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1、文件存檔方法1、分類(lèi)各部門(mén)在做好平時(shí)文書(shū)材料收集、分類(lèi)工作的基礎(chǔ)上,將屬于歸檔范圍的文書(shū)材料按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi):(1)分年度:將文書(shū)材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。(2)分類(lèi)別:將文書(shū)材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。 2、編目(1)卷內(nèi)文書(shū)材料排列卷內(nèi)文書(shū)材料排列前,要對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊,對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件要折疊理齊。排列時(shí),根據(jù)文書(shū)材料的形成時(shí)間和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí),批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后。(2)編頁(yè)號(hào)卷內(nèi)文書(shū)材料排列完畢后,要在文書(shū)材料中有字跡和圖表的頁(yè)面,一頁(yè)編一個(gè)號(hào),即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置,正面在右上角,反面在左上角。(
2、3)編卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)首頁(yè)為文件目錄表,以便查詢(xún)相關(guān)文件卷內(nèi)文件目錄的式樣如圖所示:卷內(nèi)文件目錄序號(hào)文號(hào)題名日期份數(shù)備注115-1學(xué)生申訴制度實(shí)施辦法2009.91215-2信封投訴案件處理通知書(shū)2009.11134填寫(xiě)方法是:序號(hào):卷內(nèi)文書(shū)材料依其排列先后填寫(xiě)序號(hào),其卷內(nèi)文書(shū)材料的件號(hào)應(yīng)與序號(hào)一致。文號(hào):填寫(xiě)卷內(nèi)文書(shū)材料上標(biāo)注的發(fā)文字號(hào)。題名:即文件標(biāo)題,一般照實(shí)抄錄。日期:填寫(xiě)形成文書(shū)材料的年、月、日。份數(shù):卷內(nèi)每份文書(shū)材料的保存份。備注:對(duì)卷內(nèi)文書(shū)材料作必要說(shuō)明。 (4)編制卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表的式樣如圖所示:卷內(nèi)備考表本卷情況說(shuō)明:立卷人:
3、 立卷時(shí)間:填寫(xiě)方法是:本卷情況說(shuō)明:填寫(xiě)卷內(nèi)文書(shū)材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名、標(biāo)注時(shí)間。立卷人:完成立卷后,由責(zé)任立卷者簽名。立卷時(shí)間:填寫(xiě)立卷完成時(shí)間。(5)填寫(xiě)檔案盒封面填寫(xiě)方法是:檔號(hào):各處室根據(jù)現(xiàn)有文件自行編號(hào)。檔案館(室)號(hào):各部門(mén)的檔案在整個(gè)學(xué)院的編排序號(hào)。縮微號(hào):一般不填。案卷題名:準(zhǔn)確概括本卷文書(shū)材料主要內(nèi)容和文種。標(biāo)示主要內(nèi)容時(shí),要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明;文種即卷內(nèi)文書(shū)材料的名稱(chēng)。編制單位:制作本檔案部門(mén)的全稱(chēng)。編制時(shí)間:填寫(xiě)卷內(nèi)最早一份和最遲一份文書(shū)材料的形成日期。保管期限:長(zhǎng)期。密級(jí):(7)填寫(xiě)檔案盒書(shū)脊填寫(xiě)方法是:為了使字體清晰,便于查找,加強(qiáng)統(tǒng)一性,書(shū)脊的所有填寫(xiě)字樣一律為打印,不得手寫(xiě)。檔號(hào):各處室根據(jù)現(xiàn)有文件自行編號(hào),要與檔案盒封皮的檔號(hào)、卷內(nèi)文件目錄的編號(hào)相一致。(打印字體為黑體,小一)案卷題名:標(biāo)示主要內(nèi)容時(shí),
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