辦公室管理條例

1、辦公室管理條例第一章總則第一條 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求， 規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。第二章細(xì)則第二條服務(wù)規(guī)范：1 .儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方；2 .微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注釋對 方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方；3 .用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩；4 .現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時 問）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待；5 .電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接 聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話 時間

2、太長。第三條辦公秩序1 .工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、用崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保 辦公環(huán)境的安靜有序。2 .職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時間 一般不應(yīng)超過三分鐘（特殊情況除外）。3 .職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的 衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。4 .各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公 室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。5 .發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時， 員工應(yīng)立即向辦公室報修，以便及時解決問題。

3、第三章責(zé)任本制度的檢查、監(jiān)督部門為 公司辦公室共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人員，將 給予50-100元的扣薪處理。二、辦公室物資管理條例第一章總則為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī) 定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。第二章物資分類1 .公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。2 .低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等3 .管制品：訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等4 .個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物 資；第三章物資領(lǐng)用管理1 .公司根據(jù)物資分類，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式：2 .低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽

4、字領(lǐng)用3 .管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用4 .貴重物品：根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用5 .實物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn) 狀第四章公司物資借用1 .凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認(rèn)可2 .借用物資超時未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還3 .借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償?shù)谖逭赂絼t1 .新進(jìn)人員到職時有管理部門通知，向辦公室領(lǐng)用辦公物品；人員離職 時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)辦公室認(rèn)可的，其它部門不得 為其辦理離職手續(xù)。2 .辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。3 .本辦法由人事部解釋、補(bǔ)充、

5、修改時亦同，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。三、傳真使用管理辦法（一）、總則：為加強(qiáng)公司傳真使用管理，特制定本辦法。（二卜使用范圍1 .本辦法適用于公司使用傳真機(jī)的各種情況。2 .使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。（三卜傳真的接收管理1 .傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)，由收發(fā)員統(tǒng)一接收。2 .傳真件接收后，填寫收件登記簿，并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公 司事務(wù)的原件在行政部留存，業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。3 .公司傳真機(jī)應(yīng)隨時處地開機(jī)接由狀態(tài)。(四卜傳真的發(fā)送管理1 .各部門和人員發(fā)送傳真，由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送；重要文件可由當(dāng)事人親自 發(fā)送。2 .傳真發(fā)送，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫發(fā)文登記簿表，并及時發(fā)送出去；因

6、故 不能發(fā)送，應(yīng)及時通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。3 .傳真原件留存行政部。(五)、附則傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)。四、公司值班管理條例一、總則：為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特制定本制度。二、管理體制1 .員工值日：公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司或部門值日制度；2 .部門主管值班：公司依據(jù)自身情況，設(shè)立公司部門主管值班制度。三、管理要點和內(nèi)容(1) .員工值日。1 .目的：維護(hù)公司日常工作秩序，及時聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù)；2 .一般以工作時間為責(zé)任時間；3 .值班要點：1) .巡察辦公場所保潔情況；2) .電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送；3) .領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。(2) .部門主管值班1

7、 .目的：以公司業(yè)務(wù)工作為主；2 .一股以下班時間或節(jié)假日為值班時間；3 .值班要點：1) .接待下班后來客；2) .處理未完成工作；3) .處置下班后的突發(fā)、緊急事件；4) .值班人員接打值班電話，應(yīng)記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容；5) .值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容，提出處理意6),值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫值班日志。四.值班規(guī)定1 .遵守值班紀(jì)律，按時交接班，有事須先請假，以便安排臨時代替人員；2,值班時堅守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡；3.在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強(qiáng)對重點部位的監(jiān)管；4,接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善于鑒別來

8、人意圖， 要守口如瓶，不能隨便亂說；5 .值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動行蹤，遇到緊急情況即能取得聯(lián)系，須將公 安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機(jī)、出租車的地 址、電話、路線等信息置于明顯處，以備應(yīng)急需要；6 .遇到緊急事件，首先要冷靜，敢于負(fù)責(zé)，一方面大膽采取應(yīng)急措施，以 免貽誤；另一方面及時匯報主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門報警。五,接聽值班電話應(yīng)注意：1.禮貌相待：不論打進(jìn)、接入，應(yīng)主動通報公司名稱、職務(wù)、姓名，如對 方未通報，應(yīng)客氣詢問清楚；2,使用語言文明，切忌粗聲粗氣；3.對重要或較長的電話內(nèi)容，可請對方復(fù)述一遍；4,對要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話，首先問清對方的單位名稱、職務(wù)、姓名，然 后婉轉(zhuǎn)回答 請您稍等，我給您找一下”之類的話再處置；5,對打聽事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答；6.除緊爭情況隨時報告外，一般將若干電話內(nèi)容集中到一起，有條理地予 以報告；7,加大節(jié)