公司紅頭文件管理辦法

1、第一節(jié)總則第一條 公司文件，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工 作的重要工具。第二條 公司文件，實行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安 全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。1,各部門及各有關(guān)人員，對文件中涉及本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密， 不可隨便向他人泄露。2 .文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人 員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。保密文件由閱文 人妥善保管，詳見保密管理制度。第三條 文件機密等級，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容

2、確定。第四條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）打印、 發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第五條公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。 第六條草擬文件應(yīng)注意以下事項1,內(nèi)容要符合公司制度。3 .反映情況要客觀，實事求是。4 .文字要準確、精煉，條理清楚，層次分明，結(jié)構(gòu)緊密，用語規(guī)范。5 .人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。第七條 各負責人閱、批文件應(yīng)仔細認真，閱完后須簽名并注明日期，不得圈閱。 需要簽署具體意見的，要明確、具體。第八條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核 稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批

3、復(fù)件。第九條 收文由行政人事部統(tǒng)一負責。行政人事部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記, 然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由行政人事部收回歸檔。 第十條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十一條公司發(fā)文，一定要由行政人事部統(tǒng)一編號1 .以公司名義對外發(fā)文，一律 XXX字（XX年）X號；2 .公司總經(jīng)辦文，用總經(jīng)辦字（雙年）X號；3 .財務(wù)部發(fā)文，用財字（年）處號；4 .工程部發(fā)文，用工字（雙年）XX號；5 .技術(shù)部發(fā)文，用技字（年）號；6 .營運部發(fā)文，用營字（年）抄號；7 .人事行政部發(fā)文，用人行字（雙年）XX號；第十二條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要

4、、任免等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。第二節(jié)文件起草收發(fā)規(guī)定第十三條公司的文件由行政人事部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負責起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第十四條文件簽發(fā)后，送行政人事部（簽發(fā)的原件和電子版本件）統(tǒng)一由其排版、編號、打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章、 上傳、下發(fā)、流轉(zhuǎn)。第十五條文件和原稿，由行政人事部分類歸檔，保存?zhèn)洳椤５谑鶙l屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第十七條文件統(tǒng)一由行政人事部負責發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報

5、告報送結(jié)果。保密文件 由專人按核定的范圍報送。第十八條外來的文件由行政人事部專人負責簽收，并分類登記。由行政人事總監(jiān)提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部 門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。第十九條傳閱文件由行政人事部專人負責收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，行政人事部及時組織傳達和落實。第三節(jié)收文的管理第二十條文件的簽收1 .凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由公司行政人事部登記簽收。在簽收和拆封時，行政人事部人員均需注意檢查封口和郵戳。 對開口和郵票撕毀 函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2 .對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件

6、、文號、機要編號的四對口核定，并登記差錯文件的文號。第二十一條文件的編號保管1 .行政人事部對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記 編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng) 交行政人事部辦理正常手續(xù)。2 .本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交行政人事部進行登記編號 保管，不得個人保存。第二十二條文件的閱批與分轉(zhuǎn)1 .凡正式文件均需由行政人事總監(jiān)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政人事部 分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承 辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2 . 一般函、電

7、、單據(jù)等，由行政人事部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的 文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3 .為加速文件運轉(zhuǎn)，行政人事部應(yīng)在當天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如 關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情 況例外）。第二十三條文件的傳閱與催辦。1 .傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家或公 共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2 .閱讀文件應(yīng)抓緊時間，應(yīng)盡量當天閱完，閱批文件一般不得超過一天，閱后 應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo) 批示”、擬辦意見”，發(fā)文部門應(yīng)責成有關(guān)部門和人 員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理

8、有關(guān)事宜。3 .發(fā)文部門對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即 指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得 發(fā)文部門同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。4 .行政人事部有權(quán)督促發(fā)文部門催辦文件要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理的相關(guān)事宜，在 經(jīng)發(fā)文部門催辦無效的情況下，行政人事部有權(quán)直接催促承辦部門完成相關(guān)文件 要求、規(guī)定、指示、通知等第四節(jié)發(fā)文的管理第二十四條 發(fā)文的規(guī)定1 .全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在行政人事部，其他部門一律不得自行 向上、向下發(fā)送正式文件。2 .各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向行 政人事部提出

9、發(fā)文申請，并將文件底稿交行政人事部審核。3 .對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由總經(jīng)理批準 簽發(fā)。第二十五條 發(fā)文的范圍1 .凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議 紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2 .公司下發(fā)文件主要用于：(1) 公布公司規(guī)章制度；(2) 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；(3) 公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；(4) 公布全公司性的重大技術(shù)、經(jīng)營管理、會議紀要、生活福利等工作的決 定；(5) 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(6) 其他有關(guān)公司的重大事項。3 .公司上行文、外發(fā)文主要用于：(1) 對上級部門呈報工作計

10、劃、請示報告、處理決定；(2) 同關(guān)聯(lián)企業(yè)聯(lián)系有關(guān)公司重大技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、經(jīng)營管理等事宜。4 .在公司日常技術(shù)、經(jīng)營管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批 工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后, 由主管業(yè)務(wù)部門書面(工作聯(lián)系函)或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。5 .凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可 以部門名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。6 .各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函(應(yīng) 各自編號備查，同時交由行政人事部做項目資料備檔)不用公司名義發(fā)文。第五節(jié)文件種類與分類及特性第二十六條

11、文件種類及作用：1 .請示：請上級部門指示和批準，用 請示”。2 .報告：向上級部門匯報工作，反映情況，用 報告”。3 .指示：對下級部門布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用指示”。4 .布告、公告、通告：對全公司公布應(yīng)當遵守或周知的事項，用 布告”；向公司 外宣布重大事件，用公告”;在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事件，用逋告”。 5.批復(fù)：答復(fù)請示事項，用 批復(fù)”。6 .通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的文件或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用逋知”。7 .通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用通報”。8 .決定、決議：

12、對某些問題或者重大行動作出安排，用決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用 決議9 .函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準 等詢問和答復(fù)問題，用函”。10 .會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的， 用會議紀要”第二十七條文件的分類：1、文件分類及特性：(1)文件按傳遞對象分類，可分為：部門內(nèi)部文件、公司內(nèi)部文件及公司對外往來文件；(2)文件按性質(zhì)分類，可分為：協(xié)調(diào)性文件、指令性文件、回復(fù)性文件及通知性文件；(3)文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內(nèi)部員工閱讀文件、經(jīng)理級閱讀文件及總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理級閱讀文件；

13、(4)文件按回復(fù)時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；2、文件回復(fù)時效：對于緊急文件，收件人應(yīng)于12小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰100元；急件，收件人應(yīng)于24小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰50 元；普通件，收件人應(yīng) 于48小時內(nèi)給予回復(fù)，未見回復(fù)每次處罰 30元；且答 復(fù)時應(yīng)明確提供事務(wù)解決方法及完成時間；3、文件傳遞機制：指令性文件，全體收件人應(yīng)簽字確認，并認真學(xué)習，貫徹落實，所有下發(fā)的文件，部門要以最快的時間(12小時內(nèi))組織進行有效學(xué)習(特 殊情況除外)，并且要求參與人在下發(fā)學(xué)習文件上簽字確認已經(jīng)學(xué)習； 如經(jīng)行政人事部檢查沒有組織學(xué)習的部門負責人每次處罰100元；4、文件存檔辦法：

14、所有文件原件應(yīng)統(tǒng)一交由行政人事部保管，對于收發(fā)文件當 事人可留復(fù)印件隨時翻閱；5、文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供應(yīng)商名單、財務(wù)報表、 材料采購價格、預(yù)算報價等相關(guān)文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴 格設(shè)定閱讀權(quán)限，落實公司保密文件的相應(yīng)存檔制度。第六節(jié)文件的借閱和清退第二十八條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負責人簽字 確認，經(jīng)行政人事總監(jiān)同意后方可借閱。第二十九條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第三十條行政

15、人事部部對承辦的文件應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底 一小清，季末一中清、年終一總清)。發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任 者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第三十一條部門應(yīng)指定責任心強的員工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第七節(jié)文件的立卷與歸檔第三十二條文件的歸檔范圍1,凡下列文件統(tǒng)一由行政人事部負責歸檔：(1) 上級部門來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；(2) 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營管理工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；(3) 公司經(jīng)理辦公會、中層干部會以及各

16、種專題例會記錄；(4) 有保存價值的來信、來訪記錄及處理結(jié)果；(5) 參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報表言材料 等；(6) 上級部門領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上 級進行匯報的提綱和材料；(7) 反映本公司經(jīng)營管理活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制 品；(8) 公司日志和大事記；(9) 公司項目商務(wù)、工程合同、施工資料等；(10) 公司人事、行政檔案；(11)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負責立卷歸檔。第三十三條立卷要求1 .文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2 .立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、 材料的完整性。3 .要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的 文件材料，要及時立卷歸檔。4 .上年度形成的文件材料，要求在下年度 1月份以前整理完。在公司經(jīng)營管理