項目管理中的知識管理

1、IT項目管理中的知識管理4IT項目管理中的知識管理轉(zhuǎn)載：2008-04-07作者:李志陳柯來源：AMT面對這二十一世紀，管理學大師彼得.得魯克曾經(jīng)作出這樣的判斷：”無論對于商業(yè)組織還是非商業(yè)組織而言，21世紀最有價值的資產(chǎn)將是其知識工作者及其生產(chǎn)力。管理在21世紀所需做的最重要的貢獻，就是提高知識工作和知識工作者的生產(chǎn)力。 作為一個卓越的觀察家，得魯克對于知識管理在未來企業(yè)中的地 位作出了很高的評價。全球化、世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟管制放松和日新月異的技術(shù)變革 給中國企業(yè)帶來發(fā)展機遇的同時，也給中國企業(yè)出了一道難題： 如何在迅速變化的世界中抓住機會，發(fā)展自己而不是相反的落后挨打而最終被市

2、場淘汰。從很多方面來說，都是對企業(yè)管理知識 水平的考驗：變化的市場環(huán)境：市場范圍的擴大。隨著我國加入世界貿(mào)易 組織（WTO）及企業(yè)全球化的發(fā)展，要求企業(yè)能夠在無限的時 空范圍里，充分而有效地利用和分享知識、經(jīng)驗和資源。客戶要求的多樣?？蛻舻男枨笤絹碓絺€性化， 要求企業(yè)能夠 迅速的了解客戶的信息，對客戶信息進行管理，使企業(yè)的生產(chǎn)、 采購、銷售的全過程能夠?qū)蛻粜枨笮畔⑦M行快捷的反應(yīng)。變化的技術(shù)：從科學技術(shù)本身來說，技術(shù)發(fā)展越來越快，而 從技術(shù)的應(yīng)用過程來看，從科學的研發(fā)到商業(yè)性的應(yīng)用的時間過程也大大縮斷。為了跟上科技發(fā)展的形式， 要求企業(yè)員工能夠快 速根據(jù)需求來訪問多種形式的信息和知識，迅速掌握

3、必要技術(shù)知 識。變化的競爭形式：激烈的競爭迫使企業(yè)開始意識到，公司企業(yè)在這個變化多端的世界里要想生存最基本能力就是提高企業(yè) 的組織學習能力，增強組織的應(yīng)變力，同時他們也認識到在這個 新的世紀里公司最重要的資產(chǎn)不是土地、不是公司里的設(shè)備也不是銀行里帳戶上的資金而是無形的“智力資產(chǎn)”，如何實現(xiàn)提高組織的學習力，如何加強公司的“智力資產(chǎn)”的管理，人們不約 而同的想到知識管理。所有的都將成為項目，公司的組織結(jié)構(gòu)也變成了以項目為核 心的扁平的結(jié)構(gòu)，但是隨之而來的是由于項目中的人員來自多個 方面，項目中的人員收到多重領(lǐng)導， 項目中的管理控制成本極為 昂貴，如何能夠?qū)崿F(xiàn)項目中的實事控制， 而又不降低整個項目

4、工 作組的靈活性與創(chuàng)造性，是項目管理的一大難題， 我們認為項目 知識管理平臺可以有效降低項目控制的難度，促進項目實施的進行。項目知識管理平臺與項目文檔管理的區(qū)別談到知識管理，許多人會想到項目管理中的文檔管理， 好像 項目中只不過需要管理管理數(shù)據(jù)、文檔而已，好像和傳統(tǒng)的項目管理中的文檔管理沒有什么區(qū)別。知識管理用來管理文檔當然可以，但如果僅能用來管理文 檔，那這知識管理確實沒什么特別的。 就稱持這種想法的人為“武 斷主觀論者”吧，首先來看看他們所犯的幾個認知錯誤。錯誤之一是沒有對知識的可操作定義做一個明確界定，如果知識和數(shù)據(jù)及信息相比并不是什么新東西，那么對于知識管理而 言也沒什么新鮮可言，稱它

5、為信息管理也恰如其分。目前，很多 所謂的知識管理解決方案恰恰是數(shù)據(jù)倉庫、文檔管理等的偽裝， 只是加上了一個“知識管理”標簽而已，確實這種項目知識管理 平臺不要也罷。第二個錯誤是對信息庫、知識庫的過分強調(diào)抑制了有效的知 識流，信息管理很大程度上強調(diào)將有用信息收集和存儲起來，如果將知識和信息等同，那么將知識管理看做僅是建立知識庫也就 沒什么大驚小怪的了。而事實上，知識流更在本質(zhì)上揭示了知識 概念的內(nèi)涵。應(yīng)該認識到在項目實施中對于知識管理中的核心是 使用，也就是說知識管理平臺在項目管理中能夠最大程度的提高 知識的利用率，而不是簡單信息堆積。這也是傳統(tǒng)的項目文檔管理中所 遇到的最大困難之一。文檔看得見

6、、摸得著，是一種顯性的知識，如果僅僅將知識 看成這種存在于人們頭腦之外的東西， 那么就犯了第三個錯誤一 一對隱性知識沒有給予足夠重視。事實上，很多知識恰恰是“在 人們耳朵之間產(chǎn)生的東西”，這種隱性知識常常是獲取、吸收、 創(chuàng)建顯性知識的源泉。很多人常常并沒有理解什么是知識知識， 包括它的屬性和結(jié)果，某些人甚至忽視它的存在。 項目知識管理 平臺對于這種潛在的知識挖掘非常關(guān)注， 成熟的項目知識管理平 臺為提高隱形知識的顯形化提供了多種技術(shù)方法，這是傳統(tǒng)的項目文檔管理所無法比擬的。而有些錯誤是有意為之，如目前很多技術(shù)廠商以及知識管理 鼓吹者，正不遺余力地給傳統(tǒng)技術(shù)如文檔管理、數(shù)據(jù)倉庫等披上“知識的新衣

7、”。這常常會造成兩種結(jié)果，一方面是宣導了知識 管理的理念，另一方面卻使人迷惑了知識管理的實質(zhì)。所以不在知識管理紛繁的嘈雜聲中迷失自己， 保持一份對知識管理的清新 頭腦是很重要的。表1信息管理和知識管理的對比信息管理知識管理管理對象信息知識表現(xiàn)形式結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫、非結(jié)構(gòu)化文檔等除此之外，還包含 隱性知識管理手段信息收集、存儲和使用知識生產(chǎn)、分享、應(yīng)用和創(chuàng) 新管理目的信息集成、提高效率知識應(yīng)用、例外處理、業(yè)務(wù)創(chuàng) 新管理思想把事情做好更快地把事情做好和做正確的事表1給出了信息管理和知識管理在管理對象、 表現(xiàn)形式、管 理手段、管理目的以及管理思想幾個方面的基本區(qū)別， 或許它能 幫助你對知識管理有個清楚的

8、認識。項目知識管理平臺同傳統(tǒng)的項目文檔管理相比，可以運用多種現(xiàn)代信息技術(shù)的最新成果。 在應(yīng)用中已經(jīng)項目為核心實現(xiàn)項目中的人員管理、資源管理、進度管理、溝通管理、質(zhì)量管理、范圍管理、風險管理與知識管理的多重鏈接，直接上升到信息的動 態(tài)協(xié)調(diào)與調(diào)度的層次，而且知識管理平臺作為業(yè)務(wù)活動中知識引 擎，可以驅(qū)使項目活動更快、更好的執(zhí)行。圖1知識管理平臺在項目過程中發(fā)現(xiàn)知識知識管理對項目成功的作用下面的情況在項目中可謂屢見不鮮：1、以前寫過或見過別人整理的一份非常有價值的報告和資 料，在需要的時候很難找到，在海量的文檔中尋找需要花費很多 時間與精力；2、由于項目實施顧問的調(diào)動或者企業(yè)內(nèi)部項目小組成員的 變化

9、，使雙方的溝通發(fā)生困難，許多事情要從頭做起，或者由于 人員的流動使得重要的資料和文檔丟失。3、在項目過程中，項目小組成員遇到難題不知道向誰請教 或者手頭沒有聯(lián)系方式而錯過了解決問題的良好時機；4、在項目實施過程中，產(chǎn)生了許多思維的火花或者在某個 問題上有一些心得體會，希望和項目小組成員共享并得到他們的 反饋，但是找不到一個合適的技術(shù)平臺來進行。IT實施項目一般具有周期長、人員多、牽涉面廣的特點，而且由于信息化項目本身具有很強的技術(shù)性與專業(yè)性，在項目實施過程中必然產(chǎn)生大量的文檔、數(shù)據(jù)。這些項目中大量產(chǎn)生的信息如需求分析、建議、解決方案和最終結(jié)果等應(yīng)當加以記錄、整理、規(guī)范，以便與項目中查閱、交流，

10、而且作為整個實施過程的 記錄它還給以作為實施雙方檢查進度和確認雙方責任的的一個 重要工具。在項目實施過程對于企業(yè)的項目小組成員來說也是一 次學習過程，對于項目實施公司來說則是一個知識轉(zhuǎn)移的過程， 通過培訓、討論、文檔提供等多種方式把自己的實施經(jīng)驗傳授給 客戶方成員。問題的產(chǎn)生、解決方法、思路、解決方案在整個過 程中，必然產(chǎn)生了大量的知識經(jīng)驗， 管理這些知識可以盡快促進 整個項目組的進步，并且在項目實施后對于企業(yè)來說也是一筆寶 貴的知識財富?？偟膩碚f項目知識管理平臺對于項目實施有以下三個作用： 更快的學習、強大的項目支持和智力資產(chǎn)管理。知識管理促進形成學習型組織知識管理平臺并不是一個簡單的知識存

11、放的容器， 知識本身 并沒有價值，它只有在被使用的過程中才能發(fā)揮出它的效力， 知 識管理能夠為項目小組提供多種多樣的知識交流與溝通的方法與工具，促進項目小組成員間的知識共享，提高項目中的知識利用效率，積累項目知識經(jīng)驗，加速項目小組的學習能力，從而能 夠在最短的時間內(nèi)完成任務(wù)。項目知識管理平臺針對項目管理的需要，提供多功能的模 塊，通過與各種信息文檔的整合，有力對項目管理進行支撐，可 以大大降低項目主管的工作難度。IT項目實施過程是企業(yè)難得一次學習與提升的機會通過與 外部實施顧問的合作，學習最先進的管理思想與技術(shù)手段， 不僅 可以直接提高企業(yè)的信息化水平， 間接所帶來的好處就是在實施過程中，企業(yè)

12、中參與實施的員工得到了鍛煉學習的機會，信息化建設(shè)過程中所產(chǎn)生的各種經(jīng)驗知識與人員智慧都是企業(yè)寶貴的 知識財富。通過知識管理平臺，可以有效的把這些智力資產(chǎn)管理 起來，推進其在整個公司的范圍內(nèi)的使用，實現(xiàn)智力資產(chǎn)的保值增值。項目知識管理平臺促進知識的共享與利用主要表現(xiàn)在以下 幾個方面：供企業(yè)內(nèi)部知識的完整定義及分類規(guī)劃，大大促進公司知識的積累與發(fā)展；減少知識發(fā)現(xiàn)的成本，促進工作效率（尋找資料、研究方法 的使用、撰寫報告、避免不必要的重復工作等）；將組織內(nèi)優(yōu)良案例分享給組織內(nèi)所有成員，促進成員間的學習；通過知識資源中的人員資料內(nèi)容，快速找到能提供解答的專 家；通過知識資源內(nèi)容中的電子培訓資料對員工進

13、行培訓，節(jié)省了教育訓練成本；有效深化成員與產(chǎn)業(yè)技術(shù)分析所需具備的知識 與技能；有效整合分散與各系統(tǒng)間相關(guān)知識，提供系統(tǒng)瀏覽分類搜尋 的系統(tǒng)能力；通過知識資源中的業(yè)務(wù)方面以及新聞公告等內(nèi)容，員工可即時獲取工作上所需的訊息；通過知識資源平臺有效提供員工于工作時所需的相關(guān)技術(shù)文件與經(jīng)驗心得;通過知識交流工具促進項目干系人進行直接與間接的知識 交流，從多緯度看待項目實施，多方面學習知識。在這個過程中， 個人的知識經(jīng)驗在項目組中迅速流通并被其他項目組成員吸收， 實現(xiàn)知識增值。知識管理對項目管理的支持作用項目知識管理平臺可以通過各種模塊功能，全方位的整合各種與項目相關(guān)的信息，全方位的管理所有與項目項目的信

14、息資 源，并且通過與項目管理的整合， 知識管理平臺可以直接為項目 管理提供支持。通過知識管理中的文檔管理，知識管理平臺可以清晰的把與 項目相關(guān)的合同、計劃、項目交付物、數(shù)據(jù)、報表整合到一起， 實現(xiàn)項目信息的協(xié)同管理。通過工作流管理，可以標準的定義各種項目操作流程， 使項 目操作流程固定化和電子化， 實現(xiàn)項目的通明化管理， 而且通過 知識管理平臺，無論項目組中的人員身處何處， 他們都可以通過 工作流實現(xiàn)項目的操作。通過人力資源管理模塊，項目組的不同人員都被鏈接到項目 中去，在知識管理平臺上，可以清晰看到在不同子項目中項目組 成員的角色、聯(lián)系方式，而且通過知識管理平臺的權(quán)限管理，可 以根據(jù)不同人員

15、的角色與級別來定義他們的閱讀、編輯權(quán)限和項目操作。通過財務(wù)管理模塊可以將項目鏈接到一個或多個成本中心，感謝你的觀看資源的使用成本、材料的價格、人員工資等方面得到項目的完整 成本核算，在項目實施過程中，可隨時對單個資源或整個項目的 實際成本及預(yù)算成本進行分析、比較、跟蹤。通過資產(chǎn)管理模塊，可以清晰查閱與項目相關(guān)物資信息， 并 跟蹤物資使用情況和請求，包括物料的中購、使用調(diào)撥、出入庫 記錄等，實現(xiàn)項目物流的動態(tài)管理。當然由于不同項目知識管理平臺的技術(shù)上的差異，對于項目管理的支持，不同項目知識管理平臺在模塊的功能上和重點上有 很大區(qū)別，但總的來說項目知識管理平臺都是以圍繞項目管理利 用各功能模塊的協(xié)

16、同，來實現(xiàn)項目管理中人流、物流、信息流的 動態(tài)跟蹤與管理。管理項目智力資產(chǎn)知識也是企業(yè)內(nèi)部一種寶貴的知識財富，通過知識管理可以實現(xiàn)企業(yè)的知識儲備，將個人知識提升為組織知識， 當公司發(fā)生 人員變動、新員工進入公司時，可以通過這種組織知識迅速上手 進入工作狀態(tài)，從而減少了組織內(nèi)部由于員工崗位變動、人員流動所造成的損失。而且知識的系統(tǒng)化也有利于企業(yè)的創(chuàng)新，對于知識管理，有一句經(jīng)典的話就是：不要重新發(fā)明輪子。創(chuàng)新都是 建立在前人基礎(chǔ)上的發(fā)展改革，通過知識管理手段，公司員工可以方便 的知曉其流域內(nèi)的前人所做的工作，并在其基礎(chǔ)上實現(xiàn)發(fā)展創(chuàng) 新。項目實施中所形成的大量知識經(jīng)驗，無論是對于企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)

17、、管理提升、項目管理都是非常重要的參考資料，對 這些知識的傳播與學習可以有效的促進整個企業(yè)的管理信息化 水平的提高，為企業(yè)人才培養(yǎng)提供直接的學習材料，許多企業(yè)在實施項目之后沒有有效的管理他們在項目實施過程中所得到的 知識，隨著時間的推移、人員的變動，造成寶貴的智力資產(chǎn)的損 耗。在面臨類似的項目或者問題是， 企業(yè)不得不化大量的資本再 次邀請外部的實施顧問，花費昂貴的咨詢費用，對于內(nèi)部員工也 不得大進行再次培訓。如果管理好項目實施中形成的“智力資 產(chǎn)”，可以很大程度上降低企業(yè)的這些費用，實際上對于I T項目實施的后續(xù)部分，持續(xù)改進發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用這個階段來 說，這些項目中形成的“智力資產(chǎn)”也是很有參考意義的。項目知識管理的技術(shù)要求談到項目知識管理，首先我們需要對整個項目的知識管理的 需求進行一個分析，IT實施可以說是一種非常知識密集性的項 目，在整個項目過程中將要涉及與產(chǎn)生大量的知識信息，根據(jù) AMT的經(jīng)驗，一個普通的I T項目實施所產(chǎn)生的信息量必須以 G 來衡量。如此大量的信息如果沒有組織管理起來，信息的搜尋與定位將耗費大量的時間成本， 沒有管理就無法使用，大量的知識 就會像許多公司的局域網(wǎng)一樣變成信息的垃