電子表格在成績(jī)管理中的應(yīng)用

1、電子表格在成績(jī)管理中的應(yīng)用電子表格（execl）以其用途廣泛、操作簡(jiǎn)單、易學(xué)易用等多種優(yōu)點(diǎn)，成為中小學(xué)校即word和powerpoint之后使用較廣泛的office工具軟件，一方面它能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理要求，另一方面它不像專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件需要專(zhuān)業(yè)語(yǔ)言的支持，在學(xué)校成績(jī)管理中應(yīng)用廣泛，作為一名電子表格的使用者和初學(xué)者，在此僅就成績(jī)管理方面，通過(guò)本文和大家共享學(xué)習(xí)和使用過(guò)程中的收獲，以期共同提高，并望對(duì)各校中小學(xué)成績(jī)管理提供一定幫助。一、掌握基本表內(nèi)的公式單班單表成績(jī)統(tǒng)計(jì)是學(xué)校成績(jī)管理的基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)單班單表成績(jī)統(tǒng)計(jì)最主要的是要理解并掌握常用的公式，只有通過(guò)反復(fù)練習(xí)，熟練其操作方法，才能達(dá)到熟能生

2、巧和舉一反三的效果。如（圖一）該班有99名學(xué)生，學(xué)生成績(jī)?cè)诘?行從C列到G列。設(shè)定目標(biāo)：1、統(tǒng)計(jì)出每個(gè)學(xué)生的總分、在備注列中統(tǒng)計(jì)出總分排名；2、統(tǒng)計(jì)出學(xué)科總成績(jī)、平均分、優(yōu)秀率、及格率和最高分、最低分；（一）總分1、個(gè)人總分以01號(hào)學(xué)生為例計(jì)算其總分。一是在H3單元格內(nèi)輸入= SUM(C3:G3)，回車(chē)后得出數(shù)值；二是在H3單元格內(nèi)輸入=c3+d3+e3+f3+g3，回車(chē)后得出數(shù)值。注1：“=” 等號(hào)可以簡(jiǎn)單地認(rèn)為是輸入數(shù)據(jù)與插入公式進(jìn)行運(yùn)算的區(qū)分符號(hào)，Excel中的公式通常以（=）開(kāi)始，用于表明之后的字符為公式。緊隨等號(hào)之后的是需要進(jìn)行計(jì)算的元素（操作數(shù)），各操作數(shù)之間以運(yùn)算符分隔。同時(shí)，E

3、xcel 將根據(jù)公式中運(yùn)算符的特定順序從左到右計(jì)算公式。如在其一格中輸入3+5則顯示為3+5，若輸入=3+5則顯示為8，這是在學(xué)習(xí)電子表格公式時(shí)必須要明確的問(wèn)題。注2：（:）冒號(hào)區(qū)域運(yùn)算符，產(chǎn)生對(duì)包括在兩個(gè)引用之間的所有單元格的引用，C3:G3是從C3到G3整體這一區(qū)域。若要對(duì)物理、化學(xué)成績(jī)進(jìn)行折合，則乘以相應(yīng)的折合率，如物理按70%，化學(xué)按50%，公式為=c3+d3+e3+f3*60%+g3*50%，回車(chē)后得出數(shù)值。2、學(xué)科總分以語(yǔ)文成績(jī)?yōu)槔?jì)算該科總分。在C102格內(nèi)輸入SUM(C3:C102) ，回車(chē)后得出數(shù)值，由于人數(shù)在多一般不使用=C3+C4+C101+C102。3、其他學(xué)生和其他學(xué)

4、科的總分注3：在Excel中，將某一單元格中的數(shù)據(jù)（字符或公式）復(fù)制到同列（行）中其他大量連續(xù)的單元格中時(shí)，通過(guò)采用“填充柄”來(lái)拖拉完成。選中需要復(fù)制的單元格，然后將鼠標(biāo)移至該單元格右下角，成“細(xì)十字”細(xì)狀時(shí)（這種狀態(tài)我們稱(chēng)之為“填充柄”），按住鼠標(biāo)左鍵向下拖拉，即可將公式復(fù)制到下面的單元格區(qū)域中。 如先單擊H3單元格，再把鼠標(biāo)移至在H3單元格的右下角，其變?yōu)榧?xì)線(xiàn)“+” 字狀后，按下鼠標(biāo)左鍵下拉至H101，即可得到全部學(xué)生的總分。先單擊H101單元格，再把鼠標(biāo)移至在H101單元格的右下角，其變?yōu)椤?”字后，按下鼠標(biāo)左鍵下拉至I101，即可得到全部學(xué)科的總分。在實(shí)際使用中，變通使用“拖拉法”可以

5、使填充更加便捷。這也是在批量處理行、列公式中最常用的一項(xiàng)基礎(chǔ)操作。當(dāng)再單擊被拖動(dòng)過(guò)的單元格時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)電子表格已智能地為其插入了對(duì)應(yīng)的公式。實(shí)際操作中學(xué)生人數(shù)和學(xué)科不同時(shí)，其操作方法相同。（二）平均分1、個(gè)人平均分以02號(hào)學(xué)生為例計(jì)算其平均分。一是在I3單元格內(nèi)輸入=AVERAGE(C3:G3) ，回車(chē)后得出數(shù)值；二是可利用總分公式，用總分除以學(xué)科總數(shù)，即在I3單元格內(nèi)輸入輸=H3/5，回車(chē)后得出數(shù)值。2、學(xué)科平均分以語(yǔ)文成績(jī)?yōu)槔?jì)算該科總分。一是在C102格內(nèi)輸入AVERAGE (C3:C101) ，回車(chē)后得出數(shù)值。二是可利用總分公式，用總分除以學(xué)生總數(shù)，若C102為語(yǔ)文總分，即在C103單元

6、格內(nèi)輸入輸= C102/99，回車(chē)后得出數(shù)值。注4：在成績(jī)統(tǒng)計(jì)過(guò)程中，為了保證統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性，通?？刹捎靡环N公式計(jì)算出結(jié)果，并用另一種公式進(jìn)行驗(yàn)算。（三）某一分?jǐn)?shù)段人數(shù)和及格率、優(yōu)秀率統(tǒng)計(jì)以語(yǔ)文學(xué)科為例。大于等于60分：=COUNTIF(C3:C101,">=60")低于60分：=COUNTIF(C3:C101,"<60")大于等于80分：= COUNTIF(C3:C101,">=80")區(qū)間內(nèi)學(xué)生總數(shù)：=COUNT(C3:C101)*10060-69分：=COUNTIF(C3:C101,">=60

7、")-COUNTIF(C3:C101,">=70")70-79分：=COUNTIF(C3:C101,">=70")-COUNTIF(C3:C101,">=80")80-89分：=COUNTIF(C3:C101,">=80") -COUNTIF(C3:C101,">=90")及格率：=COUNTIF(C3:C101,">=60")/ COUNT(C3:C101)*100優(yōu)秀率：=COUNTIF(C3:C101,">=

8、80")/ COUNT(C3:C101)*100注5：（,）逗號(hào)聯(lián)合運(yùn)算符，將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用 。通過(guò)（1）3操作，即可得到相應(yīng)學(xué)科的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)。在通常情況下，80分為優(yōu)秀，60分為及格，所以在優(yōu)秀率和及格率公式中以80分和60分為標(biāo)準(zhǔn)。如滿(mǎn)分120分，通常設(shè)定為96分和72分，在計(jì)算總分的優(yōu)秀率和及格率時(shí)，根據(jù)全部學(xué)科靈活設(shè)定。（四）名次、最高分、最低分統(tǒng)計(jì)以03號(hào)學(xué)生為例計(jì)算其總分在班里的排名，一是在J3單元格內(nèi)輸入=RANK(H5, $H$3: $H$101) ，回車(chē)后得出數(shù)值。二是在J3單元格內(nèi)輸入=COUNTIF($H$3:$H$101, ">"

9、;&$H5)+1 ，回車(chē)后得出數(shù)值。通過(guò)（1）3操作，即可得到相應(yīng)學(xué)生的名次。注6：$為絕對(duì)引用符號(hào)， $H$3 為絕對(duì)列和絕對(duì)行，H$3 為相對(duì)列和絕對(duì)行，H3 為相對(duì)列和相對(duì)行。如(H5, $H$3: $H$101)和(H5, H3: H101)的區(qū)別在于：當(dāng)進(jìn)行拖動(dòng)時(shí)，H5會(huì)發(fā)生變化，$H$3: $H$101這一區(qū)域不變；而 (H5, H3: H101)進(jìn)行拖動(dòng)時(shí)，H5在發(fā)生變化的同時(shí)其H3: H101區(qū)域同時(shí)發(fā)生變化。注7：公式中用到的符號(hào)均為英語(yǔ)輸入法狀態(tài)下的符號(hào)，不能是漢語(yǔ)中的符號(hào)。如引號(hào)應(yīng)為""而不能是“”。最高分MAX(C3:C101)最低分MIN(

10、C3:C101)如（圖二）已完成了該班成績(jī)的常規(guī)統(tǒng)計(jì)。通過(guò)（表二）可以看到學(xué)生的各項(xiàng)成績(jī)和統(tǒng)計(jì)結(jié)果都在一張表上，這僅僅是實(shí)現(xiàn)了對(duì)成績(jī)統(tǒng)計(jì)的基本要求，但一方面不美觀，另一方面在實(shí)際操作中存在著很多的缺點(diǎn)。通常情況下可使用單班雙表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，在成績(jī)統(tǒng)計(jì)過(guò)程中不直接在成績(jī)錄入表上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?？蓪?duì)錄入的成績(jī)進(jìn)行備份，作為原始數(shù)據(jù)使用。統(tǒng)計(jì)時(shí)在備份文件上操作，也可把成績(jī)錄入表和成績(jī)統(tǒng)計(jì)表分開(kāi)，如成績(jī)錄入表為表一名為sheet1，成績(jī)統(tǒng)計(jì)為表二名為sheet2，這樣還可避免因錯(cuò)誤操作造成重新錄入或進(jìn)行再次錄入核準(zhǔn)。（五）引用如注8中，統(tǒng)計(jì)表表二的生成，往往通過(guò)表的復(fù)制粘貼或單元格復(fù)制粘貼來(lái)完成，這樣如果

11、某表中的一個(gè)數(shù)據(jù)在變更后，另一個(gè)表也要進(jìn)行修改，為使表一和表二的數(shù)據(jù)始終保持一致，可通過(guò)單元格引用實(shí)現(xiàn)。在表二A1中輸入=Sheet1!A1，回車(chē)后得出數(shù)值。通過(guò) “填充柄”生成其他全部數(shù)據(jù)，生成表二。二、學(xué)會(huì)表間公式引用為使統(tǒng)計(jì)表表二的統(tǒng)計(jì)結(jié)果更為清晰，可在表二的相應(yīng)單元格中輸入公式來(lái)對(duì)表一進(jìn)行計(jì)算和統(tǒng)計(jì)。以表Sheet1中的01號(hào)學(xué)生總分為例，若在同一表內(nèi)：即在Sheet1H3單元格內(nèi)輸入= SUM(C3:G3)，若在不同表內(nèi)計(jì)算如Sheet2則要插入引用，在某一單元格內(nèi)輸入= SUM(Sheet1!C3:G3)。平均分為AVERAGE (Sheet1!C3:C101)0分以上人數(shù) = C

12、OUNTIF(Sheet1!C3:C101,">=90")優(yōu)秀率=COUNTIF(Sheet1!C3:C101,">=80")/ COUNT(Sheet1!C3:C101)*100及格率=COUNTIF(Sheet1!C3:C101,">=60")/ COUNT(Sheet1!C3:C101)*100最高分MAX(Sheet1!C3:C101)最低分MIN(Sheet1!C3:C101)此類(lèi)引用用處廣泛。三、建立常用的統(tǒng)計(jì)模版通過(guò)以上內(nèi)容已經(jīng)可以完成對(duì)單班統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)出各班成績(jī)后即可建立年級(jí)的統(tǒng)計(jì)。這樣就要對(duì)每個(gè)班進(jìn)行

13、分別統(tǒng)計(jì)后再進(jìn)行匯總，工作量大且較易出錯(cuò)。所謂模版就是利用電子表格中表間公式的引用，在表與表之間建立起相應(yīng)關(guān)聯(lián)，通過(guò)關(guān)聯(lián)自動(dòng)產(chǎn)生統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。簡(jiǎn)單地說(shuō)就是在錄入成績(jī)后，電子表格會(huì)自動(dòng)計(jì)算統(tǒng)計(jì)出所需要的數(shù)據(jù)。下面以單班雙表、多班多表、多班雙表為例說(shuō)明模版建立方法。單班雙表模版：以全年級(jí)班額數(shù)最大的為計(jì)算基數(shù)，如上例仍以101人為公式總?cè)藬?shù)，不足人數(shù)為空格，將不計(jì)入統(tǒng)計(jì)結(jié)果。如（圖一）為成績(jī)錄入表，如（圖三）在sheet2中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算。分別在相應(yīng)單元格內(nèi)插入引用公式，在指定域前加上表名Sheet1!。圖一注8：對(duì)該文檔進(jìn)行保存，更名為成績(jī)模版，把其他班級(jí)錄入成績(jī)復(fù)制到sheet1后，在sheet2中

14、即得到相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，然后更名另存得到新文件。多班多表模版：這是學(xué)校進(jìn)行成績(jī)統(tǒng)計(jì)用到的最常用的方法，分別在電子表格中Sheet1、Sheet2Sheetn中插入同一年級(jí)中對(duì)應(yīng)各班級(jí)的成績(jī)錄，同時(shí)建立表格Sheet（n+1）（如下圖）作為統(tǒng)計(jì)模版。統(tǒng)計(jì)的各類(lèi)基礎(chǔ)公式不變，改變其選擇域，如單班雙表操作相同，分別在對(duì)應(yīng)班級(jí)公式中插入的指定域前加上表名Sheet1!、Sheet2! Sheetn!。例各班語(yǔ)文平均分一班：D3 =AVERAGE (Sheet1! $C$3:$C$101)二班：D10 =AVERAGE (Sheet2! $C$3:$C$101)三班：D17 =AVERAGE (Sheet3

15、! $C$3:$C$101)其他依次類(lèi)推。當(dāng)對(duì)每次Sheet1、Sheet2Sheetn進(jìn)行數(shù)據(jù)更改后，將自動(dòng)在 Sheet（n+1）得到更新后的統(tǒng)計(jì)。多班雙表例各班語(yǔ)文優(yōu)秀率一班：B4=COUNTIF(Sheet1!$C$3:$C$101,">=80")/ COUNT(Sheet1!$C$3:$C$101)*100二班：B5=COUNTIF(Sheet2!$C$3:$C$101,">=80")/ COUNT(Sheet1!$C$3:$C$101)*100三班：B6=COUNTIF(Sheet3!$C$3:$C$101,">=80")/ COUNT(Sheet1!$C$3:$C$101)*100其他依次類(lèi)推。注9：對(duì)該文檔進(jìn)行保存，更名為成績(jī)模版，把其他班級(jí)錄入成績(jī)復(fù)制到sheet1、Sheet2Sheetn后，在Sheet（n+1）中即得到相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，然后更名另存得到新文件。在圖與圖的兩種統(tǒng)計(jì)中插入引用公式的方法相同，當(dāng)一組公式插入后，可通過(guò)“填充柄”插入其他單元格