項(xiàng)目管理及知識轉(zhuǎn)移

1、管理及知識轉(zhuǎn)目錄1 項(xiàng)目管理面臨的挑戰(zhàn) 22 項(xiàng)目管理流程22.1 項(xiàng)目管理流程32.2 項(xiàng)目生命周期33 需求管理33.1 需求工程內(nèi)容33.2 需求分析33.3 需求變更44 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu) 55 時(shí)間管理65.1 項(xiàng)目時(shí)間管理的過程 65.2 項(xiàng)目時(shí)間管理工具 76 成本管理77 風(fēng)險(xiǎn)管理88 變更管理89 知識和文檔管理 101項(xiàng)目管理面臨的挑戰(zhàn)在企業(yè)的項(xiàng)目管理過程當(dāng)中，常常會遇到項(xiàng)目進(jìn)展不順利的情況，有時(shí)候項(xiàng)目甚至?xí)?。真正的?xiàng)目管理人員必須有能力對項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)判，并及時(shí)加強(qiáng)管理采取必要措施，同時(shí)還要積累經(jīng)驗(yàn)，幫助團(tuán) 隊(duì)吸取教訓(xùn)。如何有效地管理項(xiàng)目，解決項(xiàng)目過程中遇到的諸如以下問題

2、：統(tǒng)一協(xié)同：項(xiàng)目進(jìn)展過程不同階段分別用不同的工具管理，數(shù)據(jù)不能有效整合，部門間形成信息壁壘；全局視圖：缺乏管理層項(xiàng)目匯總?cè)忠晥D，難以實(shí)時(shí)掌控眾多項(xiàng)目的進(jìn)展與情況；項(xiàng)目進(jìn)度：分散的信息，無效率的流程，項(xiàng)目進(jìn)度不可控，項(xiàng)目過程不透明，項(xiàng)目周期難交付； 資源管理：如何查看項(xiàng)目的資源需求？如何更好的分配和協(xié)調(diào)資源？如何在組織級層面管控資源利用率？質(zhì)量管控：如何統(tǒng)籌考慮項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防控、技術(shù)評審、系統(tǒng)測試、質(zhì)量保障，全面保障交付高質(zhì)量產(chǎn)品？知識積累：項(xiàng)目實(shí)施中，能否不斷積累知識和經(jīng)驗(yàn)？有效的知識如何被反復(fù)的利用？績效決策：項(xiàng)目人員工作量如何考核？項(xiàng)目管理哪些方面需要改善？如何解決？2項(xiàng)目管理流程該方案專門

3、針對企業(yè)項(xiàng)目管理面臨的問題，幫助企業(yè)有效管控項(xiàng)目及研發(fā)全生命周期，通過一個(gè)全 面的組織級項(xiàng)目管理平臺，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目及管理的“過程透明化”和提升組織級項(xiàng)目管理能力；從 橫向上讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在組織級層面全面跟蹤項(xiàng)目的需求、進(jìn)度、質(zhì)量和成本；從縱向上打破業(yè)務(wù)部門與 外包團(tuán)隊(duì)的壁壘，全面貫通項(xiàng)目的需求、計(jì)劃、開發(fā)和測試；為高層領(lǐng)導(dǎo)提供多項(xiàng)目信息的全局視圖， 幫助宏觀監(jiān)督和調(diào)控多個(gè)項(xiàng)目并提供直觀的管理手段。2.1項(xiàng)目管理流程在項(xiàng)目管理的流程中，每個(gè)階段都有自己的起止范圍，有本階段的輸入文件和本階段要產(chǎn)生的輸出 文件。同時(shí)，每個(gè)階段都有本階段的控制關(guān)口，即本階段完成時(shí)將產(chǎn)生的重要文件也是進(jìn)入下一階段的

4、重要輸入文件。每個(gè)階段完成時(shí)一定要通過本階段的控制關(guān)口，才能進(jìn)入下一階段的工作。2.2項(xiàng)目生命周期項(xiàng)目生命周期管理是從項(xiàng)目的立項(xiàng)階段、各里程碑階段（需求、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試）、到結(jié)項(xiàng)階段,整個(gè)項(xiàng)目生命周期的管理。實(shí)際工作中根據(jù)不同領(lǐng)域或不同方法再進(jìn)行具體的劃分。在項(xiàng)目生命周期運(yùn) 行過程中的不同階段里，由不同的組織、個(gè)人和資源扮演著主要角色。根據(jù)項(xiàng)目具體情況，定義項(xiàng)目生命周期的流程，包括所有可能的狀態(tài)和工作流操作。3需求管理需求管理是指在組織范圍內(nèi)協(xié)作并管理需求、功能點(diǎn)、項(xiàng)目的創(chuàng)意，以及和需求相關(guān)的任何功能或技術(shù)設(shè)計(jì)文檔。通過將來自各個(gè)業(yè)務(wù)部門的需求有效的過濾篩選，并且進(jìn)行組織和合并，把需求按照業(yè)

5、 務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行組織和管理；同時(shí)對于需求的版本和基線提供有效管理，保證需求的有效性、完整性和正確 性。通過整合，可以直接基于需求有效驅(qū)動(dòng)開發(fā)和測試。3.1需求工程內(nèi)容項(xiàng)目需求工程包含以下內(nèi)容：3.2需求分析需求分析是指在需求開發(fā)過程中，對所獲取的需求信息進(jìn)行分析，及時(shí)排除錯(cuò)誤和彌補(bǔ)不足，確保需求文檔正確地反映用戶的真實(shí)意圖，需求分析常用的方法有：1）問答分析做什么/解決什么問題?誰做?怎么做？輸入輸出有什么？約束、限制條件？2）用例分析RoseVisio表單3）功能點(diǎn)分析系統(tǒng)、子系統(tǒng)、模塊、功能點(diǎn)，自頂向下、逐層細(xì)化4）原型分析功能業(yè)務(wù)要素操作特性3.3 需求變更隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，用戶和開發(fā)方對需求

6、的了解越來越深入， 原先的需求文檔很可能存在錯(cuò)誤或不足。 另一方面，市場會發(fā)生變化，原先的文檔也可能跟不上當(dāng)前的市場需求。 可見需求變更總是不可避免的, 有些是為了修正缺陷，有些屬于增強(qiáng)功能。對項(xiàng)目開發(fā)小組而言，變更需求通常意味著要調(diào)整資源、重新分配任務(wù)，并修改前期的工作成果，有時(shí)要付出較大的代價(jià)。如果動(dòng)不動(dòng)就變更需求，某些項(xiàng)目也許永遠(yuǎn)不能按時(shí)完成。為此，需求變更必 須遵守利大于弊的原則。需求變更通常按變更申請一審批一更改一重新確認(rèn)的流程進(jìn)行。4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)（簡稱 WBS ）跟因數(shù)分解是一個(gè)原理，就是把一個(gè)項(xiàng)目，按一定的原則分解，項(xiàng)目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項(xiàng)項(xiàng)工作，再把一項(xiàng)

7、項(xiàng)工作分配到每個(gè)人的日常活動(dòng)中，直到分解不下去為止。即：項(xiàng)目t任務(wù)t工作t日?；顒?dòng)。工作分解結(jié)構(gòu)以可交付成果為導(dǎo)向，對項(xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍，每下降一層代表對項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。WBS總是處于計(jì)劃過程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。（一）分解原則1）將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的日?；顒?dòng)可直接分派到個(gè)人去完成；2）每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止；3）日常活動(dòng)要對應(yīng)到人、時(shí)間和資金投入。（二）任務(wù)分解的方法1）采用樹狀結(jié)構(gòu)進(jìn)行分解；2）以團(tuán)隊(duì)為中心，自上而下與自下而上的充分溝通，一對一個(gè)別交流與討論，分解

8、單項(xiàng)工作。（三）任務(wù)分解的標(biāo)準(zhǔn)1）分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰，從樹根到樹葉，一目了然，盡量避免盤根錯(cuò)節(jié)；2）邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)，集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)，所有活動(dòng)全部定義清楚，要細(xì)化到人、時(shí)間和資金投入。WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）示例:項(xiàng)目管理產(chǎn)品需求軟件產(chǎn)品版43.0軟件用戶文件培訓(xùn)資料tt整合與測試軟件用戶文件培訓(xùn)資料圖：工5時(shí)間管理項(xiàng)目時(shí)間管理，主要工作包括定義項(xiàng)目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項(xiàng)活動(dòng)的合理工期估算、制定項(xiàng) 目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。時(shí)間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時(shí)間，把這些前 期工作省略，后面的

9、工作必然會走彎路，反而會耽誤時(shí)間。項(xiàng)目一開始首先要有明確項(xiàng)目目標(biāo)、可交付 產(chǎn)品的范圍定義文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS )。由于一些是明顯的、項(xiàng)目所必須的工作，而另 些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時(shí)要有專家審定 過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理。5.1項(xiàng)目時(shí)間管理的過程1) 活動(dòng)定義：涉及確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目干系人為完成項(xiàng)目可交付成果而必須完成對具體活動(dòng)(WBS)；2）活動(dòng)排列：設(shè)計(jì)確定項(xiàng)目活動(dòng)之間的關(guān)系，并形成相應(yīng)的文檔；3）活動(dòng)歷時(shí)估算：估計(jì)完成具體活動(dòng)需要的工作時(shí)間；4）制定進(jìn)度計(jì)劃：分析活動(dòng)順序、活動(dòng)歷時(shí)

10、估算和資源要求，制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃；5）進(jìn)度計(jì)劃控制：控制和管理項(xiàng)目計(jì)劃的變更。5.2項(xiàng)目時(shí)間管理工具甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖和關(guān)鍵路勁分析.圖:甘特圖6成本管理項(xiàng)目成本管理指為保障項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的成本不超過項(xiàng)目預(yù)算，使項(xiàng)目組批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)按時(shí)、按質(zhì)、 經(jīng)濟(jì)高效地完成既定目標(biāo)而開展的成本管理活動(dòng)。q項(xiàng)目成本管理過程：1）項(xiàng)目資源計(jì)劃；2）項(xiàng)目成本估算；3）項(xiàng)目成本預(yù)算；4）項(xiàng)目成本控制（實(shí)施過程中）；5）項(xiàng)目成本預(yù)測（實(shí)施過程中）。IT項(xiàng)目的資源按其使用特性分為以下三類：1）項(xiàng)目環(huán)境資源：通用的標(biāo)準(zhǔn)化的資源，如：軟件和硬件；2）可重用資源：多個(gè)項(xiàng)目中可以重復(fù)使用的資源；3）人力資源：項(xiàng)目實(shí)施所需要的人員以及人

11、員的可得情況。圖:人力資源估算7風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)從識別到分析，乃至采取應(yīng)對措施以及風(fēng)險(xiǎn)跟蹤等一系列過程的管理，主要包括：識別、風(fēng)險(xiǎn)量化、風(fēng)險(xiǎn)對策。風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)跟蹤包含：風(fēng)險(xiǎn)識別風(fēng)險(xiǎn)量化跟蹤風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)展情況設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警級別風(fēng)險(xiǎn)復(fù)用與借鑒風(fēng)險(xiǎn)和具體項(xiàng)目關(guān)聯(lián)風(fēng)險(xiǎn)可以和具體的項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)在項(xiàng)目里面的預(yù)警級別，來判斷風(fēng)險(xiǎn)的影響力。通過不斷的風(fēng)險(xiǎn)積累來形成完整的風(fēng)險(xiǎn)庫，保障項(xiàng)目的正常進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)管理示例：圖:風(fēng)險(xiǎn)管理8變更管理變更管理是對項(xiàng)目中突發(fā)的，可能導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃嚴(yán)重推遲的重大變更進(jìn)行管理。目的是評估該變更是否一定要發(fā)生，是否有其他更好的解決方案規(guī)避或者減輕影響，同時(shí)也通知所有干系人變更后的結(jié)果。有

12、些大型項(xiàng)目設(shè)有專門的變更委員會。變更申請內(nèi)容包括變更原因，變更方案等。有效地識別變更和準(zhǔn)確地分析變更影響，變更申請通過 后，及時(shí)將變更的內(nèi)容通知給所有干系人，保證變更實(shí)施后的結(jié)果得到一致的執(zhí)行。項(xiàng)目變更管理的目的是以一種對于項(xiàng)目影響最小的方式改變現(xiàn)狀。它包括以下主要內(nèi)容：1)了解變化。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組織要經(jīng)常關(guān)注與項(xiàng)目相關(guān)的主客觀因素，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和把握變化，認(rèn)真分析變化的性質(zhì)，確定變化的影響，適時(shí)進(jìn)行變化描述。2) 進(jìn)行變更處理。當(dāng)變化了的各種因素影響到了項(xiàng)目的順利實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目組織必須及時(shí)進(jìn)行計(jì)劃 變更，以確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目計(jì)劃的變更應(yīng)征得項(xiàng)目主體的同意，項(xiàng)目組織還應(yīng)及時(shí)向 其反饋

13、變更及變更執(zhí)行情況。3) 監(jiān)控變更合理性。變更處理總是根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的客觀需要進(jìn)行的，但并不是每次變更都是合理的。開始干系人提岀變更請求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解變更-I未決(記錄日志)是取消執(zhí)行記錄變更是否 涉及基準(zhǔn)通知 干系人團(tuán)隊(duì)判斷是否變更通知干系人 更新變更日志提交CCBCCB審批項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)變更通過CCB校驗(yàn)更新通知干系人總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)更新組織 過程資產(chǎn)圖:結(jié)束項(xiàng)目變更管理流程圖9知識和文檔管理知識被認(rèn)為是項(xiàng)目管理中最重要的資源管理知識資源的任務(wù)之一是如何在項(xiàng)目組織中轉(zhuǎn)移和傳播知識 避免知識的重復(fù)開發(fā)和充分利用知識資源。知識主要是以文檔的形式保存下來，因此，知識轉(zhuǎn)移 中項(xiàng)目文檔管理是最核心的內(nèi)容。項(xiàng)目文檔管理，是指在一個(gè)系統(tǒng) （軟件）項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。通常， 文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理 混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽 視。作為管理完善的項(xiàng)目文檔，管理者完全可以依順?biāo)能壽E看清整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展的脈絡(luò)，同時(shí)通過對階 段性文檔的把握使整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量得到很好的掌控。制定一套完整有序的項(xiàng)目文檔管理規(guī)定十分必要。管