公司圖紙管理程序文件更新12.10

1、項目文件管理程序編 制： 項目部 校 對： 審 核： 批 準： 目錄一、總則 31.目標 32.適用范圍 33.項目文件定義 34.職責 3二、項目資料管理 31、項目資料的類型 32. 樣品圖紙文件的管理 43、正式受控圖紙管理文件 43.1項目文件編制和簽署欄的管理 43.2項目文件的管理與存檔 43.3項目文件的修改 43.4項目文件的保密 5三、項目文件的發(fā)放流程 5四.項目文件的回收 6五. 項目文件的銷毀 6六、文件借閱 7七、附件 7一、總則1、目標項目文件是本公司的核心機密，是本公司進行生產(chǎn)和管理工作共同的依據(jù)。為了保證項目文件的完整性、一致性、保密性，使公司的項目文件得到有效

2、的控制,確保生產(chǎn)現(xiàn)場所用的項目文件為最新有效版本。特制定本制度，加強管理并規(guī)范員工的行為。2、 適用范圍適用于本公司項目部所涉及到的所有項目文件。3、項目文件定義本規(guī)定所述的項目文件包括產(chǎn)品裝配圖、零件圖、工裝夾具圖、工藝圖、項目標準、項目通知以及項目培訓資料、顧客提供的圖紙等文件資料。4、職責1）.項目部負責全公司項目文件的編制、審核、批準，更改。2）.資料員負責項目文件的復印、發(fā)放和歸檔管理。3）.各使用部門負責圖紙的使用、保管。二、項目資料管理1、項目資料的類型1）.產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品標準、產(chǎn)品裝配圖、工裝圖、作業(yè)指導書、工藝卡、項目通知單、更改通知單、評審表、企業(yè)標準等各類項目性文件；2）

3、.顧客提供的項目圖紙、標準；3）.外來資料（圖紙、電子文檔，國家標準、行業(yè)標準）；4）.與顧客之間的關(guān)于項目信息的郵件、傳真等。2. 樣品圖紙文件的管理與存檔1）.試制圖紙底圖由項目部項目負責人掌管，以便修改和指導試制工作。2）.產(chǎn)品試制階段結(jié)束后經(jīng)客戶確認通過，由項目部將“正式圖檔”發(fā)放各部門。項目資料員將“正式圖紙”存檔，并將“試制用圖”統(tǒng)一回收并存檔備份。3、受控圖紙管理文件3.1項目文件編制和簽署欄的管理1）.項目文件、項目標準及項目圖紙應嚴格執(zhí)行設計（編制）、審核、批準三級把關(guān)制度；明確各級的責、權(quán)、利。2）.項目文件中，需備注內(nèi)部編號，數(shù)量（是否對稱），表面處理，以及特別備注，信息

4、不全的項目文件視為無效文件，不得發(fā)放各部門。3.2項目文件的管理與存檔1）項目文件的使用、保存管理1.1 受控的項目文件各級部門均應保管好，如有丟失應填寫文件丟失報告單由項目經(jīng)理審核簽字后交項目主管審批后方可補發(fā)。1.2 應回收的文件如有丟失應填寫文件丟失報告單由項目經(jīng)理審核簽字后由項目員存檔。2）項目文件的存檔2.1 項目類文件的原稿及電子檔由項目部保存。2.2 歸檔后的項目類文件由項目部存檔。2.3 項目人員編制的項目文件對項目資料進行整理審批生效后，將電子檔圖紙放于服務器中共享，將紙質(zhì)文件復印件交接給制造部負責人，在文件發(fā)放記錄中簽收，由項目存檔留底。3.3項目文件的修改1）.項目文件的

5、更改權(quán)限屬項目部。其它任何部門或個人不得在文件、標準圖、工藝圖等資料上作任何標記、涂改。2）.項目文件的修改，由項目員填寫文件更改申請單，說明修改理由及修改具體內(nèi)容，由項目主管審批后，填發(fā)更改通知單一式兩份，最后將修改后的文件及更改通知單交由制造部門負責人及采購外協(xié)簽字確認，確認后的更改單由項目部存檔備案。3.4項目文件的保密1）.任何部門、個人不得擅自打印、復印，或以任何形式傳遞、拷貝項目文件。2）.工作需要必須打印或復印時，經(jīng)辦人提出書面復印、打印申請單申請（員工填寫申請理由、份數(shù)），經(jīng)項目員確認核可后方可復印拷貝。三、項目文件的發(fā)放流程1.項目圖紙發(fā)放項目員把詳細的信息填寫完整（每張圖紙

6、上需包含內(nèi)部編號，數(shù)量（對稱需特別標識），表面處理，以及特別備注），并制作項目清單，項目清單的內(nèi)容須與圖紙信息一一對應，經(jīng)項目經(jīng)理復核后，將無誤的圖紙以及項目清單復印件交由制造部門負責人簽字簽收，項目圖紙原件，清單，制造部門負責人簽字確認單由項目部保存以備存檔查閱。2.外協(xié)圖紙發(fā)放1）.外協(xié)人員憑據(jù) “外協(xié)加工單”到生產(chǎn)部申請打印、復印工藝圖紙。產(chǎn)品加工完后與圖紙一起歸還采購部，外協(xié)單位留底復印件以備查閱。2）.外協(xié)加工的圖紙，須由外協(xié)單位敲章確認，并標明簽收圖紙日期。四.項目文件的回收1.因工藝變更、尺寸需調(diào)整等原因，導致項目文件失效不再使用的，由項目員發(fā)布文件作廢、失效聲明通知，并及時回收

7、。2.因圖紙、文件的損壞、污損等原因不能再使用，需要重新更換圖紙，經(jīng)項目員批準后，附上原有損壞的文件到項目部領(lǐng)用。原發(fā)放日期不變，舊的項目文件不必登記即時銷毀。3.銷毀的紙質(zhì)文件必須經(jīng)過碎紙機粉碎或者燒掉。五. 項目文件的銷毀1）.由于新項目的日新月異，越積越多的項目文件會占據(jù)不必要的資源，所以有的項目文件需要銷毀和清除，故文件最低保存期為2年。 2）.已收回、需銷毀的項目文件，由項目部統(tǒng)一歸檔，并決定文件的處置，完全沒有保存價值的項目文件，由項目員校對核實后，填寫文件銷毀申請表（注明文件名稱、圖號和銷毀理由），并經(jīng)領(lǐng)導批準，即可銷毀。3）.銷毀申請表應妥善保管，有據(jù)可查。4）.銷毀的紙質(zhì)文件

8、必須經(jīng)過碎紙機粉碎或者燒掉。六、文件借閱1.相關(guān)部門因業(yè)務需要借閱已經(jīng)歸檔的文件或資料時，應填寫項目資料借閱記錄臺賬以備查詢。2.文件借閱者需保持文件完整，并按期歸還，到期借閱經(jīng)辦人要催還并收回文件。七、附件1、 項目更改申請單；2、 更改通知單；3、 復印、打印申請單；4、 項目發(fā)放記錄；5、 受控文件領(lǐng)用申請表；6、 項目銷毀申請表；7、 項目資料借閱記錄臺賬；項目更改申請單編號: 項目名稱項目圖號/編號項目頁數(shù)更改頁數(shù) 或序號版本 更改原因：更改內(nèi)容申請人： 時 間： 部門項目經(jīng)理項目主管確認 簽名備注編制： 日期：更改通知單編號: 項目名稱項目圖號更改日期更改頁數(shù) 或序號更改項數(shù)更改內(nèi)容申請人： 時 間： 部門項目經(jīng)理制造部負責人采購外協(xié)確認 簽名備注編制： 批準： 日期：復印/打印申請單 文件編號：申請人日期項目名稱項目編號/圖號復印 打印 份數(shù)申請理由：項目經(jīng)理審批 簽名：備注：編制： 日期：15項目發(fā)放記錄 文件編號：序號項目名稱圖號份數(shù)接受人接受日期發(fā)放類型舊文件處理備注編制： 日期：受控文件領(lǐng)用申請表 項目編號：領(lǐng)用人領(lǐng)用部門項目名項目編號/圖號領(lǐng)用