供應商審核的要點及其方法

1、供應商審核的要點及其方法有經(jīng)驗的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態(tài)。比如：去機場或火車站接你的司機，就是你的信息來源，聊天是最好 的審核方式。企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等， 司機天天接來送往，本身就是個情報站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的 經(jīng)營狀態(tài)。如果去接你的人還有供應商對口部門的人（如質(zhì)量部）， 在車上聊公司的經(jīng)營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近 雙方的距離。我曾經(jīng)說過：車上和飯桌上，是審核開始的第一現(xiàn)場，客戶的經(jīng)營 狀況與管理行為關(guān)系密切。業(yè)績好的時候會掩蓋一些問題，而業(yè)績差 的時候暴露出來的問題會很多。”1審核前準備在審核前最好向?qū)Ψ教峁徍擞媱潱ǖ?/p>

2、與前面提到的審核計劃不是一 回事，這是指對某個供應商的審核安排），讓供應商安排好相應的人， 做好審核現(xiàn)場的接待工作。在審核計劃中主要包含的信息有：時間、 部門、關(guān)注的活動、相關(guān)人員等。2首次會議一般來講在審核計劃中，都會有 首次會議”的要求。我認為首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、 各個部 門的負責人、現(xiàn)場協(xié)助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關(guān)于 本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。我建議在審核計劃中一定要標明被審核方的總經(jīng)理要出席， 如果有事 請要提前告知審核組。我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒有做過管理工作， 或只做過基層管理者， 他 們沒有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗， 遇到后心里發(fā)

3、怵。 當對方提到總經(jīng)理 有事參加不了首次會議時， 自己往往如釋重負。 殊不知質(zhì)量管理屬于 經(jīng)營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情。中國引進IS09001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這 個標準的精髓我認為主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為 了拿到一張證書， 而非提高管理效率的工具。 記得有一年我在東莞的 一家食品企業(yè)審核， 這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中 銷量排名第二 。老板家 住深圳，每天到公司的時間基本上是 10 點以后。 我在寫審核計劃時，要求總經(jīng)理參加 首次會議 。老板的秘書告訴我， 以前老板從不出席這樣的 首次會議 ，這次是否 必須要參加我告訴她：

4、“老板如果確實有其他重要的事情參加不了，請他寫 請假條?！?這次審核非常成功。因為在首次會議上， 老板聽我介紹了本次 審核的目的、 方式，以及我 對審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是： “以前為 什么不通知我參加這樣的會 ”在質(zhì)量體系推動方面， 老板的權(quán)重最大，我用數(shù)字比喻為占 50%以上。 因此，審核員一定要利用各種機會讓老板知道質(zhì)量、 食品安全管理體 系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。會議內(nèi)容 首次會議的時間控制在 30 分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非 供應商。一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目 的等。然后才是供應商介紹各

5、個部門負責人和公司基本情況。3 現(xiàn)場參觀首次會議結(jié)束，要有一個現(xiàn)場參觀， 這個安排對整個審核的成功也是 非常重要的。1 現(xiàn)場參觀的兩個目的目的 1：管理細節(jié) 我一般安排的時間是 1 個小時甚至更長的時間， 它的目的是對被審核 現(xiàn)場有一個大致的了解。 我在首次會議上常常開玩笑地對老板說： “現(xiàn)場參觀完，審核就可以 結(jié)束了。 ”因為我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、 污水站、垃圾房、維修間等，當看到這些現(xiàn)場的人員，工作狀態(tài)非常 松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。 管理的細節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、維修間、鍋 爐房、污水站等這些地方。 它們似乎與產(chǎn)品

6、離著很遠，但管理活動的要求應該是一樣的。 想想看行政經(jīng)理的工資會比生產(chǎn)經(jīng)理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎 如果不低，那對管理能力的要求就應該是一樣的。 如果行政經(jīng)理、 工 程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣， 而車間外的地方管理的一塌糊涂， 那 你看到的生產(chǎn)車間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準備的。 莊子在回答東郭子關(guān)于道的問題時，用 “每下愈況 ”來解釋道無所不 在。如何判斷豬的肥瘦， 有經(jīng)驗的屠夫是從豬腳向上摸。 如果豬腳肥， 那 么豬就肥。有經(jīng)驗的審核員也是通過管理的細節(jié)， 來判斷供應商的管理水平和能 力的。目的 2：設(shè)計的優(yōu)劣 另外由于食品安全與工程設(shè)計有極大的關(guān)系， 它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對 食品安全

7、設(shè)計的理解，所以現(xiàn)場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、 門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合 GMP 要求。 在倉庫參觀的時候， 可以看看到貨和發(fā)貨的情況， 在庫房內(nèi)可以找一 個 1 周左右的產(chǎn)品做追溯演練。 在現(xiàn)場走一圈也可以順便檢查了蟲害 管理設(shè)施。 當由多人組成的審核小組時， 現(xiàn)場參觀是唯一一次審核組 對某一管理活動， 發(fā)表各自意見的機會。 這對統(tǒng)一審核思路、 理清審 核重點、做追溯信息的準備都有很大幫助。2 現(xiàn)場參觀前的準備 現(xiàn)場參觀前要讓供應商提供四張圖：1、工廠布局圖 2、蟲害布局圖 3、監(jiān)控設(shè)施布局圖 4、倉庫貨物布局 對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中?，F(xiàn)場參觀后， 小組可

8、以進行 10-15 分鐘的討論， 確定審核重點和現(xiàn)場 取樣方式。4供應商檢查表的設(shè)計為了提醒審核員在參觀時注意的事項， 在供應商檢查表 中對現(xiàn)場 參觀的內(nèi)容可以進行如下描述：1.大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車號；2. 監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（露天存放成品 / 原料、大門、成品庫門、 原料庫門）；3. 廠區(qū)道路、草坪；4. 污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；5. 蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；6. 原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕度、電線（無私拉）、 遮光、禁用區(qū)；7. 冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；8. 成品庫：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名

9、稱、 規(guī)格、班次、批號、產(chǎn)品代號，物料管理用電子化（ERP還是手工;9. 生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室 / 更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施。5 審核小組的分工 如果審核小組由三人及以上組成，可以分為 A、 B、 C 三組。A 組的審核地點在 辦公室 ，主要負責 產(chǎn)品追溯， 以檢查記錄和文件為 主，如： 1.入庫報告：產(chǎn)量、批號； 2.生產(chǎn)報告：產(chǎn)量、批號； 3.本 批號成品檢驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、 產(chǎn)品標準、檢測方法 / 規(guī)范、取樣計劃、留樣記錄； 4.過程檢驗記錄： CCR重量記錄、指標（質(zhì)量）、異常報告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記 錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水（冰）檢驗記

10、錄； 5.員工記錄：抽取當 班10-15%人員的健康證，并檢查當班執(zhí)行清潔、 CCP操作人員的培 訓記錄； 6.本批號成品所使用原料檢驗報告：原料種類、放行報告、 各個原料檢驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、原料標準、檢測 方法/規(guī)范、取樣記錄； 7 設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活 動。A 組的 審核路徑 為： 1）在成品庫中選擇已放行的產(chǎn)品，對外包裝箱 進行照相，記錄批號和數(shù)量。 2）將成品帶回辦公室讓供應商提供與 此批號產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見上）。B組B 組負責 文件審核， 文件主要包括程序文件、 作業(yè)指導書和報告 ，如：1. HACC

11、P計劃：小組、產(chǎn)品描述、預期用途、流程圖、流程圖確認、 危害分析、CCP/OPRP空制措施；2. PRP目錄；3.投訴管理；4.內(nèi) 審； 5. 管理評審； 6. 培訓管理； 7. 設(shè)備維修、保養(yǎng)（包括安保設(shè)施） ； 8. 不合格品空制； 9. 糾正預防措施； 10.設(shè)備儀器校驗（包括生產(chǎn)線、 實驗室）； 11.源頭（供應商）管理； 12.蟲害管理（合同、檢查記錄、 分析報告）； 13.社會責任； 14.產(chǎn)品防護； 15.應急管理（停電、火災 對產(chǎn)品的影響）； 16.召回演練。 C 組C 組主要負責 生產(chǎn)現(xiàn)場操作行為， 包括生產(chǎn)車間、 庫房和實驗室 ，如： 1.現(xiàn)場衛(wèi)生； 2.周（月） GMP/

12、5S 檢查記錄； 3.現(xiàn)場操作文件（ SOP） 管理；4.記錄管理（CCR OPRR清潔、重量、質(zhì)量、蟲害、維修、 異物）； 5.標識管理：化學品、 半成品、原料、成品； 6.人員培訓（關(guān) 鍵崗位 +一般崗位）； 7.設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計； 8.交叉污染防護、潤滑 油等級； 9.原料/成品倉庫衛(wèi)生； 10.物品標識；（先入先出）； 12. 化學品庫； 13.實驗室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風櫥、化學 品臺賬、強酸（堿）存放、試劑標識（名稱、日期）、檢測儀器內(nèi)部 校驗計劃、檢測方法管理、檢測結(jié)果管理（簽字 +日期）、檢測記錄 管理、檢測人員資質(zhì)、微生物實驗室（培養(yǎng)基 +消毒 +空白試驗 +培養(yǎng)

13、 箱溫度校驗）。6 審核過程中的配合在審核過程中，需要三組進行 信息傳遞，如：1A組需要將部分信息 傳遞給B組（體系文件）可追溯信息的完整性與召回報告（證據(jù)對 比）成品、原料 檢驗方法管理檢驗 人員資質(zhì) 管理 產(chǎn)品、原料 技術(shù)規(guī) 范管理-記錄管理（CCP清潔、產(chǎn)品檢驗、原料檢驗） 環(huán)境監(jiān)控計劃 -糾正預防措施設(shè)備維修、保養(yǎng)計劃2C組需要將部分信息傳遞給 B組 （現(xiàn)場評估）-本批號成品所有原料是否有 拒用原料倉庫的FIFO（先 進先出） 臺賬與批號是否符合情況標識管理（批號、數(shù)量、入庫日期 狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）6 審核原則這樣的審核安排基于以下幾個原則： 1.所有管理活動已經(jīng)發(fā)生；

14、2.所有管理活動需要符合規(guī)范要求；3 所有管理活動的信息不得缺失；4.通過已經(jīng)實現(xiàn)的產(chǎn)品， 連接起人、機、 料、法、環(huán)的所有管理信息。7 審核流程和重點 質(zhì)量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一 個已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進行追溯 （如下圖）。在倉庫中剛剛生產(chǎn) 1 周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費者手中， 或者即使到了消費者手中， 還沒有發(fā)生（或沒有得到） 投訴報告 。因此對投訴管理 的驗證，需要用 更早批次 的產(chǎn)品進行。 1A 組審核員 的審核流程與重點 A 組審核員在 現(xiàn)場參觀 時，已經(jīng)用相機拍攝了追 溯產(chǎn)品的 “品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號 ”等信息（在包裝箱外側(cè)就有這些信 息）。回

15、到辦公室，向 供應商 提出要求，提供與這個產(chǎn)品相關(guān)的信息 （見供應商管理（ 7）供應商現(xiàn)場審核（中）。建議 A 組審核員將 與這個批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順 序，讓客戶放置在桌子上。2，B 組審核員的審核流程與重點 A 組審核員在 對信息的完整性進行 確認時，B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報告相關(guān)的管理依 據(jù)。邏輯是：找產(chǎn)品 -> 找記錄 -> 找依據(jù) -> 找疏漏 -> 找問題 -> 找 風險相對來講對 B 組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個 非常重要的 報告 進行確認和驗證：1 管理評審報告 如果在 ISO9001（ 2000 版）中

16、，選出哪個條款最重要 的話，那我就選 “管理評審 ”。先看一看參加管理評審的都是哪些人最 高管理者、各個部門的一把手。再看一看都討論哪些問題方針、目標、未來方向。 最后想一想管理評審輸出是什么分責任、分任務(wù)、分錢。 凡是與分錢相關(guān)的事， 就是企業(yè)最大的事。 有人可能說不對， 分責任、 分任務(wù)、 定目標應該是最大的事。 但這些事的前提是， 巧婦難為無米 之炊，沒錢干個屁事。所以當我看管理評審報告時， 我先看看 總經(jīng)理是否出席 ，然后看 各位 部門總監(jiān)都說了些什么問題 ，最后就是 行動計劃是否有預算 。 有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）： 凡是將 管理評審作為認證活動而非經(jīng)營活

17、動的企業(yè)， 它所運行的管理體系本 身就會給經(jīng)營帶來巨大風險 。就如同一個國家的人大會議， 成為一出鬧劇時， 這個國家一定處于極 大的風險之中。因此，幾頁紙的管理評審報告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、食品安 全管理體系的策劃、運行、檢查、改進的水平了 ?？垂芾碓u審報告 不要只看當年的， 一定要看 過去三年的報告 。做縱向 比較，看這家供應商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。2 內(nèi)審報告 內(nèi)審報告是管理評審報告的部分輸入。 但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在 “手中有劍，心中無 劍”的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而 非對系統(tǒng)進行風險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。如何改變

18、這樣的局面 可以在組織設(shè)計中進行策劃， 讓各個部門的總監(jiān) 成為內(nèi)審員。每次審核的時候，由總監(jiān)擔任各個審核組的組長。 在審核中試圖拋開檢查表，到一個業(yè)務(wù)部門可以從這幾個問題問起。 為什么需要這個部門為什么需要這個崗位 這個部門的主要業(yè)務(wù)流程是什么 這個部門或崗位的主要責任是什么 影響到你部門工作效率的原因是什么 你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么 你如何解決沖突并開始有實施計劃 當你將這些問題告訴總經(jīng)理時， 我猜想他會樂瘋了。 因為這是他的 痛 點，是他天天睡不著覺的問題， 如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問題和解決問 題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎3其他重要的管理程序HACCP計劃PRP目錄蟲害管理程序放行管理 程序不合格管理程序糾正預防管理程序投訴管理程序追溯管理程序 召回管理程序危機管理程序?qū)嶒炇夜芾沓绦騿T工培訓管理程序B 組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C 組的審核員， 協(xié)助在現(xiàn)場提供證據(jù) 。3C組審核員的審核流程與重點在現(xiàn)場執(zhí)行審核的C組審核員，主要是 觀察現(xiàn)場的操作行為。 因為無論你文件寫的好壞， 最重要的是 現(xiàn)場表現(xiàn) 如何?，F(xiàn)場執(zhí)行審核 的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。