Excel服務器下信息管理系統(tǒng)研究

1、Excel服務器下信息管理系統(tǒng)研究摘要：隨著社會的進步，信息技術的快速發(fā)展，信息管理系統(tǒng)的功能越來越強，對企業(yè) 信息管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。計算機信息技術已經是信息管理的重要手段，特別是 Excel服務器的應用，把電子表格軟件與大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)結合起來，極大地推動了信息管理 系統(tǒng)的發(fā)展,提高了企業(yè)的信息管理效率和質量，為企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的信息管理基礎。 主要對Excel服務器下信息管理系統(tǒng)進行研究分析。關鍵詞：Excel服務器：信息管理：系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，特別是在全球經濟快速發(fā)展的時代，信息化 的不斷進步，為了提高市場競爭力，促進企業(yè)的不斷進步，加強信息管理非常

2、關鍵。而信息 系統(tǒng)是否先進、科學、完善，直接影響著企業(yè)信息管理水平的高低。Excel服務器的推出與 應用，促進了電子表格軟件集成化發(fā)展，為企業(yè)的信息管理系統(tǒng)提供了一個有效的管理工具， 結合企業(yè)信息管理的實際情況，把實際所需的單據(jù)、信息數(shù)據(jù)模板化，再加入Excel服務器 之中，從而進一步完善企業(yè)的信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展的重大決策提供可靠依據(jù)。lExcel服務器簡述Excel服務器，實際上是一個信息系統(tǒng)設計工具與運行平臺，是面向最終用戶的，其集 成了電子表格軟件MSExcel和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立起一個網絡數(shù)據(jù)業(yè)務協(xié)同工作環(huán)境 1。在這個平臺的運行中，用戶可以根據(jù)實際需要充分發(fā)揮Excel

3、的優(yōu)勢和作用，把企業(yè)的 各種數(shù)據(jù)信息設計成一定的模板，然后對工作流程進行定義，對表間公式進行定義等，操作 上簡易直觀，有效實現(xiàn)了用戶的信息管理目標，而且快速構建了各種類型的信息管理系統(tǒng)， 從這一點來看，Excel服務器也是一個非常實用的報表工具。一般Excel服務器軟件由嵌入 Excel的客戶端組件、填報網站、管理控制臺、數(shù)據(jù)庫、服務器程5個部分組成。運行效率 很高，有利于提高信息管理的水平。通過應用Excel服務器平臺，即使沒有IT專業(yè)人員，用 戶也可以實現(xiàn)自己想要的管理信息系統(tǒng),并且能夠根據(jù)企業(yè)經營發(fā)展、業(yè)務經營的實際情況、 信息管理的目標和趨勢，對系統(tǒng)的功能進行隨時的調整、改變、增加，使

4、得信息系統(tǒng)真正成 為企業(yè)信息管理、發(fā)展進步的有效工具。這也是Excel服務器得到廣泛應用的重要原因。2系統(tǒng)特征Excel服務區(qū)作為工具與平臺，可為信息系統(tǒng)提供合理、有效的框架，但并沒有對具體 的業(yè)務模塊進行預先設定，還應將自身的實際業(yè)務中應用的單據(jù)、表格等制成相應的模塊加 入至框架當中，從而構建出完整的系統(tǒng)。2. 1操作簡單Excel服務器的操作界而非常簡單、清晰，用戶在實際使用的過程中，不需要過于專業(yè) 技術能力，其簡單易學，因此，Excel服務器已經在各行各業(yè)的信息管理得到了廣泛的應用 2。即使企業(yè)中沒有專業(yè)的計算機技術人員，普通的員工也可以很輕松地進行Excel服務器 的操作，而且亳無障礙

5、。Excel服務器已經成為大部分企業(yè)管理人員和業(yè)務人員有效工作的 軟件工具，只需要通過簡單的培訓或者自學，就可以順利地進行操作，以達到實際應用的目的。2. 2應用范圍廣Excel服務器軟件具有不固定性，應用非常靈活。根據(jù)企業(yè)信息管理的具體目標，根據(jù) 業(yè)務的不同種類，根據(jù)不同的實際需要，可以靈活地構建信息平臺，是一種實用性很強的工 具，不管是企業(yè)生產管理還是業(yè)務管理，或者是全方位管理，都可以按需應用。因此，應用 范圍非常廣泛。2. 3安全性高、效率高Excel服務器以MS、SQL等作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，權限管理上非常豐富，安全設置也比較健 全。Excel服務器具有大型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢。如：安全管理、事務管

6、理、并發(fā)控制、高質高效 等。此外，Excel服務器上的數(shù)據(jù)能夠存儲到數(shù)據(jù)庫中，與其他應用程序共享，同時也能夠 對其他程序產生的數(shù)據(jù)進行讀取，從而完成Excel服務器的具體報表。2. 4更新速度快隨著社會發(fā)展速度的加快，信息化發(fā)展的速度也在不斷發(fā)展進步中3。對于Excel服務 器來說，其在實際應用上，也不是一成不變的，更需要與時俱進，不斷地進行更新，這也是 其重要特征。隨著企業(yè)的不斷變化發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的不斷更新，信息管理的目標也在不斷地 進行了調整，信息管理系統(tǒng)也隨之不斷改進并完善。Excel服務器更新速度較快，為了滿足 企業(yè)的實際需要，其操作性越來越靈活，與信息管理系統(tǒng)同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新，不斷

7、進步， 具有一定的先進性。3Excel服務器下信息管理系統(tǒng)3. 1信息管理系統(tǒng)的建立,對使用者權限進行定義對于信息管理系統(tǒng)建立來說，其基本信息包括：建立的部門、用戶；基礎數(shù)據(jù)信息；業(yè) 務單據(jù)：與統(tǒng)計數(shù)據(jù)，匯總數(shù)據(jù)；查詢等。根據(jù)企業(yè)信息管理和業(yè)務內容，建立所需的信息 管理系統(tǒng)。利用表間公式，完成Excel表格的設計、填寫、統(tǒng)一、查詢等具體工作4。用戶 通過應用表間公式，能夠對企業(yè)業(yè)務范圍內的任何業(yè)務數(shù)據(jù)的使用權限進行有針對性的引用。 從而制作成Excel模板，一般來說，模板可以對多個表間公式進行定義。這對提高信息管理 效率，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計結果的準確性和減少工作量起到了非常大的作用。模板中主要包含表

8、樣 與填表規(guī)定，在進行設計的過程中，會將模板分為3種類型，即基礎數(shù)據(jù)、業(yè)務單據(jù)、分賬 與統(tǒng)計報表。在對使用者權限進行定義的過程中，應以管理員的身份登錄到系統(tǒng)中，選擇菜 單欄中的模板-新建模板，將新建模板的窗口調出，還應選取新的表單模板，將其名稱定義為 客戶登記表，之后將初始的填報權限設置為設備組-材料員與各單元-設備員。然后對最終查 閱權限進行設置，即為單元長、設備員，只允許其對自己的部門進行查看，其他人可查看全 部，還可建立相同的模板。3. 2信息管理Web化用戶在使用Excel服務器的過程中，根據(jù)業(yè)務和管理的實際需要，對Excel服務器進行 模板化設計，有效的提高了工作效率，數(shù)據(jù)信息的準確

9、性也提高了 5。而對于遠程辦公用戶 和企業(yè)總部與子公司之間的聯(lián)系等情況來說ESWeb系統(tǒng)的應用非常重要，通過應用此系統(tǒng)， 用戶能夠根據(jù)實際需要，利用互聯(lián)網，不受時空限制，對各種報表、數(shù)據(jù)信息，采用Excel 服務器表間公式，進行及時修改，實現(xiàn)了公司企業(yè)之間、子公司與母公司之間的及時交流和 溝通，相關數(shù)據(jù)、表格資料的準確度提高，時效性增強，也實現(xiàn)了信息管理Web化。3. 3實現(xiàn)了數(shù)據(jù)集成化發(fā)展對于信息管理系統(tǒng)來說，外部信息數(shù)據(jù)非常重要。這也是提高用戶使用效率的關鍵。通 過應用Excel服務器，能夠把現(xiàn)存的OA、CRM、等管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行集成化發(fā)展，Excel 服務器與這些信息系統(tǒng)結合起來，

10、從而獲得集成數(shù)據(jù)，有效提高了企業(yè)信息管理的效率和應 用價值6。在對數(shù)據(jù)進行錄入的過程中，主要由設備員、單元長等專業(yè)人員將管理員制作的 模板作為基礎進行填寫，其主要是利用Excel表格進行制作，還可在其中自動生成相應的函 數(shù)功能。在填寫基礎數(shù)據(jù)的過程中，主要由設備員、單元長進行，還可利用Excel表格函數(shù) 中帶有的導入功能將已有的數(shù)據(jù)表進行導入。其中的模板應包含：（1）基礎數(shù)據(jù)類型為客戶 登記表、材料表、分類表等。（2）業(yè)務單據(jù)類型為計劃表、訂單表、入庫表等。3. 4數(shù)據(jù)項定義基于Excel服務器下的信息管理系統(tǒng)，對于一份計劃數(shù)據(jù)來說，單元格內的數(shù)據(jù)有的只 能出現(xiàn)一次，有的可以多次出現(xiàn)。一般的數(shù)

11、據(jù)就只能出現(xiàn)一次，重復性的數(shù)據(jù)就可以多次出 現(xiàn)，雖然單元格的內容不一樣，但還是有一定的共同性。在應用中，具體的實現(xiàn)方式如下： 在Excel模板上對需要定義的單一數(shù)據(jù)項區(qū)域進行選定，單機鼠標選出定義單一數(shù)據(jù)項的內 容，以左側單元格進行命名，然后對必須填寫的項目進行選擇，根據(jù)具體的標準和要求，進 行創(chuàng)建°對于多項重復的數(shù)據(jù)項進行定義，也是同樣的程序。從而完成數(shù)據(jù)項的定義。對于 一份計劃來說，部分單元格內的記錄數(shù)據(jù)僅僅能出現(xiàn)一次。但個別的單元格可以使記錄數(shù)據(jù) 多次重復的出現(xiàn)。由于單一的數(shù)據(jù)項在表單中僅僅可以出現(xiàn)一次，但重復的數(shù)據(jù)項可在表單 中被允許多次進行填寫。實現(xiàn)方式：在訂單的模板中將單

12、一數(shù)據(jù)項進行定義并選取相應的區(qū) 域之后，利用鼠標右鍵單機定義單一數(shù)據(jù)項，之后左側的單元格對其進行命名，選取必須填 寫的項目，還應將填寫的規(guī)范作為基礎，重新創(chuàng)建即可。對于重復數(shù)據(jù)項的定義方式來說， 兩者的方式基本類似。但在對其進行定義的過程中，應選取數(shù)據(jù)區(qū)域可向下拓展選項。主要 是因為每一份計劃中不一定都會有4條記錄項，可能還會有多條的記錄項，這便需要將數(shù)據(jù) 的填寫區(qū)域向下進行拓展。3. 5數(shù)據(jù)管理根據(jù)信息管理的實際需要，根據(jù)企業(yè)的具體業(yè)務數(shù)據(jù)，需要建立不同的Excel模板，但 是為了達到實際的效果，還需要把各個表格聯(lián)系起來。這也是Excel服務器的最大優(yōu)勢之一。 通過利用表間公式，對相應的數(shù)據(jù)

13、項進行提取，根據(jù)已經定義好的公式，進行相關數(shù)據(jù)的準 確填寫，其他數(shù)據(jù)就會自動填充到表格之中，不同表格之間的數(shù)據(jù)會進行自動匹配，完成了 數(shù)據(jù)的高效管理，在當各項模板完全建立完成之后，應確保各個表單之間建立起相應的關系， 這也是Excel服務器具備最大的特征：表間公式。利用表間公式將對應的數(shù)據(jù)項進行提取， 將相關定義作為基礎填寫公式，例如填寫相應的客戶名稱，還應與客戶名稱的地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等數(shù)據(jù)項互相對應，之后便會自動填充至表單當中。4結語隨著信息化建設的進步，社會的快速發(fā)展，信息技術水平的不斷提高，信息管理系統(tǒng)也 在不斷地發(fā)展與完善，對于企業(yè)發(fā)展也越來越重要，信息管理水平的高低對于企業(yè)競爭力的 提升至關重要。Excel服務器下信息管理系統(tǒng)發(fā)展越來越快，信息管理的效率和質量得到了 很大的進步，這也是信息管理系統(tǒng)發(fā)展的主要趨勢，更是企業(yè)生產水平得以提高，社會經濟 發(fā)展實力提升的重要表現(xiàn)。參考文獻1牛余朋，曲從善，關放，元原，高慧，張琳.基于Excel服務器的信息系統(tǒng)快速開發(fā)平臺 J1.電腦編程技巧與維護,2015,11:63-64.2季元葉.基于Excel服務器定制開發(fā)小微企業(yè)管理信息系統(tǒng)J.電腦編程技巧與維 護，2015, 19:59-61.3孫偉.基