高效會議的組織與實(shí)施

1、1 祁建華簡介祁建華簡介東方視野教育培訓(xùn)公司資深講師東方視野教育培訓(xùn)公司資深講師0404年中國優(yōu)秀培訓(xùn)師年中國優(yōu)秀培訓(xùn)師1010強(qiáng)強(qiáng)清華大學(xué)特聘講師清華大學(xué)特聘講師, , 美國美國最大培訓(xùn)公司阿拉莫公司授權(quán)講師最大培訓(xùn)公司阿拉莫公司授權(quán)講師 （領(lǐng)導(dǎo)者之劍）（領(lǐng)導(dǎo)者之劍）美國科維培訓(xùn)公司授權(quán)講師美國科維培訓(xùn)公司授權(quán)講師 (高效人士的七個(gè)習(xí)慣）高效人士的七個(gè)習(xí)慣） 美國領(lǐng)導(dǎo)力研究中心授權(quán)講師美國領(lǐng)導(dǎo)力研究中心授權(quán)講師 （情景領(lǐng)導(dǎo)）（情景領(lǐng)導(dǎo)） 經(jīng)歷：在國際經(jīng)歷：在國際500500強(qiáng)企業(yè)從事管理強(qiáng)企業(yè)從事管理1515年（惠普年（惠普/ /朗訊科技）朗訊科技） 在股份制企業(yè)，民企工作經(jīng)驗(yàn)在股份制企業(yè)，

2、民企工作經(jīng)驗(yàn)從業(yè)行業(yè)：從業(yè)行業(yè)：ITIT業(yè)，通訊業(yè)，證券業(yè)，機(jī)械制造業(yè)業(yè)，通訊業(yè)，證券業(yè)，機(jī)械制造業(yè)職業(yè)經(jīng)驗(yàn)：人力資源，行政管理，生產(chǎn)制造，培訓(xùn)管理職業(yè)經(jīng)驗(yàn)：人力資源，行政管理，生產(chǎn)制造，培訓(xùn)管理歷任：副總裁，人力資源部長，生產(chǎn)總監(jiān)，培訓(xùn)中心主任歷任：副總裁，人力資源部長，生產(chǎn)總監(jiān)，培訓(xùn)中心主任 歷任社會職務(wù)：歷任社會職務(wù)： 中國企業(yè)培訓(xùn)與管理協(xié)會理事，中國企業(yè)培訓(xùn)與管理協(xié)會理事， 北京外企人力資源協(xié)會會員，北京外企人力資源協(xié)會會員， 美國行政管理協(xié)會會員，美國行政管理協(xié)會會員， 中國人才研究會金融人才專業(yè)委員會會員單位代表中國人才研究會金融人才專業(yè)委員會會員單位代表2 4, 4, 會議中的應(yīng)

3、對處理會議中的應(yīng)對處理q常見的各類會議陷阱q避開會議陷阱技巧q與會者類型分析q如何應(yīng)對各類人5 5，會議的跟蹤系統(tǒng)，會議的跟蹤系統(tǒng)q會議備忘錄使用q建立會議追蹤體系q追蹤體系要點(diǎn)6 6，全公司級會議，全公司級會議q企業(yè)月度員工會q如何組織月度員工會7 7，召集小型會議，召集小型會議q召集小型會的技巧q開小型會的要點(diǎn)8, 8, 大型會議管理實(shí)務(wù)大型會議管理實(shí)務(wù)q大型會議的操辦q大型會議的管理范圍q籌劃時(shí)的關(guān)注要點(diǎn)q實(shí)施中的控制與管理q案例演練高效會議組織與實(shí)施大綱高效會議組織與實(shí)施大綱1,會議的類別與角色會議的類別與角色p 正確樹立會議目的p 正式與非正式會議p 會議的類別p 會議主持人的角色p

4、 會議的陷阱2,會議策劃會議策劃p建立效率模式p選擇出席人p如何策劃會議p會議計(jì)劃表的規(guī)范p會議室的安排p會議工具的準(zhǔn)備3,會議溝通技巧會議溝通技巧p讓參會者有準(zhǔn)備而來p科學(xué)地安排時(shí)間p主持會議人的職責(zé)p會議中的管理手段p發(fā)言與傾聽p總結(jié)會議的能力3 高效會議組織與實(shí)施目的高效會議組織與實(shí)施目的了解如何減少會議次數(shù)了解如何減少會議次數(shù)學(xué)會如何減少會議時(shí)間學(xué)會如何減少會議時(shí)間掌握怎樣推動掌握怎樣推動/執(zhí)行會議決議執(zhí)行會議決議確定合適人員參加會議確定合適人員參加會議有效地解決問題有效地解決問題有效的會議追蹤有效的會議追蹤學(xué)會安排各種類型會議學(xué)會安排各種類型會議防范各種會議中的障礙與疏漏防范各種會議

5、中的障礙與疏漏4 企業(yè)會議的通病企業(yè)會議的通病各類會議多，一個(gè)接一個(gè)各類會議多，一個(gè)接一個(gè)經(jīng)理人埋頭于文山會海里經(jīng)理人埋頭于文山會海里沒有統(tǒng)籌安排各類會議沒有統(tǒng)籌安排各類會議沒有在年初統(tǒng)一規(guī)劃各類會議沒有在年初統(tǒng)一規(guī)劃各類會議會議成效差會議成效差會議通知草率會議通知草率會議通知只提開會，不告知內(nèi)容會議通知只提開會，不告知內(nèi)容參會人來不及參會人來不及/ /無法準(zhǔn)備無法準(zhǔn)備 隨意選擇與會人隨意選擇與會人會議不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議沒有追蹤系統(tǒng)會議沒有追蹤系統(tǒng)檢討你們企業(yè)有哪些通??？5 會議的一般類別會議的一般類別正式會議非正式會議研討會工作會計(jì)劃/總結(jié)會演講會碰頭會電話會工作餐會員工會即興

6、會1,會議的類別6 生產(chǎn)型企業(yè)會議類別生產(chǎn)型企業(yè)會議類別1,會議的類別研發(fā)會研發(fā)會運(yùn)營會運(yùn)營會采購會采購會供應(yīng)會供應(yīng)會生產(chǎn)會生產(chǎn)會計(jì)劃會計(jì)劃會質(zhì)量會質(zhì)量會IT 會會財(cái)務(wù)會財(cái)務(wù)會人事會人事會7 新產(chǎn)品上市發(fā)布會新產(chǎn)品上市發(fā)布會 挑戰(zhàn)全國前三強(qiáng)誓師大會挑戰(zhàn)全國前三強(qiáng)誓師大會 20022002年?duì)I銷戰(zhàn)略研討會年?duì)I銷戰(zhàn)略研討會 解決近期品質(zhì)問題小組會議解決近期品質(zhì)問題小組會議 集團(tuán)運(yùn)動會籌備小組會議集團(tuán)運(yùn)動會籌備小組會議會議的類別細(xì)分會議的類別細(xì)分1,會議的類別8 會議的類別細(xì)分會議的類別細(xì)分股東會高層決策會業(yè)績回顧會年初動員會董事會客戶調(diào)查會計(jì)劃工作會質(zhì)量工作會新聞發(fā)布會客戶聯(lián)誼會員工聯(lián)歡會深入基層

7、會午餐會專題報(bào)告會進(jìn)度會落實(shí)任務(wù)會產(chǎn)品發(fā)布會提案會1,會議的類別9 適合的參會人數(shù)適合的參會人數(shù)1,會議的類別類別類別規(guī)模規(guī)模形式形式目的目的周期周期Forum論壇100人多人演講可以不同觀點(diǎn)、議題年度Council研論會 50人聽講并可以評論討論并決策季度Committee委員會 12人發(fā)言機(jī)會平等討論并決策短，頻度大10 舉辦會議的自問舉辦會議的自問為什么要開會？為什么要開會？真的有必要開會嗎？真的有必要開會嗎？確立會議的目的確立會議的目的會有那些阻力？會有那些阻力？- 人員，- 場地，- 資金，- 資料，- 反對派，- 時(shí)機(jī)，- 設(shè)備，- 其他沖突如何尋求支持？如何尋求支持？-會議成功要

8、素會議成功要素2, 會議的策劃11 舉辦會議的成功要素舉辦會議的成功要素會議前的準(zhǔn)備會議中的控制與會人的培訓(xùn)會議服務(wù)會議后的追蹤2, 會議的策劃12 舉辦會議的自問舉辦會議的自問舉辦會議舉辦會議目的問題目標(biāo)成本-會議成功要素會議成功要素2, 會議的策劃13 80:20 定律定律投入產(chǎn)生產(chǎn)出消耗消耗80%的時(shí)間的時(shí)間（占多數(shù)次要的（占多數(shù)次要的問題）問題）80%的效果的效果花費(fèi)花費(fèi)20%的時(shí)間的時(shí)間（占少數(shù)重要的（占少數(shù)重要的問題）問題）產(chǎn)生20%的效果的效果原則：會議中先解決少數(shù)重要的問題，再解決多數(shù)不重要的問題2, 會議的策劃14 80:20原則的應(yīng)用原則的應(yīng)用報(bào)紙報(bào)紙工作任務(wù)工作任務(wù)工作匯

9、報(bào)工作匯報(bào)會議內(nèi)容會議內(nèi)容電話電話客戶貢獻(xiàn)客戶貢獻(xiàn)銷售銷售產(chǎn)品功能產(chǎn)品功能家務(wù)活家務(wù)活超市貨物超市貨物廢品廢品生產(chǎn)成本生產(chǎn)成本2, 會議的策劃15 策劃企業(yè)全年會議策劃企業(yè)全年會議列出全體部門列出全體部門部門會議類別部門會議類別生產(chǎn)淡季生產(chǎn)淡季/旺季旺季列出跨部門會議列出跨部門會議規(guī)劃草案規(guī)劃草案與各部門溝通與各部門溝通調(diào)整計(jì)劃調(diào)整計(jì)劃公司會議達(dá)成共識公司會議達(dá)成共識向全體經(jīng)理公布向全體經(jīng)理公布按計(jì)劃執(zhí)行按計(jì)劃執(zhí)行2, 會議的策劃16 主要方面主要方面注意要點(diǎn)注意要點(diǎn)檢查檢查開會開會目的目的本次會議是否真正需要，是否只是流于形式的會議？有無其他替代辦法？如有，什么可取代？開會的目的是否明確？設(shè)

10、定設(shè)定要項(xiàng)要項(xiàng)方面方面開會的時(shí)機(jī)，時(shí)間是否妥當(dāng)？旺季/淡季開會的場所是否合適？會被占用否邀請的與會人員是否恰當(dāng)？開會開會通知通知方面方面所有與會人員是否全部通知到了？會議的主旨，議題是否告知所有與會人了？是否事先通知與會人員就會議議題做準(zhǔn)備？三日為請是否通知與會人員事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？會議會議準(zhǔn)備準(zhǔn)備方面方面是否就議題的順序和時(shí)間安排妥當(dāng)？會前是否應(yīng)該分發(fā)參考資料？重要，避免引起驚訝是否要做應(yīng)變準(zhǔn)備？是否要安排好會議記錄？是否安排好各種設(shè)備？會議準(zhǔn)備檢查表會議準(zhǔn)備檢查表2, 會議的策劃機(jī)見表層。3。417 會議領(lǐng)導(dǎo)人的角色會議領(lǐng)導(dǎo)人的角色主持人參與者聽眾指導(dǎo)者觀察員2, 會議的策劃18 會議的三

11、項(xiàng)功能會議的三項(xiàng)功能信息收集書面簡報(bào)數(shù)據(jù)圖表流程圖圖象做出結(jié)論分析判斷推理預(yù)測方案評估供決策/做決策溝通與分析問題主導(dǎo)控制問題的要因確認(rèn)要因，幅度大小，區(qū)域所在，趨勢問題的風(fēng)險(xiǎn)3,會議的溝通技巧19 會議的組織模式會議的組織模式場地佈置會議規(guī)劃會議協(xié)調(diào)總體計(jì)劃設(shè)備佈置時(shí)間管理規(guī)則書面文件形式記錄形式主持人風(fēng)格服務(wù)人員3,會議的溝通技巧20 主持工作例會技巧主持工作例會技巧 控制會議控制會議效率效率會議結(jié)論會議結(jié)論提升效能提升效能制定規(guī)范，率先垂范點(diǎn)人發(fā)言技巧提案下結(jié)論技巧會后個(gè)別咨詢代替表決重復(fù)綱要式分階段開會式主持人暗示方式文件補(bǔ)充溝通上級參與界定問題重點(diǎn)處理問題方向目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)下手點(diǎn)行動原則可

12、能的效應(yīng)完成任務(wù)實(shí)效分離主題為子題，先議子題舉例說明式意見人的參與式下屬參與式技術(shù)簡報(bào)式播放VCD/錄像式氣氛感染式3,會議的溝通技巧21 主持會議技巧主持會議技巧 綱要準(zhǔn)備文字布達(dá)委托下屬溝通，得出共識，作出決策同向解決整體，個(gè)體沖突化解決分段開會法決策性分工休息式溝通移交下屬溝通法會后企劃法對于會中的不同意見，討論的方向及邏輯必須要同向與解決問題，而不是逆向討論或分叉討論3,會議的溝通技巧22 讓參會者有準(zhǔn)備讓參會者有準(zhǔn)備3,會議的溝通技巧 計(jì)劃安排計(jì)劃安排 提前預(yù)告提前預(yù)告 時(shí)間表時(shí)間表 與會人與會人23 會議與行醫(yī)的類比會議與行醫(yī)的類比3,會議的溝通技巧會議會議行醫(yī)行醫(yī)有什么問題建立病

13、例分析研究問題研究病癥檢查，分析數(shù)據(jù)望，聞，問，檢查討論解決方案開處方，選方案有哪些方案可行方案訂立方案做手術(shù)24 會議通知案例會議通知案例各位經(jīng)理：各位經(jīng)理： 茲定于下星期三（4月26日）召開生產(chǎn)運(yùn)營會。時(shí)間從下午14點(diǎn)至17點(diǎn)。請各位經(jīng)理于下星期一務(wù)必告知你部門的會議議題，發(fā)言時(shí)間，各類需要在會議上分享的信息，以便能夠幫你提前安排。 請采購部，計(jì)劃部， 質(zhì)量部，工程部，倉儲部生產(chǎn)部，設(shè)施部各位經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)參加。 順致 敬禮！ 祁建華 2002年4月22日3,會議的溝通技巧25 會議時(shí)間安排原則會議時(shí)間安排原則3,會議的溝通技巧職業(yè)健康保護(hù)職業(yè)健康保護(hù)注意力曲線注意力曲線安排一目了然安排一目了然

14、26 注意力效率曲線注意力效率曲線5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60100%80%60%40%20%0會議前要注意安排議程及休息會議前要注意安排議程及休息醫(yī)學(xué)科學(xué)家建議：連續(xù)工作1小時(shí)要休息，時(shí)間以10分鐘為宜3,會議的溝通技巧27 02年第年第4次運(yùn)營會議次運(yùn)營會議 時(shí)間時(shí)間 主題主題 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人 14:00-14:10 Action Item Review Qi Jianhua14:10-14:20 Ribbon Fiber Analysis Zhao Shengbo 14:20-14:25 Operator T Shirt Qi Jianhua Lab

15、or protection shoes14:25-14:40 Engineering Y2K Issue Daniel Rao Ribbon #403 3rd Line update14:40-14:55 PCD/Warehouse Fiber Rocky Chen Fiber Utilization Fiber Stock14:55-15:10 Temperature Chamber Chemecal Storage Hao Gang Fork Lift maintanance15:10-15:25 Raw material testing Ribbon Cindy line capacit

16、y analysis15:25-15:40 2nd half raw mat.plan Xiao lei15:40 Round Table All15:4016:00 Wrap up 3,會議的溝通技巧規(guī)劃一次會議議程28 有效控制會議有效控制會議申明時(shí)間表申明時(shí)間表 按時(shí)間表進(jìn)行按時(shí)間表進(jìn)行發(fā)言點(diǎn)名發(fā)言點(diǎn)名時(shí)間控制時(shí)間控制黃牌提示黃牌提示紅牌罰下紅牌罰下圓桌發(fā)言圓桌發(fā)言 3,會議的溝通技巧29 需要定義團(tuán)隊(duì)需要定義團(tuán)隊(duì) 需要修訂和增加團(tuán)隊(duì)功能需要修訂和增加團(tuán)隊(duì)功能團(tuán)隊(duì)功能：知識，經(jīng)驗(yàn)，傳統(tǒng)，對事務(wù)的判團(tuán)隊(duì)功能：知識，經(jīng)驗(yàn)，傳統(tǒng)，對事務(wù)的判斷，對事務(wù)的理解斷，對事務(wù)的理解團(tuán)隊(duì)內(nèi)對決策持反對態(tài)度

17、者只有團(tuán)隊(duì)內(nèi)對決策持反對態(tài)度者只有10，90則是事前沒有溝通造成則是事前沒有溝通造成團(tuán)隊(duì)內(nèi)分享知識和經(jīng)驗(yàn)的能力叫做組織智商團(tuán)隊(duì)內(nèi)分享知識和經(jīng)驗(yàn)的能力叫做組織智商有效控制會議有效控制會議3,會議的溝通技巧30 重要事宜為先重要事宜為先 團(tuán)結(jié)性事宜為先團(tuán)結(jié)性事宜為先 會有爭論的議題嚴(yán)格設(shè)定時(shí)間會有爭論的議題嚴(yán)格設(shè)定時(shí)間 1.5小時(shí)以內(nèi)為宜小時(shí)以內(nèi)為宜 可以精簡的事宜可在會前可以精簡的事宜可在會前10-15分鐘內(nèi)小議分鐘內(nèi)小議 不要念數(shù)據(jù)，要匯報(bào)問題與偏差不要念數(shù)據(jù)，要匯報(bào)問題與偏差 不要只談問題，沒有建議方案不要只談問題，沒有建議方案 不要只提方案，沒有執(zhí)行措施不要只提方案，沒有執(zhí)行措施有效控制會

18、議有效控制會議3,會議的溝通技巧31 可以終止會議可以終止會議3,會議的溝通技巧 需要有更多的事實(shí)，數(shù)據(jù)參考需要有更多的事實(shí)，數(shù)據(jù)參考 需要了解那些沒有提出過的觀點(diǎn)需要了解那些沒有提出過的觀點(diǎn) 參會人需要和其他人討論決定參會人需要和其他人討論決定 時(shí)間不夠時(shí)間不夠 該事宜可由少數(shù)人會議決定即可該事宜可由少數(shù)人會議決定即可 詢問：我們花費(fèi)這麼多時(shí)間爭論，價(jià)值在哪？詢問：我們花費(fèi)這麼多時(shí)間爭論，價(jià)值在哪？32 會議中的常見陷阱會議中的常見陷阱開小會時(shí)間失控領(lǐng)導(dǎo)離開設(shè)備壞掉當(dāng)事人未出席權(quán)威不夠信息不全相互攻擊議題失控中途溜號資料不足4,會議中的應(yīng)對處理不積極參與唱反調(diào)33 如何防范會議陷阱如何防范會

19、議陷阱設(shè)備壞掉領(lǐng)導(dǎo)離開議題失控會期測試后備元件支援人員強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)告知眾盼告知成本休會等待會前溝通議程表提醒鬧鐘打斷終止4,會議中的應(yīng)對處理34 如何防范會議陷阱如何防范會議陷阱資料不足當(dāng)事人未出席中途溜號資料備份提前發(fā)放專人檢查會前提醒代理出席會后告知罰款制度會前協(xié)議會中監(jiān)督會后通報(bào)罰款制度開小會申明規(guī)則沉默等候噓聲提示會后單議4,會議中的應(yīng)對處理35 如何防范會議陷阱如何防范會議陷阱時(shí)間失控權(quán)威不夠信息不全相互攻擊鬧鐘提醒紅黃牌制肢體語言強(qiáng)行終止提議對事相互贊揚(yáng)真誠幫助分析問題借助老板請人主持申明紀(jì)律吁請幫助征求信息會前反饋專題小組呼吁提供4,會議中的應(yīng)對處理36 與會者類型分析與會者類型分析

20、爭吵者盤問者大人物不感興趣拒絕者怯場者發(fā)言癖萬事通積極者4,會議中的應(yīng)對處理37 不同類型人的對策不同類型人的對策爭吵者盤問者大人物不感興趣拒絕者怯場者發(fā)言癖萬事通積極者保持冷靜，客觀，促使團(tuán)隊(duì)否決他的發(fā)言讓他總結(jié)會議成果，有意識把他引入討論要求團(tuán)隊(duì)對他的發(fā)言表態(tài)有策略地打斷其發(fā)言，規(guī)定發(fā)言時(shí)間提出容易，直接的問題，加強(qiáng)他的自信心把他的提問交給團(tuán)隊(duì)認(rèn)可他的知識，能力和經(jīng)驗(yàn)通過“是的，可是”等回答的技巧進(jìn)行不直接批評對他的工作領(lǐng)域提問，給出符合他興趣范圍的例子4,會議中的應(yīng)對處理38 提高會議成效的要領(lǐng)提高會議成效的要領(lǐng)1.1.要嚴(yán)格遵守會議的開始時(shí)間。要嚴(yán)格遵守會議的開始時(shí)間。2.2.要在開頭

21、就議題的要旨做一番簡潔的說明。要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。3.3.要把會議事項(xiàng)順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會者。要把會議事項(xiàng)順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會者。4.4.在會議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：在會議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)： (1)(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題? ? (2) (2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害? ? (3) (3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言是否全體人員都專心聆聽發(fā)言? ? (4) (4)是否發(fā)言者過于集中于某些人是否發(fā)言者過于集中于某些人? ? (5) (5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人? ? (

22、6) (6)是否某個(gè)人的發(fā)言過于冗長是否某個(gè)人的發(fā)言過于冗長? ? (7) (7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)? ?5.5.應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。6.6.在必須延長會議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，在必須延長會議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意， 并決定延長的時(shí)間。并決定延長的時(shí)間。7.7.應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。8.8.應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。 會議主持技能會議主持技能4,主持定期會議的要點(diǎn)39 引導(dǎo)參與技巧引導(dǎo)參與技巧 制定規(guī)

23、范，率先執(zhí)行制定規(guī)范，率先執(zhí)行 點(diǎn)人發(fā)言技巧，點(diǎn)弱不點(diǎn)強(qiáng)點(diǎn)人發(fā)言技巧，點(diǎn)弱不點(diǎn)強(qiáng) 提案結(jié)論技巧提案結(jié)論技巧 會后單獨(dú)詢問代替表決會后單獨(dú)詢問代替表決 重復(fù)綱要式重復(fù)綱要式 分階段開會式分階段開會式 主持人暗示方式主持人暗示方式 文件補(bǔ)充溝通文件補(bǔ)充溝通4,主持定期會議的要點(diǎn)40 1.1.發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕 ( (以以1515分鐘為限分鐘為限) )2.2.不可從頭到尾沉默到底。不可從頭到尾沉默到底。3.3.不可取用不正確的資料。不可取用不正確的資料。4.4.不要盡談些期待性的預(yù)測。不要盡談些期待性的預(yù)測。5.5.不可做人身攻擊。不可做人身攻擊。6.6.不應(yīng)打

24、斷他人的發(fā)言。不應(yīng)打斷他人的發(fā)言。7.7.不要談到抽象論或觀念論。不要談到抽象論或觀念論。8.8.不可對發(fā)言者吹毛求疵。不可對發(fā)言者吹毛求疵。9.9.不要中途離席。不要中途離席。會議禁忌會議禁忌 4,主持定期會議的要點(diǎn)41 會議中的溝通技巧會議中的溝通技巧 4,主持定期會議的要點(diǎn)避免公事公辦避免公事公辦私下溝通私下溝通出示方案出示方案尋求支持尋求支持達(dá)成一致達(dá)成一致想到不同意見想到不同意見提出共同方案提出共同方案提請決策提請決策42 溝通的策略溝通的策略溝通前：溝通前：想好目的想好目的規(guī)劃策略規(guī)劃策略溝通的熱身溝通的熱身溝通中：溝通中：不要單刀直入不要單刀直入堅(jiān)持目的堅(jiān)持目的讓對方了解，讓對方

25、了解，取得對方理解取得對方理解了解對方的觀點(diǎn)了解對方的觀點(diǎn)取得對方支持取得對方支持溝通后：溝通后：感謝對方的時(shí)間感謝對方的時(shí)間與對方保持聯(lián)系與對方保持聯(lián)系回報(bào)對方回報(bào)對方4,主持定期會議的要點(diǎn)43 主持人結(jié)論主持人結(jié)論界定問題重點(diǎn)處理問題方向目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)著手范圍行動原則期望的效果截止期限5,會議的跟蹤系統(tǒng)44 會議后的檢查會議后的檢查詢問與會者對會議的動機(jī)和目的是否明確？詢問與會者對會議的動機(jī)和目的是否明確？確保每人是否即使得到議程和資料？確保每人是否即使得到議程和資料？會議是否準(zhǔn)時(shí)開始？會議是否準(zhǔn)時(shí)開始？是否遵守議程安排？是否遵守議程安排？是否達(dá)到會議目的？是否達(dá)到會議目的？任務(wù)是否分配妥當(dāng)？任

26、務(wù)是否分配妥當(dāng)？任務(wù)是否都規(guī)定了完成期限？任務(wù)是否都規(guī)定了完成期限？會議中有多大比例的時(shí)間是缺乏效率的？會議中有多大比例的時(shí)間是缺乏效率的？5,會議的跟蹤系統(tǒng)45 會會議議落落實(shí)實(shí)步步驟驟目標(biāo)消化工作時(shí)序人力調(diào)配督導(dǎo)兼施人性管理肯定鼓勵管理稽核綜合技巧體會，了解工作目標(biāo)每一階段制定工作時(shí)間量，確認(rèn)完成點(diǎn)評估可動用人力，配合完成工作的時(shí)間分點(diǎn)，以期最優(yōu)化調(diào)配自上而下的壓力式監(jiān)督方式，兼有輔導(dǎo)方式將執(zhí)行方案用產(chǎn)品/服務(wù)的行銷方式推介給“用戶”，使下屬接受并努力完成以各種激勵方式使員工建立自信，以積極態(tài)度實(shí)施工作進(jìn)行過程中以各種行政手段強(qiáng)化管理月，周，日計(jì)劃法，項(xiàng)目管理法，稽核分析法5,會議的跟蹤系

27、統(tǒng)46 會議的跟蹤系統(tǒng)會議的跟蹤系統(tǒng)5,會議的跟蹤系統(tǒng)跟蹤是企業(yè)文化的延伸跟蹤是企業(yè)文化的延伸跟蹤是承諾文化跟蹤是承諾文化跟蹤是執(zhí)行力的最佳體現(xiàn)跟蹤是執(zhí)行力的最佳體現(xiàn)跟蹤體現(xiàn)經(jīng)理人的工作能力跟蹤體現(xiàn)經(jīng)理人的工作能力跟蹤能考問人們的責(zé)任心跟蹤能考問人們的責(zé)任心47 會議的跟蹤系統(tǒng)會議的跟蹤系統(tǒng)5,會議的跟蹤系統(tǒng)決策一定要有人承諾行動決策一定要有人承諾行動要承諾完成的時(shí)間要承諾完成的時(shí)間 要承諾完成的標(biāo)準(zhǔn)要承諾完成的標(biāo)準(zhǔn)使用標(biāo)準(zhǔn)表格工具使用標(biāo)準(zhǔn)表格工具如有困難當(dāng)即尋求支援如有困難當(dāng)即尋求支援下次會議一定匯報(bào)進(jìn)程下次會議一定匯報(bào)進(jìn)程 追蹤沒有結(jié)果時(shí)不進(jìn)行會議追蹤沒有結(jié)果時(shí)不進(jìn)行會議48 會議措施行動

28、案例會議措施行動案例 NoAction行動措施Owner負(fù)責(zé)人Action Start開始日期Action Due到期日1All data report delivered 1 day before全部數(shù)據(jù)報(bào)告一天前送交Qi JianhuaJun.8On going進(jìn)行中2Fire alarm system contract火警系統(tǒng)合同簽定Hao Gang26-May28-May3Heating cabinet motor repair report加熱柜引擎維修報(bào)告Zhao Shengbo5/26/1999On going進(jìn)行中4=48 Fiber reel standard48芯光纜盤標(biāo)準(zhǔn)

29、Daneil Rao28-May8-Jun5Cable reel receiving process control收纜流程控制Cindy Lin27-May8-Jun671% fiber rewinding analysis71% 復(fù)繞率分析Cindy Lin26-May8-Jun7Ribbon/printing inquiry with AKXiao lei27-MayOn going8Labor protection shoesHao Gang28-May8-Jun9Truck lift main Contract evaluationHao Gang26-May4-Jun10OTDR(

30、coloring/printing)analysisXu Rendong27-May3-Jun11Coloring/fiber printing p.c link MRPII requirementQi Jianhua27-May28-May5,會議的跟蹤系統(tǒng)49 公司月度員工大會公司月度員工大會6, 公司月度員工大會企業(yè)的溝通體系企業(yè)的溝通體系讓員工了解企業(yè)的橋梁讓員工了解企業(yè)的橋梁企業(yè)全員參與企業(yè)全員參與各部門負(fù)責(zé)人親臨各部門負(fù)責(zé)人親臨全面介紹企業(yè)各領(lǐng)域活動全面介紹企業(yè)各領(lǐng)域活動對特殊員工的表彰對特殊員工的表彰員工參與企業(yè)的管理活動員工參與企業(yè)的管理活動員工的生日慶賀員工的生日慶賀回答員工

31、的問題回答員工的問題50 員工月度交流會員工月度交流會WHEN10:00- 10:0510:05- 10:2010:20- 10:3010:30- 10:4510:4511:0011:0011:1011:10- 11:2511:25 11:4011:4011:45 11:4512:00WHATWHO會議議程介紹公司狀況通報(bào)銷售進(jìn)度/業(yè)績財(cái)務(wù)狀況近期主要公關(guān)活動美國總部新聞本月特殊員工好建議活動員工生日答疑解惑Larry ThomasJennyDavisBernardPetersonAlbertNancyJimmyThomas6, 公司月度員工大會51 小型派工小型派工/碰頭會碰頭會 老板交辦任

32、務(wù)老板交辦任務(wù)會前溝通會前溝通找出障礙找出障礙消化/目標(biāo)/計(jì)劃研判/聆聽/原則分析/方法/規(guī)格例行會議例行會議方向/職責(zé)/順序會后建立共識會后建立共識支援/激勵/追蹤7, 小型派工會52 小型派工小型派工/碰頭會碰頭會 時(shí)間簡短時(shí)間簡短-半個(gè)小時(shí)半個(gè)小時(shí)主題單一主題單一簡潔傳達(dá)簡潔傳達(dá)明確困難明確困難障礙清晰障礙清晰各方會前溝通各方會前溝通確保采取措施確保采取措施可以站著開會可以站著開會7, 小型派工會53 中大型會議管理中大型會議管理會議費(fèi)用會議場地人員范圍會議公告嘉賓邀請會議接待對外協(xié)調(diào)專題小組住宿事宜餐飲安排會場控制價(jià)格談判- 操辦大型會議操辦大型會議 文件制作8, 主持大型會議要點(diǎn)54

33、 中大型會議管理中大型會議管理 1會議費(fèi)用人員范圍文件制作場地費(fèi)餐飲費(fèi)茶點(diǎn)費(fèi)*2住宿費(fèi)租車費(fèi)司機(jī)費(fèi)紅包橫幅費(fèi)臨時(shí)房警察費(fèi)記者費(fèi)禮品費(fèi)規(guī)劃內(nèi)容特約寫稿稿件組織文本審查文本匯編文本制作文本發(fā)放總結(jié)制發(fā)市場部公關(guān)部銷售部行政部人力部售后服務(wù)IT人員秘書處外包人員- 操辦大型會議操辦大型會議 專題小組參加部門經(jīng)驗(yàn)人員總指揮部禮儀制定8, 主持大型會議要點(diǎn)55 中大型會議管理中大型會議管理 2會議場地會議公告嘉賓邀請檔次確定場地選擇價(jià)格談判停車場地指示牌位桌椅擺放名簽準(zhǔn)備橫幅制作音響系統(tǒng)音響師電腦系統(tǒng)屏幕系統(tǒng)公告起草部門確認(rèn)時(shí)間地點(diǎn)會議要求與會人員會議日程會議事項(xiàng)嘉賓確認(rèn)發(fā)邀請人請柬制作發(fā)言確認(rèn)發(fā)言稿件

34、機(jī)場接站住宿安排餐飲陪同返程機(jī)票講課費(fèi)用隨從人員禮品頒發(fā)- 操辦大型會議操辦大型會議 8, 主持大型會議要點(diǎn)56 中大型會議管理中大型會議管理 3餐飲安排價(jià)格談判對外協(xié)調(diào)通知記者廣告公司攝影攝像數(shù)字傳送禮品制作禮品發(fā)放公安部門相關(guān)部門招待晚宴桌簽制作桌位安排陪同人員酒水標(biāo)準(zhǔn)飲料標(biāo)準(zhǔn)司機(jī) 招待媒體招待場地價(jià)格餐飲價(jià)格茶點(diǎn)價(jià)格住宿價(jià)格服務(wù)費(fèi)用剪彩價(jià)格娛樂價(jià)格同聲傳譯- 操辦大型會議操辦大型會議 8, 主持大型會議要點(diǎn)57 中大型會議管理中大型會議管理 4會場控制會議接待住宿事宜確認(rèn)航班接站牌名司機(jī)指定班車協(xié)調(diào)專人接站入關(guān)事宜預(yù)定房間標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)電話開通酒吧控制娛樂消費(fèi)娛樂票證會后留住人走銷房發(fā)日程表定

35、主持人入場準(zhǔn)備提醒鬧鐘場下示意音響監(jiān)督電腦操縱服務(wù)人員緊急服務(wù)休息時(shí)間平行會場注冊參加講臺尺寸- 操辦大型會議操辦大型會議 8, 主持大型會議要點(diǎn)58 舉辦大型會議管理練習(xí)舉辦大型會議管理練習(xí)設(shè)想你奉命負(fù)責(zé)籌辦一次全體經(jīng)銷商的年度設(shè)想你奉命負(fù)責(zé)籌辦一次全體經(jīng)銷商的年度定貨大會，請舉列要考慮的事項(xiàng)及日程安排定貨大會，請舉列要考慮的事項(xiàng)及日程安排請先畫一張流程圖，然后再考慮事項(xiàng)安排請先畫一張流程圖，然后再考慮事項(xiàng)安排地點(diǎn)：桂林日期：10月15日時(shí)間：3天與會人員：300人左右主要內(nèi)容：經(jīng)濟(jì)學(xué)家預(yù)測明年經(jīng)濟(jì)形勢知名企業(yè)家現(xiàn)場演講政府某部的科技司司長講話桂林市分管工業(yè)副市長講話公司總裁講話銷售總經(jīng)理講

36、話研發(fā)總監(jiān)講話全國各大區(qū)經(jīng)銷商代表發(fā)言（9人）每晚需安排晚宴會后安排二天陽朔旅游8, 主持大型會議要點(diǎn)59 新辦公樓開業(yè)典禮新辦公樓開業(yè)典禮15:00pm 貴賓到達(dá)登記15:30pm 新辦公樓開業(yè)歡迎致辭-Bernard Choo15:35pm 致辭講話- Dr.William R.Spivey 博士 LT NPG 事業(yè)部副總裁15:40pm 賀禮致辭-北京市副市長劉海燕15:45pm 董事長葉培大教授講話15:50pm 朗訊科技公司中國區(qū)總裁 Mr. Michael C.Chan講話15:55pm 剪裁儀式- by Dr. Spivey, Mr. Liu Hai Yan and Prof.Ye Peida and Mr. M Chan William R. Spivey16:00pm 奠基石的揭幕式-by Dr. William R. Spive