某公司ORACLE ERP AP 模塊培訓(xùn)手冊

1、991c39da61fb3946ca3a721ba2afb277.pdf珠海理想科學(xué)工業(yè)有限公司ERP管理信息系統(tǒng)應(yīng)付管理系統(tǒng)-培訓(xùn)手冊作 者： 王淑芳建立日期： 25-Apr-2002修改日期：18-Apr-03控制編號(hào)：版 本： 02審批人：RISO項(xiàng)目經(jīng)理 拷貝編號(hào)_文檔控制修改記錄日期作者版本修改參考號(hào)18-Apr-03王淑芳2.0審閱者姓名職位傳閱者拷備號(hào)姓名部門資料管理員項(xiàng)目資料室文檔保存人員注意：如果你接到本文檔的電子備份件并要打印出來時(shí)，為了文檔控制請將你的名字寫在封面的相應(yīng)位置。如果你接到本文檔的硬拷貝件時(shí)，為了文檔控制請將你的名字寫在封面的相應(yīng)位置。目錄文檔控制ii編寫說明

2、1使用對象1參考文檔1第一部份 供應(yīng)商管理2操作說明2供應(yīng)商2第二部份 發(fā)票的處理12操作說明12發(fā)票處理12第三部份 預(yù)付款處理19操作說明19預(yù)付款19第四部份 付款23操作說明23付款23第五部份 過帳與關(guān)閉會(huì)計(jì)期26操作說明26月末關(guān)帳流程26第五部份 過帳與關(guān)閉會(huì)計(jì)期 33File Ref: 991c39da61fb3946ca3a721ba2afb277.pdf （Confidential, for company use only）編寫說明· 本文檔為最終用戶使用手冊,分供應(yīng)商管理、發(fā)票處理、預(yù)付款處理和付款四部分的操作說明使用對象本最終用戶培訓(xùn)手冊中的供應(yīng)商及發(fā)票部分

3、適用于財(cái)務(wù)部門處理應(yīng)付款發(fā)票的財(cái)務(wù)人員，付款部分適用于作供應(yīng)商付款的財(cái)務(wù)管理人員。參考文檔第一部份 供應(yīng)商管理 操作說明本章內(nèi)容主要介紹在應(yīng)付款系統(tǒng)中對供應(yīng)商的增加、合并。 供應(yīng)商新增供應(yīng)商錄入菜單： 供應(yīng)商基準(zhǔn)輸入1、 進(jìn)入“供應(yīng)商”窗口（供應(yīng)商主界面）。 供應(yīng)商全稱：規(guī)范地錄入供應(yīng)商的全稱。 供應(yīng)商編號(hào)：輸入供應(yīng)商編號(hào)。供應(yīng)商稅務(wù)代碼 。失效日期，用來防止某日期之后此供應(yīng)商的發(fā)票或采購訂單的輸入。² 父供應(yīng)商名稱 。供應(yīng)商是特許公司或子公司時(shí)的父公司名稱。父公司在系統(tǒng)中也必須定義為供應(yīng)商。² 編號(hào) 父供應(yīng)商編號(hào)。² 客戶編號(hào) Classification: 分

4、類。² 類型：將供應(yīng)商分為以下6類：國內(nèi),國外,Tax authority,public sector companies,suppler供應(yīng)商、Employee員工,。² 員工: 選擇有效員工的姓名以將員工作為供應(yīng)商的形式進(jìn)行有關(guān)費(fèi)用報(bào)銷。除非將員工輸入為供應(yīng)商類型，否則您不能選擇員工姓名。² 編號(hào)：您已將其作為供應(yīng)商記錄的員工編號(hào)² 一次性交易One time: 啟用此選項(xiàng)以指定該供應(yīng)商作為一次性供應(yīng)商。您可以通過使用“供應(yīng)商查找”窗口找出所有一次性的供應(yīng)商。² SIC ：標(biāo)準(zhǔn)工業(yè)代碼² Minority owned：少數(shù)股權(quán)。

5、供應(yīng)商是少數(shù)股權(quán)企業(yè)時(shí)² Small business：小公司，可以使用此選項(xiàng)來跟蹤與小公司進(jìn)行的業(yè)務(wù)進(jìn)展² Woman owned：婦女擁有， 可以使用此指定來跟蹤與婦女擁有的公司進(jìn)行的業(yè)務(wù)進(jìn)展 所有供應(yīng)商接收值將默認(rèn)到您為供應(yīng)商輸入的新采購訂單。您可以在采購訂單輸入過程中改寫任何接收默認(rèn)值。² Enforce Ship-To Location強(qiáng)迫發(fā)運(yùn)目的地 ：您在此字段中輸入的值，它可以確定接收地點(diǎn)是否必須與發(fā)運(yùn)目的地相同?？蛇x如下項(xiàng)：None無： 接收地點(diǎn)可以不同于發(fā)運(yùn)目的地。Reject拒絕： 在接收地點(diǎn)不同于發(fā)運(yùn)目的地時(shí)，采購管理系統(tǒng)將不允許接收。War

6、ning警告 ：在接收地點(diǎn)不同于發(fā)運(yùn)目的地時(shí)，采購管理系統(tǒng)將顯示一則警告信息，但仍允許接收。² Receipt Routing接收途徑： 您對貨物指定的默認(rèn)接收途徑：Direct delivery（直接交貨）、Inspection required（要求檢驗(yàn)）或Standard receipt（標(biāo)準(zhǔn)接收）。² Match approval level發(fā)票匹配： 如果將 Oracle 應(yīng)付款管理系統(tǒng)與 Oracle 采購管理系統(tǒng)或另一集成的采購產(chǎn)品一起使用，您可以啟用發(fā)票與原始采購訂單的聯(lián)機(jī)匹配功能。匹配可以確保您僅支付已訂購的貨物或勞務(wù)，并確保供應(yīng)商對項(xiàng)目或勞務(wù)不超額開單。

7、如果項(xiàng)目的開單金額和數(shù)量超過您定義的金額和數(shù)量容限，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將對發(fā)票應(yīng)用掛起并阻止付款，直至您釋放掛起。2-way雙向 ：在您與采購訂單匹配時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)執(zhí)行雙向匹配：1. 已開單數(shù)量 <= 已訂貨數(shù)量2. 發(fā)票價(jià)格 <= 采購訂單價(jià)格3-way三向 ：此外要求接收：3. 已開單數(shù)量 <= 收到的數(shù)量4-way四向 ：此外要求檢驗(yàn)：4. 已開單數(shù)量 <= 已驗(yàn)收數(shù)量² Qty received tolerance接收數(shù)量容限： 最大可接受的多收容限百分比² Qty received exception接收數(shù)量例外： 采購管理系統(tǒng)如何

8、處理超過“接收數(shù)量容限”的接收：None無： 接收可以超過選定的容限。Reject拒絕 ：采購管理系統(tǒng)不允許接收超過選定的容限。Warning警告：采購管理系統(tǒng)將顯示一則警告信息，但允許接收超過選定的容限。² Receipt data exception接收日期例外： 采購管理系統(tǒng)如何處理早于或遲于選定的允許天數(shù)的接收。None無： 接收可以超過允許的提前或延遲天數(shù)。Reject拒絕 ： 采購管理系統(tǒng)不允許在選定的提前或延遲天數(shù)之外的接收。Warning警告：采購管理系統(tǒng)將顯示一則警告信息，但仍允許在選定的提前或延遲天數(shù)之外的接收。² Allow substitute re

9、ceipts允許替代接收：接收者可以接收代替已訂貨項(xiàng)目的替代項(xiàng)目。需要事前在“采購項(xiàng)目關(guān)系”窗口中為已訂貨項(xiàng)目定義可接受替代項(xiàng)目² Allow unordered receipts允許未訂貨的接收：接收者可以接收未訂貨的項(xiàng)目。您可以為特定項(xiàng)目改寫此選項(xiàng)。如果已啟用此選項(xiàng)，則您可以稍后將未訂貨的接收與采購訂單匹配。說明：一個(gè)供應(yīng)商可能有幾個(gè)供貨地點(diǎn)，如聯(lián)想公司可能在廣州、上海、北京有供貨地點(diǎn)，系統(tǒng)可反映該供應(yīng)商不同的供貨地點(diǎn)，并按地點(diǎn)對供應(yīng)商進(jìn)行控制。在供應(yīng)商主界面輸入的是其不同地點(diǎn)的供應(yīng)商的共性信息。一般情況下一個(gè)供應(yīng)商的地點(diǎn)可能唯一，我們在供應(yīng)商主界面簡單進(jìn)行有關(guān)設(shè)置后，就可以點(diǎn)擊

10、“sites”鍵，直接按供應(yīng)商地點(diǎn)輸入有關(guān)信息。2、接著點(diǎn)擊“地址”按鍵，進(jìn)入“供應(yīng)商地址”窗口 一般:常規(guī)信息（供應(yīng)商地點(diǎn)窗口）。² 支付：支付地點(diǎn)。您發(fā)送發(fā)票付款的供應(yīng)商地點(diǎn)。對于未定義作為支付地點(diǎn)的供應(yīng)商地點(diǎn)，您不能輸入發(fā)票。² 采購：采購地點(diǎn)。您訂購貨物或勞務(wù)的供應(yīng)商地點(diǎn)。在 Oracle 采購管理系統(tǒng)允許您輸入采購訂單之前，您必須輸入至少一個(gè)采購地點(diǎn)。 ² RFQ only：RFQ唯一地點(diǎn) 。您不允許輸入供應(yīng)商地點(diǎn)的采購訂單時(shí)啟用。RFQ 唯一地點(diǎn)是您接收報(bào)價(jià)單的地點(diǎn) 聯(lián)系人² 聯(lián)系人信息僅供參考，并且系統(tǒng)不使用此信息。² Prefi

11、x: 稱謂。 為聯(lián)系人輸入相應(yīng)的稱謂（Mr.、Ms.、Dr.等）。² Inactive on：失效日期。 在其之后，該聯(lián)系人不再顯示在此供應(yīng)商地點(diǎn)聯(lián)系人列表中的日期。 會(huì)計(jì)：付款帳戶及有關(guān)說明。 在供應(yīng)商主界面會(huì)計(jì)窗口輸入的是其所有地點(diǎn)的默認(rèn)會(huì)計(jì)值。在供應(yīng)商地點(diǎn)窗口的會(huì)計(jì)窗口輸入的是該地點(diǎn)供應(yīng)商的發(fā)票默認(rèn)會(huì)計(jì)值?？梢栽诠?yīng)商地點(diǎn)輸入和發(fā)票輸入過程中改寫任何會(huì)計(jì)默認(rèn)值。但如果使用多組織支持功能，只能在供應(yīng)商地點(diǎn)層輸入會(huì)計(jì)信息，在供應(yīng)商主界面會(huì)計(jì)窗口輸入不進(jìn)任何信息。² 分配集Distribution set : 為供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的所有發(fā)票的默認(rèn)分配集。² 負(fù)債Lia

12、bility：負(fù)債帳戶和說明。在您輸入發(fā)票時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)對發(fā)票默認(rèn)此負(fù)債帳戶。² 預(yù)付Prepayment：供應(yīng)商發(fā)票的預(yù)付款帳戶和說明。Control：控制通過對供應(yīng)商地點(diǎn)而非每張單個(gè)發(fā)票應(yīng)用掛起，可以防止支付多個(gè)供應(yīng)商發(fā)票。您可以為供應(yīng)商地點(diǎn)啟用多種類型的供應(yīng)商相關(guān)掛起。應(yīng)付款管理系統(tǒng)同時(shí)在供應(yīng)商主界面提供了這些選項(xiàng)，但它僅使用這些值來提供您所輸入的新供應(yīng)商地點(diǎn)的默認(rèn)值。您在“供應(yīng)商地點(diǎn)”啟用的選項(xiàng)可以控制應(yīng)付款管理系統(tǒng)的處理過程。² Invoice amount limit：發(fā)票限額 。如果輸入的供應(yīng)商發(fā)票超過您指定的發(fā)票限額，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在“審批”過

13、程中對發(fā)票應(yīng)用“金額”掛起。此掛起還可應(yīng)用于您導(dǎo)入的 EDI 發(fā)票。您不能在釋放掛起之前支付發(fā)票。您可以通過調(diào)整發(fā)票額來釋放掛起，或者在“發(fā)票工作臺(tái)”的“掛起”窗口人工釋放掛起。² Invoice match option：選擇發(fā)票匹配方式?？蛇x擇發(fā)票是與采購訂單匹配，還是與收料單匹配。² Hold all payments：掛起所有付款 。最具有限制性的供應(yīng)商地點(diǎn)掛起。通過選定供應(yīng)商地點(diǎn)的“掛起所有付款”，您可以防止供應(yīng)商地點(diǎn)被選定用于在付款批期間付款或快速付款。在撤消選定供應(yīng)商地點(diǎn)的“掛起所有付款”選項(xiàng)之前，您不能支付供應(yīng)商地點(diǎn)的發(fā)票。 注意：如果在供應(yīng)商地點(diǎn)啟用“掛起

14、所有付款”選項(xiàng)，由于它是供應(yīng)商掛起而非發(fā)票掛起，因此“發(fā)票窗口”中的“掛起”字段并不反映此選項(xiàng)。 ² Hold unmatched invoices：掛起未匹配發(fā)票。 如果您為啟用此選項(xiàng)，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在“審批”期間對未匹配發(fā)票應(yīng)用掛起。您不能在釋放掛起之前支付發(fā)票。您可以通過將發(fā)票與采購訂單匹配并重新提交“審批”來釋放此掛起，或者在“發(fā)票工作臺(tái)”的“掛起”窗口人工釋放掛起。 ² Hold unpproved invoices：掛起未通過審批的發(fā)票。² Payment hold reason：掛起原因。· 應(yīng)用掛起說明： 使用以下三種類型的掛起可以防

15、止發(fā)票付款：· 發(fā)票掛起 您可以使用“發(fā)票工作臺(tái)”的“發(fā)票掛起”窗口，人工將一個(gè)或多個(gè)發(fā)票掛起原因?qū)徟ā皰炱稹保?yīng)用于發(fā)票。 · 已計(jì)劃付款掛起 通過在“發(fā)票工作臺(tái)”的“已計(jì)劃付款”窗口中將一個(gè)或多個(gè)已計(jì)劃付款標(biāo)記為掛起，您可以掛起部分發(fā)票上的付款。 · 供應(yīng)商掛起 在“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口中， 您可以啟用“Hold all payments（掛起所有付款）”、 “Hold unmatched invoices（掛起未匹配發(fā)票）”或“Hold unpproved invoices”等選項(xiàng)。您也可以選擇為供應(yīng)商地點(diǎn)指定一個(gè)“發(fā)票限額”。 · 注意：“發(fā)票”窗

16、口中的“掛起”字段僅顯示發(fā)票掛起，并不反映您在“已計(jì)劃付款”窗口或“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口中應(yīng)用的掛起。例如，如果在“供應(yīng)商地點(diǎn)”窗口中啟用了“掛起所有付款”選項(xiàng)，并且發(fā)票中沒有任何發(fā)票掛起，則“發(fā)票匯總掛起”字段將顯示零。 · 應(yīng)付款管理系統(tǒng)在“審批”過程中自動(dòng)將某些掛起應(yīng)用于例外發(fā)票。您不能人工應(yīng)用這些系統(tǒng)掛起。例如，如果發(fā)票的分配總額不等于發(fā)票額，則應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)在“審批”過程中將“分配差異”掛起應(yīng)用于發(fā)票。 ·付款Payment: ² 條件：選擇為“立即付款”。² 支付類別: 對供應(yīng)商指定的支付類別。您可以在供應(yīng)商地點(diǎn)輸入或發(fā)票輸入期間改寫此默認(rèn)值。

17、 建議：在創(chuàng)建付款批時(shí)，您可以選擇“支付類別”以同時(shí)支付某種類別的供應(yīng)商或發(fā)票。² Payment priority付款優(yōu)先級(jí): 1（上限）至 99（下限）之間的一個(gè)數(shù)字，它代表付款的優(yōu)先級(jí)。在發(fā)票輸入期間，系統(tǒng)將使用供應(yīng)商地點(diǎn)值自動(dòng)對發(fā)票的已計(jì)劃付款指定“付款優(yōu)先級(jí)”。² Terms date basis期限基準(zhǔn)： 應(yīng)付款管理系統(tǒng)開始計(jì)算對供應(yīng)商已計(jì)劃付款的日期。此字段的默認(rèn)值是您為“期限基準(zhǔn)”定義的財(cái)務(wù)系統(tǒng)選項(xiàng)。有如下可選項(xiàng)： Good received貨物收訖： 在您輸入發(fā)票時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將提示您把收到發(fā)票上所列貨物的日期作為發(fā)票的期限日期。 Invoice發(fā)票:

18、 在您輸入發(fā)票時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將默認(rèn)發(fā)票日期作為期限日期。Invoice received發(fā)票收訖: 在您輸入發(fā)票時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將提示您把收到發(fā)票的日期作為期限日期。System系統(tǒng)當(dāng)前日期：在您輸入發(fā)票時(shí)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將默認(rèn)當(dāng)前日期作為期限日期。² Pay date basis支付日期基準(zhǔn): 供應(yīng)商的“支付日期基準(zhǔn)”可以確定供應(yīng)商發(fā)票的支付日期。有如下可選項(xiàng)：Due到期:以到期日作為付款的日期Discount折扣:以可獲得折扣的最后日作為付款日期² Payment method付款方式：可選擇如下付款方式（一般選擇check）:· Check支票: 您可

19、以通過人工付款、快速付款或按付款批支付。· Eletronic電子 · Wire電匯: 用于人工記錄您的銀行與供應(yīng)商銀行之間的外部電匯資金。Clearing結(jié)清: 用于記錄內(nèi)部供應(yīng)商的發(fā)票付款。² Always take discount每次都采用折扣: 啟用此選項(xiàng)，您可以使應(yīng)付款管理系統(tǒng)始終對供應(yīng)商采用可用折扣，而無需考慮您支付發(fā)票的時(shí)間。² Exclude freight from discount從折扣中減去運(yùn)費(fèi): 如果為發(fā)票啟用此選項(xiàng)，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在計(jì)算要對其提取折扣的發(fā)票額時(shí)自動(dòng)從發(fā)票額中減去運(yùn)費(fèi)額。應(yīng)付款管理系統(tǒng)在創(chuàng)建發(fā)票的已計(jì)劃付款時(shí)將

20、使用“可折扣額”來計(jì)算折扣額。² Pay alone單獨(dú)支付 采購Purchasing:供應(yīng)商地點(diǎn)值將默認(rèn)到采購訂單和請購單?？梢栽诠?yīng)商地點(diǎn)輸入和采購單據(jù)輸入的過程中改寫任何采購默認(rèn)值。² 輸入發(fā)運(yùn)目的地² 輸入開單至地點(diǎn)² 選擇發(fā)運(yùn)方式。² FOB離岸價(jià)：供應(yīng)商的船上交貨價(jià)² Freight Terms運(yùn)輸條款： 您與供應(yīng)商議定的運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)由誰支付。² Pay on支付條件：可選擇如下項(xiàng)目Receipt收據(jù) ：如果要使用“憑收據(jù)支付自動(dòng)開票程序”，以根據(jù)您為此供應(yīng)商地點(diǎn)輸入的收據(jù)和采購訂單創(chuàng)建發(fā)票，請輸入“收據(jù)”。

21、空白: 如果您不想使用“憑收據(jù)支付自動(dòng)開票程序”，請將此字段留空。² Alternate pay site備選支付地點(diǎn)： 如果沒有在此處輸入備選支付地點(diǎn)，則在您為供應(yīng)商地點(diǎn)的收據(jù)創(chuàng)建發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)將使用采購訂單上的供應(yīng)商地點(diǎn)作為支付地點(diǎn)。² Invoice summary level發(fā)票匯總層： 如果將“備選支付地點(diǎn)”字段留空，則在您提交“憑收據(jù)支付自動(dòng)開票程序”時(shí)，請輸入您要合并此供應(yīng)商發(fā)票的層次：Pay site支付地點(diǎn)： 為此供應(yīng)商支付地點(diǎn)創(chuàng)建一張發(fā)票。Packing slip裝箱單 ：對于此供應(yīng)商支付地點(diǎn)，為每個(gè)裝箱單創(chuàng)建一張發(fā)票。Receipt收據(jù)： 對于此供應(yīng)商支

22、付地點(diǎn)，為每張收據(jù)創(chuàng)建一張發(fā)票。如果在“備選支付地點(diǎn)”字段中輸入值，則系統(tǒng)將使用您為此支付地點(diǎn)選擇的“發(fā)票匯總層”。3、完成以上步驟后，按保存鍵保存，完成供應(yīng)商的增加工作。供應(yīng)商合并供應(yīng)商合并由于錯(cuò)誤的原因，出現(xiàn)重復(fù)錄入供應(yīng)商，需對重復(fù)的供應(yīng)商進(jìn)行合并。菜單：供應(yīng)商>供應(yīng)商合并 發(fā)票：在“供應(yīng)商合并Supplier Merge”窗口中，選擇要從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商的發(fā)票：All（所有）：傳送舊供應(yīng)商所有的發(fā)票。Unpaid(未付)：只傳送供應(yīng)商未支付的發(fā)票。None(無)：不傳送舊供應(yīng)商的發(fā)票。PO：如果要將所有采購訂單從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商，請選擇“PO（采購訂單）”。輸入供應(yīng)商名

23、稱及地點(diǎn)：輸入舊供應(yīng)商名稱和地點(diǎn)以及新供應(yīng)商名稱。應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)將信息從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商。復(fù)制地點(diǎn)：如果您要將舊供應(yīng)商地點(diǎn)重新指定給新供應(yīng)商，請選擇“Copy Site (復(fù)制地點(diǎn))”并且不要輸入新供應(yīng)商地點(diǎn)。在合并期間，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將輸入合并日期作為舊供應(yīng)商地點(diǎn)的失效日期并使用您選擇要傳送的信息來創(chuàng)建新供應(yīng)商的新地點(diǎn)。 如果您要將舊供應(yīng)商地點(diǎn)信息與新供應(yīng)商地點(diǎn)信息合并，請勿選擇“Copy Site(復(fù)制地點(diǎn))”，而是在“Site(地點(diǎn))”字段輸入新供應(yīng)商的現(xiàn)有地點(diǎn)之一。合并期間，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將輸入合并日期來作為舊供應(yīng)商地點(diǎn)的失效日期并將您選定的所有信息與新供應(yīng)商地點(diǎn)信息合并。 選

24、擇“合并Merge”。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將提交并發(fā)請求以運(yùn)行供應(yīng)商合并程序，此程序會(huì)將信息從舊供應(yīng)商傳送給新供應(yīng)商，并同時(shí)運(yùn)行供應(yīng)商合并報(bào)表，查閱該報(bào)表并保留以作為供應(yīng)商合并活動(dòng)的審計(jì)線索。 第二部份 發(fā)票的處理操作說明本章內(nèi)容主要介紹在應(yīng)付款系統(tǒng)中對發(fā)票的處理：1、 普通發(fā)票（不匹配訂單）錄入與分配2、 預(yù)付款發(fā)票2、材料采購發(fā)票（匹配訂單）的錄入3、發(fā)票的審批。發(fā)票處理普通發(fā)票錄入菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票 發(fā)票Invoice:² Type發(fā)票類型：系統(tǒng)默認(rèn)的發(fā)票類型為“標(biāo)準(zhǔn)”。 Standard標(biāo)準(zhǔn)：指由于采購貨物或接受勞務(wù)而從供應(yīng)商處取得的發(fā)票。Credit Memo貸項(xiàng)

25、通知單：指對于已開發(fā)票的貨物或勞務(wù)而從供應(yīng)商處取得的紅沖發(fā)票。Debit Memo借項(xiàng)通知單：指對于已開發(fā)票的貨物或勞務(wù)因?yàn)楣?yīng)商沒有開紅沖發(fā)票而由自已建立的紅沖發(fā)票。 Po默認(rèn)：指為匹配采購訂單而創(chuàng)建的發(fā)票。 ² 發(fā)票日期：輸入發(fā)票日期或接受應(yīng)付款管理系統(tǒng)的默認(rèn)值（當(dāng)天日期）。如果您輸入了將來期間內(nèi)的日期，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在“審批”過程中使“將來期間”中的發(fā)票處于掛起狀態(tài)。根據(jù)應(yīng)付款管理系統(tǒng)選項(xiàng)和默認(rèn)值的設(shè)置方式，應(yīng)付款管理系統(tǒng)也許將使用您輸入的發(fā)票日期作為發(fā)票“條件日期”和“GL 日期”默認(rèn)值。 ² 發(fā)票編號(hào)：輸入供應(yīng)商傳發(fā)送給您的發(fā)票的“發(fā)票編號(hào)”，應(yīng)付款管理系統(tǒng)不允

26、許您為相同供應(yīng)商輸入重復(fù)的發(fā)票編號(hào)。² 發(fā)票幣種: 在您輸入以非本位幣的幣種表示的發(fā)票時(shí)，選擇發(fā)票使用的外幣，使用用戶匯率類型輸入?yún)R率將發(fā)票和發(fā)票分配兌換成本位幣以創(chuàng)建日記帳分錄。以本位幣表示的發(fā)票金額與發(fā)票付款金額之間的任何差額均將記錄為已實(shí)現(xiàn)損益。 ² 發(fā)票額：輸入發(fā)票的總金額，對于類型為“Standard”、“PO”的發(fā)票，輸入一個(gè)正值。而對于“Credit Memo”、“Debit Memo”類型的發(fā)票，則輸入一個(gè)負(fù)值。對“Expense Report”和“Mixed”類型的發(fā)票，則既可輸入正值，亦可輸入負(fù)值。付款條件：系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商默認(rèn)的付款條件自動(dòng)計(jì)算。描述：輸

27、入發(fā)票的摘要說明。完成以上工作后按“Ctrl+L”保存，并點(diǎn)擊“分配”鍵以定位至“分配”窗口進(jìn)行發(fā)票分配。發(fā)票分配菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票 類型：為您訂購的貨物或服務(wù)選擇“項(xiàng)目”或“稅”。金額：輸入分配行的金額。稅碼：選17%l GL Date：分配 GL 日期的默認(rèn)值是您輸入的發(fā)票 GL 日期。您可以改寫此默認(rèn)值并將分配 GL 日期更改為打開或?qū)砥陂g內(nèi)的任何日期。應(yīng)付款管理系統(tǒng)將使用“GL 日期”來確定創(chuàng)建分配日記帳分錄的時(shí)間。 帳戶: 按“Ctrl+L”鍵選擇發(fā)票分配到的總帳會(huì)計(jì)帳戶。如果發(fā)票要分配到多個(gè)會(huì)計(jì)帳戶，以相同方式完成輸入分配。注意,項(xiàng)為不含稅金額,稅要選擇稅碼,計(jì)算

28、后輸入, 如果分配總額不等于發(fā)票總額，應(yīng)付款管理系統(tǒng)會(huì)在發(fā)票“審批”過程中將發(fā)票標(biāo)記為“分配差異”掛起。 按 “Ctrl+S”鍵保存您所做的工作l 在工具欄“查看會(huì)計(jì)方法”出現(xiàn)以下窗口標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票產(chǎn)生的會(huì)計(jì)科目如下：借：應(yīng)付帳款-暫估應(yīng)付212102應(yīng)交稅金-進(jìn)項(xiàng)稅21410201貸：應(yīng)付帳款-理想總部212104（分公司購總部產(chǎn)品，統(tǒng)一為此科目）第8節(jié) 輸入采購訂單匹配發(fā)票操作說明本操作說明輸入采購訂單匹配發(fā)票的方法。操作路徑N發(fā)票輸入發(fā)票操作過程要匹配特定的采購訂單裝運(yùn)或分配，步驟：路徑：應(yīng)付發(fā)票錄入發(fā)票發(fā)票信息輸入與上面講的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票輸入操作相同。輸入完以上信息，點(diǎn)匹配出現(xiàn)以下窗口方法有以下兩

29、種：1 輸入采購訂單編號(hào)，然后按查找2 輸入項(xiàng)目，切刪除項(xiàng)目說明，然后按查找出現(xiàn)以下窗口1. 匹配打勾2. 出現(xiàn)已開票數(shù)量、單價(jià)、匹配金額注意：匹配金額應(yīng)和發(fā)票一致，如果有誤，請更改3. 注意：已開單為0、已接收有數(shù)量才可以匹配4. 按匹配完成發(fā)票與采購訂單的匹配。要進(jìn)一步進(jìn)行匹配，可以與采購訂單繼續(xù)匹配。選擇“分配”按鈕。對于要匹配的每個(gè)采購訂單分配，選擇采購訂單分配，然后輸入“已開票數(shù)量”或“匹配金額”。系統(tǒng)將根據(jù)“單價(jià)”自動(dòng)計(jì)算并輸入剩余字段。（已開票數(shù)量×單價(jià)=匹配金額）。5. 要復(fù)核新建發(fā)票分配，在“發(fā)票”窗口中選擇“分配”按鈕。6.7. 然后手工分配稅類型為稅金額輸入進(jìn)項(xiàng)

30、稅額稅碼選17%科目自動(dòng)帶出要匹配所有采購訂單裝運(yùn)（快速匹配），步驟：1. 在“發(fā)票”窗口中輸入“快速匹配”發(fā)票類型。注意：輸入了PO默認(rèn)類型，系統(tǒng)將提示輸入PO編號(hào)，然后會(huì)自動(dòng)默認(rèn)供應(yīng)商、供應(yīng)商編號(hào)、地點(diǎn)和幣種。2. 輸入所有基本發(fā)票信息，但不可以人工輸入分配。3. 選擇“匹配”按鈕以使系統(tǒng)定位至“與PO匹配”窗口并自動(dòng)進(jìn)行匹配。系統(tǒng)會(huì)將發(fā)票與匹配的裝運(yùn)分配進(jìn)行完全匹配并自動(dòng)創(chuàng)建發(fā)票分配?？梢酝ㄟ^改寫默認(rèn)值來調(diào)整任何匹配。4. (可選)復(fù)核由采購訂單默認(rèn)的“付款條件”，可在“發(fā)票”窗口中更改發(fā)票“付款條件”。5. 在“與PO匹配”窗口中選擇“匹配”按鈕以保存匹配。6. 要復(fù)核系統(tǒng)創(chuàng)建的發(fā)票分

31、配，請?jiān)凇鞍l(fā)票”窗口中選擇“分配”按鈕。 發(fā)票審批在支付或過帳發(fā)票（包括預(yù)付款）之前，您必須使用以下二種方法之一來提交用于發(fā)票的“審批”：1、 聯(lián)機(jī)提交發(fā)票的審批菜單：菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票查詢要審批的發(fā)票，然后點(diǎn)擊“1”鍵，進(jìn)入“1”窗口，點(diǎn)擊“審批”選 點(diǎn)”確定”。發(fā)票的掛起和釋放菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票查詢要掛起的發(fā)票，點(diǎn)擊“掛起”鍵，進(jìn)入“發(fā)票掛起”窗口?！皩徟睂Ⅱ?yàn)證有關(guān)輸入發(fā)票的匹配、稅、期間狀態(tài)、匯率和分配等信息，并自動(dòng)將掛起應(yīng)用于例外發(fā)票。如果發(fā)票具有掛起，您可以通過更新發(fā)票或采購訂單更正導(dǎo)致“審批”應(yīng)用掛起的例外信息并重新提交“審批”，應(yīng)付款管理系統(tǒng)將在

32、例外信息不再是問題時(shí)自動(dòng)釋放掛起。你可以手工掛起發(fā)票，但應(yīng)付款管理系統(tǒng)并不自動(dòng)釋放您手工掛起，必須進(jìn)行手工釋放應(yīng)用于發(fā)票的掛起。在發(fā)票“活動(dòng)”界面，點(diǎn)釋放。選出釋放名稱和釋放原因然后確定，重新審批。發(fā)票的取消菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票查詢要取消的發(fā)票，然后點(diǎn)擊“1”鍵，進(jìn)入“1”窗口，點(diǎn)擊“取消發(fā)票”選項(xiàng)后再點(diǎn)擊“確定”。發(fā)票的查詢菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票供應(yīng)商名稱：模糊查詢供應(yīng)商名稱PO編號(hào)：可按采購訂單來查詢發(fā)票編號(hào)：可按供應(yīng)商發(fā)票來查詢類型：預(yù)付和標(biāo)準(zhǔn)金額：發(fā)票金哦日期：可按一定的日期范圍來查詢發(fā)票狀態(tài) 已付：發(fā)票是否付款入帳：是否入帳狀態(tài)：是否已核銷憑證編號(hào)按“查找“

33、出現(xiàn)以下窗口也可查詢可戶欠款余額 輸入客戶名稱點(diǎn)“計(jì)算欠款余額”，點(diǎn)擊“計(jì)算”未付額：尚欠供應(yīng)商貨款數(shù)發(fā)票數(shù)：未付款涉及到的發(fā)票數(shù)量按“發(fā)票”即出現(xiàn)明細(xì)發(fā)票清單。如下圖：第三部份 預(yù)付款處理操作說明本章內(nèi)容主要介紹在應(yīng)付款系統(tǒng)中對供應(yīng)商預(yù)付款、發(fā)票核銷預(yù)付款與撤消預(yù)付款核銷。預(yù)付款預(yù)付款申請菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票在“發(fā)票”窗口中選擇“預(yù)付款”作為發(fā)票類型并輸入所有基本發(fā)票信息。請參閱：發(fā)票錄入。 “臨時(shí)”類型是指可以用來核銷發(fā)票預(yù)付款，“永久”類型一般指不作核銷的預(yù)付款，如押金。系統(tǒng)默認(rèn)值為“臨時(shí)”。點(diǎn)擊“分配”鍵來查系統(tǒng)分配。使用審批其它發(fā)票的方式審批預(yù)付款。按 “Ctrl+S”

34、鍵保存您所做的工作。支付預(yù)付款菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票Invoices>Entry>Invoices您可以按照支付其它發(fā)票的方式來支付預(yù)付款。您不能部分支付預(yù)付款。并且必須在全額支付預(yù)付款之后才能對發(fā)票核銷預(yù)付款。參閱發(fā)票工作臺(tái)付款。核銷預(yù)付款菜單：發(fā)票>錄入>發(fā)票1. 在“發(fā)票”窗口中，查詢要被核銷的采購發(fā)票。2. 選擇“1”按鈕并選定“核銷/不核銷預(yù)付款 ”復(fù)選框。選擇“OK”。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將顯示您可以用來核銷發(fā)票的所有可用預(yù)付款。 選擇您要核銷的所有預(yù)付款。Amount To Apply：輸入發(fā)票的核銷額。GL Date：您也可以更改 GL 日期，此

35、日期也即您在核銷預(yù)付款時(shí)應(yīng)付款管理系統(tǒng)創(chuàng)建的沖銷預(yù)付款分配的會(huì)計(jì)日期。Invoice Overview：要查看有關(guān)預(yù)付款的詳情，請選擇預(yù)付款，然后選擇“Invoice Overview”。 Apply/Unapply：對發(fā)票核銷預(yù)付款金額，并保存您所做的工作。撤消核銷預(yù)付款 如果預(yù)付款未支付或未對發(fā)票核銷，您可以取消這些預(yù)付款。要取消已核銷的預(yù)付款，您必須首先撤消核銷預(yù)付款并撤消支付此預(yù)付款的付款單據(jù)。 取消未支付或未對發(fā)票核銷的預(yù)付款：1. 在“付款”窗口查詢并選擇預(yù)付款，取消預(yù)付款。2. 在“發(fā)票”窗口查詢并選擇預(yù)付款。3. 選擇“活動(dòng)”按鈕并選擇“取消發(fā)票”。 4. 選擇 “確定”以保存

36、您所做的工作。 應(yīng)付款管理系統(tǒng)將自動(dòng)為預(yù)付款創(chuàng)建沖銷分配并將預(yù)付款金額減少至零。 要取消已核銷的預(yù)付款： 1 查詢已被預(yù)付款核銷的發(fā)票。2 選擇“活動(dòng)”按鈕并選擇“撤消預(yù)付款”。同時(shí)可以取消被核銷的應(yīng)付款發(fā)票。3 取消預(yù)付款的付款。在付款窗口中查詢已付的預(yù)付款。4 取消預(yù)付款發(fā)票。查詢預(yù)付款的發(fā)票，選擇“活動(dòng)”并選擇“取消發(fā)票”。5 保存所做的工作。第6節(jié) 記錄預(yù)付款的退款操作說明本操作說明記錄預(yù)付款的退款的方法。操作路徑N發(fā)票輸入新建操作過程說明輸入類型為標(biāo)準(zhǔn)的新發(fā)票，以退款額借記現(xiàn)金帳戶，貸記應(yīng)付款，再與預(yù)付發(fā)票核銷以貸記預(yù)付款帳戶。記錄預(yù)付款的退款，步驟：2. 在“發(fā)票”窗口中，以供應(yīng)商

37、退回的金額輸入發(fā)票。3. 輸入“標(biāo)準(zhǔn)”類型。4. 輸入發(fā)票說明以表明是退回預(yù)付款。5. 創(chuàng)建退款額的發(fā)票分配，并借記現(xiàn)金帳戶或應(yīng)收帳款帳戶。并照常貸記應(yīng)付帳款負(fù)債帳戶。注意清空“稅率”字段。保存。6. 選擇“活動(dòng)”以審批發(fā)票。7. 選擇“活動(dòng)”按鈕以定位至“發(fā)票措施”窗口。選定“核銷/撤消核銷預(yù)付款”復(fù)選框并選擇“確定”。選擇要核銷退款的預(yù)付款。在“核銷額”字段中輸入退款金額。可以更改GL日期。要查看有關(guān)預(yù)付款的詳情，請選擇預(yù)付款，然后選擇“發(fā)票概覽”按鈕。如果要審批預(yù)付款分配，選擇“審批”?；蛘邚摹疤峤徽埱蟆贝翱谔峤粚徟?。如果要為供應(yīng)商打印預(yù)付款匯款通知書，選擇“打印”。8. 選擇“核銷/撤消核銷”按鈕