工程建設(shè)檔案資料管理工作探討

1、工程建設(shè)檔案（資料）管理工作探討湖南省火電建設(shè)公司 李 萍 【摘 要】建設(shè)工程檔案既是建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄，也是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，同時(shí)也為項(xiàng)目的改擴(kuò)建、維修、管理提供真實(shí)、可靠的技術(shù)支持。本文以工程建設(shè)檔案管理為主線(xiàn)，從收集、整理、歸檔、移交和保管利用等環(huán)節(jié)上全面闡述了工程建設(shè)檔案管理工作的要點(diǎn)與業(yè)務(wù)技巧，指出了工程建設(shè)檔案管理中應(yīng)注意的問(wèn)題以及應(yīng)采取的措施?！娟P(guān)鍵詞】建設(shè)工程；檔案；管理  建設(shè)工程文件材料是按照一定的原則、要求與方法，伴隨著項(xiàng)目工程的不同階段逐步形成的。由于工程建設(shè)中施工記錄的不可還原性，決定了必須把工程資料管理作為控制工程質(zhì)量

2、的一種手段, 它不僅僅是保證工程質(zhì)量的重要技術(shù)措施, 同時(shí)也是反映工程質(zhì)量的重要載體，并貫徹于工程建設(shè)的全過(guò)程，因此科學(xué)、規(guī)范的管理建設(shè)工程資料, 可以有效地確保工程施工安全, 提高工程質(zhì)量。1收集工作1.1堅(jiān)持與工程建設(shè)項(xiàng)目施工同步收集的原則目前工程建設(shè)過(guò)程中, 施工資料不能做到完全與工程進(jìn)度同步進(jìn)行, 有些工程的施工資料便是“回憶錄”式, 存在著事后補(bǔ)做現(xiàn)象，這種做法直接影響了施工資料的真實(shí)性, 容易造成施工文件資料數(shù)據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤, 使施工記錄與現(xiàn)場(chǎng)施工的實(shí)際情況不符，直接影響施工文件資料的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。因此，在“收集”環(huán)節(jié)中，應(yīng)注意施工資料與工程進(jìn)度脫節(jié)問(wèn)題，加強(qiáng)及時(shí)收集資料的意識(shí)，才能

3、避免在施工過(guò)程中工程技術(shù)資料收集滯后現(xiàn)象的發(fā)生，才能保證工程檔案的真實(shí)性。1.2施工文件資料形成時(shí)的過(guò)程控制過(guò)程控制在資料管理中是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，一切影響資料形成的不規(guī)范和不準(zhǔn)確因素都可以在此環(huán)節(jié)中得到有效的制止。對(duì)于實(shí)際工作中產(chǎn)生的施工資料填寫(xiě)、流程、試驗(yàn)取樣等種種不規(guī)范行為，可采取以下措施：1.2.1掌握手簽名和加蓋公章的尺度。從法律效用上考慮，凡為簽訂協(xié)議、合同及工程竣工驗(yàn)收簽證書(shū)、交接書(shū)等履行方和辦理證書(shū)的簽字方，其簽字代表均應(yīng)親筆簽名，并加蓋公章，且簽字方用原件歸檔。1.2.2禁止在文件材料形成過(guò)程中使用涂改液、涂黑等改錯(cuò)方法,尤其是結(jié)論性數(shù)據(jù)、日期等重要數(shù)據(jù),如寫(xiě)錯(cuò),應(yīng)在錯(cuò)誤數(shù)

4、據(jù)上劃斜線(xiàn),將正確的寫(xiě)在一旁,或重做，關(guān)鍵數(shù)據(jù)還應(yīng)蓋上填寫(xiě)人的簽章。1.3收集時(shí)的質(zhì)量要求1.3.1字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。1.3.2歸檔材料禁止使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)、繪制。復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線(xiàn)條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。1.3.3照片檔案采用數(shù)碼相機(jī)拍攝后刻錄到光盤(pán)存儲(chǔ)；錄音錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。1.4采取行之有效的措施1.4.1工程文件資料產(chǎn)生于工程建設(shè)全過(guò)程，其形成、積累和管理應(yīng)列入工程建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。做到組織上有

5、保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，工作上有安排，管理上有考核，才能有效地解決工程資料形成后的收集與整理問(wèn)題，為工程資料的完整性提供保障。1.4.2分階段抓住重要環(huán)節(jié)收集以保證工程資料的系統(tǒng)性。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段重法律依據(jù)文件的收集，項(xiàng)目施工階段重施工記錄、設(shè)備安裝文件、驗(yàn)證材料的收集，尤其是需要閉環(huán)工作聯(lián)系單，要有詳細(xì)記錄可追溯，項(xiàng)目試運(yùn)行階段主要收集試運(yùn)報(bào)告和試運(yùn)記錄，竣工驗(yàn)收階段重點(diǎn)關(guān)注簽證驗(yàn)收文件。1.5確定收集范圍1.5.1承建工程檔案：工程建設(shè)綜合部分、工程管理部分、工程施工部分、工程竣工部分、竣工（草）圖。1.5.2基本建設(shè)工程檔案：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、工程竣工部分、竣

6、工圖。1.5.3電子聲像檔案：綜合管理、工程施工管理、安全及質(zhì)量管理。1.6落實(shí)責(zé)任部門(mén)：劃定工程資料的相關(guān)責(zé)任部門(mén)，督促相關(guān)部門(mén)及責(zé)任人及時(shí)收集整理技術(shù)資料，為做好資料收集工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。*特別提醒：應(yīng)著重注意建設(shè)項(xiàng)目合法性證明文件的收集即項(xiàng)目核準(zhǔn)或開(kāi)工報(bào)告批復(fù)；規(guī)劃許可證；水資源審批文件；概算批復(fù)文件；施工許可證（施工單位辦理）；招投標(biāo)程序符合“招投標(biāo)法”規(guī)定的證明文件（上級(jí)主管單位出具）；合同文件；質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)證明書(shū)及規(guī)定階段的監(jiān)督報(bào)告；移交生產(chǎn)簽證書(shū)；安全、勞動(dòng)衛(wèi)生、環(huán)保、水土保持、檔案、消防專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收證書(shū)；鍋爐壓力容器運(yùn)營(yíng)證；土地使用證；竣工決算審計(jì)報(bào)告；竣工驗(yàn)收簽證書(shū)。2登記工作

7、 根據(jù)文件形成的流程進(jìn)行收文登記、發(fā)文登記、過(guò)程控制登記、利用登記。在進(jìn)行任何一項(xiàng)登記時(shí)，一定要將關(guān)鍵要素登記清楚，如文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、（收發(fā)文/利用）日期、（接收/發(fā)放/批準(zhǔn)/利用）簽名、數(shù)量、來(lái)源。3整理工作按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，注意整理步驟，才能有條不紊地將零亂的文件資料整理成有序狀態(tài)；對(duì)于收集到的文件資料應(yīng)及時(shí)整理并錄入資料管理系統(tǒng)，做到不積壓，用化整為零的方法及時(shí)處理，才能從繁雜的資料整理中理順出有序來(lái)。3.1分類(lèi)分類(lèi)是檔案整理工作的核心內(nèi)容，是管理工程檔案的基本手段；根據(jù)項(xiàng)目工程檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采

8、取科學(xué)、適用的方法進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，從而使工程檔案條理化和具有一定的從屬關(guān)系和平行關(guān)系的過(guò)程。3.1.1一定要找準(zhǔn)分類(lèi)依據(jù)，確定分類(lèi)主題后才能對(duì)工程資料有效地進(jìn)行分類(lèi)。根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類(lèi)。3.1.2分類(lèi)時(shí)應(yīng)考慮其科學(xué)性和適用性, 符合工程檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，并遵循一定的邏輯規(guī)則，能包容工程檔案的實(shí)際內(nèi)容；并留有一定的余地和彈性，要力求簡(jiǎn)單明了，易懂好記，便于掌握。3.1.3先劃分大類(lèi)，再劃分屬類(lèi)，最后在類(lèi)目不再往下劃分的情況下，將具有有機(jī)聯(lián)系的文件組織成案卷。3.2組卷按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門(mén)別類(lèi)整理成卷，也就是將工程文件系統(tǒng)整理組成案

9、卷并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行排序的過(guò)程，實(shí)際上是一項(xiàng)把零散、無(wú)序的文件進(jìn)行有序化組織的工作。實(shí)際工作中，組卷是檔案整理工作的基礎(chǔ)，對(duì)保證案卷質(zhì)量有著重要意義，將直接影響檔案的提供利用。3.2.1組卷工作應(yīng)以方便保管和利用為出發(fā)點(diǎn)，而不是單純地追求統(tǒng)一、整齊；必須符合一定的質(zhì)量要求，所組案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合，“有機(jī)聯(lián)系”是案卷的本質(zhì)特征，維護(hù)案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系是保證案卷質(zhì)量的基本要求。3.2.2注意掌握卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度。一份案卷所含文件份數(shù)過(guò)多或過(guò)少，均不利于保管和利用，在保證卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，正確處理整體與部分、大的聯(lián)系與小的聯(lián)系之間的關(guān)系，

10、把一組數(shù)量多的相關(guān)文件細(xì)分為若干案卷，或?qū)⑷舾山M數(shù)量少但文件內(nèi)容相近的案卷合并為一卷；案卷外形應(yīng)力求規(guī)范、整齊、美觀(guān)、實(shí)用；卷內(nèi)文件不重復(fù)。3.2.3項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷：項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、暖通、電梯、消防，環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。3.3卷內(nèi)文件的排列3.3.1卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。3.3.2管理性文件按問(wèn)題、時(shí)問(wèn)或重要程度排列；施

11、工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列；竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列。3.4編目將檔號(hào)、案卷（文件）題名、頁(yè)數(shù)等信息按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。3.4.1檔號(hào)作為一種特定的人工語(yǔ)言，是以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼，是存取檔案的標(biāo)記，在編制時(shí)必須遵循一定的規(guī)則，符合唯一性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性和簡(jiǎn)明性。檔號(hào)由目錄代號(hào)+分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)構(gòu)成。3.4.2卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)：卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面在右下

12、角，背面在左下角；圖樣的頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。3.4.3卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容有：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。3.4.4案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。主要內(nèi)容如下：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)。4歸檔工作歸檔是工程資料向工程檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志。4.1歸檔工作由相關(guān)責(zé)任部門(mén)承擔(dān)，項(xiàng)目資料室對(duì)歸檔工作進(jìn)行協(xié)助和指導(dǎo)。歸檔文件必須是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理并符合歸檔要求的文件才能歸檔。4.2根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗(yàn)收

13、后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。4.3歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程。真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況,圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。應(yīng)符合歸檔文件質(zhì)量要求。4.4合理確定文件資料歸檔的時(shí)間4.4.1按工程結(jié)束時(shí)間歸檔，如設(shè)備消缺簽證、168完成簽證等；4.4.2按項(xiàng)目建設(shè)程序或階段歸檔，如項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目施工階段、項(xiàng)目運(yùn)行階段；4.4.3按單位、分部、分項(xiàng)工程結(jié)束時(shí)間歸檔，如檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定和原材料試驗(yàn)；4.4.4按年度歸檔，如綜合性文件；4.4.5隨時(shí)歸檔，如設(shè)備開(kāi)箱文件。5檔案驗(yàn)收為保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、

14、完整性、系統(tǒng)性以及竣工檔案的順利移交，在基本完成了項(xiàng)目檔案的分類(lèi)、組卷、編目等整理工作后，經(jīng)過(guò)自檢，項(xiàng)目部應(yīng)向上級(jí)主管部門(mén)提出檔案預(yù)檢查申請(qǐng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定偏離的問(wèn)題，提高竣工檔案質(zhì)量。6檔案移交項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，施工方按合同規(guī)定的要求向業(yè)主方移交竣工檔案；填寫(xiě)檔案交接文據(jù)，辦理項(xiàng)目檔案移交簽字手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等。并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù)。 工程竣工技術(shù)檔案，必須正確地反映工程施工全過(guò)程和工程結(jié)果，項(xiàng)目資料員在工程資料管理中，從開(kāi)工初期的資料形成積累到整理歸檔，應(yīng)嚴(yán)格履行監(jiān)督檢查職能， 實(shí)行竣工資料編制工作“三同步”制度，即工程立項(xiàng)開(kāi)工與竣工資料收集同步，工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步。工程資料管理人員要始終直接參與整個(gè)工程的建設(shè)和竣工驗(yàn)收全過(guò)程。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中存在的問(wèn)題,應(yīng)主動(dòng)與產(chǎn)生問(wèn)題的部門(mén)