項(xiàng)目溝通管理辦法

1、項(xiàng)目協(xié)調(diào)溝通管理辦法第一節(jié)項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)的原則與方法1、 項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的原則項(xiàng)目管理小組的溝通協(xié)調(diào)管理是對(duì)項(xiàng)目中存在的所有活動(dòng)及力量進(jìn)行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合、調(diào)和的工作。溝通協(xié)調(diào)是管理機(jī)構(gòu)管理工作的重要方面， 做好溝通協(xié)調(diào)管理工作應(yīng)有系統(tǒng)觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)信息管理， 不斷總結(jié)溝通協(xié)調(diào)技巧。項(xiàng)目管理小組做好溝通協(xié)調(diào)工作首先應(yīng)科學(xué)設(shè)置好溝通協(xié)調(diào)控制點(diǎn)，以預(yù)先設(shè)定的方法對(duì)有關(guān)問題進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。1. 完善工程項(xiàng)目的計(jì)劃系統(tǒng)計(jì)劃是做好溝通協(xié)調(diào)管理的基本保證。計(jì)劃的內(nèi)容主要有工期、投資 （ 或成本）和資源三個(gè)方面，計(jì)劃與各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系有：各級(jí)計(jì)劃之間的協(xié)調(diào)；計(jì)劃上與設(shè)計(jì)、下與控制手段之間的協(xié)調(diào)；各種內(nèi)容計(jì)劃之間

2、的協(xié)調(diào)，如資金、材料、人力、設(shè)備以及批文的協(xié)調(diào)等。2. 掌握項(xiàng)目運(yùn)行的節(jié)奏對(duì)于新的專業(yè)技術(shù)應(yīng)用，物資采購初期等，工程項(xiàng)目管理小組應(yīng)有“試驗(yàn)”的意識(shí)，應(yīng)適度控制有關(guān)工程的進(jìn)度。這是基于系統(tǒng)以及風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)的考慮。在取得一定數(shù)據(jù)或根據(jù)后上報(bào)。3. 重復(fù)或多次保險(xiǎn)的方法基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，對(duì)于特別重要的工作，應(yīng)在組織、技術(shù)等方面進(jìn)行重復(fù)或多次保險(xiǎn)。如多級(jí)審核，對(duì)重要參數(shù)的多次確認(rèn)等。如在物資采購、訂制中，在與供應(yīng)商簽訂合同，對(duì)方采購原材料、正式加工等各階段前，對(duì)要求提供的物資數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行多次確認(rèn)生效下，就給偶然的錯(cuò)誤及可能的變更留下余地。4. 避免管理中的“責(zé)任環(huán)”基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免

3、在管理中出現(xiàn) “責(zé)任環(huán)” ，即項(xiàng)目組織成員之間的相互責(zé)任關(guān)系形成環(huán)路的情況。5. 把握溝通協(xié)調(diào)文件中的“責(zé)任尺度”項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)有關(guān)責(zé)任的分權(quán)性原則，對(duì)各種工作選擇合理與適當(dāng)?shù)奈募问竭M(jìn)行協(xié)調(diào)。除了合同條款外，可將協(xié)調(diào)文件按責(zé)任大小做如下排序：?jiǎn)为?dú)設(shè)計(jì)或者提供參數(shù)，以及會(huì)議記錄的整理方，承擔(dān)全部責(zé)任；共同簽署類，如共同設(shè)計(jì)、會(huì)簽等，各方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；通知、會(huì)議記錄的接收方，承擔(dān)有條件責(zé)任：即使根據(jù)合同接收文件一定期限內(nèi)不提出異議，可視為認(rèn)可。6. 避免“跨合同”管理合同關(guān)系是溝通協(xié)調(diào)的最基本依據(jù)。基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的考慮，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免自己“跨合同”管理行為。嚴(yán)防因“跨合同”管理而造成“責(zé)任環(huán)

4、”。7. 對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的全面控制項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)做全面的評(píng)估與控制。例如合同中關(guān)于工期的獎(jiǎng)懲條款（包括設(shè)備供應(yīng)商供貨期限）其設(shè)置的目的在于對(duì)方的違約不致使項(xiàng)目總工期以及項(xiàng)目總體效益受到影響。8. 發(fā)揮“信息中心”的職能項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)信息的輸入、輸出、處理和存儲(chǔ)的管理，應(yīng)做到程序化、 制度化。 為使項(xiàng)目參與者在項(xiàng)目起始就清楚應(yīng)從何處取得信息，清楚組織內(nèi)由誰負(fù)責(zé)信息的處理和存儲(chǔ)，清楚誰需要自己提供信息和控制點(diǎn)。2、 組織協(xié)調(diào)的方法1. 項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)的主要方法：召開會(huì)議項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了正式和非正式會(huì)談外，為保證溝通的連續(xù)性并為以后作好記錄，應(yīng)在合同的執(zhí)行全過程中舉行經(jīng)常性的正式

5、會(huì)議?？捎?jì)劃在任何時(shí)間召開會(huì)議，以解決問題。重要會(huì)議應(yīng)定期舉行，并在合同開始后確定。主要會(huì)議如下：1.1. 項(xiàng) 目啟動(dòng)會(huì)主持：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。與會(huì)： 工程部、 市場(chǎng)部、 安質(zhì)部、 物流部、 業(yè)務(wù)部、 外包單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位。內(nèi)容：項(xiàng)目情況介紹；項(xiàng)目編號(hào)確認(rèn)；澄清項(xiàng)目中可能存在的問題；協(xié)調(diào)各方。1.2. 周 例會(huì)時(shí)間：（ 每周四下午3 點(diǎn)） 。主持：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。與會(huì)單位：項(xiàng)目干系各部門。內(nèi)容：上周項(xiàng)目回款開票情況說明；工程進(jìn)度說明；采購進(jìn)度情況說明；包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題、定期進(jìn)度審查議題和業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)議題等。1.3. 質(zhì) 量控制和審查會(huì)議（不定期）主要議題是針對(duì)工程

6、中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行討論，根據(jù)規(guī)范，提出解決的方案；對(duì)業(yè)務(wù)部門/承包單位提交的施工方案進(jìn)行審查批準(zhǔn)。1.4. 業(yè) 務(wù)部門 /承包單位協(xié)調(diào)會(huì)（不定期）承包單位協(xié)調(diào)會(huì)議將按要求安排，以討論需要承包單位協(xié)調(diào)的問題。1.5. 定 期進(jìn)度審查（每周）該會(huì)議將著重討論并解決業(yè)務(wù)部門/承包單位施工過程面臨的問題，審查承包單位的工作，評(píng)估工作進(jìn)度和計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)各方的活動(dòng)。通常這些會(huì)議要求用最小的投入獲得最大的產(chǎn)出。1.6. 安 全會(huì)議主要議題是針對(duì)施工中發(fā)現(xiàn)的安全問題提出警示，要求相關(guān)部門及時(shí)做出改進(jìn)。1.7. 特 殊會(huì)議（不定期）特殊會(huì)議將按要求安排，以討論非正常問題等。視問題的性質(zhì)確定參加人員，會(huì)議形成

7、紀(jì)要或報(bào)告歸檔。1.8. 合 同收尾會(huì)議（不確定時(shí)間）當(dāng)合同工作完成或其后不久，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他項(xiàng)目干系部門負(fù)責(zé)人和承包單位應(yīng)舉行合同收尾會(huì)議。此會(huì)議的目的是對(duì)所有遺留問題，如合同變更、回款開票最終支付數(shù)額等達(dá)成協(xié)議。1.9. 其 他會(huì)議可能需要召開的與工程相關(guān)的會(huì)議（如與當(dāng)?shù)卣毮軝C(jī)關(guān)舉行（不確定時(shí)間）通常會(huì)議將安排在現(xiàn)場(chǎng)，但是， 如需要承包單位應(yīng)參加在其它地點(diǎn)召開的會(huì)議。業(yè)務(wù)部門 / 承包單位出席各類工程會(huì)議的代表必須是承包單位項(xiàng)目經(jīng)理或其授權(quán)的相關(guān)人員。1.10. 會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將為上述所有會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要將記錄會(huì)中所有重要議題并盡快送工程施工單位確認(rèn)。工程施工單位確認(rèn)后

8、將被正式散發(fā)。2. 文檔控制的方法項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了會(huì)談、會(huì)議外， 為保證溝通的連續(xù)性和易評(píng)估性，應(yīng)在合同的執(zhí)行全過程中用文檔作為輸出作為控制項(xiàng)目的一種方法。主要以項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃、周報(bào)、總結(jié)、問題清單等信息資料為媒介，以合理規(guī)范推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。主要文檔輸出如下：2.1. 項(xiàng) 目推進(jìn)計(jì)劃：（項(xiàng)目啟動(dòng)階段輸出）。作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容：項(xiàng)目開始及結(jié)束時(shí)間確定；項(xiàng)目各階段任務(wù)確定；項(xiàng)目合作方式確定；項(xiàng)目可能存在的問題澄清；解決問題的方式確定；項(xiàng)目各階段各部門輸出文件確定。2.2. 項(xiàng) 目周報(bào)： （每周五下午3點(diǎn)輸出） 。作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容： 對(duì)上周財(cái)務(wù)方面（開票回款）、 上周物流方

9、面（采購進(jìn)度）、上周工程方面（工程項(xiàng)目類執(zhí)行進(jìn)度/貿(mào)易產(chǎn)品項(xiàng)目類進(jìn)展情況） 、上周業(yè)務(wù)方面（項(xiàng)目承擔(dān)情況；對(duì)上周投標(biāo)項(xiàng)目、項(xiàng)目承擔(dān)情況- 含本周投標(biāo)情況、中標(biāo)情況及未經(jīng)投標(biāo)確認(rèn)由我公司承擔(dān)的項(xiàng)目匯報(bào)）、風(fēng)險(xiǎn)管理情況、包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進(jìn)行輸出。（模板見附錄）2.3. 項(xiàng) 目總結(jié)（項(xiàng)目結(jié)束階段輸出）作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容：項(xiàng)目信息說明（項(xiàng)目目標(biāo)、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù)）；項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)情況與目標(biāo)對(duì)比（質(zhì)量、 時(shí)間控制、成本支出、客戶反饋）；工程項(xiàng)目評(píng)審情況；項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；項(xiàng)目建議。2.4. 文 檔審批項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將輸出上述所有文檔。并由？審評(píng)批 準(zhǔn)通過。3. 技術(shù)會(huì)簽

10、的方法對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中提出的技術(shù)參數(shù)或設(shè)計(jì)文件，組織有關(guān)部門、單位進(jìn)行會(huì)簽的方法，此方法是避免部門間扯皮和單位間索賠的很實(shí)用的協(xié)調(diào)方法。3、 項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的主要控制點(diǎn)1. 項(xiàng)目預(yù)審工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的審批，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實(shí)際情況評(píng)估等的溝通協(xié)調(diào)。2. 開票回款對(duì)工程項(xiàng)目開票回款情況方面與各單位之間協(xié)調(diào)和溝通。3. 材料、設(shè)備采購其規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、到場(chǎng)時(shí)間等參數(shù)由物資、工程技術(shù)、項(xiàng)目管理及監(jiān)理等綜合、協(xié)調(diào)確定。4. 質(zhì)量事故處理其性質(zhì)的判定、處理方案、審批以及處理結(jié)果的認(rèn)定，以設(shè)計(jì)意見為依據(jù)，改變項(xiàng)目使用功能的，應(yīng)以使用人意見為導(dǎo)向。5. 聯(lián)合驗(yàn)收對(duì)于技術(shù)復(fù)雜專業(yè)程度較高的分部分項(xiàng)工程

11、，如設(shè)備基礎(chǔ)、單體調(diào)試、單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試，應(yīng)組織所有有關(guān)部門和單位參加，以減少多次重復(fù)驗(yàn)收或坐失整改時(shí)機(jī)。6. 對(duì)于變更、變動(dòng)的管理項(xiàng)目系統(tǒng)中任何元素的變化，例如項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目目標(biāo)及行為的變化，必然導(dǎo)致相應(yīng)的一系列變化。項(xiàng)目管理小組在變更的確立、變更中的一系列調(diào)整過程中，要采取系統(tǒng)的方法。第二節(jié)項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)、溝通的范圍一、與工程部門協(xié)調(diào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先要理解工程總目標(biāo)、理解工程部門運(yùn)行項(xiàng)目流程機(jī)制。對(duì)于未能參加項(xiàng)目決策過程的項(xiàng)目管理人員，必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn)，否則可能對(duì)項(xiàng)目管理目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的理解，會(huì)給他的工作造成很大的困難。二、與市場(chǎng)部門的協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)市場(chǎng)部門與

12、其他相關(guān)部門的關(guān)系。3、 與安置部門的協(xié)調(diào)要求安置部門全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗(yàn)設(shè)備材 料質(zhì)量、督促按計(jì)劃落實(shí)工程進(jìn)度、監(jiān)督項(xiàng)目違紀(jì)行為，每月初報(bào)送項(xiàng)目？月報(bào)。4、 與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學(xué)態(tài)度。五、與物流部門的協(xié)調(diào)項(xiàng)目管理人員在管理工作中應(yīng)強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè) 工程總目標(biāo)：項(xiàng)目管理人員應(yīng)鼓勵(lì)承包商將建設(shè)工程實(shí)施狀況、 實(shí)施 結(jié)果和遇到的困難和意見向他匯報(bào)，以尋求對(duì)目標(biāo)控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對(duì)抗和爭(zhēng)執(zhí)就越少。協(xié)調(diào)不僅是方法、技術(shù)問題，更多的是語言藝術(shù)、感情交流和用 權(quán)適度問題。有時(shí)盡管協(xié)調(diào)意見是正確的，但

13、由于方式或表達(dá)不妥， 反而會(huì)激化矛盾。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果，令 各方面都滿意。6、 施工階段協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容如下：與工程項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門及其工程師的角度來說， 他們最希望從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠?qū)λ麄兯儐柕膯栴}給予及時(shí)的答復(fù)；希望項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的指示能夠 在他們工作之前發(fā)出。一個(gè)既懂得堅(jiān)持原則，又善于理解工程部門項(xiàng) 目經(jīng)理的意見，工作方法靈活，隨時(shí)可能提出或愿意接受變通辦法的 項(xiàng)目管理人員肯定是受歡迎的。進(jìn)度問題的協(xié)調(diào)。由于影響進(jìn)度的因素錯(cuò)綜復(fù)雜，因而進(jìn)度問題 的協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實(shí)踐證明，有兩項(xiàng)協(xié)調(diào)工作很有效：一是代 建和業(yè)務(wù)部門

14、雙方共同商定計(jì)劃，并由雙方主要負(fù)責(zé)人簽字，作為工 程合同的附件；二是設(shè)立提前竣工獎(jiǎng)，由監(jiān)理工程師按一級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃 節(jié)點(diǎn)考核，分期支付階段工期獎(jiǎng)，如果整個(gè)工程不能保證工期，由項(xiàng) 目管理人從工程款中將已付的階段工期獎(jiǎng)扣回并按合同規(guī)定予以罰 款。質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)。在質(zhì)量控制方面應(yīng)實(shí)行安置部門工程師質(zhì)量簽 字認(rèn)可制度。對(duì)沒有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu) 件，不準(zhǔn)使用；對(duì)工序交接實(shí)行報(bào)驗(yàn)簽證：對(duì)不合格的工程部位不予 驗(yàn)收簽字，也不予計(jì)算工程量，不予支付工程款。在建設(shè)工程實(shí)施過 程中，設(shè)計(jì)變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的， 有些是合同簽訂時(shí) 無法預(yù)料和明確規(guī)定的。對(duì)于這種變更，安置工程師要認(rèn)真研究，合 理計(jì)算價(jià)格，與有關(guān)方面充分協(xié)商，達(dá)成一致意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員履 行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。合同爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)。對(duì)于工程中的合同爭(zhēng)議，項(xiàng)目管理小組應(yīng)先通 過相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時(shí)才由當(dāng)事人向合同管理 機(jī)關(guān)申請(qǐng)調(diào)解。只有當(dāng)對(duì)方嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且 不能得到補(bǔ)償時(shí)才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭(zhēng) 議問題，不妨?xí)簳r(shí)擱置等待時(shí)機(jī)，另謀良策。對(duì)外包單位的管理。主要是對(duì)分包單位明確合同管理范圍， 分層 次管理。將總包