項目部文件資料管理制度

1、文件資料管理制度1 公文處理辦法1.1 總則1.1.1 為做好指揮部公文處理工作，促進公文處理規(guī)范化、制度 化、科學化，提高工作效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國家機關(guān)公文處理辦 法和中鐵五局公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合指揮部實際，制定本實施 細則。1.1.2 公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是指揮部依 法經(jīng)營和進行公務活動的重要工具。1.1.3 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系 列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。1.1.4 公文處理應當貫徹黨政分開、實事求是、精簡高效的原則， 嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，做到及時、準確、 安全。1.1.5 綜合部是公文處理的管理機構(gòu)

2、，主管指揮部或項目部的公 文處理工作，統(tǒng)一負責本指揮部或項目部公文的收發(fā)、分辦、傳遞、 用印、立卷、歸檔和銷毀。1.1.6 指揮部或項目部綜合部應明確專（兼）職人員負責公文處理 工作，專（兼）職人員應當相對穩(wěn)定。架子隊應指定一名專（兼職）人 員負責架子隊公文處理工作。1.2 公文主要種類指揮部以編正式文號確定的公文種類有 9種，凡編有文號的正式 公文，均應在以下9個文種范圍內(nèi)準確使用文種。1.2.1 決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有 關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。1.2.2 通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單 位公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下

3、級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者 執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。1.2.3 通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。1.2.4 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議， 答復上級單位的詢問。1.2.5 請示：適用于向上級單位請求指示、批準。1.2.6 批復：適用于答復下級單位的請示事項。1.2.7 函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作， 詢問和答復問題； 請求批準和答復審批事項。意見。：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。會議。紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。1.3 公文格式公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字 號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正

4、文、附件、印章、成文時間、附注、 主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等部分組成。1.3.1 發(fā)文機關(guān)應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機 關(guān)應當排列在前。1.3.2 秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”及保密 期限。1.3.3 緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”；1.3.4 發(fā)文字號應當包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合發(fā)文，只 標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。1.3.5 上行文應當在首頁注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在 文尾附注處注明能對該公文咨詢做出答復的聯(lián)系人的姓名和電話。1.3.6 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應當 標明發(fā)文機關(guān)，并準確標明公文種類；標題

5、中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書 名號外，一般不用標點符號。1.3.7 主送機關(guān)指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范 化簡稱、統(tǒng)稱。1.3.8 公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。如附件頁數(shù)較 多不能與主件一并裝訂，則應在單獨裝訂的附件首面左上角注明主件的發(fā)文字號和附件順序號，與主件一起發(fā)送。1.3.9 公文除“會議紀要”外，都應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公 文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印 章。1.3.10 成文時間以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準； 聯(lián)合行文，以最后簽 發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準；電報，以發(fā)出日期為準。印發(fā)時間， 以文件印制的日期為準。1.3.11 公文如有附注

6、（需要說明的其他事項），應當加括號標注。1.3.11.1 公文應當標注主題詞，標引順序應當先標類別詞，再標 類屬詞，尾詞標文種，最多不超過 5個詞。1.3.11.2 抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他 機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。1.3.11.3 公文用紙采用國際標準 A4型紙（長297毫米、寬210 毫米），左側(cè)裝訂。1.4 行文規(guī)則1.4.1 行文應確有必要，且少而精，注重效用。1.4.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請 示和報告。1.4.3 用指揮部行政、黨工委版頭行文適用范圍：1.4.3.1 中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部文件：主要用于向上級機

7、關(guān)請示、報告工作；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件；部署指揮部的各項工作， 采取各項行動措施；發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章；下達和調(diào)整生產(chǎn)計劃；獎 懲事項；其它需要以指揮部名義行文的事項。1.4.3.2 中共中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會文件 主要用于發(fā)布、傳達貫徹黨的方針、政策；作出工作部署；轉(zhuǎn)發(fā)上級 機關(guān)文件；批轉(zhuǎn)下級的報告、請示；通知事項；向上級報告、請示； 其它需要以指揮部黨工委名義行文的事項。1.4.3.3 中國鐵路工會中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員 會文件、共青團中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會文件 僅限于指揮部工會工委、共青團工委，用于其職責管理權(quán)限之內(nèi)的事 項，并分別由指揮部工會、共

8、青團主管領(lǐng)導簽發(fā)同意方可行文。1.4.3.4 與兄弟單位及地方聯(lián)系、商洽工作，用中共中鐵五局 成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會、中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮 部、中國鐵路工會中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會、共青團中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會版頭。版頭線下右端標注編號。標題應概括正文內(nèi)容，不能僅以文種簡寫。1.4.3.5 要大力精簡文件?？砂l(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，除法規(guī) 性文件外，一般不得轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)應結(jié)合實際提出貫徹意見。1.4.3.6 各項目部、架子隊要控制行文，注重實效，同時注意參 照指揮部行文具體格式統(tǒng)一規(guī)范行文。1.4.3.7 指揮部對指揮部各部門一般不行文，工作需要時可以

9、抄 送。指揮部機關(guān)各部門之間，有事當面商洽解決。1.4.3.8 指揮部向項目部的重要行文，應當同時抄送項目部的上 級公司。1.4.3.9 各項目部及其架子隊一般不得越級向局、建設(shè)、監(jiān)理、 設(shè)計單位行文。因特殊情況必須越級行文時，應當首先將事由向指揮 部報告，經(jīng)指揮部同意后行文，并抄送指揮部。1.4.3.10 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，如需 同時送其他機關(guān)，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng) 導直接交辦的事項外，“請示”不要直接送給領(lǐng)導者個人。1.4.3.11 “報告”中不得夾帶請示事項。1.4.3.12 領(lǐng)導講話以情況通報形式下發(fā)，不另行文。1.5 發(fā)文辦理發(fā)文辦理

10、一般包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、編號、用印、 登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。1.5.1 擬稿擬稿應當做到：1.5.1.1 符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提 出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。1.5.1.2 開門見山，情況確實，觀點明確，條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴謹， 文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。1.5.1.3 人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題， 后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年月日，年份應當寫全。1.5.1.4 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)正確。第一層為“一、”，第二層為“（一）”, 第三層為“1."，第四層為“（1）”。1.5.1.5 必須使用國家

11、法定計量單位。1.5.1.6 用詞用字準確、規(guī)范。難懂的專用術(shù)語、行話、方言， 應當盡量避免使用，必須使用時應當加注釋。文內(nèi)使用簡稱，除已通 用的簡稱外，一般應當先用全稱，并注明簡稱。1.5.1.7 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、 詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使 用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。公文稿擬出后由主辦部門負責人認真審核、 修改。審核的重點是： 是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，行文目的是否 表述明白，處理意見是否切實可行，與其他有關(guān)文件有無矛盾、重復、 脫節(jié)，涉及其他部門的問題是否已協(xié)商一致。1.5.2 會簽主辦部門核閱

12、簽字后，送相關(guān)部門會簽。會簽的要點：一是文 搞中提出的措施是否可行，數(shù)據(jù)是否合理；二是文稿中對本部門的要 求或需要本部門開展的工作是否可行；三是文稿中涉及本部門的政策 規(guī)定表述是否正確。在會簽過程中，如果修改的幅度較小，應直接在 文稿中修改；如果修改的幅度較大，應與主辦部門協(xié)商，建議重新起 草。1.5.3 核稿會簽完畢，主辦部門應提交綜合部或指定人員（架子隊）核稿， 未經(jīng)審稿，各部門或主辦人員不得擅自送主管領(lǐng)導簽發(fā)。核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公 文的有關(guān)要求，發(fā)送范圍是否適當，文字表述、文種使用、公文格式 是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。涂改勾畫較亂、字跡難

13、以辨認的，應當 退擬稿人抄清楚。審核時對內(nèi)容的重要改動，應當與主辦部門協(xié)商，或提出意見，退擬稿人修改。對涉及有關(guān)部門且主辦部門經(jīng)協(xié)商又不 能取得一致意見的公文，核稿人應當積極組織協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取 得一致意見的，應當提出處理意見報指揮部領(lǐng)導。1.5.4 簽發(fā)綜合部審核簽字后送領(lǐng)導簽發(fā)。一般公文由分管領(lǐng)導簽發(fā)；上行 文，重要的或者涉及面廣的，由指揮長簽發(fā)；管理體系文件按程序文 規(guī)定簽發(fā)；有的公文經(jīng)授權(quán)可由被授權(quán)人簽發(fā)。 緊急公文簽發(fā)而相關(guān) 簽發(fā)人不在而無法簽字的，由綜合部核稿人電話請示同意并注明后行 文，相關(guān)簽發(fā)人回單位后補簽。重要公文應電傳簽發(fā)人簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導 人簽發(fā)的文稿，不得擅自改動；如必

14、須改動，應當報經(jīng)簽發(fā)人同意。1.5.5 校對簽發(fā)后打出的清樣由擬稿人一校，由綜合部二校，最后由主辦部 門三校。核對均應簽字負責。1.5.6 繕印繕印的文件，必須符合規(guī)定格式，字跡清楚，整潔美觀，份數(shù)準 確?？樣∪藛T如對文稿有疑問，應當與經(jīng)辦單位聯(lián)系，不得隨意處理。1.5.7 用印用印前，應注意檢查原稿是否經(jīng)過綜合部審核和指揮部領(lǐng)導簽 發(fā)，公文格式是否符合要求，公文組成是否完備。對于不符合要求的 公文，不予蓋章。1.5.8 登記和分發(fā)分發(fā)時，要對文件進行檢查，防止差錯。以網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)發(fā)送的 文件資料，應在發(fā)文登記簿上注明發(fā)送的單位、內(nèi)容、時間，并給予 確認。重要公文發(fā)出后，主辦部門應當及時了解、

15、掌握辦理、執(zhí)行情況， 并向分管領(lǐng)導反饋，綜合部要做好督辦。1.6 收文辦理收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、 查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文由綜合部或者指定的人員統(tǒng)一拆封、 登記。沒有經(jīng)過綜合部 簽收的公文，應當?shù)骄C合部補辦登記手續(xù)。收取電子文件也應由專人 管理，統(tǒng)一編號并及時處理。1.6.1 擬辦和批辦需要辦理的公文，由綜合部長提出擬辦意見后，再送領(lǐng)導人批示， 轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，緊急公文，應當提出辦理時限；需送領(lǐng)導人批示時， 應當同時將主要內(nèi)容告知主辦部門。 涉及幾個部門的問題，分辦時應 當確定一個主辦單位。分辨不清主辦單位的，應當與有關(guān)部門協(xié)商或 者請示領(lǐng)導確定。

16、審批公文，對有有辦理事項的，批辦人應當明確簽署意見、姓名 和審批時間。1.6.2 承辦收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤、推諉。 對不屬于自己業(yè)務范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應當退回并說 明理由。1.6.3 催辦和查辦送領(lǐng)導批示或者交有關(guān)部門辦理的公文， 綜合部要負責催辦、查 辦，緊急公文要跟蹤催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解 和反饋執(zhí)行情況。重要的限時的文件，承辦單位如確定需要延長辦理 時間，應當告知綜合部，必要時要向來文單位說明原因。凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商、 會 簽。經(jīng)辦人員協(xié)商不能取得一致意見時，部門領(lǐng)導應當親自出面；如 仍有分歧

17、，主辦部門要將各方意見報送主管領(lǐng)導研究決定。1.7 公文歸檔1.7.1 公文辦完后，應當根據(jù)中華人民共和國檔案法、國家檔 案局發(fā)布的DK/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則和有關(guān)規(guī)定，及時 將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。立卷工作由公文主辦部門負 責。公文處理完畢后，承辦人員應當將定稿和有關(guān)材料及時歸檔。立 卷工作應當在平時不斷進行，避免突擊。1.7.2 公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整 理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映指揮部的主要工作情況，便于保管和利用。1.7.3 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復 制件。1.8 公文管理1.8.1 公文復制件

18、作為正式文件使用時，應當加蓋復制機關(guān)證明 章，視同正式文件妥善保管。1.8.2 公文被撤銷，視作自被撤銷之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢 止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。1.8.3 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導人批準， 可以銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，到指定場所，由二人監(jiān)銷， 保證不丟失、不漏銷。1.8.4 機構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后，按有關(guān)規(guī)定移 交上級檔案部門。工作人員調(diào)離崗位時，應當將本人暫存、借用的公 文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。1.9 附則1.9.1 質(zhì)量體系文件的處理，執(zhí)行中鐵五局文件和資料控制程 序文件。1.9.2 文件格式按國家行政機關(guān)公文格式（國家

19、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督 局1999 12 27批準發(fā)布）執(zhí)行。2 常用公文格式為統(tǒng)一規(guī)范中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部公文處理工作，促進公文格式規(guī)范化、標準化，提高公文質(zhì)量，特明確指揮部常用公文格 式。2.1 公文用紙采用A4型，其成品幅面尺寸為：210mm X297 mm天頭：37+1mm ,地腳：35+1mm訂口： 28+1mm ,翻口： 26+1mm版心尺寸為：156mm X225 mm（不含頁碼）。2.2 公文排版正文用3號仿宋字，通常每面排22行，每行排28個字。當公 文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的 措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文” 的方法解決。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm（平行文）。 對于