論展會(huì)籌備過程中的風(fēng)險(xiǎn)管理

1、論展會(huì)籌備過程中的風(fēng)險(xiǎn)管理摘要：隨著中國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展， 目前在我國舉行的大型展會(huì)、 國際展會(huì)不斷增多，參加展會(huì)的人數(shù)和涉及的經(jīng)濟(jì)單位也在增加， 因而存在的風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)增大。然而展會(huì)又是一種復(fù)雜且多變的活動(dòng)，包含展會(huì)的籌備、組織、布展和撤展等多個(gè)方面，但在這些諸多方面中，展會(huì)的籌備過程無疑是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，是決定整場展會(huì)舉辦成功與否的關(guān)鍵。關(guān)鍵詞：展會(huì)籌備；風(fēng)險(xiǎn)分析；風(fēng)險(xiǎn)管理一、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的定義、特征項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目管理人員對可能導(dǎo)致?lián)p失的項(xiàng)目不確定性進(jìn)行預(yù)測、 識(shí)別、分析、評(píng)估和有效地處置， 以最低成本為項(xiàng)目的順利完成提供最大安全保障的科學(xué)管理方法。 不同的風(fēng)險(xiǎn)可能只存在于項(xiàng)目的某一階

2、段， 因此風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)者也只在特定的時(shí)間內(nèi)才承擔(dān)這些風(fēng)險(xiǎn)。 由于項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是用來減輕或預(yù)測未來可能出現(xiàn)的問題， 其真正價(jià)值只有在未來才能體現(xiàn)出來， 有可能用于風(fēng)險(xiǎn)管理的投入在將來會(huì)抵消甚至多于風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估要隨著項(xiàng)目進(jìn)度的變化而變化。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是一種非常有效的管理系統(tǒng)， 運(yùn)用項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，對展會(huì)籌備工作進(jìn)行計(jì)劃與控制， 可將過程化繁為簡， 降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。 風(fēng)險(xiǎn)管理分為六個(gè)階段：風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。二、展會(huì)籌備過程的風(fēng)險(xiǎn)分析（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)的特征（1）發(fā)生概率低，一旦發(fā)生危害極大展會(huì)籌備過程中風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性極低， 一旦發(fā)

3、生損失極大。 若籌備期間正值流感嚴(yán)重期， 大面積的集聚將不會(huì)被允許， 因此必然使準(zhǔn)備工作推后， 這會(huì)帶來極大的經(jīng)濟(jì)損失。所以，在每一次展會(huì)的籌備期間，如何控制風(fēng)險(xiǎn)，減小風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，將是各主辦單位面臨的重大課題。（2）情況復(fù)雜，有效控制難由于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的不確定性， 很難準(zhǔn)確預(yù)測何時(shí)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)、 發(fā)生何種風(fēng)險(xiǎn)、 發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的危害性，從而想要及時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)就更加困難。（二）風(fēng)險(xiǎn)分析 SWOT方法SWOT分析法的基準(zhǔn)點(diǎn)是對內(nèi)部環(huán)境之優(yōu)劣的分析，在了解自身特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，判明外部的機(jī)會(huì)和威脅， 然后對環(huán)境作出準(zhǔn)確的判斷， 繼而制定發(fā)展的戰(zhàn)略和策略，借用到展會(huì)風(fēng)險(xiǎn)管理中進(jìn)行項(xiàng)目戰(zhàn)略決策和系統(tǒng)分析。表一 V 區(qū)

4、是內(nèi)部優(yōu)勢與外部機(jī)會(huì)是最理想的匹配， 存在的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)較小， 可通過兩種方式強(qiáng)化組織內(nèi)部的優(yōu)勢： 一是通過找出最佳的資源組合來獲得競爭優(yōu)勢；二是通過提供資源來強(qiáng)化、 擴(kuò)展已有的競爭優(yōu)勢。 如某主辦方已經(jīng)打造出品牌展會(huì)，并且某一時(shí)期社會(huì)所關(guān)注的問題也跟品牌展會(huì)的主題相契合， 那么選擇主題風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率將很小。區(qū)是外部機(jī)會(huì)與內(nèi)部劣勢相匹配， 可通過兩種方式權(quán)衡對機(jī)會(huì)的取舍： 一是加強(qiáng)投資， 將劣勢轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢開拓機(jī)會(huì)； 二是放棄機(jī)會(huì)給對手。 如主題選擇為某一時(shí)期的熱點(diǎn)話題， 但主辦方本身沒有足夠的人才籌備展會(huì)， 那么可以在籌備時(shí)招聘所需人才，將劣勢轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢，否則放棄籌備展會(huì)。區(qū)是內(nèi)部優(yōu)勢與外部威脅相

5、匹配， 可有以下兩種選擇： 一是通過重新構(gòu)建組織資源獲得竟?fàn)巸?yōu)勢， 將威脅轉(zhuǎn)為機(jī)會(huì)； 二是采取防守戰(zhàn)略， 抓住其它象限中有前景的機(jī)會(huì)。 如某主辦方擁有品牌展會(huì)， 但正巧同一時(shí)期舉辦此展會(huì)的單位非常多，那么則可放棄此主題，選擇另外一個(gè)緊貼社會(huì)、新穎的主題。區(qū)是與外部威脅與內(nèi)部劣勢相匹配， 是最糟糕的匹配， 存在的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)最大，也存在以下兩種選擇：一是主動(dòng)進(jìn)取，爭取領(lǐng)先；二是主動(dòng)放棄。三、展會(huì)籌備過程的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施（一）制定完善的展會(huì)籌備方案完善的展會(huì)籌備方案， 是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的最佳措施。 展會(huì)主題確定后， 策劃人員就應(yīng)開始制定展會(huì)的籌備方案， 做好展前的各項(xiàng)組織和準(zhǔn)備工作， 使籌備工作按計(jì)劃進(jìn)行，對

6、每一個(gè)小細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃和描述，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。（二）減輕風(fēng)險(xiǎn)主要是為了降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減少后果的不利影響。 一個(gè)好的展會(huì)主題是展會(huì)成功舉辦的關(guān)鍵要素， 因此，在選擇展會(huì)主題時(shí)應(yīng)遵循創(chuàng)新型原則， 創(chuàng)造性的思維， 是整場展會(huì)創(chuàng)造性的基礎(chǔ)， 沒有創(chuàng)造性的思維， 展會(huì)的創(chuàng)造性也就無從談起；同時(shí)也要考慮時(shí)代因素， 一場展會(huì)的主題應(yīng)盡量選擇社會(huì)所關(guān)注的熱點(diǎn)；最后也是極為重要的就是市場因素，選擇的主題應(yīng)能夠吸引大量的參會(huì)者，并且具有獨(dú)特性； 為降低籌備過程中的社會(huì)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)， 政府應(yīng)明確自己的產(chǎn)業(yè)政策及法律法規(guī)， 同時(shí)不應(yīng)直接或間接地參加展會(huì)的組織工作， 以免產(chǎn)生展會(huì)壟斷假象形成政府壟斷而非市場壟斷，

7、 挫傷社會(huì)力量舉辦會(huì)議的積極性， 同時(shí)可能掩蓋會(huì)展產(chǎn)業(yè)的真正需求。 （三）轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的目的不是降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和不利后果的大小， 而是借用合同或協(xié)議，在風(fēng)險(xiǎn)事故一旦發(fā)生時(shí)將損失的一部分轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目以外的第三方身上。采用這種策略所付出的代價(jià)大小取決于風(fēng)險(xiǎn)大小。展會(huì)的主題及策劃需要專業(yè)的管理人員來完成，但正像律師、 設(shè)計(jì)師等職業(yè)一樣， 展會(huì)策劃人員的活動(dòng)過程中也包含著風(fēng)險(xiǎn)， 他們工作中的失誤， 會(huì)給參會(huì)者及其他相關(guān)方帶來經(jīng)濟(jì)損失。因此，展前融資今后將越來越普遍。然而，融資的信用風(fēng)險(xiǎn)也是客觀存在的，特別是今后展會(huì)的數(shù)量越來越多、舉辦展會(huì)的單位越復(fù)雜， 則展前融資的信用風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)越凸現(xiàn)。 所以，開辦展前融資信用保險(xiǎn)， 將能為會(huì)展業(yè)的可持續(xù)發(fā)展再助一臂之力。一場展會(huì)舉辦的成功與否， 很大程度上取決于展會(huì)籌備過程中組織者的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。因此，展會(huì)組織者，一定要重視風(fēng)險(xiǎn)管理， 運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行管理，減小威脅發(fā)生的可能性， 使整場展會(huì)在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)， 也能創(chuàng)造良好的社會(huì)效益。