Access2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用(第二版)_IT168文庫(kù)

1、第1章 Access數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)第章1 初識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)與Access 2010學(xué)習(xí)要點(diǎn)Access 2010是Access的最新版本。作為一種新型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，它能夠幫助用戶處理各種海量的信息，不僅能存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，更重要的是能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，使用戶將精力聚焦于各種有用的數(shù)據(jù)。v 數(shù)據(jù)庫(kù)概念介紹v Access 2010介紹v Access 2010的新界面v Access 2010的新功能v Access 2010的功能區(qū)v 數(shù)據(jù)庫(kù)的六大對(duì)象v 各種對(duì)象的主要概念和功能 學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)對(duì)本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的概念有比較清楚的了解，對(duì)Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)的功能有直觀的認(rèn)識(shí)。Ac

2、cess 2010采用了全新的用戶界面，這對(duì)于用戶的學(xué)習(xí)也是一個(gè)挑戰(zhàn)。用戶應(yīng)當(dāng)通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，熟悉Access 2010 的新界面，了解功能區(qū)的組成及命令選取方法等。通過(guò)學(xué)習(xí)，用戶還應(yīng)當(dāng)建立起數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的概念，了解Access的六大數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象及其主要功能。 長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)17第1章 初識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)與Access 2010 1.1 數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)知識(shí)現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，我們每天的工作和生活都離不開(kāi)各種信息。面對(duì)這些海量的數(shù)據(jù)，如何對(duì)其進(jìn)行有效的管理成為困擾人們的一個(gè)難題。要解決這個(gè)難題，首先要解決數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問(wèn)題。其實(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)最早也就是為解決數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問(wèn)題而誕生的。運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶可以對(duì)各種數(shù)據(jù)

3、進(jìn)行合理的歸類(lèi)、整理，并使其轉(zhuǎn)化為高效的有用數(shù)據(jù)。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理最好的方法就是使用數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展到今天，它的功能已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了最初存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的初衷，數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)成為存儲(chǔ)和處理各種海量數(shù)據(jù)最便捷的方法之一。1.1.1 數(shù)據(jù)庫(kù)簡(jiǎn)介簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)就是存放各種數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫(kù)。它利用數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種對(duì)象，記錄和分析各種數(shù)據(jù)。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以包含多個(gè)表。例如，使用3個(gè)表的客戶管理系統(tǒng)并不是3個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而是一個(gè)包含有3個(gè)表的數(shù)據(jù)庫(kù)。Access 數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)將自身的表與其他對(duì)象(如窗體、報(bào)表、宏和模塊)一起存儲(chǔ)在單個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。以Access 2010 格式創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)的文件擴(kuò)展名為.accdb，以早期 Acces

4、s(如Access 2003)格式創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)的文件擴(kuò)展名為.mdb。1.1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的基本功能一個(gè)通用數(shù)據(jù)庫(kù)具有以下幾項(xiàng)基本功能。v 支持向數(shù)據(jù)庫(kù)中添加新數(shù)據(jù)記錄，如增加業(yè)務(wù)訂單記錄。v 支持編輯數(shù)據(jù)庫(kù)中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)，如更改某條訂單記錄的信息。v 支持刪除信息記錄，如果某產(chǎn)品已售出或被丟棄，用戶可以刪除關(guān)于此產(chǎn)品的信息。v 支持以不同的方式組織和查看數(shù)據(jù)。v 支持通過(guò)報(bào)表、電子郵件、Intranet或Internet與他人共享數(shù)據(jù)。1.1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的組成數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是由數(shù)據(jù)庫(kù)(Database，DB)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(Database Management System，DBMS)、支持

5、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)庫(kù)管理員(Database Administrator，DBA)等組成。v 數(shù)據(jù)庫(kù)(DB)：由一組相互聯(lián)系的數(shù)據(jù)文件組成，其中最基本的是包含用戶數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)文件之間的邏輯關(guān)系也要存放到數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。v 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(DBMS)：是專(zhuān)門(mén)用于數(shù)據(jù)庫(kù)管理的系統(tǒng)軟件，提供了應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)庫(kù)的接口，允許用戶邏輯地訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)邏輯數(shù)據(jù)與物理地址之間的映射，是控制和管理數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的工具。DBMS可提供的數(shù)據(jù)處理功能包括數(shù)據(jù)庫(kù)定義、數(shù)據(jù)操縱、數(shù)據(jù)控制、數(shù)據(jù)維護(hù)等功能。v 支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境：每種數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)都有它自己所要求的軟、硬件

6、環(huán)境。一般對(duì)硬件要說(shuō)明所需的基本配置，對(duì)軟件則要說(shuō)明其適用于哪些底層軟件，與哪些軟件兼容等。v 數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序：是一個(gè)允許用戶插入、修改、刪除并報(bào)告數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)程序。是由程序員用某種程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言編寫(xiě)的。v 數(shù)據(jù)庫(kù)管理員(DBA)：是管理、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的人員。1.2 認(rèn)識(shí)Access 2010Access 2010是Microsoft公司最新推出的Access版本，是微軟辦公軟件包Office 2010的一部分。在通過(guò)【開(kāi)始】菜單啟動(dòng)Access 2010 以后，系統(tǒng)首先會(huì)顯示【可用模板】面板，這是Access 2010 界面上的第一個(gè)變化。Access 2010是一個(gè)面向?qū)ο蟮?、采?/p>

7、事件驅(qū)動(dòng)的新型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣說(shuō)可能有些抽象，但是相信用戶經(jīng)過(guò)后面的學(xué)習(xí)，就會(huì)對(duì)什么是面向?qū)ο?、什么是事件?qū)動(dòng)有更深刻的理解。Access 2010提供了表生成器、查詢(xún)生成器、宏生成器、報(bào)表設(shè)計(jì)器等許多可視化的操作工具，以及數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А⒈硐驅(qū)?、查?xún)向?qū)?、窗體向?qū)А?bào)表向?qū)У榷喾N向?qū)?，可以使用戶很方便地?gòu)建一個(gè)功能完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。Access還為開(kāi)發(fā)者提供了Visual Basic for Application(VBA)編程功能，使高級(jí)用戶可以開(kāi)發(fā)功能更加完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。Access 2010還可以通過(guò)ODBC與Oracle、Sybase、FoxPro等其他數(shù)據(jù)庫(kù)相連，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共

8、享。并且，作為Office辦公軟件包中的一員，Access還可以與Word、Outlook、Excel等其他軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的交互和共享。此外，Access 2010還提供了豐富的內(nèi)置函數(shù)，以幫助數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人員開(kāi)發(fā)出功能更加完善、操作更加簡(jiǎn)便的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。1.2.1 Access 2010的啟動(dòng)啟動(dòng)Access 2010的方法和啟動(dòng)其他軟件的方法一樣。操 作 步 驟1 在計(jì)算機(jī)桌面上選擇【開(kāi)始】|【所有程序】| Microsoft Office | Microsoft Access 2010命令，啟動(dòng)Access 2010程序，如下圖所示。也可以將程序命令添加到任務(wù)欄

9、中，這樣以后在任務(wù)欄中單擊程序圖標(biāo)即可啟動(dòng)程序。2 這時(shí)即可看到Access 2010的啟動(dòng)界面，如下圖所示，選擇Access模板，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)文件。選擇數(shù)據(jù)庫(kù)模板類(lèi)型。1.2.2 Access 2010的界面最新的Access 2010是Microsoft公司力推的、運(yùn)行于新一代操作系統(tǒng)Windows 7上的數(shù)據(jù)庫(kù)?？梢钥闯?，Access 2010相對(duì)于舊版本的Access 2003，界面發(fā)生了相當(dāng)大的變化，但是與Access 2007卻非常類(lèi)似。Access 2010 采用了一種全新的用戶界面，這種用戶界面是Microsoft公司重新設(shè)計(jì)的，可以幫助用戶提高工作效率。一個(gè)全新的Access

10、2010界面如下圖所示。新版本的Access 2010采用了和Access 2007擴(kuò)展名相同的數(shù)據(jù)庫(kù)格式，擴(kuò)展名為.accdb。而原來(lái)的各個(gè)Access版本都是采用擴(kuò)展名為.mdb的數(shù)據(jù)庫(kù)格式。新界面使用稱(chēng)為“功能區(qū)”的標(biāo)準(zhǔn)區(qū)域來(lái)替代Access 早期版本中的多層菜單和工具欄，如下圖所示。“功能區(qū)”以選項(xiàng)卡的形式，將各種相關(guān)的功能組合在一起。使用Access 2010的“功能區(qū)”，可以更快地查找相關(guān)命令組。例如，如果要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的窗體，可以在【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡下找到各種創(chuàng)建窗體的方式。同時(shí)，使用這種選項(xiàng)卡式的“功能區(qū)”，可以使各種命令的位置與用戶界面更為接近，使各種功能按鈕不再深深嵌入菜單中。從

11、而大大方便了用戶的使用?？偨Y(jié)一下，Access 2010 中主要的新界面元素包括以下幾點(diǎn)。1【可用模板】頁(yè) 如果用戶是從Windows的【開(kāi)始】菜單或桌面快捷方式啟動(dòng)Access 2010，那么啟動(dòng)后的界面如下圖所示。從圖中可以看到，在啟動(dòng)界面顯示了【可用模板】，這就是用戶打開(kāi)Access 2010以后所看到的第一項(xiàng)變化。在Backstage視圖的中間窗格中是各種數(shù)據(jù)庫(kù)模板。選擇【樣本模板】選項(xiàng)，可以顯示當(dāng)前Access 2010系統(tǒng)中所有的樣本模板，如下圖所示。Access 2010提供的每個(gè)模板都是一個(gè)完整的應(yīng)用程序，具有預(yù)先建立好的表、窗體、報(bào)表、查詢(xún)、宏和表關(guān)系等。如果模板設(shè)計(jì)滿足您的

12、需要，則通過(guò)模板建立數(shù)據(jù)庫(kù)以后，便可以立即利用數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)始工作；否則，您可以使用模板作為基礎(chǔ)，對(duì)所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改，創(chuàng)建符合您的特定需求的數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶也可以通過(guò)主界面上的【空數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng)組，創(chuàng)建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)，如下圖所示。單擊此處，新建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)。2功能區(qū)功能區(qū)是Access 2010中菜單和工具欄的主要替代工具，提供了Access 2010中主要的命令界面。功能區(qū)最大的優(yōu)勢(shì)就是將通常需要使用的菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他UI(User Interface，用戶界面)組件，集中在特定的位置。這樣一來(lái)，用戶只需根據(jù)需要在一個(gè)特定的位置查找命令按鈕，而不用再四處查找命令所處的位置。Access

13、2010的“功能區(qū)”中，用【文件】選項(xiàng)卡替換了Access 2007中的微軟徽標(biāo)按鈕。功能區(qū)位于程序窗口頂部的區(qū)域，讀者可以在功能區(qū)中選擇命令。由于在數(shù)據(jù)庫(kù)的使用過(guò)程中，功能區(qū)是用戶使用最多的區(qū)域，因此將在下一節(jié)詳細(xì)介紹功能區(qū)。3導(dǎo)航窗格導(dǎo)航窗格區(qū)域位于窗口左側(cè)，用以顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。導(dǎo)航窗格取代了Access早期版本中的數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，如左下圖所示。 單擊導(dǎo)航窗格右上方的小箭頭，即可彈出【瀏覽類(lèi)別】菜單，可以在該菜單中選擇查看對(duì)象的方式，如右下圖所示。 例如，當(dāng)選擇【表和相關(guān)視圖】命令進(jìn)行查看時(shí)，各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象就會(huì)根據(jù)各自的數(shù)據(jù)源表進(jìn)行分類(lèi)，如下圖所示。4選項(xiàng)卡式文檔在Acces

14、s 2010中，默認(rèn)將表、查詢(xún)、窗體、報(bào)表和宏等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象都顯示為選項(xiàng)卡式文檔，如下圖所示。當(dāng)然，也可以更改這種設(shè)置，將各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象顯示為重疊式窗口，具體操作步驟如下。操 作 步 驟1 啟動(dòng)Access 2010，打開(kāi)需要進(jìn)行設(shè)置的數(shù)據(jù)庫(kù)。Access 2010在屏幕的左側(cè)提供了導(dǎo)航窗格，用于顯示數(shù)據(jù)庫(kù)中的各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。用戶可以設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的顯示方式。2 單擊屏幕左上角的【文件】標(biāo)簽，在打開(kāi)的Backstage視圖列表中選擇【選項(xiàng)】命令，如下圖所示。在【信息】面板中可以查看該文檔的信息。3 彈出【Access 選項(xiàng)】對(duì)話框，在左側(cè)導(dǎo)航欄中選擇【當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng)，在右邊的【應(yīng)用程序選項(xiàng)】區(qū)

15、域中選中【重疊窗口】單選按鈕，再單擊【確定】按鈕，如下圖所示。4 這樣就為當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置了重疊式窗口顯示，重新啟動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)以后，打開(kāi)幾個(gè)數(shù)據(jù)表，就可以看到原來(lái)的選項(xiàng)卡式文檔變?yōu)橹丿B窗口式文檔了，如下圖所示。5狀態(tài)欄“狀態(tài)欄”位于窗口底部，用于顯示狀態(tài)信息。狀態(tài)欄中還包含用于切換視圖的按鈕。下面是一個(gè)表的【設(shè)計(jì)視圖】中的狀態(tài)欄，如下圖所示。6微型工具欄在任何Office Professional 2010程序中，一項(xiàng)經(jīng)常被執(zhí)行的操作就是設(shè)置文本格式。在早期的Access版本中，設(shè)置文本格式通常需要使用菜單或顯示格式工具欄。而在Access 2010中，可以使用“微型工具欄”更加輕松地設(shè)置文本格式。

16、用戶選擇要設(shè)置格式的文本后，“微型工具欄”會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在所選文本的上方。如果將鼠標(biāo)指針靠近“微型工具欄”，則“微型工具欄”會(huì)漸漸淡入。用戶可以用它來(lái)應(yīng)用加粗、傾斜，選擇字號(hào)、顏色等。如果將指針移開(kāi)“微型工具欄”，則該工具欄會(huì)慢慢淡出。如果不想使用“微型工具欄”設(shè)置格式，只需將指針移開(kāi)一段距離，“微型工具欄”即會(huì)自動(dòng)消失。顯示出現(xiàn)的“微型工具欄”如下圖所示。7樣式庫(kù)樣式庫(kù)控件專(zhuān)為使用“功能區(qū)”而設(shè)計(jì)，并將側(cè)重點(diǎn)放在獲取所需的結(jié)果上。樣式庫(kù)控件不僅可顯示命令，還可顯示使用這些命令的結(jié)果。其目的是為用戶提供一種可視方式，以便瀏覽和查看 Access 2010執(zhí)行的操作，從而將焦點(diǎn)放在命令的執(zhí)行結(jié)果上，

17、而不僅僅是命令本身上。在Microsoft Access 2010中，用戶可向自定義功能區(qū)添加【自動(dòng)套用格式】命令。例如，下圖是一個(gè)報(bào)表對(duì)象的打印預(yù)覽視圖，在該視圖中，樣式庫(kù)提供了多種頁(yè)邊距的設(shè)置方式。1.2.3 Access 2010中廢止與修改的 功能Microsoft Access 2010廢止和修改了Microsoft Access 2007中提供的一些功能，并為用戶提供了可使用其他選項(xiàng)的替代方法。1修改的功能“添加字段”任務(wù)窗格功能已被【數(shù)據(jù)類(lèi)型】庫(kù)取而代之，如下圖所示。v 用戶可以使用【數(shù)據(jù)類(lèi)型】庫(kù)選擇各種預(yù)定義的數(shù)據(jù)類(lèi)型，并保存和重用自己的數(shù)據(jù)類(lèi)型，而不必在“數(shù)據(jù)表”視圖中使用功

18、能區(qū)上的添加字段選項(xiàng)。使用【數(shù)據(jù)類(lèi)型】庫(kù)可以更好地共享數(shù)據(jù)類(lèi)型和功能。v “添加字段”任務(wù)窗格選項(xiàng)僅允許捕獲單字段模板，而“數(shù)據(jù)類(lèi)型”允許捕獲多字段模板。將忽略對(duì)字段列表所做的任何更改，并且對(duì)“添加字段”任務(wù)窗格執(zhí)行的宏調(diào)用將以失敗告終。“自動(dòng)套用格式”組已被“主題”選項(xiàng)組取而代之，如下圖所示。v “窗體布局”視圖和“報(bào)表布局”視圖的功能區(qū)中已不再提供“自動(dòng)套用格式”組。“自動(dòng)套用格式”已被“主題”取代。v “主題”為窗體或報(bào)表提供了更好的格式設(shè)置選項(xiàng)，這是因?yàn)橛脩艨梢宰远x、擴(kuò)展和下載主題，還可以通過(guò) Office Online 或電子郵件與他人共享主題。此外，還可將主題發(fā)布到服務(wù)器?！白詣?dòng)

19、套用格式”只能用于 Access；“主題”則可用于其他 Office 應(yīng)用程序。2廢止的功能在Access 2010中廢止了一些Access 2007中提供的功能。v 日歷控件(mscal.ocx)不再受支持。v 數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)(DAP)不再可用。v 從 Lotus 1-2-3 文件導(dǎo)出、導(dǎo)入和鏈接數(shù)據(jù)的功能將不再可用。v 從 Paradox 3、4、5、6 和 7 導(dǎo)出、導(dǎo)入和鏈接數(shù)據(jù)的功能將不再可用。v Red 2 ISAM 或 Jet 2 將不再受支持。v 復(fù)制沖突查看器不再可用。v 快照格式不受支持。1.3 Access的功能區(qū)功能區(qū)位于程序窗口頂部的區(qū)域，可以在該區(qū)域中選擇命令。功能區(qū)可

20、以分為多個(gè)部分，下面將對(duì)各個(gè)部分進(jìn)行相應(yīng)的介紹。1.3.1 命令選項(xiàng)卡在Access 2010的“功能區(qū)”中有4個(gè)選項(xiàng)卡，分別為【開(kāi)始】、【創(chuàng)建】、【外部數(shù)據(jù)】和【數(shù)據(jù)庫(kù)工具】，稱(chēng)為Access 2010的命令選項(xiàng)卡。在每個(gè)選項(xiàng)卡下，都有不同的操作工具。例如，在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下，有【視圖】組、【字體】組等，用戶可以通過(guò)這些組中的工具，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象進(jìn)行設(shè)置。下面分別對(duì)其進(jìn)行介紹。1【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下圖是【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下的一些工具組。利用【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下的工具，可以完成的功能主要有以下幾個(gè)方面。v 選擇不同的視圖。 v 從剪貼板復(fù)制和粘貼。 v 設(shè)置當(dāng)前的字體格式。 v 設(shè)置當(dāng)前的字體對(duì)齊

21、方式。 v 對(duì)備注字段應(yīng)用 RTF 格式。 v 操作數(shù)據(jù)記錄(刷新、新建、保存、刪除、匯總、拼寫(xiě)檢查等)。v 對(duì)記錄進(jìn)行排序和篩選。v 查找記錄。2【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡右上圖是【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡下的工具組。用戶可以利用該選項(xiàng)卡下的工具，創(chuàng)建數(shù)據(jù)表、窗體和查詢(xún)等各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。利用【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡下的工具，可以完成的功能主要有以下幾個(gè)方面。Access 2010提供了稱(chēng)為“功能區(qū)”的區(qū)域，來(lái)代替原來(lái)Access版本中的菜單和工具欄。功能區(qū)中最主要的工具就是4個(gè)命令選項(xiàng)卡。v 插入新的空白表。 v 使用表模板創(chuàng)建新表。 v 在 SharePoint 網(wǎng)站上創(chuàng)建列表，在鏈接至新創(chuàng)建的列表的當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建表。

22、v 在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建新的空白表。v 基于活動(dòng)表或查詢(xún)創(chuàng)建新窗體。v 創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)透視表或圖表。v 基于活動(dòng)表或查詢(xún)創(chuàng)建新報(bào)表。v 創(chuàng)建新的查詢(xún)、宏、模塊或類(lèi)模塊。3【外部數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡在【外部數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下，有如下圖所示的工具組，用戶可以利用該工具組中的數(shù)據(jù)庫(kù)工具，導(dǎo)入和導(dǎo)出各種數(shù)據(jù)。利用【外部數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下的工具，可以完成的功能主要有以下幾個(gè)方面。v 導(dǎo)入或鏈接到外部數(shù)據(jù)。 v 導(dǎo)出數(shù)據(jù)。v 通過(guò)電子郵件收集和更新數(shù)據(jù)。v 使用聯(lián)機(jī) SharePoint 列表。v 將部分或全部數(shù)據(jù)庫(kù)移至新的或現(xiàn)有的SharePoint網(wǎng)站。4【數(shù)據(jù)庫(kù)工具】選項(xiàng)卡在【數(shù)據(jù)庫(kù)工具】選項(xiàng)卡下，有如下圖所示的各種工具

23、組。用戶可以利用該選項(xiàng)卡下的各種工具進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)VBA、表關(guān)系的設(shè)置等。利用【數(shù)據(jù)庫(kù)工具】選項(xiàng)卡下的工具，可以完成的功能主要有以下幾個(gè)方面。v 啟動(dòng) Visual Basic 編輯器或運(yùn)行宏。 v 創(chuàng)建和查看表關(guān)系。 v 顯示/隱藏對(duì)象相關(guān)性或?qū)傩怨ぷ鞅?。v 運(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)文檔或分析性能。 v 將數(shù)據(jù)移至Microsoft SQL Server或Access(僅限于表)數(shù)據(jù)庫(kù)。 v 運(yùn)行鏈接表管理器。 v 管理Access加載項(xiàng)。 v 創(chuàng)建或編輯VBA模塊。1.3.2 上下文命令選項(xiàng)卡上下文命令選項(xiàng)卡就是根據(jù)用戶正在使用的對(duì)象或正在執(zhí)行的任務(wù)而顯示的命令選項(xiàng)卡。例如，當(dāng)用戶在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)表

24、時(shí)，會(huì)出現(xiàn)【表格工具】下的【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡，如下圖所示。而在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表時(shí)，則會(huì)出現(xiàn)【報(bào)表設(shè)計(jì)工具】下的4個(gè)選項(xiàng)卡，如下圖所示。1.3.3 快速訪問(wèn)工具欄“快速訪問(wèn)工具欄”就是在Office徽標(biāo)右邊顯示的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)工具欄。它提供了對(duì)最常用的命令(如【保存】和【撤銷(xiāo)】)的即時(shí)、單擊訪問(wèn)，如右上圖所示。單擊快速訪問(wèn)工具欄右邊的向下三角箭頭，可以彈出【自定義快速訪問(wèn)工具欄】菜單，用戶可以在該菜單中設(shè)置要在該工具欄中顯示的圖標(biāo)，如下圖所示。Access 2010不僅在界面上進(jìn)行了很大的改進(jìn)，而且在功能上也進(jìn)行了改進(jìn)和提高。熟練操作Access 2010以后，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)工作效率得到了大幅提升

25、。剛開(kāi)始使用各種命令選項(xiàng)卡時(shí)，用戶可能有些不習(xí)慣。但是如果習(xí)慣了這些操作，很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)這種選項(xiàng)卡式設(shè)計(jì)的優(yōu)點(diǎn)。1.3.4 庫(kù)庫(kù)是顯示樣式或選項(xiàng)的預(yù)覽的新控件，以使讀者能在做出選擇前查看效果。樣式庫(kù)控件的設(shè)計(jì)目的是讓讀者將注意力集中在獲取所要的結(jié)果上。樣式庫(kù)控件不僅顯示命令，還顯示使用這些命令的結(jié)果。其意圖是提供一種可視方式，便于用戶瀏覽和查看 Access 2010 可以執(zhí)行的操作，并關(guān)注操作結(jié)果，而不只是關(guān)注命令本身，如下圖所示。樣式庫(kù)有各種不同的形狀和大小。它包括一個(gè)網(wǎng)格布局、一個(gè)類(lèi)似菜單的下拉列表形式，甚至還有一個(gè)功能區(qū)布局，該布局將樣式庫(kù)自身的內(nèi)容放在功能區(qū)中。1.4 Access的新

26、增功能新版本的Access 2010，在用戶界面上較之前的Access 2007版本變化不大，但還是新增了許多實(shí)用的功能。Access提供了一組功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)工具，使得用戶可以更加方便地跟蹤、報(bào)告和共享數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，利用Access 2010新的交互式設(shè)計(jì)功能和能夠處理來(lái)自多種數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的能力，用戶可以快速創(chuàng)建具有企業(yè)級(jí)功能的應(yīng)用程序，而不需要具有高深的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)。1.4.1 新的宏生成器Access 2010 包含一個(gè)新的宏生成器，使用宏生成器不僅可以更輕松地創(chuàng)建、編輯和自動(dòng)化數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯，還可以更高效地工作、減少編碼錯(cuò)誤，并輕松地整合更復(fù)雜的邏輯以創(chuàng)建功能強(qiáng)大的應(yīng)用程序，如下圖所示。單擊

27、該按鈕，可以展開(kāi)導(dǎo)航窗格。1數(shù)據(jù)宏：根據(jù)事件更改數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)宏不但有助于支持 Web 數(shù)據(jù)庫(kù)中的聚合，并且還提供了一種在任何 Access 2010 數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)觸發(fā)器的方法。Access 2010新的宏生成器不僅有智能感知功能，還有細(xì)心的幫助提示，讓用戶在易用性和實(shí)用性上大大提高，甚至還加入了高級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件才有的【觸發(fā)器】功能。例如，假設(shè)有一個(gè)“已完成百分比”字段和一個(gè)“狀態(tài)”字段。讀者可以使用數(shù)據(jù)宏進(jìn)行以下設(shè)置：當(dāng)“狀態(tài)”設(shè)置為“已完成”時(shí)，將“已完成百分比”設(shè)置為 100；當(dāng)“狀態(tài)”設(shè)置為“未開(kāi)始”時(shí)，將“已完成百分比”設(shè)置為 0，如右上圖所示。2增強(qiáng)的表達(dá)式生成器表達(dá)式生成器現(xiàn)在已具有智能

28、感知功能，因此讀者可以在輸入時(shí)看到需要的選項(xiàng)。它還在【表達(dá)式生成器】對(duì)話框中顯示有關(guān)當(dāng)前選擇的表達(dá)式值的幫助，如下圖所示。表達(dá)式值的幫助在Access 2010表達(dá)式生成器中還有以下兩項(xiàng)需要注意。v 可以創(chuàng)建顯示計(jì)算結(jié)果的字段。計(jì)算必須引用同一表中的其他字段?？梢允褂帽磉_(dá)式生成器來(lái)創(chuàng)建計(jì)算。v 如果更改的記錄要驗(yàn)證指定的規(guī)則，可以創(chuàng)建阻止數(shù)據(jù)輸入的規(guī)則。與字段有效性規(guī)則不同，表有效性規(guī)則可以檢查多個(gè)字段的值?？梢允褂帽磉_(dá)式生成器來(lái)創(chuàng)建有效性規(guī)則。1.4.2 專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)模板Access 2010 包括一套經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)模板，可用來(lái)跟蹤聯(lián)系人、任務(wù)、事件、學(xué)生和資產(chǎn)及其他類(lèi)型的數(shù)據(jù)。讀者

29、可以立即使用它們，也可以對(duì)其進(jìn)行增強(qiáng)和調(diào)整，以完全按照所需的方式跟蹤信息。模板是一個(gè)完整的跟蹤應(yīng)用程序，其中包含預(yù)定義表、窗體、報(bào)表、查詢(xún)、宏和關(guān)系。這些模板被設(shè)計(jì)為可立即使用，這樣您就可以快速開(kāi)始工作。下面介紹模板使用窗口，打開(kāi)Access 2010，就可以看到【樣本模板】，可以看到Access 2010已經(jīng)內(nèi)置了很多款模板供用戶選擇，用戶可根據(jù)需要選擇合適的模板使用，如下圖所示。除了 Access 2010 中包括的模板外，讀者還可以連接到 O 來(lái)下載更多的模板。1.4.3 應(yīng)用程序部件應(yīng)用程序部件(如下圖所示)是 Access 2010 中的新增功能，它是一個(gè)模板，構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)的一部分(如

30、預(yù)設(shè)格式的表或者具有關(guān)聯(lián)窗體和報(bào)表的表)。例如，如果向數(shù)據(jù)庫(kù)中添加“任務(wù)”應(yīng)用程序部件，用戶將獲得“任務(wù)”表、“任務(wù)”窗體以及用于將“任務(wù)”表與數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他表相關(guān)聯(lián)的選項(xiàng)。用戶可以使用 O 上提供的全新預(yù)建數(shù)據(jù)庫(kù)模板（這些模板專(zhuān)為常見(jiàn)任務(wù)設(shè)計(jì)）或者從社區(qū)提交的模板中選擇，然后根據(jù)特定需求對(duì)其進(jìn)行自定義。1.4.4 改進(jìn)的數(shù)據(jù)表視圖在Access 2010中用戶無(wú)須提前定義字段即可創(chuàng)建表及開(kāi)始使用表，用戶只需單擊【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡上的【表】按鈕，然后開(kāi)始在出現(xiàn)的新數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)即可。Access 2010 會(huì)自動(dòng)確定適合每個(gè)字段的最佳數(shù)據(jù)類(lèi)型，這樣，用戶便能立刻開(kāi)始工作?！締螕粢蕴砑印苛酗@示添加

31、新字段的位置。如果需要更改新字段或現(xiàn)有字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型或顯示格式，可以通過(guò)使用功能區(qū)上【字段】選項(xiàng)卡下的命令進(jìn)行更改(如下圖所示)。還可以將 Microsoft Excel 表中的數(shù)據(jù)粘貼到新的數(shù)據(jù)表中，Access 2010 會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建所有字段并識(shí)別數(shù)據(jù)類(lèi)型。 1.4.5 Backstage視圖Access 2010 中新增的 Backstage視圖包含應(yīng)用于整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的命令，如壓縮和修復(fù)或打開(kāi)新數(shù)據(jù)庫(kù)。命令排列在屏幕的左側(cè)，并且每個(gè)命令都包含一組相關(guān)命令或鏈接。啟動(dòng) Access 2010 時(shí)，將看到 Microsoft Office Backstage視圖，可以從該視圖獲取有關(guān)當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的

32、信息、創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫(kù)、打開(kāi)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)或者查看來(lái)自 O 的特色內(nèi)容。Backstage視圖還包含許多其他命令，可以使用這些命令來(lái)調(diào)整、維護(hù)或共享數(shù)據(jù)庫(kù)。Backstage視圖中的命令通常適用于整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，而不是數(shù)據(jù)庫(kù)中的對(duì)象。1.4.6 新增的計(jì)算字段Access 2010中新增的計(jì)算字段允許存儲(chǔ)計(jì)算結(jié)果。可以創(chuàng)建一個(gè)字段，以顯示根據(jù)同一表中的其他數(shù)據(jù)計(jì)算而來(lái)的值。可以使用表達(dá)式生成器來(lái)創(chuàng)建計(jì)算，以便利用智能感知功能輕松訪問(wèn)有關(guān)表達(dá)式值的幫助。其他表中的數(shù)據(jù)不能用作計(jì)算數(shù)據(jù)的源。計(jì)算字段不支持某些表達(dá)式。1.4.7 合并與分割單元格Access 2010中引入的布局是可作為一個(gè)單元移動(dòng)和調(diào)整大小的

33、控件組。在 Access 2010 中，對(duì)布局進(jìn)行了增強(qiáng)，允許更加靈活地在窗體和報(bào)表上放置控件?？梢运交虼怪辈鸱只蚝喜卧瘢瑥亩軌蜉p松地重排字段、列或行，如下圖所示。 1.4.8 條件格式功能Access 2010 新增了設(shè)置條件格式的功能，使您能夠?qū)崿F(xiàn)一些與 Excel 中提供的相同的格式樣式。例如，可以添加數(shù)據(jù)條以使數(shù)字列看起來(lái)更清楚，如下圖所示。1.4.9 增強(qiáng)的安全性使用 Access 2010，可以輕松地從同一個(gè)【幫助】窗口同時(shí)訪問(wèn) Access 幫助和開(kāi)發(fā)人員參考內(nèi)容。Access 2010利用增強(qiáng)的安全功能及與Windows SharePoint Services 的高度集

34、成，可以更有效地管理數(shù)據(jù)，并能使信息跟蹤應(yīng)用程序比以往更加安全。通過(guò)將跟蹤應(yīng)用程序數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在 Windows SharePoint Services 上的列表中，可以審核修訂歷史記錄、恢復(fù)已刪除的信息及配置數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限。Office Access 2007 引入了一個(gè)新的安全模型，Access 2010 繼承了此安全模型并對(duì)其進(jìn)行了改進(jìn)。統(tǒng)一的信任決定與 Microsoft Office 信任中心相集成。通過(guò)受信任位置，可以很方便地信任安全文件夾中的所有數(shù)據(jù)庫(kù)?？梢约虞d禁用了代碼或宏的 Office Access 2010 應(yīng)用程序，以提供更安全的“沙盒”(即不安全的命令不得運(yùn)行)體驗(yàn)。受信任

35、的宏以沙盒模式運(yùn)行。1.5 Access六大對(duì)象我們經(jīng)常說(shuō)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，那么數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象到底是什么呢？一些用戶一直認(rèn)為Access只是一個(gè)能夠簡(jiǎn)單存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的容器，而前面提到Access數(shù)據(jù)庫(kù)能完成的功能有很多，那么這些功能是依靠數(shù)據(jù)庫(kù)中的什么結(jié)構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)的呢？在這一節(jié)中將介紹Access數(shù)據(jù)庫(kù)的六大數(shù)據(jù)對(duì)象?？梢哉f(shuō)，Access的主要功能就是通過(guò)這六大數(shù)據(jù)對(duì)象來(lái)完成的。1.5.1 表表是數(shù)據(jù)庫(kù)中最基本的組成單位。建立和規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)，首先要做的就是建立各種數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的唯一單位，它將各種信息分門(mén)別類(lèi)地存放在各種數(shù)據(jù)表中。表在我們的生活和工作中也是相當(dāng)重要的，它最大的特點(diǎn)就是能夠按照主

36、題分類(lèi)，使各種信息一目了然，如以下兩圖所示的都是常用的表。學(xué)生聯(lián)系信息表：學(xué)生就業(yè)表：雖然這些表存儲(chǔ)的內(nèi)容各不相同，但是它們都有共同的表結(jié)構(gòu)。表的第一行為標(biāo)題行，標(biāo)題行的每個(gè)標(biāo)題稱(chēng)為字段。下面行為表中的具體數(shù)據(jù)，每一行的數(shù)據(jù)稱(chēng)為一條記錄。該表在外觀上與Excel電子表格相似，因?yàn)槎叨际且孕泻土写鎯?chǔ)數(shù)據(jù)的。這樣，就可以很容易將Excel電子表格導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)表中。表中的每一行的數(shù)據(jù)稱(chēng)為一條記錄。記錄用來(lái)存儲(chǔ)各條信息。每一條記錄包含一個(gè)或多個(gè)字段。字段對(duì)應(yīng)表中的列。例如，可能有一個(gè)名為“雇員”的表，其中每一條記錄(行)都包含不同雇員的信息，每一字段(列)都包含不同類(lèi)型的信息(如名字、姓氏和地址等)

37、。1.5.2 查詢(xún)查詢(xún)是數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)用最多的對(duì)象之一，可執(zhí)行很多不同的功能。最常用的功能是從表中檢索特定的數(shù)據(jù)。要查看的數(shù)據(jù)通常分布在多個(gè)表中，通過(guò)查詢(xún)可以將多個(gè)不同表中的數(shù)據(jù)檢索出來(lái)，并在一個(gè)數(shù)據(jù)表中顯示這些數(shù)據(jù)。而且，由于用戶通常不需要一次看到所有的記錄，而只是查看某些符合條件的特定記錄，因此用戶可以在查詢(xún)中添加查詢(xún)條件，以篩選出有用的數(shù)據(jù)。在 Access 2010 中，不僅對(duì)功能區(qū)進(jìn)行了多處更改，而且還新引入了第三個(gè)用戶界面組件 Microsoft Office Backstage 視圖。數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢(xún)的設(shè)計(jì)通常是在“查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)器”中完成的。查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)器如下圖所示。查詢(xún)有兩種基本類(lèi)型：選擇查詢(xún)

38、和操作查詢(xún)。選擇查詢(xún)僅僅檢索數(shù)據(jù)以供查看之用。用戶可以在屏幕中查看查詢(xún)結(jié)果、將結(jié)果打印出來(lái)或者將其復(fù)制到剪貼板中或是將查詢(xún)結(jié)果用作窗體或報(bào)表的記錄源。下圖所示就是一個(gè)典型的選擇查詢(xún)的運(yùn)行結(jié)果。操作查詢(xún)可以對(duì)數(shù)據(jù)執(zhí)行一項(xiàng)任務(wù)，如該查詢(xún)可用來(lái)創(chuàng)建新表、向現(xiàn)有表中添加、更新或刪除數(shù)據(jù)。在Access 2010中有多種不同的查詢(xún)，如更新查詢(xún)、刪除查詢(xún)等，各種查詢(xún)都是在查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)器中的【查詢(xún)類(lèi)型】組(如下圖所示)中選擇和創(chuàng)建的。從上圖可以看到各種查詢(xún)的創(chuàng)建按鈕。其實(shí)，查詢(xún)和數(shù)據(jù)表最大的區(qū)別在于，查詢(xún)中的所有數(shù)據(jù)都不是真正單獨(dú)存在的。查詢(xún)實(shí)際上是一個(gè)固定化的篩選，它將數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)篩選出來(lái)，并以數(shù)據(jù)表的形式

39、返回篩選結(jié)果。1.5.3 窗體窗體有時(shí)被稱(chēng)為“數(shù)據(jù)輸入屏幕”。窗體是用來(lái)處理數(shù)據(jù)的界面，而且通常包含一些可執(zhí)行各種命令的 按鈕。窗體提供了一種簡(jiǎn)單易用的處理數(shù)據(jù)的格式，而且還可以向窗體中添加一些功能元素，如命令按鈕等。用戶可以對(duì)按鈕進(jìn)行編程來(lái)確定在窗體中顯示哪些數(shù)據(jù)、打開(kāi)其他窗體或報(bào)表或者執(zhí)行其他各種任務(wù)。例如，可以在下圖所示的客戶資料窗體中輸入客戶的新資料。使用窗體還可以控制其他用戶與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的交互方式。例如，創(chuàng)建一個(gè)只顯示特定字段且只允許查詢(xún)卻不能編輯數(shù)據(jù)的窗體，有助于保護(hù)數(shù)據(jù)并確保輸入數(shù)據(jù)的正確性。用戶還可以創(chuàng)建各種透視窗體。例如，可以創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)透視圖窗體，用圖形的方式來(lái)顯示數(shù)據(jù)的統(tǒng)

40、計(jì)結(jié)果。下圖所示就是一個(gè)典型的數(shù)據(jù)透視圖窗體。窗體是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，可用于為數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序創(chuàng)建用戶界面?！敖壎ā贝绑w是直接連接到數(shù)據(jù)源（如表或查詢(xún)）的窗體，并可用于輸入、編輯或顯示來(lái)自該數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)。利用窗體，還可以創(chuàng)建用于程序?qū)Ш降摹局髑袚Q面板】。該面板中有各種不同的功能模塊，單擊某一按鈕，即可啟動(dòng)相應(yīng)的功能模塊，如下圖所示的例子。1.5.4 報(bào)表如果要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，使用報(bào)表是最簡(jiǎn)單且有效的方法。報(bào)表主要用來(lái)打印或者顯示，因此一個(gè)報(bào)表通?？梢曰卮鹨粋€(gè)特定問(wèn)題，如“今年每個(gè)客戶的訂單情況怎樣？”或者“我們的客戶分布在哪些城市？”。在設(shè)計(jì)報(bào)表的過(guò)程中，可以根據(jù)該報(bào)表要回答的問(wèn)題，設(shè)置

41、每個(gè)報(bào)表的分組顯示，從而以最容易閱讀的方式來(lái)顯示信息。下圖所示就是一個(gè)典型的報(bào)表的例子。運(yùn)用報(bào)表，還可以創(chuàng)建標(biāo)簽。將標(biāo)簽報(bào)表打印出來(lái)以后，就可以將報(bào)表裁成一個(gè)個(gè)小的標(biāo)簽，貼在貨物或者物品上，用于對(duì)該物品進(jìn)行標(biāo)識(shí)。下圖所示就是一個(gè)典型的標(biāo)簽報(bào)表的例子。1.5.5 宏可以將宏看做是一種簡(jiǎn)化的編程語(yǔ)言。利用宏，用戶不必編寫(xiě)任何代碼，就可以實(shí)現(xiàn)一定的交互功能。比如彈出對(duì)話框、單擊按鈕打開(kāi)窗體等。下圖所示就是一個(gè)宏的例子。通過(guò)宏，可以實(shí)現(xiàn)的功能有以下幾項(xiàng)。v 打開(kāi)/關(guān)閉數(shù)據(jù)表、窗體，打印報(bào)表和執(zhí)行查詢(xún)。v 彈出提示信息框，顯示警告。v 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入和輸出。v 在數(shù)據(jù)庫(kù)啟動(dòng)時(shí)執(zhí)行操作等。v 篩選查找數(shù)據(jù)

42、記錄。Office 2010 提供了新的加密技術(shù)，此加密技術(shù)比 Office 2007 提供的加密技術(shù)更加強(qiáng)大，并且在 Access 2010 中，用戶可以根據(jù)自己的意愿使用第三方加密技術(shù)。宏的設(shè)計(jì)一般都是在【宏生成器】中完成的。單擊【創(chuàng)建】選項(xiàng)卡下的【宏】按鈕，即可新建一個(gè)宏，并進(jìn)入【宏生成器】，如下圖所示。1.5.6 模塊不僅可以通過(guò)從宏操作列表中以選擇的方式在Access 中創(chuàng)建宏，而且還可以用VBA編程語(yǔ)言編寫(xiě)過(guò)程模塊。模塊是聲明、語(yǔ)句和過(guò)程的集合，它們作為一個(gè)單元存儲(chǔ)在一起。模塊可以分為類(lèi)模塊和標(biāo)準(zhǔn)模塊兩類(lèi)。類(lèi)模塊中包含各種事件過(guò)程，標(biāo)準(zhǔn)模塊包含與任何其他特定對(duì)象無(wú)關(guān)的常規(guī)過(guò)程，如右

43、上圖所示。在上面的【工程】管理器中，可以看到有多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模塊和一個(gè)窗體模塊。在數(shù)據(jù)庫(kù)的導(dǎo)航窗格中的【模塊】對(duì)象下列出了標(biāo)準(zhǔn)模塊，但沒(méi)有列出類(lèi)模塊，如下圖所示。模塊是由各種過(guò)程構(gòu)成的，過(guò)程就是能夠完成一定功能的VBA語(yǔ)句塊。如下圖所示，這是一個(gè)能夠計(jì)算出圓面積的Sub過(guò)程。值得說(shuō)明的是，新版的Access 2010中，不再支持?jǐn)?shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)對(duì)象。如果希望在Web上部署數(shù)據(jù)輸入窗體并在 Access 中存儲(chǔ)所生成的數(shù)據(jù)，則需要將數(shù)據(jù)庫(kù)部署到 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0服務(wù)器上，使用 Windows SharePoint Services 所提供的工

44、具實(shí)現(xiàn)所要求的目標(biāo)。1.6 思考與練習(xí)選擇題1在數(shù)據(jù)庫(kù)的六大對(duì)象中，用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象是 ，用于和用戶進(jìn)行交互的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象是_。A表B查詢(xún)C窗體D報(bào)表2在Access 2010中，隨著打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的不同而不同的操作區(qū)域稱(chēng)為 。A命令選項(xiàng)卡B上下文命令選項(xiàng)卡C導(dǎo)航窗格 D工具欄3Access 2010停止了對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)的支持，轉(zhuǎn)而大大增強(qiáng)的協(xié)同工作是通過(guò) 來(lái)實(shí)現(xiàn)的。A數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡BSharePoint網(wǎng)站CMicrosoft在線幫助DOutlook新聞組4新版本的Access 2010的默認(rèn)數(shù)據(jù)庫(kù)格式是_。AMDB BACCDBCACCDE DMDE操作題1安裝好Office 2010，并

45、啟動(dòng)其中的Access 2010，觀察新版本Access的界面新特征。2理解Access 2010相對(duì)于其他版本Access的新的界面特征和功能特性，理解Access數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)于其他數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)、缺點(diǎn)。啟動(dòng)Access 2010以后，按下快捷鍵F1，即可啟動(dòng)Access幫助系統(tǒng)。并且Access 2010幫助文件提供了動(dòng)態(tài)追蹤功能，即如果將光標(biāo)定位在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象中，即可啟動(dòng)關(guān)于該數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的幫助文件。3對(duì)Access 2010的六大數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象要了然于心，熟悉各個(gè)對(duì)象的功能與區(qū)別。第2章 創(chuàng)建與管理數(shù)據(jù)庫(kù)第章2 創(chuàng)建與管理數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的容器。數(shù)據(jù)庫(kù)正是利用它的六大數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象進(jìn)行工作的

46、。表作為其六大數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象之一，是數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的唯一對(duì)象。設(shè)計(jì)良好的表結(jié)構(gòu)，對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的高效運(yùn)行至關(guān)重要。學(xué)習(xí)要點(diǎn)v 建立數(shù)據(jù)庫(kù)v 數(shù)據(jù)庫(kù)的基本操作v 備份數(shù)據(jù)庫(kù)v 壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)v 設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的屬性學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該學(xué)會(huì)創(chuàng)建和管理數(shù)據(jù)庫(kù)，掌握建立數(shù)據(jù)庫(kù)的各種方法，并能熟練使用數(shù)據(jù)庫(kù)的基本操作。讀者還應(yīng)學(xué)會(huì)如何管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以及對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份和壓縮等操作，以保證數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行速率及其安全性。長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)232.1 建立新數(shù)據(jù)庫(kù)首先應(yīng)該明確數(shù)據(jù)庫(kù)各個(gè)對(duì)象之間的關(guān)系。通過(guò)前面已經(jīng)知道數(shù)據(jù)庫(kù)中有6個(gè)對(duì)象，分別為“表”、“查詢(xún)”、“窗體”、“報(bào)表”、“宏”和“模塊”，這6個(gè)對(duì)象構(gòu)成了數(shù)

47、據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。而數(shù)據(jù)庫(kù)，就是存放各個(gè)對(duì)象的容器，執(zhí)行數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的功能。因此在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之前，應(yīng)最先做的就是創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。在Access 2010中，可以用多種方法建立數(shù)據(jù)庫(kù)，既可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)建立向?qū)В部梢灾苯咏⒁粋€(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)。建立了數(shù)據(jù)庫(kù)以后，就可以在里面添加表、查詢(xún)、窗體等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象了。下面將分別介紹創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的幾種方法。2.1.1 創(chuàng)建一個(gè)空白數(shù)據(jù)庫(kù)先建立一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)，以后根據(jù)需要向空數(shù)據(jù)庫(kù)中添加表、查詢(xún)、窗體、宏等對(duì)象，這樣能夠靈活地創(chuàng)建更加符合實(shí)際需要的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。建立一個(gè)空數(shù)據(jù)庫(kù)的操作步驟如下。操 作 步 驟1 啟動(dòng)Access 2010程序，并進(jìn)入Backstage視圖，然后在左

48、側(cè)導(dǎo)航窗格中單擊【新建】命令，接著在中間窗格中單擊【空數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng)，如下圖所示。單擊此處，選擇空數(shù)據(jù)庫(kù)模板。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)有七大數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，分別為表、查詢(xún)、窗體、報(bào)表、宏、VBA模塊、SharePoint網(wǎng)站。這七個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象相互聯(lián)系，構(gòu)成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。2 在右側(cè)窗格中的【文件名】文本框中輸入新建文件的名稱(chēng)，再單擊【創(chuàng)建】圖標(biāo)按鈕，如右上圖所示。單擊此處可更改存儲(chǔ)位置。若要改變新建數(shù)據(jù)庫(kù)文件的位置，可以在上圖中單擊【文件名】文本框右側(cè)的文件夾圖標(biāo)，彈出【文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)】對(duì)話框，選擇文件的存放位置，接著在【文件名】文本框中輸入文件名稱(chēng)，再單擊【確定】按鈕即可，如下圖所示。在

49、這里輸入文件名。3 這時(shí)將新建一個(gè)空白數(shù)據(jù)庫(kù)，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)表，如下圖所示。運(yùn)用這種方法，Access 2010大大提高了建立數(shù)據(jù)庫(kù)的簡(jiǎn)易程度。運(yùn)用這種方法建立的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以更加有針對(duì)性地設(shè)計(jì)自己所需要的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，相對(duì)于被動(dòng)地用模板而言，增強(qiáng)了使用者的主動(dòng)性。2.1.2 利用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)Access 2010提供了12個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)模板。使用數(shù)據(jù)庫(kù)模板，用戶只需要進(jìn)行一些簡(jiǎn)單操作，就可以創(chuàng)建一個(gè)包含了表、查詢(xún)等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。下面利用Access 2010中的模板，創(chuàng)建一個(gè)“聯(lián)系人”數(shù)據(jù)庫(kù)，具體操作步驟如下。操 作 步 驟1 啟動(dòng)Access 2010，單擊【樣本模板】選項(xiàng)

50、，從列出的12個(gè)模板中選擇需要的模板，這里選擇【聯(lián)系人Web數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng)，如下圖所示。單擊此處，選擇建立“聯(lián)系人”數(shù)據(jù)庫(kù)。Access 2010 附帶了5個(gè)模板：“聯(lián)系人”、“資產(chǎn)”、“項(xiàng)目”、“事件”和“慈善捐贈(zèng)”。在您發(fā)布任何模板之前或之后，都可以對(duì)其進(jìn)行修改。2 在屏幕右下方彈出的【數(shù)據(jù)庫(kù)名稱(chēng)】中輸入想要采用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件名，然后單擊【創(chuàng)建】按鈕，完成數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建。創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)如下圖所示。3 這樣就利用模板創(chuàng)建了“聯(lián)系人”數(shù)據(jù)庫(kù)。單擊【通訊簿】選項(xiàng)卡下的【新增】按鈕，彈出如右上圖所示的對(duì)話框，即可輸入新的聯(lián)系人資料了?？梢?jiàn)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)模板可以創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)有時(shí)不太符合要

51、求，因此最簡(jiǎn)便的方法就是先利用模板生成一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再進(jìn)行修改，使其符合要求。2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的基本操作數(shù)據(jù)庫(kù)的打開(kāi)、關(guān)閉與保存是數(shù)據(jù)庫(kù)最基本的操作，對(duì)于學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)是必不可少的。2.2.1 打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)在創(chuàng)建了數(shù)據(jù)庫(kù)后，以后用到數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)就需要打開(kāi)已創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)，這是數(shù)據(jù)庫(kù)操作中最基本、最簡(jiǎn)單的操作，下面就以實(shí)例介紹如何打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)。操 作 步 驟1 啟動(dòng)Access 2010，單擊屏幕左上角的【文件】標(biāo)簽，在打開(kāi)的Backstage視圖中選擇【打開(kāi)】命令，如下圖所示。2 在彈出的【打開(kāi)】對(duì)話框中選擇要打開(kāi)的文件，單擊【打開(kāi)】按鈕，即可打開(kāi)選中的數(shù)據(jù)庫(kù)，如下圖所示。 數(shù)據(jù)庫(kù)就是各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的容器，

52、存儲(chǔ)著各種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。各種有著不同功能的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象相互聯(lián)系，構(gòu)成了一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。Access中自動(dòng)記憶了最近打開(kāi)過(guò)的數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于最近使用過(guò)的文件，只需要單擊【文件】標(biāo)簽，并在打開(kāi)的Backstage視圖中選擇【最近所用文件】命令，接著在右側(cè)窗格中直接單擊要打開(kāi)的數(shù)據(jù)庫(kù)名稱(chēng)即可，如下圖所示。創(chuàng)建了數(shù)據(jù)庫(kù)以后，就可以為數(shù)據(jù)庫(kù)添加表、查詢(xún)等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象了。一般而言，表作為數(shù)據(jù)庫(kù)中各種數(shù)據(jù)的唯一載體，往往是應(yīng)該最先創(chuàng)建的。至于如何在數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建數(shù)據(jù)表，以及如何設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)等內(nèi)容，將在后面章節(jié)中進(jìn)行介紹。還可以通過(guò)使用快捷鍵來(lái)新建和打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，方法如下：v 按下Ctrl+N組合鍵，新建一個(gè)空數(shù)

53、據(jù)庫(kù)。v 按下Ctrl+O組合鍵，打開(kāi)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。2.2.2 保存數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，并為數(shù)據(jù)庫(kù)添加了表等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象后，就需要將數(shù)據(jù)庫(kù)保存，以保存添加的項(xiàng)目。另外，用戶在處理數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，記得隨時(shí)保存，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)丟失。操 作 步 驟1 單擊屏幕左上角的【文件】標(biāo)簽，在打開(kāi)的Backstage視圖中選擇【保存】命令，即可保存輸入的信息，如下圖所示。2 選擇【數(shù)據(jù)庫(kù)另存為】命令，可更改數(shù)據(jù)庫(kù)的保存位置和文件名，如下圖所示。 3 彈出Microsoft Access對(duì)話框，提示保存數(shù)據(jù)庫(kù)前必須關(guān)閉所有打開(kāi)的對(duì)象，單擊【是】按鈕即可，如下圖所示。 4 彈出【另存為】對(duì)話框，選擇文件的存放位置，

54、然后在【文件名】文本框中輸入文件名稱(chēng)，單擊【保存】按鈕即可，如下圖所示。 在這里輸入新名稱(chēng)。還可以通過(guò)單擊快速訪問(wèn)工具欄中的【保存】按鈕或是按下Ctrl+S組合鍵來(lái)保存編輯后的文件。2.2.3 關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)在完成了數(shù)據(jù)庫(kù)的保存后，當(dāng)不再需要使用數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，就可以關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)了。操 作 步 驟經(jīng)常性的備份數(shù)據(jù)庫(kù)，可以有效地保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，避免在電腦軟硬件出現(xiàn)重大錯(cuò)誤時(shí)將數(shù)據(jù)全部丟失。1 單擊屏幕右上角的【關(guān)閉】按鈕，即可關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)，如下圖所示。2 或者單擊左上角的【文件】標(biāo)簽，在打開(kāi)的Backstage視圖中選擇【關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)】命令，即可關(guān)閉數(shù)據(jù)庫(kù)，如下圖所示。 2.3 管理數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)據(jù)庫(kù)的使用過(guò)程中，隨著使用次數(shù)越來(lái)越多，難免會(huì)產(chǎn)生大量的垃圾數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)變得異常龐大，如何去除這些無(wú)效數(shù)據(jù)呢？為了數(shù)據(jù)的安全，備份數(shù)據(jù)庫(kù)是最簡(jiǎn)單的方法，在Access中數(shù)據(jù)庫(kù)又是如何備份的呢？還有打開(kāi)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)以后，如何查看這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的各種信息呢？所有的問(wèn)題都可以在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理菜單下解決，下面就介紹基本的數(shù)據(jù)庫(kù)管理方法。2.3.1 備份數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，是最常用的安全措施。下面以備份“羅斯文.accdb”數(shù)據(jù)庫(kù)文件為例，介紹如何在Access 2010中備份數(shù)據(jù)庫(kù)。操 作 步 驟1 在Access 2010程序中打