文件與管理程序

1、金聯(lián)盛液晶科技有限公司JLS DISPLAY TECHNOLOGY CO.,LTD文件與資料管理程序編號：JISQP01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第1頁共9頁版本小結(jié)當前版本更改描述始發(fā)者部門日期1始發(fā)榮芳品質(zhì)部07.03.28版本歷史更改描述編寫者部門日期總經(jīng)辦生產(chǎn)部工程部開發(fā)部品質(zhì)部業(yè)務(wù)部倉庫部行政部采購部起草：審核：批準：分發(fā)部門總經(jīng)辦 生產(chǎn)部 工程部 開發(fā)部 品質(zhì)部 業(yè)務(wù)部 倉庫部 行政部 采購部 財務(wù)部 文件與資料管理程序編號：JLS-QP-01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第 2頁共9 頁1 目的： 對文件的使用方式加以規(guī)范，進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管制，使品質(zhì)系統(tǒng)能

2、正確有效的運作。2 范圍： 本公司品質(zhì)系統(tǒng)運作中，和產(chǎn)品的生產(chǎn)、服務(wù)等有關(guān)的文件，以及外來文件（客戶資料、供應(yīng)商資料及外來標準）均須依本程序的規(guī)定管理，文件與資料可以用文書或電子媒體方式呈現(xiàn)或儲存。3 參考文件：31 【品質(zhì)記錄控制程序】 JLS-QP-06；32 【工程變更程序】 JLS-QP-21；33 【LCM開發(fā)文件圖檔存放管理規(guī)則】 JLS-QP-19。4 定義： 41 文件結(jié)構(gòu)： 本公司品質(zhì)系統(tǒng)文件分為四個階層，其結(jié)構(gòu)和文件類別如下： 411 一階文件： 質(zhì)量/環(huán)境手冊。 412 二階文件： 程序文件。 413 三階文件： 作業(yè)指導書，包括使用手冊、技術(shù)文件、作業(yè)標準、檢驗規(guī)范、環(huán)

3、境作業(yè)指導書、辦法等。 414 四階文件： 表單格式，例如:校正記錄測試報告保養(yǎng)記錄訓練記錄等。 415 外來文件： 客戶資料、供應(yīng)商資料與外來標準。 42 文件： 規(guī)范工作要求（標準）或規(guī)范工作進行時的權(quán)責與步驟的文件，如：品質(zhì)手冊、程序文件與工作指示等內(nèi)部文件，工作標準、合約文件、客戶圖紙等外部文件。 43 記錄： 將工作執(zhí)行的結(jié)果填寫于表單上，而此結(jié)果（記錄）僅供日后分析、存檔備查或提供證明使用。44 受控文件： 經(jīng)文管蓋“受控文件”章的文件均為受控文件。文件與資料管理程序編號：JLS-QP-01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第 3頁共9 頁45 非受控文件： 非經(jīng)文管蓋“受控

4、文件”章的文件，僅提供資訊做為參考，變更時不需更換，也無須回收的文件。5 權(quán)責： 51 各部門：文件變更及外部文件登錄的申請。52 文件制訂部門：文件制訂單位。 53 文管中心：文件分發(fā)、回收管理與維持文件總覽表。6 作業(yè)內(nèi)容： 61 文件與資料管理流程圖（見第9頁）。 62 制定新文件 621 制定文件或資料時，須以規(guī)定的格式編寫文件或資料。規(guī)定書寫格式的目的是為了控制文件或資料內(nèi)容的統(tǒng)一，避免遺漏。 622 程序文件的書寫格式，依照文件書寫格式規(guī)定書寫。其它參照此規(guī)定書寫。 63 審批文件：新制訂的文件，須依以下規(guī)定進行審核與批準。 631 一階文件由管理者代表編制，總經(jīng)理核準。 632

5、二階文件各部門編制，管理者代表審核，由總經(jīng)理核準。 633 工程文件（工藝流程圖、作業(yè)指導書、工程圖紙）由部門負責人核準；其它三階文件由部門負責人批準。 64 文件編號及版本管制： 641文件編號及版本由文管中心依文件編碼規(guī)則進行管制，工程類文件則按【LCM開發(fā)文件圖檔存放管理規(guī)則】進行編號管制。 642 編碼規(guī)則： 文件與資料管理程序編號：JLS-QP-01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第 4頁共9 頁6421 手冊： JLS - QM品質(zhì)手冊EM環(huán)境手冊， 流水號 如: 0016422 程序文件： JLS Q P - 表示品質(zhì)程序文件 流水號 如 01.0209 JLS為金聯(lián)盛拼

6、音的縮寫,管理程序按品質(zhì)系統(tǒng)編號為QP，環(huán)境程序EP。6433 三階文件：JLS WI 部門代碼 流水號6424 表單： JLS F 部門代碼 流水號（如001） 版本 643 部門的代碼規(guī)定如下：品質(zhì)部： QM 倉庫部： STR生產(chǎn)部： PD 行政部： SV業(yè)務(wù)部： SA 開發(fā)部： RD采購部： PUR 文件與資料管理程序編號：JLS-QP-01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第 5頁共9 頁 644 版本：以數(shù)字進行編號，如：1、2、3、4 65 文件發(fā)行與回收： 651 文件的發(fā)行權(quán)責：一、二、三階文件由文管中心發(fā)行與回收；分發(fā)供應(yīng)商的文件由采購部提出，分發(fā)客戶的文件由業(yè)務(wù)提出，

7、經(jīng)副總或總經(jīng)理批核后，文管中心分發(fā)給相應(yīng)的申請部門。 652 文件分發(fā)與回收管制： 凡文件上的“受控文件”章以影印方式復(fù)制的，均視為失效文件，不具文件效力。 6521 為了識別文件的最新版本狀況，以防止過時或失效文件和文件編號重復(fù)被使用，文管中心須依文件類別“文件總覽表”（附件一），并維持表的最新狀態(tài)。 6522 受控文件的分發(fā)與回收： 每一文件均須在文件首頁或封面加蓋“受控文件”章方可發(fā)行，且使用文件單位必須在“文件分發(fā)記錄表”、“BOM表分發(fā)記錄表”（附件二、附件三）上簽收，當文件廢止時，由文管中心在文件分發(fā)表上簽收。6523 非受控文件的分發(fā)： 非受控文件在申請后，影印需求數(shù)量并蓋上“非

8、受控文件”章在文件變更時不予以更換和回收。 6524 分發(fā)供應(yīng)商、客戶的文件：分發(fā)供應(yīng)商的文件由采購提出，分發(fā)客戶的文件由業(yè)務(wù)提出，經(jīng)副總或總經(jīng)理批核后，文管中心分發(fā)給相應(yīng)的采購或業(yè)務(wù)，再由采購發(fā)給供應(yīng)商、業(yè)務(wù)發(fā)給客戶。 653 過時文件的管理： 6531 保存： 過時文件若因特殊因素，如法律規(guī)定或僅供以后參考用而加以保存時，將此文件與現(xiàn)行文件分開保存。 6532 作廢： 過時文件若不需加以保存時，須蓋上“作廢”章。文件與資料管理程序編號：JLS-QP-01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第 6頁共9 頁 654 文件補發(fā)申請： 當文件因破損、遺失或其它因素需申請額外分發(fā)時，須填寫“文

9、件補發(fā)申請單”（附件四），經(jīng)文件制訂部門負責人核準后，交文管中心依以下規(guī)定辦理文件補發(fā)。若是供外界人士參考時，文件補發(fā)申請單須管理代表核準。 6541 因破損或遺失的補發(fā)申請 文管中心收到申請單時，須在回收破損文件后補發(fā)文件，遺失文件需在備注欄內(nèi)注明。 6542 未列入分發(fā)范圍內(nèi)或分發(fā)數(shù)量不足的補發(fā)申請，文管中心接到申請單后，將其登錄于文件分發(fā)表中，蓋上“受控文件”章后分發(fā)文件。 6543 供外界人士參考文件的申請 文管中心接到申請單后，復(fù)印需求數(shù)量并蓋上“僅供參考”章后分發(fā)。 66 文件的變更： 661 當現(xiàn)行的發(fā)行文件有內(nèi)容變更需求時。工程文件之變更按【工程變更程序】進行變更，其它文件由提

10、議人填寫“文件變更申請單”（附件五）提出變更理由、文件項次編號、建議變更內(nèi)容及變更方式，由原批準人簽名后轉(zhuǎn)文管中心。 662 當文件變更幅度涉及文件內(nèi)容的1/2以下時，由文管中心修訂后將新的變更頁發(fā)行并回收無效部分。一、二階文件由文管中心在變更頁之“生效日期”欄注明修訂日期。 663 文件經(jīng)過一次或幾次變更后，變更幅度達文件內(nèi)容的1/3以上時，需要更換版本號，版本號依次為1.2.3。664 修訂記錄： 當一、二階文件進行變更時，變更的內(nèi)容須簡要的記錄在文件修訂履歷頁上，文管中心負責對各部門的修訂記錄狀況做不定期的檢查。 67 表單管制： 對臨時增加的表單，若使用期限超過一個月仍需使用時，則必須

11、在相應(yīng)文件加入此表單并透過文管中心編號管理。表單的修訂同附該份表單的文件的修訂方法，但表格的版本獨立于文件（即該份文件的版本更換時，表格的版本可不隨之更換）。文件與資料管理程序編號：JLS-QP-01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第 7頁共9 頁68 資料管制： 681 資料若分發(fā)他人使用時，則資料須經(jīng)權(quán)責主管審查、核準后方可分發(fā)，資料變更亦如此。但資料未分發(fā)他人使用時，則不須他人審查、核準。 682 資料分發(fā)時，由制定部門自行分發(fā)。 69 外部文件管制： 凡各部門因工作需要，將外部制訂的文件或資料列為工作執(zhí)行的依據(jù)或標準時，這些由外部所制訂的文件須列入文件的管制，包括客戶的圖紙、規(guī)

12、格或規(guī)范及使用的工業(yè)標準、國際標準。 691 登錄：當收到外部文件時，相關(guān)部門須將其登錄在文件總覽表上。 692 外部的文件編號與版本： 6921 登錄外部文件時，以其編號、版本為本編號、版本。 6922 若外部文件無編號或版本時，則予以編號并在文件的首頁加蓋“文件編號/版本/批準”，其批準人為開發(fā)部負責人。文件編號版 本批 準 693 外部文件的分發(fā)： 6931 外部文件的分發(fā)由文管中心蓋上“受控文件”章方可發(fā)行。 6932 文件簽收、回收同內(nèi)部文件作業(yè)規(guī)定。 694 外部文件的管制、使用：經(jīng)核準分發(fā)的外部文件可直接使用，不需另轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件；但如需要時可轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件經(jīng)轉(zhuǎn)換的內(nèi)部文件須依【

13、文件與資料控制程序】的規(guī)定管制作業(yè)。695 外部文件的評審及變更管制： 6951 關(guān)于標準的變更：文件與資料管理程序編號：JLS-QP-01日期：2007.03.28版本：1頁數(shù)：第 8頁共9 頁由管理代表指定人員與專門的機構(gòu)進行定期聯(lián)絡(luò)，以確保公司所使用的標準是最新版本。并于標準變更時，將訊息反饋給文管中心。 6952 關(guān)于客戶圖紙、規(guī)范等的變更： 若顧客對現(xiàn)行的技術(shù)圖紙、作業(yè)標準等工程規(guī)范新發(fā)行或有修改要求時，由開始部負責與客戶聯(lián)絡(luò)，掌握變更的訊息。應(yīng)保證及時評審、分發(fā)，時間不能超過2個工作周。其更改履歷應(yīng)明確表示在被修改的工程規(guī)范中。 610 文件保存： 6101各類文件原稿保管: A 頒布發(fā)行之品質(zhì)手冊程序文件工作指導書文件及各式表單之原稿，均由文管中心列帳保管.B外來文件由文管中心統(tǒng)一編號，各權(quán)責單位自行保管.C各類品質(zhì)文件（一二三階文件）之保存，由部門主管或指定專人負責，品質(zhì)記錄則按【品質(zhì)記錄控制程序】規(guī)定保存.D對外發(fā)行的文件資料不列管。611 記錄保存：【品質(zhì)記錄控制程序】執(zhí)行。7 附件： 71 附件一 文件總覽表 72 附件二 文件分發(fā)