瑞特管理咨詢-職務(wù)說明書的制作方法

1、職位說明書的制作方法北京瑞特管理咨詢有限公司北京瑞特管理咨詢有限公司12/20/20211議 程n企業(yè)職能設(shè)計與職能分解n組織結(jié)構(gòu)設(shè)計與工作設(shè)計n工作分析：目標(biāo)/內(nèi)容/程序/方法n職位說明書：重要性/用途/格式/編制n案例解析與摹擬演練12/20/20212過程框圖職能設(shè)計職能設(shè)計基本職能基本職能 / 關(guān)鍵職能關(guān)鍵職能職能分解職能分解機構(gòu)設(shè)置機構(gòu)設(shè)置工作設(shè)計工作設(shè)計工作分析工作分析職位說明書職位說明書工作規(guī)范工作規(guī)范12/20/20213職能設(shè)計n什么是職能設(shè)計？ 對企業(yè)的經(jīng)營和管理業(yè)務(wù)進(jìn)行總體設(shè)計，確定企業(yè)應(yīng)當(dāng)從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理業(yè)務(wù)，并規(guī)定其合理的結(jié)構(gòu)比例。n職能設(shè)計是企業(yè)組織設(shè)計的

2、第一道“工序”思想是： 因事定機構(gòu)因事定機構(gòu) 因機構(gòu)配人員因機構(gòu)配人員12/20/20214職能設(shè)計的作用n使企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)和經(jīng)營目標(biāo)在管理組織上得到落實n為企業(yè)管理組織的框架設(shè)計提供依據(jù)n管理組織的各個層次、部門、職務(wù)和崗位，只是企業(yè)各項職能和業(yè)務(wù)的載體。 先有職能 才有結(jié)構(gòu)（不能先給病人吃藥，后診斷病情）12/20/20215職能設(shè)計的內(nèi)容n基本職能設(shè)計n關(guān)鍵職能設(shè)計n職能分解12/20/20216基本職能設(shè)計n目的：對 人、財、物、信息等經(jīng)營資源 研、供、產(chǎn)、銷等經(jīng)營環(huán)節(jié)進(jìn)行 系統(tǒng)、有效的管理。n參考國內(nèi)、國外較先進(jìn)同類企業(yè)n應(yīng)考慮的權(quán)變因素： 環(huán)境 戰(zhàn)略 技術(shù) 規(guī)模n案例一：12/20

3、/20217某投資管理公司基本職能n經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略n財務(wù)（審計）n投資管理n資產(chǎn)運營管理n人力資源n行政辦公n經(jīng)營計劃n公關(guān)與宣傳12/20/20218建筑公司的基本職能n采購管理：n設(shè)備管理：n成本管理：n施工管理：n質(zhì)量管理：n安全管理：12/20/20219房地產(chǎn)開發(fā)公司n項目前期n資金n設(shè)計n市場分析與營銷策劃n工程監(jiān)理n銷售12/20/202110練習(xí)一n寫出你所在公司的基本職能12/20/202111關(guān)鍵職能設(shè)計n各項職能磚瓦材料/構(gòu)件n關(guān)鍵職能承擔(dān)負(fù)荷量最大的構(gòu)件n關(guān)鍵職能應(yīng)配置在組織結(jié)構(gòu)中心地位12/20/202112關(guān)鍵職能的確定n如何確定？由企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決定n確定關(guān)鍵職能應(yīng)思

4、考三個問題：？為達(dá)到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，什么職能必須得到出色履行，取得優(yōu)異成績？什么職能履行不佳，會使企業(yè)遭受嚴(yán)重?fù)p失，甚至危及企業(yè)生存？對體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營宗旨具有重要價值的活動是什么12/20/202113練習(xí)二n投資管理公司總部的關(guān)鍵職能？n你所在子公司的關(guān)鍵職能？n你所在部門的關(guān)鍵職能？12/20/202114職能分解（一）n定義：將基本職能、關(guān)鍵職能逐步分解 化為獨立、可操作的具體業(yè)務(wù)n目的：n將各項職能具體化 可執(zhí)行、可落實 如：生產(chǎn)、營銷、財務(wù) 分解 具體業(yè)務(wù) 分派 不同部門/人來負(fù)責(zé)n為后續(xù)組織設(shè)計工作提供前提條件 部門劃分和組合；縱向：集權(quán)、分權(quán)；橫向：協(xié)調(diào)方式選擇；部門/崗位責(zé)任制；職

5、務(wù)設(shè)計等12/20/202115職能分解（二）n基本要求n業(yè)務(wù)活動的獨立性（舉例） 不能把性質(zhì)不同的業(yè)務(wù)活動混合為一項活動n業(yè)務(wù)活動的可操作性（舉例）n避免重復(fù)和脫節(jié)（舉例）12/20/202116職能分解（三）n職能分解的方法：逐級分解法逐級分解法 n一級職能-基本職能設(shè)計列出的職能n二級職能-為完成一級職能必須開展的 幾方面管理工作n三級職能-由二級職能分解的具體業(yè)務(wù) 活動 n案例二：某公司職能分解示例12/20/202117組織結(jié)構(gòu)設(shè)計n縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計 管理層次/幅度；集權(quán)/分權(quán)；n橫向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計 部門/專業(yè)分工；橫向協(xié)調(diào)方式；橫向制約機制n職責(zé)與權(quán)限設(shè)計12/20/202118工作

6、設(shè)計n方法： 1、事件流法：把相互密切關(guān)聯(lián)的事件或活動歸并在一起形成一個工作 2、歸類法：把性質(zhì)完全相同或相似的活動歸并在一起，形成一個工作 3、目標(biāo)分解法：把一個部門職能的總體目標(biāo)分解為各個分目標(biāo)，以分目標(biāo)為中心設(shè)定工作。n原則：1、相對獨立，避免工作關(guān)系復(fù)雜化。2、工作結(jié)果易于衡量/考核3、避免任務(wù)重疊、交叉4、有一定的深度和廣度5、相對穩(wěn)定，避免頻繁調(diào)整6、避免資格要求過高，找不到合適的人選12/20/202119工作分析n工作分析（職務(wù)分析）：是以工作為對象，觀察和分析其內(nèi)容、責(zé)任、特征、必要的資格條件等，將其結(jié)果載入工作說明書（職位說明書），判斷與其他工作的性質(zhì)差異的過程。n為管理活

7、動提供信息7Wn工作分析技術(shù)是現(xiàn)代人力資源管理的基本技術(shù)和核心技術(shù)12/20/202120工作分析術(shù)語n任務(wù)：為達(dá)到某一特定目的所進(jìn)行的一項活動。n職責(zé)：一個人擔(dān)負(fù)的一項或多項任務(wù)組成的活動。n職位：由特定人所擔(dān)負(fù)的一個或數(shù)個職責(zé)組成，=崗位n工作：由一組主要職責(zé)相似的職位所組成 工作=職務(wù)n工作簇：由兩個或兩個以上的相似的工作組成。n職業(yè)：由不同時間內(nèi)不同組織中的相似工作組成。12/20/202121工作分析的目標(biāo)n組織管理n人力決策n聘用管理n績效考核n人力資源開發(fā)n薪資管理n工作評價12/20/202122工作分析項目（一）n一般資料分析1.工作名稱： 2.工作代碼： 3.工作地點：n工

8、作實體分析1.主要目的2.工作任務(wù)分析3.工作責(zé)任分析4.督導(dǎo)與組織關(guān)系5.工作量分析12/20/202123工作分析項目（二）n工作環(huán)境分析1.工作的物理環(huán)境2.工作的安全環(huán)境3.人際與社會環(huán)境4.聘用備件n任職條件分析1.教育培訓(xùn)情況2.必備知識3.經(jīng) 驗4.心理素質(zhì)12/20/202124工作分析設(shè)計n選擇有代表性、典型性的職位n確定工作分析項目和調(diào)查方法n制訂工作分析規(guī)范 包括工作分析規(guī)范用語；工作分析項目標(biāo)準(zhǔn)n選擇信息來源： 包括：任職人、管理者、客戶、工作分析人員、有關(guān)工作分析資料n選擇工作分析人員 來源：顧問公司專家 培訓(xùn)內(nèi)部人員12/20/202125工作調(diào)查方法n觀察法： 運

9、用感覺器官或其他工具，觀察特定對象的實際工作動作和工作方式，并以文字、圖表、圖象記錄下來n訪談法： 與任職人員面對面談話來收集信息和數(shù)據(jù) （訪談問題舉例）n問卷法： 由任職人員填寫經(jīng)過特 別設(shè)計的調(diào)查問卷n方法選?。?三種調(diào)查方法各有利弊， 根據(jù)實際情況選擇使用。12/20/202126工作分析工具職位問卷n職位問卷是收集工作信息的基本工具n職位問卷框架n基本資料姓名、性別、年齡、職稱、 部門、學(xué)歷、職務(wù)、直屬主管、職等、職級、入職日期n工作時間調(diào)查正常工作時間、休息 時間、加班時間、出差情況、工作均衡12/20/202127v工作內(nèi)容調(diào)查工作目標(biāo)、工作概要、工 作程度 工作事項、各事項占全部

10、工作時間的百分比，工作權(quán)限和結(jié)果v工作責(zé)任調(diào)查風(fēng)險控制責(zé)任、成本控制責(zé)任、協(xié)調(diào)責(zé)任、指導(dǎo)監(jiān)督責(zé)任、組織管理責(zé)任、工作結(jié)果責(zé)任、決策范圍v任職資格調(diào)查最低學(xué)歷要求、知識多樣性、熟練期、工作復(fù)雜性、工作經(jīng)驗、文字知識、數(shù)學(xué)知識、工作靈活性、綜合能力12/20/202128v工作強度調(diào)查工作壓力、精力集中程度、體力要求、創(chuàng)新與開拓、工作緊張程度、工作均衡性v工作環(huán)境調(diào)查工作環(huán)境舒適性、工作環(huán)境危險性等 問卷設(shè)計要點v問卷應(yīng)簡短、填寫起來簡單、方便v調(diào)查項目應(yīng)為具有操作性的具體問題v用語規(guī)范、準(zhǔn)確、通俗易懂，不能模棱兩可v不能面面俱到，應(yīng)突出重點12/20/202129問卷形式v開放式問卷v封閉式問卷

11、v開放式與封閉式相結(jié)合工作問卷實例分析v開放式問卷實例v封閉式問卷實例12/20/202130工作說明書n又稱職務(wù)說明書，是根據(jù)工作分析得到的資料對工作的職務(wù)、條件以及責(zé)任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些條件限制下確認(rèn)工作的職責(zé)，并說明工作的范圍和內(nèi)容。n工作說明書是人力資源管理中最為重要的文件之一。12/20/202131工作說明書的重要性n闡明在公司內(nèi)誰應(yīng)該負(fù)責(zé)什么工作n有助于在職者了解該職位的責(zé)任n幫助管理階層分析并改進(jìn)公司的組織結(jié)構(gòu)n作為職位評價、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)12/20/202132工作說明書的用途n人力規(guī)劃n人員招聘及甄選n人員任用及配置n薪資調(diào)查n薪資結(jié)構(gòu)n

12、員工培訓(xùn)與發(fā)展n職業(yè)規(guī)劃n工作評價n職位分類n績效評估n目標(biāo)管理計劃n工作流程分析n組織研究12/20/202133工作說明書格式n依情況不同而異，基本由五大部分構(gòu)成：職位基本資料主要目的工作描述工作環(huán)境任職資格12/20/202134職位基本資料n職位名稱n直屬主管n所屬部門n工資等級n工資標(biāo)準(zhǔn)n所轄人數(shù)n工作性質(zhì)n工作地點n職務(wù)分析日期n職務(wù)分析人12/20/202135工作描述n工作概要：用簡練的語言說明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任n工作活動內(nèi)容：逐項說明工作活動內(nèi)容；各活動內(nèi)容所占時間百分比；活動內(nèi)容權(quán)限；執(zhí)行依據(jù)n工作職責(zé)：n工作結(jié)果：最好定量n工作關(guān)系：受誰監(jiān)督，監(jiān)督誰；此工作可晉升

13、的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關(guān)系n運用設(shè)備和信息說明12/20/202136任職資格n所需最低學(xué)歷n所需培訓(xùn)時間/科目n從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗n一般能力：如計劃、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、公關(guān)等及需求程度n興趣愛好n個性特征：如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向/內(nèi)向、支配性、主動性等n職位所需的性別、年齡特征n體能：視力、聽力、反應(yīng)、耐力、體力12/20/202137工作環(huán)境n工作場所：室內(nèi)/室外/其他特殊場所n工作環(huán)境的危險性：發(fā)生可能性；傷害程度；發(fā)生頻率；原因n職業(yè)?。嚎赡苄?輕重程度等n工作時間特性：正常工作時間、加班時間n工作的均衡性：是否忙閑不均及經(jīng)常性程度n工作環(huán)境舒適程度：溫度、濕度、粉塵、噪聲等12/20/202138編制基本要求n內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)分析目標(biāo)加以調(diào)整，可繁可簡n可以用表格形式，也可采用敘述型（見范例）n使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可n評分等級的設(shè)定也要依實際情