QR-237-AP培訓文檔模版

1、應付帳款管理系統(tǒng) 應付業(yè)務概述 供應商的管理 發(fā)票的管理 付款的管理 預付款的管理 員工費用報銷 創(chuàng)建日記帳分錄Oracle Oracle 應付帳款系統(tǒng)主要內(nèi)容應付帳款系統(tǒng)主要內(nèi)容財務選項財務選項應付選項應付選項供應商供應商供應商地點供應商地點發(fā)發(fā) 票票發(fā)票分配行發(fā)票分配行發(fā)票付款計劃行發(fā)票付款計劃行主要內(nèi)容：建立新供應商查詢供應商合并供應商 財務選項窗口財務選項窗口供應商供應商-應付款應付款供應商分錄供應商分錄 應付選項窗口應付選項窗口供應商區(qū)域供應商區(qū)域Oracle 應付供應商信息應付供應商信息信息信息 在供應商在供應商 在供應商在供應商 類型類型 處輸入處輸入 地點輸入地點輸入采購采購

2、Yes Yes應收應收 Yes No應付應付 Yes Yes控制控制 Yes Yes 銀行銀行 Yes Yes帳戶帳戶 No Yes稅稅 Yes Yes分類分類 Yes No通用通用 Yes No預扣稅預扣稅 Yes Yes地點地點 Yes No 財務選項財務選項應付選項應付選項供應商供應商供應商地點供應商地點發(fā)發(fā) 票票發(fā)票分配行發(fā)票分配行發(fā)票付款計劃行發(fā)票付款計劃行在供應商窗口設置一個新的供應商之前，要先確認系統(tǒng)中在供應商窗口設置一個新的供應商之前，要先確認系統(tǒng)中沒有該供應商存在沒有該供應商存在.提交以下報表以確認系統(tǒng)中沒有重復的供應商提交以下報表以確認系統(tǒng)中沒有重復的供應商: 供應商報表供

3、應商報表 供應商審計報表供應商審計報表 定期審核供應商定期審核供應商,以達到如下結(jié)果以達到如下結(jié)果:為了防止生成重復發(fā)票為了防止生成重復發(fā)票為了提高系統(tǒng)執(zhí)行速度為了提高系統(tǒng)執(zhí)行速度為了提供準確的供應商報表為了提供準確的供應商報表Q合并供應商s合并供應商時，發(fā)票和PO同時被更新。s更新所有發(fā)票或者僅僅是未過帳發(fā)票。s拷貝舊供應商地點給新供應商或者閑置舊地點。s系統(tǒng)自動提交報表來記錄合并信息。合并供應商 對于合并供應商記錄對于合并供應商記錄,Oracle應付不保留在線的審計痕跡應付不保留在線的審計痕跡 Oracle應付自動地打印采購訂單頁眉更新報表和供應商應付自動地打印采購訂單頁眉更新報表和供應商

4、合并報表合并報表 將這些報表作為審計線索將這些報表作為審計線索 財務選項窗口財務選項窗口供應商供應商-應付款應付款供應商分錄供應商分錄 應付選項窗口應付選項窗口供應商區(qū)域供應商區(qū)域Oracle 應付供應商報表應付供應商報表報表名報表名 說說 明明 供應商報表供應商報表 查看查看供應商、供應商地點和供應商聯(lián)系信息供應商、供應商地點和供應商聯(lián)系信息 供應商審計報表供應商審計報表 可以幫助查看潛在的名稱相似的重復供應商可以幫助查看潛在的名稱相似的重復供應商新供應商新供應商/新供應商新供應商 復核新供應商或新供應商地點復核新供應商或新供應商地點地點報表地點報表供應商付款歷史報表供應商付款歷史報表 查看

5、單個或一組供應商付款歷史查看單個或一組供應商付款歷史，包括無效，包括無效 付款付款 供應商已付發(fā)票供應商已付發(fā)票 查看單個或一組供應商付款歷史，包括折扣查看單個或一組供應商付款歷史，包括折扣歷史報表歷史報表 和部分付款和部分付款主要內(nèi)容： 發(fā)票處理流程、概念發(fā)票的輸入發(fā)票和PO匹配應用費用報表資產(chǎn)發(fā)票經(jīng)常性發(fā)票其他發(fā)票管理功能發(fā)票會計分錄 發(fā)票類型 發(fā)票總帳日期 發(fā)票稅金 發(fā)票分布集有關發(fā)票的幾個概念類型 描 述標準發(fā)票 是指由于采購貨物或接受勞務從供應商處取得的發(fā)票（標準發(fā)票 既可以和訂單匹 配 ，也可以不匹配）貸項通知單 指對于已開發(fā)票的貨物或勞務而從供應商處取得的紅沖發(fā)票借項通知單 對于

6、已開具的發(fā)票供應商未開紅沖發(fā)票，而由自已錄入的紅沖發(fā)票費用報表 指對于雇員發(fā)生的相關費用的而開具的發(fā)票PO缺省 和采購訂單匹配的發(fā)票。（輸入PO號碼后， Oracle應付自動地提 供供應商信息。預付 支付給供應商或雇員的作為預付款的一種發(fā)票（視為發(fā)票）快速匹配 和采購訂單匹配的發(fā)票。（輸入PO號碼， Oracle應付自動地 提供供應商信息并且和采購定單的每一個裝運行匹配）混合發(fā)票 既可以和采購訂單又可以和發(fā)票匹配的發(fā)票（既可以輸入正數(shù)， 也可以輸入負數(shù)）。應付選項應付選項(總帳日期總帳日期)發(fā)票發(fā)票發(fā)票日期、發(fā)票日期、 系統(tǒng)日期、系統(tǒng)日期、 或或收到發(fā)票日期收到發(fā)票日期總帳日期總帳日期主要內(nèi)容

7、： 設置系統(tǒng)選項 -請求輸入稅名稱（YES/NO） -稅收自動計算 （YES/NO）設置稅名稱 -稅類型 -稅名稱 -稅率 -稅核算會計科目發(fā)票稅金稅收類型稅收類型 稅稅 名名 稅稅 率率發(fā)票分布集利用發(fā)票分布集可以快速建立發(fā)票分配行。 分布集行 50 012003000 50 031402600 分布集行 0 011003000 0 022002600 0 032004000 發(fā)票分布行 0 011003000 0 012002600 0 022004000 發(fā)票分布行 50 012003000 50 031402600完整分布集架構(gòu)分布集或供應商指定分布集給供應商發(fā)票1000完整分布集架構(gòu)

8、分布集只有會計科目信息，沒有具體的金額分配比例有會計科目信息和具體的金額分配比例發(fā)票批發(fā)票批發(fā)票發(fā)票 (工作臺工作臺)發(fā)票查詢發(fā)票查詢付款批付款批付款付款(工作臺工作臺) 付款查詢付款查詢付款付款發(fā)票發(fā)票批名批名 : JS03041998 日期日期: 03/04/98控制發(fā)票數(shù)量控制發(fā)票數(shù)量: 20控制發(fā)票總額控制發(fā)票總額l: $2,600.78實際發(fā)票數(shù)量實際發(fā)票數(shù)量: 19實際發(fā)票總額實際發(fā)票總額l: $2,200.78計數(shù)差額計數(shù)差額: 1合計差額合計差額 : $ 400.00輸入人輸入人: John SmithEntry Time (elapsed): 15 minutesNotes:

9、 Invoice #300941 for supplier ABC Corporation was a duplicate. 明細信息明細信息缺省信息缺省信息 基本信息基本信息供應商信息供應商信息發(fā)票信息發(fā)票信息付款計劃行付款計劃行發(fā)票分配行發(fā)票分配行財務選項財務選項應付選項應付選項供應商供應商供應商地點供應商地點發(fā)發(fā) 票票發(fā)票分配行發(fā)票分配行發(fā)票付款計劃行發(fā)票付款計劃行 類 型 描 述 項目記錄向供應商購物或勞務收費金額 稅記錄購買商品或勞務而產(chǎn)生的稅額 運費 記錄供應商的運輸費用 雜項費用記錄一張發(fā)票的各項雜項費用 您可以使用以下幾種方式記錄運輸費用您可以使用以下幾種方式記錄運輸費用: 自

10、動創(chuàng)建運費分配自動創(chuàng)建運費分配 在發(fā)票分配在發(fā)票分配行行按比例分配運費按比例分配運費 手工輸入運費分配行手工輸入運費分配行 匹配設置選項匹配設置選項二維匹配三維匹配四維匹配 發(fā) 票數(shù)量 4價格 150.00 訂 單數(shù)量 4價格 150.00二維匹配 訂 單數(shù)量 3價格 150.00 接 收數(shù)量 3價格 150.00三維匹配 發(fā) 票數(shù)量 3價格 150.00 訂 單數(shù)量 2價格 150.00 接 受數(shù)量 2價格 150.00四重匹配 發(fā) 票數(shù)量 2價格 150.00 接 收數(shù)量 2價格 150.00詳細內(nèi)容詳細內(nèi)容頁眉頁眉項目行項目行項目行項目行項目行項目行裝運行裝運行裝運行裝運行 采購信息采購

11、信息 供應商信息供應商信息裝運行裝運行分配行分配行分配行分配行分配行分配行保存發(fā)票保存發(fā)票選擇匹配選擇匹配輸入供應商信息輸入供應商信息輸入發(fā)票日期、編號、和金額輸入發(fā)票日期、編號、和金額完成完成完成完成完成完成 如果匹配采購分配如果匹配采購分配, 選擇分配和輸入分配數(shù)量或匹配金額選擇分配和輸入分配數(shù)量或匹配金額輸入發(fā)票數(shù)量和匹配金額輸入發(fā)票數(shù)量和匹配金額輸入附加發(fā)票頭信息輸入附加發(fā)票頭信息 輸入采購定單編號輸入采購定單編號選擇采購定單選擇采購定單選項選項 A 標準發(fā)票、標準發(fā)票、 費用報表、混合發(fā)票費用報表、混合發(fā)票選項選項 B采購定單缺省采購定單缺省選項選項 C快速匹配快速匹配固固定定資資產(chǎn)

12、產(chǎn)發(fā)發(fā)票票處處理理流流程程開始輸入固定資產(chǎn)發(fā)票成 批 增 加準備（添加，拆分調(diào)整，合并清理過入固定資產(chǎn)固 定 資 產(chǎn) 模 塊資產(chǎn)發(fā)票資產(chǎn)標識發(fā)票批準、過帳您可以為可能收不到發(fā)票的定期業(yè)務費用（如租金）您可以為可能收不到發(fā)票的定期業(yè)務費用（如租金）輸入發(fā)票輸入發(fā)票.輸入經(jīng)常性發(fā)票輸入經(jīng)常性發(fā)票: 定義特殊會計日歷定義特殊會計日歷定義經(jīng)常性發(fā)票模板定義經(jīng)常性發(fā)票模板 生成基于模板的發(fā)票生成基于模板的發(fā)票通過經(jīng)常性發(fā)票模板，您可以通過經(jīng)常性發(fā)票模板，您可以: 指定指定經(jīng)常性發(fā)票生成的時間間隔經(jīng)常性發(fā)票生成的時間間隔. 創(chuàng)建最多兩個非標準金額的一次性特殊發(fā)票額創(chuàng)建最多兩個非標準金額的一次性特殊發(fā)票額,

13、 例如定金或飄例如定金或飄浮式付款，浮式付款， 定義隨著期間按固定百分比增加或減少的經(jīng)常性發(fā)票定義隨著期間按固定百分比增加或減少的經(jīng)常性發(fā)票帳戶掛起原因帳戶掛起原因 No資金掛起原因資金掛起原因 Mixed信息不足信息不足 No發(fā)票掛起原因發(fā)票掛起原因 Yes匹配掛起原因匹配掛起原因 Mixed期間掛起原因期間掛起原因 No采購請求掛起原因采購請求掛起原因 No差異掛起原因差異掛起原因 Mixed 預先定義預先定義 用戶定義用戶定義手工釋放手工釋放 掛起類型掛起類型 帳戶釋放原因帳戶釋放原因 資金釋放原因資金釋放原因 足夠信息足夠信息 發(fā)票釋放原因發(fā)票釋放原因 匹配釋放原因匹配釋放原因 期間釋

14、放原因期間釋放原因 差異釋放原因差異釋放原因 掛起快速釋放原因掛起快速釋放原因發(fā)票快速釋放原因發(fā)票快速釋放原因 釋放類型釋放類型 系系 統(tǒng)統(tǒng) 用戶定義用戶定義 設設 定定 帳戶掛起原因帳戶掛起原因 No資金掛起原因資金掛起原因 Mixed信息不足信息不足 No發(fā)票掛起原因發(fā)票掛起原因 Yes匹配掛起原因匹配掛起原因 Mixed期間掛起原因期間掛起原因 No采購請求掛起原因采購請求掛起原因 No差異掛起原因差異掛起原因 Mixed 系統(tǒng)設置系統(tǒng)設置用戶定義用戶定義 手工釋放手工釋放 掛起類型掛起類型 借借 方方 資產(chǎn)或費用 貸貸 方方 負 債1，和PO匹配2，使用發(fā)票分布集3，手工輸入1，財務級

15、缺省2，供應商級缺省3，供應商地點級缺省4，發(fā)票級缺省生成方法生成方法發(fā)票會計分錄發(fā)票會計分錄利用選擇或缺省值來自動生成發(fā)票會計分錄利用選擇或缺省值來自動生成發(fā)票會計分錄 主要內(nèi)容主要內(nèi)容 ： 付款概覽付款概覽 手工支付、執(zhí)行付款批手工支付、執(zhí)行付款批 預付款管理預付款管理 執(zhí)行停止、無效付款執(zhí)行停止、無效付款 設置現(xiàn)金控制設置現(xiàn)金控制主要內(nèi)容： 銀行名稱 分行名稱 銀行帳戶 會計信息 付款單據(jù)支付方式支票Clearing電子資金轉(zhuǎn)帳 電匯手工遠期付款定 義遠期付款給供應商的付款票據(jù)公司內(nèi)部主體間付款，不用產(chǎn)生付款文檔要求銀行在指定未來日期付款的支付單據(jù)通過電子傳遞付款至供應商銀行聯(lián)系銀行將資

16、金要求通過電匯付款至供應商銀行供應商指定要求銀行在將來指定未來日期付款的支付單據(jù)發(fā)票批發(fā)票批發(fā)票發(fā)票 (工作臺工作臺)發(fā)票查詢發(fā)票查詢付款批付款批付款付款(工作臺工作臺) 付款查詢付款查詢付付 款款發(fā)發(fā) 票票手工付款是在系統(tǒng)外部創(chuàng)建付款，如以下兩種手工付款手工付款是在系統(tǒng)外部創(chuàng)建付款，如以下兩種手工付款方式方式: 支票支票 電匯電匯選擇發(fā)票選擇發(fā)票-(建立付款建立付款)格式化付款格式化付款確定付款確定付款打印支票打印支票 預付款輸入預付款輸入 確定預付款何時應用確定預付款何時應用 輸入預付款分配信息輸入預付款分配信息 審批、支付預付款審批、支付預付款 使用發(fā)票去核銷或取消核銷預付款使用發(fā)票去核

17、銷或取消核銷預付款 應用費用報表核銷預付款應用費用報表核銷預付款 使用預付款狀態(tài)報表去檢查未核銷預付款明細使用預付款狀態(tài)報表去檢查未核銷預付款明細. 復核供應商的未核銷預付款以及未付或部分支付發(fā)票復核供應商的未核銷預付款以及未付或部分支付發(fā)票. 提交該預付款狀態(tài)報表僅得到未核銷預付款列表明細及余提交該預付款狀態(tài)報表僅得到未核銷預付款列表明細及余額額 使用供應商類型、唯一供應商、日期范圍去提交該報表使用供應商類型、唯一供應商、日期范圍去提交該報表. 輸入一將來結(jié)算日期輸入一將來結(jié)算日期. 將預付款掛起以防止付款將預付款掛起以防止付款. 將預付款已計劃付款掛起將預付款已計劃付款掛起. 在發(fā)票工作臺

18、取消預付款在發(fā)票工作臺取消預付款. 如果預付款已被支付，則只有當取消付款后才能取消預如果預付款已被支付，則只有當取消付款后才能取消預付款付款. 除非預付款從未被核銷，否則對應的付款是不允許被取除非預付款從未被核銷，否則對應的付款是不允許被取消的消的. 在發(fā)票界面查看預付款取消信息在發(fā)票界面查看預付款取消信息.在付款界面停止付款在付款界面停止付款付款文檔被占用付款文檔被占用?付款文檔付款文檔已被記錄？已被記錄？在設置銀行界面撤消在設置銀行界面撤消未使用單據(jù)未使用單據(jù)在付款窗口取消付款在付款窗口取消付款 設置設置 Oracle 財務系統(tǒng)選項付款缺省值財務系統(tǒng)選項付款缺省值. 設置設置 Oracle

19、 應付系統(tǒng)選項付款默認值應付系統(tǒng)選項付款默認值. 設置設置 Oracle 應付供應商缺省值應付供應商缺省值. 設置銀行和銀行帳戶設置銀行和銀行帳戶. 定義付款組定義付款組. 定義付款期限定義付款期限. 設置將來日期付款設置將來日期付款. 設置設置Oracle 應付與應付與 Oracle 現(xiàn)金管理集成現(xiàn)金管理集成.利用選擇或缺省值來自動生成付款會計分錄 借借 方方 負 債發(fā)票負債科目生成方法 貸貸 方方 現(xiàn) 金 獲得折扣系統(tǒng)級設定科目銀行會計科目生成方法生成方法主要內(nèi)容：主要內(nèi)容： 報表、報告集報表、報告集 完成完成AP會計周期會計周期 報表請求集報表是特定 Oracle 應用產(chǎn)品信息的有組織的文稿. 你可