合同資料歸檔管理辦法

1、中國石油冀東油田公司 合同資料檔案管理規(guī)定第一章總則第一條 為規(guī)范中國石油冀東油田公司（以下簡稱油田 公司）合同資料檔案管理工作，充分發(fā)揮合同檔案在經(jīng)濟(jì)運(yùn) 行、法律保護(hù)等方面的作用，根據(jù)中國石油天然氣集團(tuán)公 司檔案工作規(guī)定、中國石油天然氣集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案 管理規(guī)定，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于油田公司所屬各單位（含法人單 位）。第三條 本規(guī)定所稱合同檔案，指油田公司對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時在授權(quán)、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、履行等全過程中形 成的，具有保存價值的應(yīng)當(dāng)整理后集中保管的各種載體的原 始記錄。第四條 油田公司合同檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級 管理。第五條合同承辦單位應(yīng)配備合同檔案管理工作

2、人員， 確保建設(shè)項(xiàng)目檔案工作正常開展。第二章檔案管理職責(zé)第六條 企管法規(guī)處是油田公司合同檔案管理工作的 歸口管理機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)是：（一）組織制訂、執(zhí)行油田公司合同檔案管理工作制度；（二）負(fù)責(zé)油田公司合同檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組 織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；（三）負(fù)責(zé)油田公司合同檔案管理驗(yàn)收工作；（驗(yàn)收？）（四）參加油田公司建設(shè)工程合同竣工驗(yàn)收；（考慮下）（五）組織油田公司合同檔案管理業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)工作；第七條 合同承辦單位檔案管理機(jī)構(gòu)是本單位合同管理檔案工作的歸口管理機(jī)構(gòu)， 應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，其主要職責(zé)是：（一）執(zhí)行油田公司合同管理檔案工作管理制度，制訂 本單位合同管理檔案管理辦法;（二）負(fù)責(zé)本單位合同

3、管理檔案管理工作的規(guī)劃、組織 協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo);（三）負(fù)責(zé)本單位合同管理檔案驗(yàn)收工作;（四）組織本單位合同管理檔案業(yè)務(wù)交流與培訓(xùn)工作;（五）負(fù)責(zé)本單位合同檔案管理。第三章一般規(guī)定第八條 反映和記錄合同管理重要職能活動，具有查考 利用價值的各種載體的項(xiàng)目文件，應(yīng)當(dāng)收集齊全，歸入合同 管理檔案。第九條 合同承辦單位應(yīng)把合同檔案管理工作納入項(xiàng) 目建設(shè)計劃，納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員 的崗位職責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步實(shí)施。第十條 合同承辦單位應(yīng)加強(qiáng)對合同管理相關(guān)文件形 成、收集、整理等過程控制，保證合同檔案完整、準(zhǔn)確、系 統(tǒng)。第十一條 申請立項(xiàng)后，合同承辦單位應(yīng)明確檔案管理 機(jī)構(gòu)、人員負(fù)責(zé)項(xiàng)

4、目文件的收集、積累和整理工作；建立項(xiàng) 目檔案工作機(jī)制和合同文件管理流程，對合同文件實(shí)行跟蹤 管理、動態(tài)管理。第十二條 合同承辦單位應(yīng)當(dāng)配備與本單位合同管理 需要相適應(yīng)的檔案庫房和檔案安全保管的必要設(shè)備設(shè)施，檔案保管條件應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。第十三條各單位員工調(diào)由本單位時，必須清退應(yīng)歸檔 的文件材料和借閱的檔案，檔案部門簽署意見后，方可辦理 有關(guān)手續(xù)。第四章 文件收集、整理、歸檔與檢查第十四條 各單位應(yīng)保管單位負(fù)責(zé)人的授權(quán)委托書、乙 方單位的資質(zhì)文件和市場準(zhǔn)入證等常規(guī)性文件。第十五條 合同管理資料日常收集企管法規(guī)處負(fù)責(zé)制定日常基礎(chǔ)資料范本，各單位遵照執(zhí) 行。（一）合同統(tǒng)計報表（附件一）合同統(tǒng)計

5、報表每月報給企管法規(guī)處，全面反映各單位在 建項(xiàng)目合同管理情況。（二）合同基本臺賬（附件二）合同基本臺賬是反映各單位所簽訂合同基本情況匯總 一覽表，反映合同簽訂情況。（三）合同收發(fā)記錄表（附件三）合同收發(fā)記錄應(yīng)附于本合同，為負(fù)責(zé)記錄經(jīng)蓋章后合同 去向登記表。（四）合同履行臺賬（附件四）合同履行臺賬附于本合同、為本合同履行結(jié)算情況一覽 表。其中標(biāo)題欄填寫合同編號；序號代表辦理結(jié)算次數(shù)；第十六條合同文本相關(guān)文件收集、整理與歸檔（1） 合同立項(xiàng)階段，應(yīng)收集相應(yīng)合同管理信息系統(tǒng)中上報的資料，包括但不限于領(lǐng)導(dǎo)批示、項(xiàng)目申請報告、調(diào) 研報告等。（2） 合同申報階段，應(yīng)收集相應(yīng)合同管理信息系統(tǒng)中上報的資料，包括但不限于合同文本、 HSE合同、技術(shù)協(xié)議、甲供材料表等。（3） 合同歸檔階段，應(yīng)收集相應(yīng)合同管理系統(tǒng)中三 項(xiàng)審查表、簽字人授權(quán)委托書、 變更申請、終止協(xié)議等資料。第十七條招投標(biāo)相關(guān)文件收集、整理與歸檔在招投標(biāo)活動中，應(yīng)收集、整理、歸檔的文件包括但不 限于乙方市場準(zhǔn)入證、乙方資質(zhì)證書、乙方單位授權(quán)委托書、 招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、投標(biāo)簽到表、評標(biāo)規(guī)定、評委評分表、 領(lǐng)導(dǎo)批示、中標(biāo)通知書等。（這部分征求許程意見）第十八條 油田公司合同管理檔案由企管法