第七章公文處理

1、第一節(jié)第一節(jié) 公文的形成公文的形成第二節(jié)第二節(jié) 公文處理的程序公文處理的程序第三節(jié)第三節(jié) 提高公文處理效率的方法提高公文處理效率的方法一、公文一、公文 行政公文，就是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形行政公文，就是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成和使用的具有成和使用的具有法定效力法定效力和和規(guī)范體式規(guī)范體式的公務(wù)文的公務(wù)文書。課程所指公文即行政公文。書。課程所指公文即行政公文。二、公文的特點二、公文的特點 （1 1）它的制成者是依法成立并能以自己的名義）它的制成者是依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力行使權(quán)力和和承擔(dān)義務(wù)責(zé)任承擔(dān)義務(wù)責(zé)任的的國家機(jī)構(gòu)或其他社會組織國家機(jī)構(gòu)或其他社會組織，而不是任何個人、，而不是

2、任何個人、家庭、宗族。家庭、宗族。( (法定性）法定性） （2 2）它直接形成并作用于其所反映的公務(wù)活動中，對解）它直接形成并作用于其所反映的公務(wù)活動中，對解決各種公共性事務(wù)具有應(yīng)用價值，即決各種公共性事務(wù)具有應(yīng)用價值，即主要用于公務(wù)活動主要用于公務(wù)活動。（公。（公務(wù)性）務(wù)性） （3 3）它的）它的文體、結(jié)構(gòu)、格式文體、結(jié)構(gòu)、格式大都由國家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法律大都由國家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法律法規(guī)或規(guī)章的形式加以嚴(yán)格規(guī)范；在法規(guī)或規(guī)章的形式加以嚴(yán)格規(guī)范；在形成過程中，它必須履行形成過程中，它必須履行嚴(yán)格的法定生效程序嚴(yán)格的法定生效程序；在；在現(xiàn)實執(zhí)行效用方面，它對有關(guān)各方面現(xiàn)實執(zhí)行效用方面，它對有關(guān)各方面行為

3、的強(qiáng)制影響受到國家法律法規(guī)的嚴(yán)格約束和保護(hù)行為的強(qiáng)制影響受到國家法律法規(guī)的嚴(yán)格約束和保護(hù)。（規(guī)范。（規(guī)范性）性）公文公文 三、公文形成過程三、公文形成過程 公文形成的具體過程包括哪些環(huán)節(jié)？公文形成的具體過程包括哪些環(huán)節(jié)？交擬交擬議擬議擬撰擬撰擬審核審核簽發(fā)簽發(fā)印制印制用印用印1、交擬交擬也叫交擬也叫 交辦交辦 ，是公文形成的，是公文形成的 第一個第一個 程序，它程序，它是指組織的領(lǐng)導(dǎo)人或秘書部門的負(fù)責(zé)人向承擔(dān)撰擬任務(wù)的是指組織的領(lǐng)導(dǎo)人或秘書部門的負(fù)責(zé)人向承擔(dān)撰擬任務(wù)的秘書人員交代任務(wù)。秘書人員交代任務(wù)。這些任務(wù)包括這些任務(wù)包括 本單位本單位主動發(fā)文主動發(fā)文和和收文承辦的被動發(fā)文收文承辦的被動發(fā)

4、文。交擬的重點在交擬的重點在交代寫作意圖交代寫作意圖，即行文目的、對象和指導(dǎo)思想等方，即行文目的、對象和指導(dǎo)思想等方面。面。案例分析：小任受罪 小任接受了辦公室主任交下的任務(wù)，要他起草一份小任接受了辦公室主任交下的任務(wù)，要他起草一份XX公司情況簡公司情況簡介介。在交代任務(wù)時，主任還主動告訴他。在交代任務(wù)時，主任還主動告訴他簡介簡介應(yīng)該怎么寫，要注意應(yīng)該怎么寫，要注意哪些問題。小任很想認(rèn)真的記錄下來，但又怕主任看輕自己，于是便裝哪些問題。小任很想認(rèn)真的記錄下來，但又怕主任看輕自己，于是便裝作漫不經(jīng)心，沒用心判斷和領(lǐng)會主任的意見，完全是一副作漫不經(jīng)心，沒用心判斷和領(lǐng)會主任的意見，完全是一副“你不說

5、，我你不說，我也會寫也會寫”的樣子。的樣子。 第二天，小任便按照自己的想法和構(gòu)思完成了初稿。主任審閱后，第二天，小任便按照自己的想法和構(gòu)思完成了初稿。主任審閱后，提出許多問題，要小任按照自己昨天交代的進(jìn)行修改。提出許多問題，要小任按照自己昨天交代的進(jìn)行修改。 小任不知所措：按主任意見辦，自己昨天沒記錄；再請教主任，又怕小任不知所措：按主任意見辦，自己昨天沒記錄；再請教主任，又怕丟面子。思來想去，還是決定自己想法子，閉門造車。第二稿交上去了，丟面子。思來想去，還是決定自己想法子，閉門造車。第二稿交上去了，還是那些意見，批語仍是還是那些意見，批語仍是“按交辦意見修改按交辦意見修改”。就這樣，一份簡

6、報足足。就這樣，一份簡報足足寫了五遍，仍不符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。最后在無法再改的情況下，小任自作主寫了五遍，仍不符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。最后在無法再改的情況下，小任自作主張，將第五稿送去打印，直接交送主管經(jīng)理。張，將第五稿送去打印，直接交送主管經(jīng)理。 經(jīng)理閱后，也很不滿意，并責(zé)成辦公室主任對小任的做法做批評教經(jīng)理閱后，也很不滿意，并責(zé)成辦公室主任對小任的做法做批評教育。育。 小任錯在哪里？小任錯在哪里？2 2、議擬、議擬這是公文形成的這是公文形成的準(zhǔn)備階段準(zhǔn)備階段。由領(lǐng)導(dǎo)和具體承辦的秘書人員一由領(lǐng)導(dǎo)和具體承辦的秘書人員一起進(jìn)行公文寫作的起進(jìn)行公文寫作的醞釀與準(zhǔn)備醞釀與準(zhǔn)備。議擬這階段可分為幾個步驟？議擬這階段可

7、分為幾個步驟？1、認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖、認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖2、收集材料、收集材料占有大量翔實可靠的材料，這是寫好公文的基礎(chǔ)。占有大量翔實可靠的材料，這是寫好公文的基礎(chǔ)。3、擬寫提綱。、擬寫提綱。辦文要貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖辦文要貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖小任原是機(jī)關(guān)一般職員，因愛好寫作，常在某晚報上發(fā)表小任原是機(jī)關(guān)一般職員，因愛好寫作，常在某晚報上發(fā)表點點“豆腐干豆腐干”小文章。處長愛才，把他調(diào)到宣傳處任文字小文章。處長愛才，把他調(diào)到宣傳處任文字秘書。不久，處長讓他寫一篇報告，向上級匯報本單位一秘書。不久，處長讓他寫一篇報告，向上級匯報本單位一年來是如何加強(qiáng)思想政治工作的，有何成績，存在的問題年來是如何加強(qiáng)思想政治工作的，

8、有何成績，存在的問題以及今后的打算。領(lǐng)導(dǎo)意圖很明顯，可小任三易其稿也未以及今后的打算。領(lǐng)導(dǎo)意圖很明顯，可小任三易其稿也未過關(guān)。第一稿，可謂筆走龍蛇，只一個下午，交稿?？商庍^關(guān)。第一稿，可謂筆走龍蛇，只一個下午，交稿?？商庨L一看，說長一看，說“太花了太花了”，無內(nèi)容。原來小任寫作時充分賣，無內(nèi)容。原來小任寫作時充分賣弄自己的特長，一會兒抒情，一會兒描寫，一會兒議論。弄自己的特長，一會兒抒情，一會兒描寫，一會兒議論。這怎能過關(guān)！第二稿，散文筆法改了，但立足點太低，主這怎能過關(guān)！第二稿，散文筆法改了，但立足點太低，主要是通過小任的眼光去看事情，缺乏全局觀。第三稿，存要是通過小任的眼光去看事情，缺乏全

9、局觀。第三稿，存在問題和缺點占了百分之八十的篇幅，而且用事在問題和缺點占了百分之八十的篇幅，而且用事“請示報請示報告告”這種文種，處長看得直要搖頭。這種文種，處長看得直要搖頭。根據(jù)你所學(xué)的知識，幫忙分析一下小任該怎么做？根據(jù)你所學(xué)的知識，幫忙分析一下小任該怎么做？3 3、撰擬、撰擬公文撰擬是秘書個人勞動。公文撰擬是秘書個人勞動。撰寫公文，政策性、思想性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)。撰寫公文，政策性、思想性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)。初稿擬就后，撰稿人應(yīng)反復(fù)自查自核，仔細(xì)推敲，逐字逐句修初稿擬就后，撰稿人應(yīng)反復(fù)自查自核，仔細(xì)推敲，逐字逐句修改斟酌，滿意后，進(jìn)行下一辦文環(huán)節(jié)。改斟酌，滿意后，進(jìn)行下一辦文環(huán)節(jié)。4 4、審核、

10、審核審核是文稿草擬后，在送交領(lǐng)導(dǎo)人審核是文稿草擬后，在送交領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)前審批簽發(fā)前的一個的一個必須經(jīng)過必須經(jīng)過的的環(huán)節(jié)。環(huán)節(jié)。審核的重點首先是審核的重點首先是“是否需要行文是否需要行文”。審核要做好審核要做好“六查六查”，你知道，你知道“六查六查”的具體內(nèi)容嗎？的具體內(nèi)容嗎？4 4、簽發(fā)、簽發(fā)公文簽發(fā)包括公文簽發(fā)包括會簽會簽、簽發(fā)簽發(fā)和和注發(fā)注發(fā)。簽發(fā)要有權(quán)限。簽發(fā)要有權(quán)限。重要的、涉及面廣、對全局工作有普遍指導(dǎo)性的文件，由機(jī)關(guān)正職重要的、涉及面廣、對全局工作有普遍指導(dǎo)性的文件，由機(jī)關(guān)正職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。一般業(yè)務(wù)、事務(wù)性文件，由機(jī)關(guān)分管此項工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。一般業(yè)務(wù)、事務(wù)性文件，由機(jī)

11、關(guān)分管此項工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。簽發(fā)要履行有關(guān)手續(xù)。簽發(fā)要履行有關(guān)手續(xù)。6 6、印制、印制公文的印制包括哪兩項內(nèi)容？公文的印制包括哪兩項內(nèi)容？ 繕印繕印 校對校對校對有哪些注意事項？校對有哪些注意事項？文字輸入錯誤，由校對人員直接按原稿修改解決。文字輸入錯誤，由校對人員直接按原稿修改解決。原稿本身錯誤，應(yīng)立即詢問撰稿人或輕視主管領(lǐng)導(dǎo)修改解決。原稿本身錯誤，應(yīng)立即詢問撰稿人或輕視主管領(lǐng)導(dǎo)修改解決。7 7、用印、用印凡公文用印，均需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，凡公文用印，均需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，按批準(zhǔn)的份數(shù)加印按批準(zhǔn)的份數(shù)加印。 一、公文處理概述一、公文處理概述 公文從擬稿寫作到使用完畢轉(zhuǎn)化為檔公文從擬稿寫作到使用完

12、畢轉(zhuǎn)化為檔案的過程，就是公文辦理的過程。案的過程，就是公文辦理的過程。公文辦公文辦理和公文保管理和公文保管組成了公文處理。組成了公文處理。 公文的辦理一般由三個階段構(gòu)成，一公文的辦理一般由三個階段構(gòu)成，一是是辦文階段辦文階段，即公文的形成；二是，即公文的形成；二是發(fā)文階發(fā)文階段段；三是；三是收文階段收文階段。收文、辦文、發(fā)文收文、辦文、發(fā)文，構(gòu)成了公文辦理的流程。構(gòu)成了公文辦理的流程。二、公文處理程序及要求二、公文處理程序及要求 . .收文階段收文階段 2.2.辦文階段辦文階段 3 3發(fā)文階段發(fā)文階段 （1 1）登記）登記 （2 2）封裝和發(fā)出）封裝和發(fā)出 （1 1）簽收）簽收 （2 2）登記

13、）登記 （3 3）擬辦）擬辦 （4 4）批辦）批辦 （5 5）承辦）承辦 （6 6）催辦）催辦辦文辦文 辦事辦事 1 1、簽收、簽收什么是簽收？什么是簽收？簽收要注意哪些事項？簽收要注意哪些事項？收發(fā)人員在有關(guān)文件送法的單據(jù)或簿冊上簽字或蓋章，以表明收發(fā)人員在有關(guān)文件送法的單據(jù)或簿冊上簽字或蓋章，以表明如期如期如數(shù)如數(shù)收到叫簽收。收到叫簽收。核對（收文機(jī)關(guān)、單位和具體部門或人名的名稱）核對（收文機(jī)關(guān)、單位和具體部門或人名的名稱）一切無誤后再簽名或蓋章一切無誤后再簽名或蓋章注意：外收發(fā)不許拆開封套注意：外收發(fā)不許拆開封套 2 2、登記、登記登記是收文階段最重要的一環(huán)。登記是收文階段最重要的一環(huán)。

14、收文登記有什么作用？收文登記有什么作用？是不是所有的信件都要登記？是不是所有的信件都要登記？哪些文件是必須登記的？哪些文件是必須登記的？它既是文件接收辦理的一個它既是文件接收辦理的一個總記載總記載，又是此階段各項工作統(tǒng)計的，又是此階段各項工作統(tǒng)計的一個一個主要依據(jù)主要依據(jù)。來文不必有文必錄。來文不必有文必錄。 練一練：練一練：我們學(xué)校辦公室收到了以下文件，你來幫忙判斷以下，哪我們學(xué)校辦公室收到了以下文件，你來幫忙判斷以下，哪些需要登記，哪些不需要登記。些需要登記，哪些不需要登記。1、刊有本校教師論文的出版物、刊有本校教師論文的出版物2、署有、署有XXXX校長校長“親啟親啟”的信件的信件3、市領(lǐng)

15、導(dǎo)致本校建設(shè)、市領(lǐng)導(dǎo)致本校建設(shè)10周年的賀信周年的賀信4、教育局關(guān)于表彰市三好學(xué)生的通知、教育局關(guān)于表彰市三好學(xué)生的通知5、XX超市發(fā)來的購物指南超市發(fā)來的購物指南1、3、4需要登記，需要登記，2、5不需要。不需要。 3 3、擬辦、擬辦什么是擬辦？什么是擬辦？哪些文件需要擬辦？哪些文件需要擬辦？擬辦要遵循哪些原則？擬辦要遵循哪些原則？對某些收件對某些收件如何辦理如何辦理和和交于何人辦理交于何人辦理等提出初步意見，并在等提出初步意見，并在“文文件辦理箋件辦理箋”上寫明，以供領(lǐng)導(dǎo)思考定奪的辦文環(huán)節(jié)叫擬辦。上寫明，以供領(lǐng)導(dǎo)思考定奪的辦文環(huán)節(jié)叫擬辦。見書本見書本P120P120頁頁 1 1、類同性原則

16、、類同性原則2 2、完整性原則、完整性原則3 3、規(guī)范性原則（如用語的固定性、規(guī)范性原則（如用語的固定性“閱示閱示”“”“閱定閱定”“”“閱辦閱辦”）4 4、相關(guān)性原則、相關(guān)性原則 4 4、批辦、批辦什么是批辦？什么是批辦？機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)將來文和附送來的擬辦意見等審閱后，對辦理工機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)將來文和附送來的擬辦意見等審閱后，對辦理工作作出原則性決定并在作作出原則性決定并在“文件辦理箋文件辦理箋”上加以批示的環(huán)節(jié)叫批上加以批示的環(huán)節(jié)叫批辦。辦。 5 5、承辦、承辦有關(guān)部門或人員，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人對某一文件的批辦意見，對文件有關(guān)部門或人員，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人對某一文件的批辦意見，對文件反映的情況或請示的工作等進(jìn)行

17、具體處理。反映的情況或請示的工作等進(jìn)行具體處理。承辦是公文處理的承辦是公文處理的核心部分。核心部分。承辦有哪些注意事項？承辦有哪些注意事項？承辦分為哪幾個階段？承辦分為哪幾個階段？見書本見書本P121P121辦文辦文 辦復(fù)辦復(fù) 注辦注辦 6 6、催辦、催辦秘書部門按照公文處理的時限對承辦部門和人員及時檢查和催促，秘書部門按照公文處理的時限對承辦部門和人員及時檢查和催促，防止公文積壓，加快公文運轉(zhuǎn)，這項工作叫催辦。防止公文積壓，加快公文運轉(zhuǎn)，這項工作叫催辦。催辦不是公文運轉(zhuǎn)的一個環(huán)節(jié)，它存在于公文辦理的全過程，是催辦不是公文運轉(zhuǎn)的一個環(huán)節(jié)，它存在于公文辦理的全過程，是提高公文運轉(zhuǎn)效率的重要手段。

18、提高公文運轉(zhuǎn)效率的重要手段。催辦的主要范圍包括哪些？催辦的主要范圍包括哪些？對內(nèi)催辦和對外催辦的區(qū)別？對內(nèi)催辦和對外催辦的區(qū)別？ 辦文階段辦文階段 辦文辦文 辦事辦事“傳閱傳閱”錯在哪兒？錯在哪兒？ 某機(jī)關(guān)辦公室秘書小任，平時總以為自己有點小聰明，辦事快，某機(jī)關(guān)辦公室秘書小任，平時總以為自己有點小聰明，辦事快，效率高，從不注意細(xì)節(jié)問題。一天，小任收到一份急需領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文效率高，從不注意細(xì)節(jié)問題。一天，小任收到一份急需領(lǐng)導(dǎo)傳閱的文件，他找出一份文件傳閱單貼在文件首頁，就急忙跑去找領(lǐng)導(dǎo)簽字。件，他找出一份文件傳閱單貼在文件首頁，就急忙跑去找領(lǐng)導(dǎo)簽字。 小任先碰到劉副局長，他把情況報告后，就請劉副局

19、長閱讀文件，小任先碰到劉副局長，他把情況報告后，就請劉副局長閱讀文件，并在文件傳閱單上簽字。劉局長看完文件，邊夸小任辦事利索，邊在并在文件傳閱單上簽字。劉局長看完文件，邊夸小任辦事利索，邊在傳閱單上簽字。完了叮囑小任，王局長正在財務(wù)科聽工作匯報，要小傳閱單上簽字。完了叮囑小任，王局長正在財務(wù)科聽工作匯報，要小任請王局長看完后再找孫副局長看。小任見劉副局長的簽字在第二行，任請王局長看完后再找孫副局長看。小任見劉副局長的簽字在第二行，第一行留給了王局長，也很高興，還說劉局長信心呢。一把手王局長第一行留給了王局長，也很高興，還說劉局長信心呢。一把手王局長看過簽字后，小任找到二把手孫副局長，兼任機(jī)關(guān)副

20、書記的孫副局長看過簽字后，小任找到二把手孫副局長，兼任機(jī)關(guān)副書記的孫副局長看完文件后卻不肯在文件傳閱單上簽字了，說這份傳閱單不合規(guī)定，看完文件后卻不肯在文件傳閱單上簽字了，說這份傳閱單不合規(guī)定，要重制。要重制。 你能借助書上的知識幫幫小任嗎？你能借助書上的知識幫幫小任嗎？發(fā)文階段發(fā)文階段公文辦理的最后階段是什么？公文辦理的最后階段是什么？登記、發(fā)出登記、發(fā)出登記的方式有哪些？登記的方式有哪些？流水次序（流水次序（適合發(fā)文數(shù)量不多適合發(fā)文數(shù)量不多） 以文件為中心以文件為中心 以單位為中心（以單位為中心（適合發(fā)文數(shù)量多適合發(fā)文數(shù)量多）登記表冊的設(shè)計形式有哪些？登記表冊的設(shè)計形式有哪些？簿式、卡片式

21、、聯(lián)單式簿式、卡片式、聯(lián)單式實訓(xùn)鞏固實訓(xùn)鞏固為什么效率低下？為什么效率低下？ 秘書小王是個急性子，張主任有時夸他雷秘書小王是個急性子，張主任有時夸他雷厲風(fēng)行，交給他辦的事，能在當(dāng)天完成的，他厲風(fēng)行，交給他辦的事，能在當(dāng)天完成的，他決不拖到第二天。決不拖到第二天。 一天，他把市長一份一天，他把市長一份3030多頁的報告交文印多頁的報告交文印室小孫打印。第室小孫打印。第 二天就去催文稿。小孫向辦公二天就去催文稿。小孫向辦公室主任抱怨：室主任抱怨：“市長的字又不好認(rèn)，一天下來，市長的字又不好認(rèn)，一天下來，我頭都未抬也只打了一半。可小孫今天一來就我頭都未抬也只打了一半。可小孫今天一來就要我交稿，我說還有第三第四部分未完成，他要我交稿，我說還有第三第四部分未完成，他就說我效率低，這還叫人活不？就說我效率低，這還叫人活不？”一、影響公文處理效率的不利因素分析一、影響公文處理效率的不利因素分析 公文處理分為公文處理分為辦文階段辦文階段、發(fā)文階段發(fā)文階段和和收文階段收文階段，三者形成了完整的公文辦理流程。三者形成了完整的公文