yè)的合同管理從形式、內(nèi)容和管理范圍均不同于 其他企業(yè)，而是壹個格局完整的、自成系統(tǒng)的管理方式。從實際操作結(jié)果分析，有些工程公司和建筑安裝公司正是缺乏對建筑合同管 理的深刻認識，忽略了建筑合同管理的監(jiān)督和落實，從而于激烈的市場競爭中逐 步喪失了原有的市場份額而陷入運營困境，步履艱難。二、當(dāng)前合同管理工作存于的問題（壹）對合同認識及重視不夠 現(xiàn)階段，各建筑企業(yè)基

17、本上均是按合同管理的要求認真進行合同的標前及標后的 評審，對合同的履約進行檢查，力求通過嚴格的組織程序、嚴密的合同評審，把 自己能否按期履約、業(yè)主的能力及不穩(wěn)定狀態(tài)消滅于萌芽狀態(tài)。但于工程施工時如何有效地把合同貫徹執(zhí)行下去，我認為各單位執(zhí)行仍不夠。壹是合同管理員只 是把合同發(fā)給項目經(jīng)理， 沒有把合同的內(nèi)容及簽約情況進行詳細交底 ;二是合同執(zhí) 行人即項目經(jīng)理 ），只是組織正常的施工管理，如 :加強工期及質(zhì)量安全等方面的 管理等，沒有認真組織學(xué)習(xí)合同內(nèi)容。（二）合同執(zhí)行力度不夠合同作為維系雙方當(dāng)事人的紐帶，任何壹方均須按合同辦事。但由于雙方均 沒有按合同辦事，且又不進行及時、必要的經(jīng)濟技術(shù)簽證，造

18、成雙方均違約。工 期不能按期交工，工程款不能按時撥付，致使合同管理流于形式。（三）招標監(jiān)督機構(gòu)和合同管理機構(gòu)缺乏權(quán)威性招標監(jiān)督機構(gòu)于審核、編制招標文件的過程中，明明知道有的條款是不平等 的，甚至是不合法的，但實際上仍是按照建設(shè)單位的意圖辦理。例如于招標時降 低工程的取費類別、施工單位優(yōu)惠條件的承諾、工程質(zhì)量標準的提高、工期的縮 短等不合理條款，他們均無意進行修改。當(dāng)然也有受投資者、權(quán)力者和周圍環(huán)境 的干擾而改變中標結(jié)果的。合同管理機構(gòu)不僅應(yīng)有監(jiān)督職能、仲裁職能，而且對 不合理的條款應(yīng)有糾正職能。三、有效地實施施工過程中的合同管理（壹）首先建立合同實施的保證體系1. 于施工項目中設(shè)有專職的合同管

19、理人員，使現(xiàn)場的合同管理專職化。2. 于合同總分析和合同詳細分析的基礎(chǔ)上，將合同總體目標分解到合同實施 的具體問題和具體工程活動上。3. 組織項目小組成員和各工程小組負責(zé)人學(xué)習(xí)合同文件和合同分析文件，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，使大家對合同簡介、主要精神、合同總目標有 較為深刻的理解，樹立全局觀念，避免施工中的違法行為。4. 將合同事件責(zé)任分解落實到人，且做出問題的說明完不成責(zé)任的影響和法 律后果。5. 建立有效方便的文檔系統(tǒng)，使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作正常進行，有 利于及時正確地決策，而且于發(fā)生糾紛時能及時地提供有力的證據(jù)。6. 建立方案和行文制度，工程中合同有關(guān)各方的溝通均應(yīng)以書面形式作為最 終的依據(jù)且形成制度，這樣才能保證各工程活動有根有據(jù)。（二）及時做好合同跟蹤1. 對合同文件和各種工程文件資料進行分析整理，或通過對施工現(xiàn)場的直接了解得到反應(yīng)工程實施情況的信息。 2.分析工程實施情況和合同、合同分析文件 等的差異和差異程度。如未完成合同責(zé)任、工期