企業(yè)內(nèi)部溝通制度

1、企業(yè)內(nèi)部溝通制度一、總則(一)制定目的建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。(二)適用范圍公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會(huì)議溝通及其他形式溝通時(shí)均適用。(三)管理權(quán)責(zé)1.總經(jīng)理室權(quán)責(zé)(1)總經(jīng)理召開(kāi)的會(huì)議、公司例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議的通知、召集，會(huì) 議資料的準(zhǔn)備，會(huì)議記錄，會(huì)議決議追蹤及呈報(bào)；(2)總經(jīng)理信箱(傳統(tǒng)信箱以及電子信箱)的管理，定期收、呈；(3)企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；(4)公司決議事項(xiàng)和總經(jīng)理指令的通知、傳達(dá)；(5)有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。2.各部門(mén)主管權(quán)責(zé)(1)出席要求參加的會(huì)議、執(zhí)行會(huì)議決議；(2)根據(jù)會(huì)議要求、上級(jí)指示或工作需要，向所屬部門(mén)、員工傳達(dá)會(huì)議決議及公司的政

2、策、規(guī)章、要求等；(3)定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報(bào)，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報(bào)；(4)部門(mén)會(huì)議的通知、召集、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議決議追蹤及呈 報(bào)；(5)有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。二、內(nèi)容(一)規(guī)定1 .總則公司組織內(nèi)部的正常溝通管道有如下三種形式：(1)正式的文件(含文書(shū))溝通。(2)會(huì)議溝通(例行會(huì)議、臨時(shí)性會(huì)議)。(3)非正式場(chǎng)合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個(gè)別交談等)。2 .文件(含文書(shū))溝通(1)規(guī)章、制度類(lèi)文件A.規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé) 主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專(zhuān)一主題、格式化、適用期長(zhǎng)，一般 不針對(duì)具體個(gè)人、具體時(shí)間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必

3、須遵循的基礎(chǔ)性制度； B.公司制定的制度規(guī)章，由(總)經(jīng)理室頒布、發(fā)放。(2)聯(lián)絡(luò)、通知類(lèi)文書(shū)A.進(jìn)行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報(bào)等文書(shū)。一般適 用期較短，針對(duì)性較具體，適用期過(guò)后，多數(shù)無(wú)保存價(jià)值或存檔年限 短。另外，有些臨時(shí)性或試行性制度也可采用此類(lèi)形式。B.各部門(mén)之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會(huì)等事宜辦理 都可用聯(lián)絡(luò)單形式體現(xiàn)、傳遞。C.上級(jí)主管、上級(jí)部門(mén)的事項(xiàng)通知、指令的傳達(dá)、發(fā)布，也都可用聯(lián) 絡(luò)單形式體現(xiàn)。（3）簽（呈）、報(bào)告、報(bào)表類(lèi)文書(shū)A.下級(jí)呈報(bào)上級(jí)，下屬部門(mén)呈報(bào)直接主管部門(mén)、主管部門(mén)向公司或總 經(jīng)理的述職報(bào)告，專(zhuān)項(xiàng)工作匯報(bào)、簽呈及各項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)表等，分為定期 及

4、不定期的呈遞；B.須定期呈報(bào)有：生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、品質(zhì)分析報(bào)表、毛利預(yù)算表、財(cái) 務(wù)收支預(yù)算、采購(gòu)資金計(jì)劃表等；業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報(bào)表、銷(xiāo)售及費(fèi)用月計(jì)劃表及相關(guān)分析報(bào)告等； 財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、責(zé)任單位成本績(jī)效報(bào)告； 下級(jí)主管對(duì)上級(jí)主管的述職報(bào)告、工作報(bào)告。C.不定期呈報(bào)專(zhuān)項(xiàng)工作報(bào)告；具體事項(xiàng)呈報(bào)核準(zhǔn)。（4）會(huì)議記錄類(lèi)文書(shū)A.各類(lèi)會(huì)議由主持人指定人員做會(huì)議記錄，（副）總經(jīng)理主持召集 的會(huì)議原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄；B.對(duì)會(huì)議決議涉及具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會(huì)議記錄者形 成決議事項(xiàng)追蹤表，經(jīng)主持人指定專(zhuān)人進(jìn)行追蹤、確認(rèn)。（副）總 經(jīng)理主持會(huì)議的決議事項(xiàng)的追蹤、確認(rèn)，除

5、非總經(jīng)理另行指定，原則 上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)；C.對(duì)會(huì)議決議涉及一般事項(xiàng)的規(guī)定須傳達(dá)、通知、知會(huì)的，由會(huì)議記錄 者形成聯(lián)絡(luò)單，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，發(fā)放相關(guān)單位人員；D.重要會(huì)議的會(huì)議記錄，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會(huì)議記錄者復(fù) 印分發(fā)或傳閱與會(huì)人員或相關(guān)人員。（5）文件溝通途徑說(shuō)明A.審批、發(fā)布公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制定，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核， 總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；各單位部門(mén)內(nèi)部制度由部門(mén)在不與公司制度相抵觸的前提下 提出或組織制定，經(jīng)部門(mén)經(jīng)（副）理審核，總、經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā) 放；報(bào)批前須送（總）經(jīng)理室會(huì)審，確認(rèn)同公司相關(guān)制度無(wú)矛盾、 抵觸。發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門(mén)（單位）主管簽

6、章確認(rèn)并抄送（復(fù) ?。┥隙?jí)主管，須回復(fù)者須經(jīng)受文部門(mén)（單位）主管簽章確認(rèn)，并 抄送（復(fù)?。┢渖隙?jí)主管；對(duì)會(huì)議記錄類(lèi)的文書(shū)按本制度4.2.4.條款執(zhí)行；對(duì)須張榜公布的公告、任命、通知等文書(shū)發(fā)布前，由（總）經(jīng)理室 負(fù)責(zé)審稿，必要時(shí)，上呈總經(jīng)理審閱（核）方可；所有簽（呈）報(bào)告、報(bào)表均需層呈至上二級(jí)主管。B.發(fā)放記錄對(duì)傳閱的文件、文書(shū)，由發(fā)放部門(mén)要求傳閱對(duì)象在傳閱記錄 表簽章記錄；對(duì)正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門(mén)要求收件者在文件分發(fā)記錄表上簽收登錄;對(duì)聯(lián)絡(luò)單、決議事項(xiàng)追蹤表等的文書(shū)，必要時(shí)，發(fā)出部 門(mén)可要求收文者在文件分發(fā)記錄表簽收登錄，收文者不得拒簽， 拒簽者予以記過(guò)處分。C傳遞規(guī)定文件傳遞采用專(zhuān)門(mén)的

7、文件夾傳遞，文件夾外除有“X X部門(mén)專(zhuān) 用”字樣外，用不同顏色色標(biāo)區(qū)分文件性質(zhì)；“急件”使用紅色色標(biāo)，“密件”使用白色色標(biāo)，一般性呈閱 文件使用黃色色標(biāo)，部門(mén)間傳遞文件或部門(mén)內(nèi)傳閱文件采用綠色色 標(biāo)；收文者在接收來(lái)文后需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時(shí)限為1小時(shí)，其他文件為4小時(shí)； D文件存檔由(總)經(jīng)理室負(fù)責(zé)，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一 份。3.會(huì)議溝通(1)會(huì)議類(lèi)別A.例行性會(huì)議；B.臨時(shí)性會(huì)議。(2)例行性會(huì)議(3)臨時(shí)性會(huì)議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管依需要時(shí)動(dòng)議召集(4)會(huì)議管理A.例行性會(huì)議如有變更原則上應(yīng)提前半個(gè)工作日通知， 如無(wú)變更則不 另行通知；B.臨時(shí)性會(huì)議原則上應(yīng)至少提前1小時(shí)通知參加人員；C.會(huì)議參加者必須準(zhǔn)時(shí)出席并簽到，因故無(wú)法到會(huì)者，事先須向主持 人請(qǐng)假并取得許可，或派代理人出席（代理人應(yīng)向主持人報(bào)備），遲到、 早退者須向主持人報(bào)備，取得諒解及同意；D.會(huì)議應(yīng)事先明確主題，與會(huì)人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備（包括資料、數(shù)據(jù)）；E.主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)程，盡量在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議；F.會(huì)議決議的落實(shí)實(shí)施情況，應(yīng)作為下次會(huì)議議題之一。4.非正規(guī)場(chǎng)合、形式的溝通（1）由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負(fù)責(zé)定期的收集、呈遞總 經(jīng)理；（2）除工作接觸外，各級(jí)主管應(yīng)定期或不定期與下屬進(jìn)行交談溝通， 以增進(jìn)彼此了解，掌握各層次人員的動(dòng)態(tài)信息，幫