文件存檔方法

1、文件存檔方法1、分類(lèi)各部門(mén)在做好平時(shí)文書(shū)材料收集、分類(lèi)工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書(shū)材料按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)：（1）分年度：將文書(shū)材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。（2）分類(lèi)別：將文書(shū)材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。 2、編目（1）卷內(nèi)文書(shū)材料排列卷內(nèi)文書(shū)材料排列前，要對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件要折疊理齊。排列時(shí)，根據(jù)文書(shū)材料的形成時(shí)間和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后。（2）編頁(yè)號(hào)卷內(nèi)文書(shū)材料排列完畢后，要在文書(shū)材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，正面在右上角，反面在左上角。（

2、3）編卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)首頁(yè)為文件目錄表，以便查詢(xún)相關(guān)文件卷內(nèi)文件目錄的式樣如圖所示：卷內(nèi)文件目錄序號(hào)文號(hào)題名日期份數(shù)備注115-1學(xué)生申訴制度實(shí)施辦法2009.91215-2信封投訴案件處理通知書(shū)2009.11134填寫(xiě)方法是：序號(hào)：卷內(nèi)文書(shū)材料依其排列先后填寫(xiě)序號(hào),其卷內(nèi)文書(shū)材料的件號(hào)應(yīng)與序號(hào)一致。文號(hào)：填寫(xiě)卷內(nèi)文書(shū)材料上標(biāo)注的發(fā)文字號(hào)。題名：即文件標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄。日期：填寫(xiě)形成文書(shū)材料的年、月、日。份數(shù)：卷內(nèi)每份文書(shū)材料的保存份。備注：對(duì)卷內(nèi)文書(shū)材料作必要說(shuō)明。 （4）編制卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表的式樣如圖所示:卷內(nèi)備考表本卷情況說(shuō)明：立卷人：   

3、          立卷時(shí)間：填寫(xiě)方法是：本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文書(shū)材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名、標(biāo)注時(shí)間。立卷人：完成立卷后，由責(zé)任立卷者簽名。立卷時(shí)間：填寫(xiě)立卷完成時(shí)間。（5）填寫(xiě)檔案盒封面填寫(xiě)方法是：檔號(hào)：各處室根據(jù)現(xiàn)有文件自行編號(hào)。檔案館（室）號(hào)：各部門(mén)的檔案在整個(gè)學(xué)院的編排序號(hào)。縮微號(hào)：一般不填。案卷題名：準(zhǔn)確概括本卷文書(shū)材料主要內(nèi)容和文種。標(biāo)示主要內(nèi)容時(shí)，要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明；文種即卷內(nèi)文書(shū)材料的名稱(chēng)。編制單位：制作本檔案部門(mén)的全稱(chēng)。編制時(shí)間：填寫(xiě)卷內(nèi)最早一份和最遲一份文書(shū)材料的形成日期。保管期限：長(zhǎng)期。密級(jí)：（7）填寫(xiě)檔案盒書(shū)脊填寫(xiě)方法是：為了使字體清晰，便于查找，加強(qiáng)統(tǒng)一性，書(shū)脊的所有填寫(xiě)字樣一律為打印，不得手寫(xiě)。檔號(hào)：各處室根據(jù)現(xiàn)有文件自行編號(hào)，要與檔案盒封皮的檔號(hào)、卷內(nèi)文件目錄的編號(hào)相一致。（打印字體為黑體，小一）案卷題名：標(biāo)示主要內(nèi)容時(shí)，