視頻會(huì)議管理辦法

1、交通視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法 青海省交通通信信息中心青海省交通通信信息中心內(nèi)容內(nèi)容第一章第一章 總則總則第二章第二章 職責(zé)分工職責(zé)分工第三章第三章 安全和保密管理安全和保密管理第四章第四章 設(shè)備維護(hù)和管理設(shè)備維護(hù)和管理第五章第五章 召開(kāi)視頻會(huì)議的程序召開(kāi)視頻會(huì)議的程序第六章第六章 視頻會(huì)議調(diào)度管理視頻會(huì)議調(diào)度管理第七章第七章 會(huì)議管理和會(huì)場(chǎng)紀(jì)律會(huì)議管理和會(huì)場(chǎng)紀(jì)律第八章第八章 監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查第一章第一章 總則總則 為規(guī)范全省交通視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，保證視頻會(huì)議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本辦法。 第一條第一條 視頻會(huì)議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各單位應(yīng)積極利用交通視頻會(huì)議系統(tǒng)召開(kāi)

2、會(huì)議、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。第二條第二條 視頻會(huì)議維護(hù)與管理的基本任務(wù)：1.保證視頻會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行正常畫(huà)質(zhì)清晰；2.迅速準(zhǔn)確地排除故障，盡量減少故障引起的不良影響；3.保持系統(tǒng)設(shè)備完好，保持工作環(huán)境良好，各種記錄真實(shí)齊全。4.定期對(duì)本地視頻會(huì)議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行檢查。第二章第二章 職責(zé)分工職責(zé)分工第一條第一條 交通廳辦公室是全省交通視頻會(huì)議的管理部門(mén)，青海省交通通信信息中心是全省交通視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門(mén)，廳視頻會(huì)議室的管理工作由廳后勤中心按照相關(guān)要求具體負(fù)責(zé)。交通視頻會(huì)議系統(tǒng)各節(jié)點(diǎn)單位也應(yīng)明確系統(tǒng)的具體管理部門(mén)及其職責(zé)，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。交通視頻會(huì)議系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)分布圖各

3、州地市政務(wù)內(nèi)網(wǎng)各州地市政務(wù)內(nèi)網(wǎng) 交通廳主會(huì)場(chǎng)省政府政務(wù)內(nèi)網(wǎng)海東總段海西總段果洛總段玉樹(shù)總段湟源總段共和段黃南段管理部門(mén)廳辦公室會(huì)議室管理后勤中心技術(shù)保障信息中心格爾木總段 第二條第二條 各節(jié)點(diǎn)單位應(yīng)明確視頻會(huì)議系統(tǒng)管理員。視頻會(huì)議系統(tǒng)管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名及其聯(lián)系方式（包括辦公電話、移動(dòng)電話、電子郵箱及視頻會(huì)議室電話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知交通廳辦公室及省交通通信信息中心。 第三條第三條 青海省交通視頻會(huì)議各分會(huì)場(chǎng)的終端地址由省交通廳統(tǒng)一分配，各分會(huì)場(chǎng)管理部門(mén)按照分配的IP地址配置、安裝、調(diào)試設(shè)備，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，并協(xié)調(diào)維護(hù)本地系統(tǒng)及設(shè)備，未經(jīng)同意，不得擅自修改參數(shù)。 第四條第四條

4、 各分會(huì)場(chǎng)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本地分會(huì)場(chǎng)的視頻會(huì)議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行和管理情況進(jìn)行檢查。第三章第三章 安全和保密管理安全和保密管理 第一條第一條 各視頻會(huì)議結(jié)點(diǎn)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用機(jī)房，放置視頻會(huì)議專用設(shè)備，非工作人員不得隨意進(jìn)入。用于承載視頻會(huì)議的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)不得與其他非指定業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)以及國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連接。 第二條第二條 為防止視頻會(huì)議系統(tǒng)受到病毒、黑客以及其他惡意程序的攻擊，避免冗余流量占用網(wǎng)絡(luò)帶寬，保證視頻系統(tǒng)運(yùn)行安全和圖像、畫(huà)面的清晰流暢，視頻會(huì)議管理人員應(yīng)遵守如下規(guī)定。 （一）嚴(yán)禁私自篡改硬件設(shè)備配置。 （二）嚴(yán)禁私自篡改服務(wù)器、終端的登錄的管理員密碼。第四章第四章 設(shè)備維護(hù)和管理設(shè)備維護(hù)和管理

5、 第一條第一條 視頻會(huì)議系統(tǒng)需指定專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)，保證設(shè)備運(yùn)行正常，確保會(huì)議系統(tǒng)暢通。第二條第二條 視頻會(huì)議系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)單位對(duì)設(shè)備的技術(shù)和質(zhì)量狀況，應(yīng)按以下標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)管理，保證設(shè)備良好。（一）各類設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、電氣和傳輸性能符合技術(shù)指標(biāo)體系相應(yīng)要求。（二）設(shè)備清潔，結(jié)構(gòu)完整，部件齊全，嚴(yán)禁挪作他用。（三）運(yùn)行正常，使用良好。（四）技術(shù)資料齊全完整，圖紙和設(shè)備相符合。（五）視頻會(huì)議設(shè)備應(yīng)有良好的接地線，接地電阻小于或等于4歐姆。（六）經(jīng)常停電地區(qū)，應(yīng)購(gòu)置發(fā)電機(jī)做應(yīng)急備份電源。 第三條 視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備是完成通信任務(wù)和正常召開(kāi)會(huì)議的基礎(chǔ)，必須管理好、維護(hù)好、使用好，嚴(yán)禁挪作它用。視頻會(huì)議終端和控制臺(tái)

6、應(yīng)做好軟件備份并采取嚴(yán)格的防病毒措施。 會(huì)議系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)資料、軟件程序等，必須專人管理，不得遺失。人員發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。第五章第五章 召開(kāi)視頻會(huì)議的程序召開(kāi)視頻會(huì)議的程序 第一條第一條 以交通廳或廳機(jī)關(guān)各處室名義召開(kāi)視頻會(huì)議，須經(jīng)廳辦公室批準(zhǔn)。以廳屬各單位名義召開(kāi)視頻會(huì)議，由各單位提前告知廳辦公室，如與交通廳會(huì)議沖突，則優(yōu)先確保交通廳會(huì)議。第二條第二條 以交通廳名義召開(kāi)視頻會(huì)議并申請(qǐng)使用廳機(jī)關(guān)視頻會(huì)議室的，按以下程序辦理：（一）會(huì)議發(fā)起單位（部門(mén)）提前5個(gè)以上工作日起草會(huì)議通知，并填報(bào)交通視頻會(huì)議申請(qǐng)表（見(jiàn)附表1），打印并加蓋公章后送廳辦公室審核，批準(zhǔn)后，會(huì)議主辦單位應(yīng)提前1個(gè)工作

7、日以上將會(huì)議通知抄送交通通信信息中心和廳后勤中心；（二）緊急情況下，會(huì)議發(fā)起單位（部門(mén)）可先將視頻會(huì)議有關(guān)信息告知廳辦公室、交通通信信息中心和廳后勤中心，并在會(huì)后補(bǔ)增相關(guān)手續(xù)。 第三條第三條 為保證交通視頻會(huì)議效果，有分會(huì)場(chǎng)參加的視頻會(huì)議應(yīng)至少有一天的聯(lián)調(diào)時(shí)間。 第四條第四條 視頻會(huì)議參加單位的組織協(xié)調(diào)工作由會(huì)議發(fā)起單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)，同時(shí)會(huì)議發(fā)起單位（部門(mén)）還應(yīng)督促各參加單位做好與當(dāng)?shù)匾曨l會(huì)議管理部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。第六章第六章 視頻會(huì)議調(diào)度管理視頻會(huì)議調(diào)度管理第一條第一條 會(huì)前準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：（一）各參會(huì)單位在接到會(huì)議通知后，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時(shí)，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照交通視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表

8、的檢查項(xiàng)目（見(jiàn)附表2），逐項(xiàng)檢查系統(tǒng)狀況。（二）會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí)，各參會(huì)單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達(dá)工作崗位開(kāi)始值機(jī)。（三）如召開(kāi)緊急會(huì)議，各參會(huì)單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)視頻會(huì)議設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開(kāi)始值機(jī)。 第二條第二條 主會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)會(huì)前點(diǎn)名，對(duì)各分會(huì)場(chǎng)的圖像、聲音質(zhì)量進(jìn)行測(cè)試：各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)主動(dòng)配合，及時(shí)應(yīng)答，業(yè)務(wù)用語(yǔ)簡(jiǎn)練準(zhǔn)確。 第三條第三條 會(huì)議期間操作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議要求切換圖像、開(kāi)關(guān)話筒，并將攝像頭的鏡頭位置調(diào)至最佳 第四條第四條 會(huì)議和調(diào)測(cè)期間，各分會(huì)場(chǎng)的控制設(shè)備和聯(lián)絡(luò)電話必須有人值守，不得擅自離開(kāi)崗位。 第五條第五條 視頻會(huì)議在調(diào)度使用期

9、間，各分場(chǎng)不得進(jìn)行會(huì)議控制等相關(guān)操作。 第六條第六條 各分會(huì)場(chǎng)視頻終端在使用過(guò)程中遇到異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)與通信信息中心聯(lián)系，妥善解決。如發(fā)生重大故障，影響會(huì)議的正常召開(kāi)，必須及時(shí)報(bào)告廳辦公室，并由辦公室協(xié)調(diào)。第七章第七章 會(huì)議管理和會(huì)場(chǎng)紀(jì)律會(huì)議管理和會(huì)場(chǎng)紀(jì)律第一條第一條 會(huì)議期間注意事項(xiàng)：會(huì)議期間注意事項(xiàng)：（一）各參會(huì)單位應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)置本（一）各參會(huì)單位應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)置本單位的名稱標(biāo)牌（名稱標(biāo)牌為紅底白字，尺寸單位的名稱標(biāo)牌（名稱標(biāo)牌為紅底白字，尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會(huì)場(chǎng)大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會(huì)場(chǎng)人員為宜），主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽（桌簽標(biāo)準(zhǔn)人員為宜），主要

10、領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽（桌簽標(biāo)準(zhǔn)與單位名稱標(biāo)牌相同），重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)與單位名稱標(biāo)牌相同），重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)（會(huì)標(biāo)要求根據(jù)會(huì)議通知要求制作），懸掛會(huì)標(biāo)（會(huì)標(biāo)要求根據(jù)會(huì)議通知要求制作），標(biāo)牌、桌簽及會(huì)標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰；標(biāo)牌、桌簽及會(huì)標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰；（二）各單位應(yīng)確保會(huì)議期間會(huì)議室的燈光、（二）各單位應(yīng)確保會(huì)議期間會(huì)議室的燈光、音響狀況良好；音響狀況良好；（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng)；暢通，隨叫隨應(yīng)；（四）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏（四）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫(huà)面；

11、轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫(huà)面；（五）不得隨意播放與會(huì)議無(wú)關(guān)的音視頻信息；（五）不得隨意播放與會(huì)議無(wú)關(guān)的音視頻信息；（六）各分會(huì)場(chǎng)不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（六）各分會(huì)場(chǎng)不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（七）參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，保持坐姿端正；（七）參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，保持坐姿端正；（八）參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或把手機(jī)置于震動(dòng)狀態(tài)；（八）參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或把手機(jī)置于震動(dòng)狀態(tài)；（九）會(huì)場(chǎng)內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。（九）會(huì)場(chǎng)內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。 第二條第二條 會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各分會(huì)場(chǎng)在確認(rèn)主會(huì)場(chǎng)中斷后，方可關(guān)閉視頻會(huì)議系統(tǒng)。 第三條第三條 會(huì)議結(jié)束當(dāng)天，各參會(huì)單位系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)交通視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況記錄表（見(jiàn)附表2）并將視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況及參會(huì)人數(shù)等情況匯總上報(bào)會(huì)議主辦單位（部門(mén)）和青海省交通通信信息中心，以便準(zhǔn)確掌握情況，加強(qiáng)對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理；如視頻會(huì)議有錄音、錄像資料，應(yīng)根