記錄管理程序

1、記錄管理程序 記錄管理程序 文件編號 版本版次 制訂部門 制訂日期 制 訂 審 核 批 準(zhǔn) 修 訂 記 錄 制定/修訂日期 修 訂 內(nèi) 容 摘 要 頁次 版本/版次 總頁數(shù) 1.0 目的 加強對記錄的控制，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。 2.0 適用的范圍 適用于本公司對質(zhì)量管理體系所使用的記錄的控制。 3.0 職責(zé) 4.1 文控中心是本程序的編制、修改并實施歸口管理的部門； 4.2 各部門均是本程序的配合并實施的單位。 4.0 定義 無 5.0 工作程序 5.1 記錄概念 -記錄指闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。記錄是一種特殊的文件。 -記錄的作用，可提供產(chǎn)品、過

2、程符合要求的證據(jù)和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)，還可為采取糾正和預(yù)防措施以及為保持和改進質(zhì)量管理體系提供信息。 5.2 記錄的控制內(nèi)容 本公司對記錄規(guī)定要控制標(biāo)識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置等主要內(nèi)容。 -標(biāo)識：單個記錄可用編號作標(biāo)識，記錄的儲存袋（盒、夾）可用程序文件順序號或表格的編號作標(biāo)識，以便于檢索、快速查找。 -儲存：記錄的儲存環(huán)境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲存期間不丟失、不損壞、不變質(zhì)。為便于查找，按程序文件名稱設(shè)置記錄的袋（盒、夾）標(biāo)識。 -保護：當(dāng)月的記錄由本部門保管，跨月份的記錄由公司文控中心建檔保管，專業(yè)性記錄平時可由相關(guān)人員分散保管，審核時或歸檔時交由

3、文件員統(tǒng)一保管。記錄應(yīng)與其他質(zhì)量管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態(tài)。 -檢索：為便于檢索和快速查找，文控中心建立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋（盒 、夾）內(nèi)建立記錄目錄，隨時把已填寫過的記錄名稱填入記錄目錄中，以便于隨時查找。在合同條件下，顧客如果需要查閱有關(guān)記錄，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，并履行借閱手續(xù)，閱后應(yīng)及時收回。 -保存期：一般的質(zhì)量管理體系運行記錄保存 3 年，產(chǎn)品生產(chǎn)記錄以及質(zhì)量檢驗記錄應(yīng)保存一年，基于產(chǎn)品特點、法規(guī)要求及合同有要求的應(yīng)另外特定保存期限。 與汽車產(chǎn)品有關(guān)的產(chǎn)品過程策劃的記錄應(yīng)保存 15 年或產(chǎn)品報廢期在加上一個日歷年，客戶有特殊要求時，按客戶要求執(zhí)行。 -處置：對過期、作廢的記錄歸檔要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、實施監(jiān)督銷毀。銷毀記錄的清單應(yīng)存檔，銷毀記錄填寫在文件修訂廢止申請單中。 -填寫記錄應(yīng)完整，保持清晰可辨，不準(zhǔn)用鉛筆填寫記錄。記錄不準(zhǔn)擅自涂改。如確需修改記錄的內(nèi)容時，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人員同意，并作出修改人員的記錄。 6.0 相關(guān)記錄 6.1 文件修訂廢止申請單 7.0 相關(guān)文件 7.1文件與資料管理程序 8.0 流程圖 非 質(zhì)量記