試論美國(guó)猶他州大學(xué)圖書(shū)館電子期刊管理剖析

1、試論美國(guó)猶他州大學(xué)圖書(shū)館電子期刊管理剖析論文摘要：解析了美國(guó)猶他州大學(xué)圖書(shū)館開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)管理電子期刊的歷史、經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，揭示了開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)管理電子期刊的目的、意義及其工作中的注意事項(xiàng)，以期為國(guó)內(nèi)高校圖書(shū)館工作人員管理電子期刊提供參考與借鑒。 論文關(guān)鍵詞：電子期刊管理；數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)；猶他州大學(xué) 電子期刊是二十世紀(jì)九十年代后期學(xué)術(shù)圖書(shū)館面臨的科技潘多拉盒子(PandoraSbox)之一。本文將考察美國(guó)猶他州大學(xué)(UtahStateUniversity，USU)圖書(shū)館在電子期刊日益增長(zhǎng)的過(guò)程中，如何開(kāi)發(fā)、組織并維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行其電子資源的管理。 1歷史沿革 美國(guó)猶他州大學(xué)圖書(shū)館早在1997年便開(kāi)始建立網(wǎng)頁(yè)鏈

2、接所收藏的電子期刊，其最早鏈接的是物理協(xié)會(huì)(InstituteofPhysics，IOP)出版的電子期刊，最初工作量不大，只是該館網(wǎng)頁(yè)管理員日常工作的很小部分，然而，隨著電子期刊數(shù)量的不斷增加，圖書(shū)館員要獨(dú)立完成該館電子期刊的訂購(gòu)、創(chuàng)建及維護(hù)工作變得日益困難。 始于1995年的在線學(xué)者期刊(ProjectMUSE)，由霍普金斯大學(xué)出版社(JohnsHopkinsUnivesrityrPess)與該校MiltonSEisenhower圖書(shū)館合作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以全文形式向該校學(xué)者提供論文電子期刊。1999年MUSE作為非盈利出版社的特殊伙伴，增強(qiáng)了其提供人文、藝術(shù)及社科基礎(chǔ)期刊的能力，由于Poject

3、MUSE許可合同和使用政策友好、在線瀏覽方便、價(jià)格收費(fèi)合理并且對(duì)協(xié)作體和不同類(lèi)型圖書(shū)館有慷慨的折扣計(jì)劃，一直倍受青睞。1997年12月，猶他州大學(xué)圖書(shū)館僅向用戶(hù)提供從ProjectMUSE訂購(gòu)的電子期刊，包括大約40種電子期刊，48種與紙本期刊捆綁獲取的無(wú)額外費(fèi)用的電子期刊。到2102年，猶他州大學(xué)圖書(shū)館的電子期刊總數(shù)增至2，100種。 1997年萬(wàn)維網(wǎng)技術(shù)開(kāi)始動(dòng)搖Internet中Gopher的統(tǒng)治地位。出版社仍將CDROM作為優(yōu)選的電子形式，例如，一張CDROM可覆蓋1998年7月至8月人類(lèi)生殖(HumanReproduction)期刊的全部?jī)?nèi)容。猶他州大學(xué)圖書(shū)館訂購(gòu)了許多在線索引和文摘，

4、均可通過(guò)C9一ROM獲取，或遠(yuǎn)程登錄獲取，用戶(hù)能用命令功能(F8=新的檢索)或點(diǎn)命令(ns=新的檢索)進(jìn)行檢索。同時(shí)，通過(guò)Internet可以獲得越來(lái)越多的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，猶他州大學(xué)圖書(shū)館訂購(gòu)了InfoTracSearchBank，它將3，000多種期刊編入索引，許多引文含有文摘，其中可瀏覽和下載約1，000種期刊論文，文中帶有插圖，且為全文格式。 1998年猶他州大學(xué)圖書(shū)館的電子期刊收藏增加到300多種。到2001年底，該館按字順列有2，100多種電子期刊，其中不包括從集成商(如EBSCOhost，LexisNexis及UMIProQuest等)獲取的電子期刊，用戶(hù)期盼能便捷地獲取這些期刊，但往

5、往難以如愿。電子期刊成為參考咨詢(xún)館員、采編館員、期刊館員及圖書(shū)館用戶(hù)迫在眉睫的資源管理問(wèn)題。所有的電子期刊(包括付費(fèi)訂購(gòu)的、免費(fèi)獲取的以及與紙本期刊捆綁訂購(gòu)的電子期刊)都面臨著以下挑戰(zhàn)： 維護(hù)基于網(wǎng)絡(luò)按字順排列的電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)； 設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)圖解式用戶(hù)界面(GraphicalUserInterface，GUD，讓用戶(hù)有效地獲取收藏的電子期刊； 何時(shí)為在線免費(fèi)電子期刊創(chuàng)建鏈接； 為哪些電子期刊編目(例如，是否為FWP電子期刊編目?怎樣處理正在編目的免費(fèi)電子期刊?) 如何為電子期刊編目(是否該模仿所謂的每種格式一條記錄的標(biāo)準(zhǔn)，或只是簡(jiǎn)單地將館藏電子期刊增加到現(xiàn)存的印刷期刊記錄中?) 處理編目記錄元素的

6、最佳方法(如編目時(shí)是否應(yīng)該分別記錄期刊各種版本的ISSN號(hào)?圖書(shū)館在為許多資源編制索引時(shí)往往只提供其印刷版的ISSN號(hào)。) 是否給集成商提供的電子期刊編目? 是否將電子期刊從在線目錄中分離出來(lái)，在網(wǎng)頁(yè)上單獨(dú)列表? 如何保持URLs持久穩(wěn)定； 許可權(quán)問(wèn)題，因?yàn)樗鼤?huì)延遲選擇期刊與圖書(shū)館用戶(hù)獲取的時(shí)間； 煩瑣的訂購(gòu)，包括如何處理數(shù)據(jù)包問(wèn)題，協(xié)作體之間的價(jià)格商定，等等。 在2002年美國(guó)圖書(shū)館協(xié)會(huì)會(huì)議上，電子期刊討論小組論證了單個(gè)圖書(shū)館應(yīng)該如何處理電子期刊，以便實(shí)現(xiàn)人員配備、財(cái)政支出和獲取資源的最理想化模式。有的圖書(shū)館設(shè)想將ColdFusion或PHP應(yīng)用于創(chuàng)建電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)前端；有的圖書(shū)館提出外

7、購(gòu)其所訂電子期刊和網(wǎng)頁(yè)的管理服務(wù)，如獲取SerialsSolutions或TDNet的服務(wù)等。 猶他州大學(xué)圖書(shū)館建立獲取電子期刊的過(guò)程，是讓期刊部轉(zhuǎn)寄FWP期刊訂購(gòu)信息給圖書(shū)館網(wǎng)站管理員，這些代表電子期刊的告示隨發(fā)票、期刊或根據(jù)圖書(shū)館用戶(hù)需求創(chuàng)建某種期刊鏈接而出現(xiàn)。圖書(shū)館建立的電子期刊AdHoc無(wú)線網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)適應(yīng)了校園學(xué)術(shù)團(tuán)體的急需。其目的是維護(hù)學(xué)術(shù)資源和授權(quán)在校園網(wǎng)地址范圍內(nèi)電子期刊的鏈接。這種方法在短期內(nèi)非常奏效。 2電子期刊編目 隨著電子期刊的采購(gòu)任務(wù)日趨繁重，猶他州大學(xué)圖書(shū)館成立了電子期刊工作隊(duì)，由網(wǎng)站管理員和來(lái)自參考咨詢(xún)、期刊及采編部門(mén)的代表組成，以促進(jìn)電子期刊的獲取。電子期刊工作隊(duì)面

8、臨的首要任務(wù)是決策電子期刊應(yīng)該何時(shí)編目以及如何編目。 他們首先決定只為猶他州大學(xué)通過(guò)付款方式獲得的電子期刊編目，因?yàn)閳D書(shū)館不愿耗資在一些存在穩(wěn)定性問(wèn)題的電子期刊上。然而一些與紙本期刊捆綁訂購(gòu)而免費(fèi)獲取的電子期刊往往很受歡迎，圖書(shū)館要對(duì)其進(jìn)行編目、追蹤并更新，則需要更多的工作人員。電子期刊工作隊(duì)面臨的第二個(gè)決策是如何在在線目錄中描述這些電子資源。當(dāng)時(shí)的編目標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定每種形式的期刊應(yīng)該單獨(dú)創(chuàng)建記錄，但工作隊(duì)在這一點(diǎn)上持保留意見(jiàn)。他們分析了創(chuàng)建單獨(dú)記錄和分離記錄的優(yōu)缺點(diǎn)，在征得期刊、采編及參考咨詢(xún)部的反饋意見(jiàn)后，工作隊(duì)決定采用單獨(dú)記錄，即一個(gè)記錄既代表紙本期刊又代表電子期刊。雖然，分離記錄會(huì)促進(jìn)自動(dòng)下

9、載書(shū)目信息到圖書(shū)館在線目錄的能力，但圖書(shū)館從用戶(hù)利益出發(fā)，單獨(dú)記錄能向用戶(hù)提供每種期刊的所有信息，這種服務(wù)更利于用戶(hù)使用。經(jīng)過(guò)分析與討論，工作隊(duì)決定只給部分電子期刊分類(lèi)編目，接下來(lái)圖書(shū)館急需解決的問(wèn)題是開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)管理電子期刊。 3電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù) 隨著猶他州大學(xué)圖書(shū)館電子期刊的館藏增多，單獨(dú)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)管理電子期刊的潛在優(yōu)勢(shì)得以見(jiàn)證，雖然，與不同類(lèi)型信息分列數(shù)據(jù)庫(kù)相比，能提供圖書(shū)館所有資源的在線書(shū)目服務(wù)更具優(yōu)勢(shì)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 跟蹤并更新鏈接，比起手工維護(hù)電子期刊刊名列表，更加準(zhǔn)確和有效； 監(jiān)控和維護(hù)許可協(xié)議； 鏈接集成商的電子期刊； 為電子期刊的獲取提供多種途徑(刊名、出版社、主題及關(guān)

10、鍵詞檢索)； 圖書(shū)館與紙本期刊捆綁訂購(gòu)的電子期刊起著“鉤館藏”的作用； 每種期刊通過(guò)13期和目次能進(jìn)一步瀏覽其覆蓋范圍； 隨時(shí)鏈接多種資源并反映特色館藏信息，如，電子版的ConservationBiology)可同時(shí)在JSTOR和Blackwe11Synergy中獲取。 盡管如此，編目以外的因素讓圖書(shū)館確信要采用不同的管理策略。猶他州大學(xué)圖書(shū)館認(rèn)為需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理期刊，以便創(chuàng)建網(wǎng)頁(yè)，將刊名呈現(xiàn)給廣大用戶(hù)。這樣更易于從集成商處獲取電子期刊，如與EBSCOhost配套的數(shù)據(jù)庫(kù)。早先甚至有人嘗試用Excel跟蹤集成商的全文期刊收藏，結(jié)果以失敗告終。 電子期刊工作隊(duì)與圖書(shū)館的系統(tǒng)管理部門(mén)合作

11、，決定設(shè)計(jì)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)以滿(mǎn)足圖書(shū)館對(duì)電子期刊的管理要求。 在用ColdFusion(CF)開(kāi)發(fā)電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)需要考慮三個(gè)關(guān)鍵元素：數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、用戶(hù)界面及數(shù)據(jù)的輸入。每個(gè)數(shù)據(jù)記錄必須包括下列字段： 刊名信息 刊名全稱(chēng) 刊名縮寫(xiě)(例如，JAMA) ISSN，能夠獲取的紙本與電子版的ISSN號(hào) 出版社 供應(yīng)商 URL鏈接：全文或供應(yīng)商實(shí)際的URL URL名稱(chēng)：即用戶(hù)在超級(jí)鏈接處能看見(jiàn)的名稱(chēng)，例如，Newsweek 館藏信息： 起止卷號(hào) 起止期號(hào) 起止年號(hào) 其它字段：主題標(biāo)引最多三個(gè)主題標(biāo)引 幫助或檢索提示：需要集成商(如LexisNexis，ProQuest)提示哪里不可能直接鏈接某種期刊。 備注

12、字段： 說(shuō)明是否能用于館際互借。例如，IEL數(shù)據(jù)庫(kù)許可協(xié)議中指出IEL內(nèi)容不能用于館際互借，除非租用者先復(fù)印一份并用復(fù)印件傳真。 說(shuō)明遠(yuǎn)程用戶(hù)是否能通過(guò)代理服務(wù)器獲取期刊，是否禁止所有的校外用戶(hù)使用。 說(shuō)明最多允許的并發(fā)用戶(hù)數(shù)。 說(shuō)明其它信息，例如，許可協(xié)議的限制規(guī)定以及用戶(hù)名，密碼限制。 說(shuō)明可獲取期刊的形式(例如印刷型、縮微型、或二者兼?zhèn)?，并在在線目錄中提供鏈接，通過(guò)ISSN檢索). 在數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)確定之后，接下來(lái)的挑戰(zhàn)是設(shè)計(jì)圖示的用戶(hù)界面(GUI)。幸運(yùn)的是猶他州大學(xué)和猶他州大學(xué)圖書(shū)館主張的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展方針，ColdFusion程序師可參加這個(gè)項(xiàng)目，從而簡(jiǎn)化了GUI設(shè)計(jì)過(guò)程。其焦點(diǎn)是創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)

13、絡(luò)界面，同時(shí)讓先前的電子期刊網(wǎng)頁(yè)擁有類(lèi)似導(dǎo)航的圖解。這種連貫性有助于用戶(hù)意識(shí)到其所在的嶄新界面，以促進(jìn)整個(gè)電子期刊網(wǎng)頁(yè)的開(kāi)發(fā)與利用。用戶(hù)可按字順獲取刊名和出版社，并用刊名和關(guān)鍵詞在用戶(hù)友好GUI界面內(nèi)檢索14，000多種電子期刊。 最初，圖書(shū)館擔(dān)心數(shù)據(jù)錄入的任務(wù)過(guò)于繁重。然而值得慶幸的是，從猶他州大學(xué)圖書(shū)館員開(kāi)始用ColdFusion開(kāi)發(fā)電子期刊管理系統(tǒng)并準(zhǔn)備輸入數(shù)據(jù)時(shí)，SerialsSolutions連同TDNet和其它公司開(kāi)始提供編輯電子期刊數(shù)據(jù)集的服務(wù)，并且收費(fèi)也較為合理，從而有效地解決了數(shù)據(jù)錄入的問(wèn)題，圖書(shū)館最后提供給用戶(hù)學(xué)術(shù)團(tuán)體的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于用戶(hù)鏈接可獲取的所有期刊全文，同時(shí)簡(jiǎn)化了數(shù)

14、據(jù)庫(kù)的幕后維護(hù)工作。猶他州大學(xué)圖書(shū)館從最初提供2，100種電子期刊發(fā)展到了現(xiàn)在能提供10，000多種電子期刊。雖然開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)用于電子期刊管理促進(jìn)了資源的獲取，但也存在一些問(wèn)題。其中最為突出的是協(xié)作體沒(méi)有同步發(fā)展，例如，1997年至2000年問(wèn)，猶他州大學(xué)圖書(shū)館所屬的猶他州學(xué)術(shù)圖書(shū)館協(xié)作體(UtahAcademicLibraryConsortium，UALC)是通過(guò)猶他州大學(xué)支付協(xié)作體訂購(gòu)的電子期刊，協(xié)作體購(gòu)買(mǎi)問(wèn)題，包括獲取許可協(xié)議，使用權(quán)限，追蹤并注意續(xù)訂日期，付款項(xiàng)目，以及每筆款項(xiàng)能獲取的電子期刊準(zhǔn)確數(shù)量等等。這些邏輯性的問(wèn)題導(dǎo)致圖書(shū)館協(xié)作體在履行其相關(guān)新條款的過(guò)程中糾葛不斷。圖書(shū)館將繼續(xù)借

15、助機(jī)構(gòu)力量建立更加清晰的訂購(gòu)過(guò)程，并注意把握對(duì)機(jī)構(gòu)圖書(shū)館有益的機(jī)會(huì)，嚴(yán)格許可協(xié)議，例如，限制或禁止成員館取消電子期刊的紙本刊等相關(guān)條款。 4結(jié)論 電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)為圖書(shū)館員提供了信息管理的有效方法，特別是在圖書(shū)館向用戶(hù)持續(xù)提供在線電子期刊的過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)更是促進(jìn)了電子期刊的獲取，為大學(xué)及其圖書(shū)館提供了一個(gè)完整、便捷的路徑。原先分散各處的信息被數(shù)據(jù)庫(kù)固化在一種資源內(nèi)。利用電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)，圖書(shū)館用戶(hù)和工作人員能判斷圖書(shū)館是否有某篇文章的電子版并找出其獲取途徑。雖然，猶他州大學(xué)圖書(shū)館從1997年起就在網(wǎng)頁(yè)上提供了電子期刊列表，但由于電子期刊館藏增長(zhǎng)迅猛，這種方法不再可行，特別是它需用HTML代碼手工維

16、護(hù)，因此要?jiǎng)?chuàng)建并維護(hù)一個(gè)上萬(wàn)種通過(guò)不同渠道獲取的多版本的準(zhǔn)確無(wú)誤的期刊URLs是不可能的。電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)是一種很好的解決辦法，因?yàn)樗粌H是固定信息，而且還能解決和維護(hù)與資源有關(guān)的正確的數(shù)據(jù)問(wèn)題，例如，全文期刊、期刊所在的集成商、日期及覆蓋內(nèi)容、當(dāng)前的URLs以及增加的重要許可協(xié)議。 除了展示所有獲取的在線期刊，通過(guò)電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)還能檢索圖書(shū)館在線書(shū)目并展示印刷型或縮微型館藏期刊的詳細(xì)信息，當(dāng)電子版期刊覆蓋的范圍不足以滿(mǎn)足用戶(hù)需求，用戶(hù)所需要的文章須追溯到許多年前時(shí)，這種館藏期刊信息對(duì)圖書(shū)館用戶(hù)而言特別有用。用戶(hù)在檢索在線書(shū)目并瀏覽其檢索結(jié)果時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索屏幕上列有“可否獲得印刷版?”的選項(xiàng)按

17、鈕供用戶(hù)使用。由于許多尚未解決的問(wèn)題限制了圖書(shū)館創(chuàng)建并，或?qū)胨须娮悠诳涗浀皆诰€書(shū)目，電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)疑在多種信息源中起到了橋梁作用。 在工作實(shí)踐中圖書(shū)館員和所有領(lǐng)域的工作人員都發(fā)現(xiàn)了電子期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的重要工具作用，并意識(shí)到其進(jìn)一步完善與加強(qiáng)的可能性和必要性，工作人員希望能在數(shù)據(jù)庫(kù)中瀏覽到付款記錄及許可協(xié)議等其他元素。參考館員希望能在信息服務(wù)臺(tái)或用戶(hù)指導(dǎo)課上展示數(shù)據(jù)庫(kù)，并參考數(shù)據(jù)庫(kù)找到電子期刊要求的用戶(hù)名和密碼。館際互借工作人員通過(guò)它們可以決定哪些文章能從電子資源獲取，哪些信息不能在在線書(shū)目中反映，并能為有館際互借要求的用戶(hù)導(dǎo)航，告訴他們?cè)谀睦铽@取所需要的文章，從而用另一種方式完成館際互借任

18、務(wù)。同時(shí)，館際互借工作人員還能通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)瀏覽許可協(xié)議，決定是否能將某種電子期刊提供給校外用戶(hù)。圖書(shū)館期刊部、采編部、收藏部的工作人員都無(wú)一例外地發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)便于他們?cè)谔幚黼娮悠诳瘑?wèn)題時(shí)找到這樣或那樣的正確答案。 此外，通過(guò)電子期刊管理數(shù)據(jù)庫(kù)中的刊名、集成商或出版社能追蹤電子期刊的使用數(shù)據(jù)。電子資源的使用數(shù)據(jù)非常重要，它可供圖書(shū)館評(píng)估支出，從而作出科學(xué)合理的訂購(gòu)決策。由于出版社和集成商提供的使用報(bào)告不僅編輯格式不同，而且收到時(shí)間也先后不一，要組織這些使用數(shù)據(jù)并應(yīng)用于館藏管理相當(dāng)困難。而電子期刊管理數(shù)據(jù)庫(kù)記錄了每種期刊收到的點(diǎn)擊數(shù)并能更新使用報(bào)告，從而便于用不同的標(biāo)準(zhǔn)分析數(shù)據(jù)。例如，圖書(shū)館員能按集成商排列使用數(shù)據(jù)