電子表格在成績管理中的應(yīng)用

1、電子表格在成績管理中的應(yīng)用電子表格（execl）以其用途廣泛、操作簡單、易學(xué)易用等多種優(yōu)點，成為中小學(xué)校即word和powerpoint之后使用較廣泛的office工具軟件，一方面它能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)各項數(shù)據(jù)管理要求，另一方面它不像專業(yè)數(shù)據(jù)庫軟件需要專業(yè)語言的支持，在學(xué)校成績管理中應(yīng)用廣泛，作為一名電子表格的使用者和初學(xué)者，在此僅就成績管理方面，通過本文和大家共享學(xué)習(xí)和使用過程中的收獲，以期共同提高，并望對各校中小學(xué)成績管理提供一定幫助。一、掌握基本表內(nèi)的公式單班單表成績統(tǒng)計是學(xué)校成績管理的基礎(chǔ)，通過對單班單表成績統(tǒng)計最主要的是要理解并掌握常用的公式，只有通過反復(fù)練習(xí)，熟練其操作方法，才能達(dá)到熟能生

2、巧和舉一反三的效果。如（圖一）該班有99名學(xué)生，學(xué)生成績在第3行從C列到G列。設(shè)定目標(biāo)：1、統(tǒng)計出每個學(xué)生的總分、在備注列中統(tǒng)計出總分排名；2、統(tǒng)計出學(xué)科總成績、平均分、優(yōu)秀率、及格率和最高分、最低分；（一）總分1、個人總分以01號學(xué)生為例計算其總分。一是在H3單元格內(nèi)輸入= SUM(C3:G3)，回車后得出數(shù)值；二是在H3單元格內(nèi)輸入=c3+d3+e3+f3+g3，回車后得出數(shù)值。注1：“=” 等號可以簡單地認(rèn)為是輸入數(shù)據(jù)與插入公式進(jìn)行運算的區(qū)分符號，Excel中的公式通常以（=）開始，用于表明之后的字符為公式。緊隨等號之后的是需要進(jìn)行計算的元素（操作數(shù)），各操作數(shù)之間以運算符分隔。同時，E

3、xcel 將根據(jù)公式中運算符的特定順序從左到右計算公式。如在其一格中輸入3+5則顯示為3+5，若輸入=3+5則顯示為8，這是在學(xué)習(xí)電子表格公式時必須要明確的問題。注2：（:）冒號區(qū)域運算符，產(chǎn)生對包括在兩個引用之間的所有單元格的引用，C3:G3是從C3到G3整體這一區(qū)域。若要對物理、化學(xué)成績進(jìn)行折合，則乘以相應(yīng)的折合率，如物理按70%，化學(xué)按50%，公式為=c3+d3+e3+f3*60%+g3*50%，回車后得出數(shù)值。2、學(xué)科總分以語文成績?yōu)槔嬎阍摽瓶偡?。在C102格內(nèi)輸入SUM(C3:C102) ，回車后得出數(shù)值，由于人數(shù)在多一般不使用=C3+C4+C101+C102。3、其他學(xué)生和其他學(xué)

4、科的總分注3：在Excel中，將某一單元格中的數(shù)據(jù)（字符或公式）復(fù)制到同列（行）中其他大量連續(xù)的單元格中時，通過采用“填充柄”來拖拉完成。選中需要復(fù)制的單元格，然后將鼠標(biāo)移至該單元格右下角，成“細(xì)十字”細(xì)狀時（這種狀態(tài)我們稱之為“填充柄”），按住鼠標(biāo)左鍵向下拖拉，即可將公式復(fù)制到下面的單元格區(qū)域中。 如先單擊H3單元格，再把鼠標(biāo)移至在H3單元格的右下角，其變?yōu)榧?xì)線“+” 字狀后，按下鼠標(biāo)左鍵下拉至H101，即可得到全部學(xué)生的總分。先單擊H101單元格，再把鼠標(biāo)移至在H101單元格的右下角，其變?yōu)椤?”字后，按下鼠標(biāo)左鍵下拉至I101，即可得到全部學(xué)科的總分。在實際使用中，變通使用“拖拉法”可以

5、使填充更加便捷。這也是在批量處理行、列公式中最常用的一項基礎(chǔ)操作。當(dāng)再單擊被拖動過的單元格時，會發(fā)現(xiàn)電子表格已智能地為其插入了對應(yīng)的公式。實際操作中學(xué)生人數(shù)和學(xué)科不同時，其操作方法相同。（二）平均分1、個人平均分以02號學(xué)生為例計算其平均分。一是在I3單元格內(nèi)輸入=AVERAGE(C3:G3) ，回車后得出數(shù)值；二是可利用總分公式，用總分除以學(xué)科總數(shù)，即在I3單元格內(nèi)輸入輸=H3/5，回車后得出數(shù)值。2、學(xué)科平均分以語文成績?yōu)槔嬎阍摽瓶偡?。一是在C102格內(nèi)輸入AVERAGE (C3:C101) ，回車后得出數(shù)值。二是可利用總分公式，用總分除以學(xué)生總數(shù)，若C102為語文總分，即在C103單元

6、格內(nèi)輸入輸= C102/99，回車后得出數(shù)值。注4：在成績統(tǒng)計過程中，為了保證統(tǒng)計結(jié)果的準(zhǔn)確性，通常可采用一種公式計算出結(jié)果，并用另一種公式進(jìn)行驗算。（三）某一分?jǐn)?shù)段人數(shù)和及格率、優(yōu)秀率統(tǒng)計以語文學(xué)科為例。大于等于60分：=COUNTIF(C3:C101,">=60")低于60分：=COUNTIF(C3:C101,"<60")大于等于80分：= COUNTIF(C3:C101,">=80")區(qū)間內(nèi)學(xué)生總數(shù)：=COUNT(C3:C101)*10060-69分：=COUNTIF(C3:C101,">=60

7、")-COUNTIF(C3:C101,">=70")70-79分：=COUNTIF(C3:C101,">=70")-COUNTIF(C3:C101,">=80")80-89分：=COUNTIF(C3:C101,">=80") -COUNTIF(C3:C101,">=90")及格率：=COUNTIF(C3:C101,">=60")/ COUNT(C3:C101)*100優(yōu)秀率：=COUNTIF(C3:C101,">=

8、80")/ COUNT(C3:C101)*100注5：（,）逗號聯(lián)合運算符，將多個引用合并為一個引用 。通過（1）3操作，即可得到相應(yīng)學(xué)科的各項統(tǒng)計。在通常情況下，80分為優(yōu)秀，60分為及格，所以在優(yōu)秀率和及格率公式中以80分和60分為標(biāo)準(zhǔn)。如滿分120分，通常設(shè)定為96分和72分，在計算總分的優(yōu)秀率和及格率時，根據(jù)全部學(xué)科靈活設(shè)定。（四）名次、最高分、最低分統(tǒng)計以03號學(xué)生為例計算其總分在班里的排名，一是在J3單元格內(nèi)輸入=RANK(H5, $H$3: $H$101) ，回車后得出數(shù)值。二是在J3單元格內(nèi)輸入=COUNTIF($H$3:$H$101, ">"

9、;&$H5)+1 ，回車后得出數(shù)值。通過（1）3操作，即可得到相應(yīng)學(xué)生的名次。注6：$為絕對引用符號， $H$3 為絕對列和絕對行，H$3 為相對列和絕對行，H3 為相對列和相對行。如(H5, $H$3: $H$101)和(H5, H3: H101)的區(qū)別在于：當(dāng)進(jìn)行拖動時，H5會發(fā)生變化，$H$3: $H$101這一區(qū)域不變；而 (H5, H3: H101)進(jìn)行拖動時，H5在發(fā)生變化的同時其H3: H101區(qū)域同時發(fā)生變化。注7：公式中用到的符號均為英語輸入法狀態(tài)下的符號，不能是漢語中的符號。如引號應(yīng)為""而不能是“”。最高分MAX(C3:C101)最低分MIN(

10、C3:C101)如（圖二）已完成了該班成績的常規(guī)統(tǒng)計。通過（表二）可以看到學(xué)生的各項成績和統(tǒng)計結(jié)果都在一張表上，這僅僅是實現(xiàn)了對成績統(tǒng)計的基本要求，但一方面不美觀，另一方面在實際操作中存在著很多的缺點。通常情況下可使用單班雙表進(jìn)行統(tǒng)計。同時，在成績統(tǒng)計過程中不直接在成績錄入表上進(jìn)行統(tǒng)計?？蓪︿浫氲某煽冞M(jìn)行備份，作為原始數(shù)據(jù)使用。統(tǒng)計時在備份文件上操作，也可把成績錄入表和成績統(tǒng)計表分開，如成績錄入表為表一名為sheet1，成績統(tǒng)計為表二名為sheet2，這樣還可避免因錯誤操作造成重新錄入或進(jìn)行再次錄入核準(zhǔn)。（五）引用如注8中，統(tǒng)計表表二的生成，往往通過表的復(fù)制粘貼或單元格復(fù)制粘貼來完成，這樣如果

11、某表中的一個數(shù)據(jù)在變更后，另一個表也要進(jìn)行修改，為使表一和表二的數(shù)據(jù)始終保持一致，可通過單元格引用實現(xiàn)。在表二A1中輸入=Sheet1!A1，回車后得出數(shù)值。通過 “填充柄”生成其他全部數(shù)據(jù)，生成表二。二、學(xué)會表間公式引用為使統(tǒng)計表表二的統(tǒng)計結(jié)果更為清晰，可在表二的相應(yīng)單元格中輸入公式來對表一進(jìn)行計算和統(tǒng)計。以表Sheet1中的01號學(xué)生總分為例，若在同一表內(nèi)：即在Sheet1H3單元格內(nèi)輸入= SUM(C3:G3)，若在不同表內(nèi)計算如Sheet2則要插入引用，在某一單元格內(nèi)輸入= SUM(Sheet1!C3:G3)。平均分為AVERAGE (Sheet1!C3:C101)0分以上人數(shù) = C

12、OUNTIF(Sheet1!C3:C101,">=90")優(yōu)秀率=COUNTIF(Sheet1!C3:C101,">=80")/ COUNT(Sheet1!C3:C101)*100及格率=COUNTIF(Sheet1!C3:C101,">=60")/ COUNT(Sheet1!C3:C101)*100最高分MAX(Sheet1!C3:C101)最低分MIN(Sheet1!C3:C101)此類引用用處廣泛。三、建立常用的統(tǒng)計模版通過以上內(nèi)容已經(jīng)可以完成對單班統(tǒng)計，統(tǒng)計出各班成績后即可建立年級的統(tǒng)計。這樣就要對每個班進(jìn)行

13、分別統(tǒng)計后再進(jìn)行匯總，工作量大且較易出錯。所謂模版就是利用電子表格中表間公式的引用，在表與表之間建立起相應(yīng)關(guān)聯(lián)，通過關(guān)聯(lián)自動產(chǎn)生統(tǒng)計數(shù)據(jù)。簡單地說就是在錄入成績后，電子表格會自動計算統(tǒng)計出所需要的數(shù)據(jù)。下面以單班雙表、多班多表、多班雙表為例說明模版建立方法。單班雙表模版：以全年級班額數(shù)最大的為計算基數(shù)，如上例仍以101人為公式總?cè)藬?shù)，不足人數(shù)為空格，將不計入統(tǒng)計結(jié)果。如（圖一）為成績錄入表，如（圖三）在sheet2中進(jìn)行統(tǒng)計計算。分別在相應(yīng)單元格內(nèi)插入引用公式，在指定域前加上表名Sheet1!。圖一注8：對該文檔進(jìn)行保存，更名為成績模版，把其他班級錄入成績復(fù)制到sheet1后，在sheet2中

14、即得到相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，然后更名另存得到新文件。多班多表模版：這是學(xué)校進(jìn)行成績統(tǒng)計用到的最常用的方法，分別在電子表格中Sheet1、Sheet2Sheetn中插入同一年級中對應(yīng)各班級的成績錄，同時建立表格Sheet（n+1）（如下圖）作為統(tǒng)計模版。統(tǒng)計的各類基礎(chǔ)公式不變，改變其選擇域，如單班雙表操作相同，分別在對應(yīng)班級公式中插入的指定域前加上表名Sheet1!、Sheet2! Sheetn!。例各班語文平均分一班：D3 =AVERAGE (Sheet1! $C$3:$C$101)二班：D10 =AVERAGE (Sheet2! $C$3:$C$101)三班：D17 =AVERAGE (Sheet3

15、! $C$3:$C$101)其他依次類推。當(dāng)對每次Sheet1、Sheet2Sheetn進(jìn)行數(shù)據(jù)更改后，將自動在 Sheet（n+1）得到更新后的統(tǒng)計。多班雙表例各班語文優(yōu)秀率一班：B4=COUNTIF(Sheet1!$C$3:$C$101,">=80")/ COUNT(Sheet1!$C$3:$C$101)*100二班：B5=COUNTIF(Sheet2!$C$3:$C$101,">=80")/ COUNT(Sheet1!$C$3:$C$101)*100三班：B6=COUNTIF(Sheet3!$C$3:$C$101,">=80")/ COUNT(Sheet1!$C$3:$C$101)*100其他依次類推。注9：對該文檔進(jìn)行保存，更名為成績模版，把其他班級錄入成績復(fù)制到sheet1、Sheet2Sheetn后，在Sheet（n+1）中即得到相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，然后更名另存得到新文件。在圖與圖的兩種統(tǒng)計中插入引用公式的方法相同，當(dāng)一組公式插入后，可通過“填充柄”插入其他單元格