國(guó)美電器新分部開業(yè)采購(gòu)管理規(guī)定

1、國(guó)新分部開業(yè)采購(gòu)管理規(guī)定歸屬體系：國(guó)美電器有限公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)采購(gòu)系統(tǒng)分冊(cè)文件編號(hào)：國(guó)美采012撰寫單位：國(guó)美電器采購(gòu)中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機(jī)密等級(jí)： 機(jī)密 一般合計(jì)頁(yè)數(shù)：6頁(yè) 正文頁(yè)數(shù)：3頁(yè)附件個(gè)數(shù)：2制度正文目錄：目 錄頁(yè)次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項(xiàng)37、附件3總裁審批管理研究室審核撰寫人1目的：為使新分部開業(yè)的籌備中，采購(gòu)工作能夠嚴(yán)謹(jǐn)有序的進(jìn)行，確保新分部的成功，特制定本規(guī)定。2范圍：2.1適用范圍：國(guó)美電器有限公司總部采銷中心；新開分部采購(gòu)部、市場(chǎng)部、賣場(chǎng)部2.2發(fā)布范圍：國(guó)美電器有限公司總部各中心、各部門；各分部3名

2、詞解釋（無(wú)）4職責(zé)4.1總部采購(gòu)中心負(fù)責(zé)制定新開業(yè)分部采購(gòu)方面工作的標(biāo)準(zhǔn)和程序；4.2新分部采購(gòu)部在總部指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)新分部開業(yè)的貨源籌備工作；5作業(yè)內(nèi)容5.1新開業(yè)分部采購(gòu)工作開業(yè)流程：5.1.1新開業(yè)分部采購(gòu)工作開業(yè)時(shí)間：在新分部開業(yè)前60天，采購(gòu)中心進(jìn)入籌備工作階段。擬訂支援開業(yè)采購(gòu)系統(tǒng)人員名單，并在第一時(shí)間通知廠家給予新開分部開業(yè)支持；5.1.2新分部開業(yè)采購(gòu)籌備工作，分為五個(gè)階段進(jìn)行：（由于開業(yè)時(shí)間屬于機(jī)密，以開業(yè)總指揮當(dāng)時(shí)制定的開業(yè)推進(jìn)計(jì)劃為準(zhǔn)。）5.1.2.1（開業(yè)前第60天-50天）：市場(chǎng)調(diào)研、確認(rèn)供應(yīng)商、初期接觸客戶。工作周期為10天。第一階段的重點(diǎn)工作應(yīng)該是對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的了解以

3、及了解廠家在此地區(qū)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的關(guān)系，從而確定在新分部開業(yè)時(shí)的重點(diǎn)合作伙伴。5.1.2.2（開業(yè)前第49-24天）：合同談判、特價(jià)機(jī)資源的爭(zhēng)取，與市場(chǎng)部共同確定開業(yè)促銷方案。工作周期為25天。第二階段就進(jìn)入了開業(yè)前最關(guān)鍵的合同談判期了。有全國(guó)協(xié)議的，根據(jù)總部簽署的全國(guó)協(xié)議或者地方協(xié)議，在分部執(zhí)行全國(guó)協(xié)議。需要在當(dāng)?shù)刂匦聦ふ夜?yīng)合作伙伴的（總部沒有全國(guó)或者區(qū)域協(xié)議的）品牌，盡量在確定合作伙伴前，尋找至少兩家以上的供應(yīng)商，根據(jù)對(duì)其實(shí)力，供貨價(jià)格等的多方面考察，確定合作意向并簽署合同。5.1.2.3（開業(yè)前第23天-13天）：簽定合同，制作采購(gòu)價(jià)格文件，確定展位制展臺(tái)，洽談開業(yè)產(chǎn)品資源，店內(nèi)外廣告位招

4、租。工作周期為10天。合同意向確定后，需要廠家在已經(jīng)洽談好的合同備忘錄上簽署意見并確認(rèn)，然后上報(bào)總部審批，待合同預(yù)案批回后，根據(jù)廠家提供的帶有公司印章的價(jià)格表，制作采購(gòu)價(jià)格文件。同時(shí)需要在賣場(chǎng)部已經(jīng)確定好的面積和位置上，規(guī)劃出適合本品類的展臺(tái)位置圖，并通知廠家根據(jù)實(shí)際面積和位置，制作裝修效果圖報(bào)賣場(chǎng)部簽字確認(rèn)后，制作展臺(tái)。與此同時(shí)，和廠家就開業(yè)時(shí)的促銷活動(dòng)安排交換意見，包括報(bào)紙廣告的宣傳，特價(jià)機(jī)及促銷員的的準(zhǔn)備，室外活動(dòng)的安排等等。5.1.2.4（開業(yè)前第12天-前4天）：廣告前期準(zhǔn)備工作，確定貨源及特價(jià)機(jī)，確定展臺(tái)、展位，促銷員到位。工作周期為8天。根據(jù)與廠商在前一階段洽談的特價(jià)資源及開業(yè)活

5、動(dòng)計(jì)劃，擬訂開業(yè)報(bào)廣的初步內(nèi)容。對(duì)于采購(gòu)系統(tǒng)這個(gè)階段最為重要的就是貨源的組織，因?yàn)榭紤]到庫(kù)房的實(shí)際收貨能力，盡量將本部門的到貨安排在一周內(nèi)全部到位。需要和廠家提前溝通備貨。并配合門店將已經(jīng)簽署協(xié)議的廠家的促銷人員到崗。5.1.2.5（前3天）：試營(yíng)業(yè)及正式開業(yè)。在試營(yíng)業(yè)期間，對(duì)樣機(jī)，庫(kù)存，展臺(tái)，促銷員等等出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，避免在正式開業(yè)時(shí)造成不必要的麻煩。5.1.3采購(gòu)工作具體內(nèi)容：合同的簽訂、采購(gòu)價(jià)格文件、貨源、特價(jià)機(jī)、展臺(tái)、展位、促銷員、協(xié)助市場(chǎng)部確定開業(yè)期間資源（共同營(yíng)銷）。5.2開業(yè)工作的標(biāo)準(zhǔn)及要求5.2.1合同：開業(yè)前13天合同簽定完畢后進(jìn)行錄入工作，正式合同達(dá)成率80%、其

6、它合同20%，正式合同文本可在途15天。如正式合同未到位，可按預(yù)案審批標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行虛擬錄入操作，待正式合同歸檔后，進(jìn)行正式錄入。合同分為兩步走：一步是和廠家確認(rèn)合同條款后，要簽署談判備忘錄，達(dá)到授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)的上報(bào)總部。第二步根據(jù)總部簽署的審批意見，對(duì)合同需要進(jìn)行修改的，重新與廠家協(xié)商并確認(rèn)后，重新錄入總部審批。5.2.2貨源：廣告刊登的商品，要求在廣告制作前全部入庫(kù)，并協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行錄入工作，其它常規(guī)商品在試營(yíng)業(yè)前7天全部到位；在商品入庫(kù)的時(shí)候，要特別注意商品庫(kù)區(qū)的定義，特價(jià)商品入庫(kù)時(shí)，先按照原價(jià)格入正常庫(kù)區(qū)，然后特價(jià)機(jī)審批回來(lái)后，重新制作價(jià)格文件，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上做轉(zhuǎn)倉(cāng)處理。5.2.3展臺(tái)、展位：開業(yè)

7、前1015天完成（根據(jù)賣場(chǎng)整體工程進(jìn)度）；展臺(tái)的制作本著保質(zhì)量，高效率的原則，按照開業(yè)總指揮制定的進(jìn)度按期完成，完成后，樣機(jī)的到位要在試營(yíng)業(yè)前3天完成。5.2.4店內(nèi)外廣告位招租：開業(yè)前15天完成；根據(jù)總部賣場(chǎng)部確認(rèn)的室內(nèi)外廣告位的區(qū)域劃分，價(jià)格表，與廠家協(xié)商廣告位的招租工作。原則是給公司爭(zhēng)取更多的廣告位收入。5.2.5促銷員：開業(yè)前10天到位，參加培訓(xùn)、維護(hù)店內(nèi)外衛(wèi)生；5.2.6采購(gòu)價(jià)格文件：開業(yè)前13天，合同簽定后立即在ERP系統(tǒng)內(nèi)制作采購(gòu)價(jià)格文件并上報(bào)審批后執(zhí)行，并對(duì)出現(xiàn)價(jià)格問(wèn)題的型號(hào)和廠家重新確認(rèn)。5.2.7廣告制作前，配合市場(chǎng)部確定促銷計(jì)劃及落實(shí)促銷活動(dòng)資源。制作開業(yè)報(bào)紙廣告的時(shí)候，

8、要根據(jù)實(shí)際入庫(kù)的數(shù)量，價(jià)格進(jìn)行制作，不能特價(jià)機(jī)入庫(kù)數(shù)量和報(bào)紙廣告上的數(shù)量不一致。 5.3進(jìn)貨要求5.3.1新開分部開業(yè)前期及15天內(nèi)的所有品類的商品進(jìn)貨，必須提前兩天制作 國(guó)美電器有限公司經(jīng)、代銷商品進(jìn)貨申請(qǐng)明細(xì)單，上報(bào)總部采購(gòu)中心各品類部長(zhǎng)審批。（經(jīng)、代商品進(jìn)貨申請(qǐng)明細(xì)單必須分開上報(bào)，詳見附件7.1）。5.3.2新開分部開業(yè)時(shí)采購(gòu)人員盡可能爭(zhēng)取與供應(yīng)商簽署“新分部開業(yè)所進(jìn)商品可退、換貨的備忘錄”。5.3.3新開分部開業(yè)后所發(fā)生的各品類商品的積壓、滯銷均由總部各品類部長(zhǎng)負(fù)責(zé)，對(duì)在30天內(nèi)形成的積壓、滯銷，要求在形成積壓、滯銷后次月的第10天內(nèi)指導(dǎo)、協(xié)助分部給予解決。6注意事項(xiàng)6.1新分部開業(yè)的采購(gòu)工作在前期會(huì)遇到當(dāng)?shù)毓┴浬滩涣私獠慌浜偷那闆r，如何有效進(jìn)行溝通，并根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況采用靈活的方法讓對(duì)方接受我公司的采購(gòu)政策，是需要關(guān)注的要點(diǎn)；6.2由于屬于首次合作，要與供應(yīng)商做好確認(rèn)，保證貨源，尤其是促銷資源的準(zhǔn)確、及時(shí)到位；6.3價(jià)格文件錄入工作完成后，要注意做好全品類的核對(duì)工作，確保賣場(chǎng)的所有商品都有自己唯一的編碼，并均能夠通過(guò)收銀機(jī)以正確的價(jià)格進(jìn)行銷售；7附件7.1經(jīng)/代銷商進(jìn)貨明細(xì)單7.2進(jìn)貨申請(qǐng)流程圖附件7.1新分部名稱 國(guó)美電器有限公司經(jīng)銷/（代銷）商品進(jìn)貨明細(xì)單采購(gòu)組： 申請(qǐng)日期： 年