運用軟件進(jìn)行成本管理的成功案例

1、XX公司運用軟件進(jìn)行成本管理的成功案例同樣一個簡單的公式：利潤=銷售收入-成本費用，一千家不同的企業(yè)卻可以作出一千篇不同的文章。企業(yè)要追求多創(chuàng)利的目標(biāo)，既要增加銷售收入，又要千方百計地降低成本，節(jié)能降耗。在激烈的市場競爭中，低成本是企業(yè)的生存之本，也是參與競爭的最有力武器，還是企業(yè)獲取利潤的重要途徑。雖然不同規(guī)模，不同行業(yè)，不同管理水平的企業(yè)，成本管理的內(nèi)容與要求，控制方法和分析模型均有不同，但是隨著現(xiàn)代工業(yè)的發(fā)展，企業(yè)行為已經(jīng)開始遵循一個標(biāo)準(zhǔn)邏緝，企業(yè)要降低成本，提高成本管理的質(zhì)量和效率。這些在客觀上給企業(yè)運用成本管理軟件更加科學(xué)地管理企業(yè)成本費用提供了條件。本文以蘇州市由一家小型鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)

2、展起來的上海外貿(mào)申港食品廠成功運用用友U8軟件實現(xiàn)成本核算和管理為例，分析企業(yè)成本管理模式的基本思想，并提出如何將企業(yè)成本管理模式與管理軟件相結(jié)合實現(xiàn)高質(zhì)高效管理成本的解決方案。     1、企業(yè)管理信息系統(tǒng)概述    1.1企業(yè)概況    上海外貿(mào)申港食品廠（張家港市乳品一廠）（以下簡稱XX），是XX食品集團(tuán)核心企業(yè)，擁有1200余名員工和年產(chǎn)萬噸樂口福、萬噸巧克力、5千噸晶類固體飲料、2千噸糖果的生產(chǎn)規(guī)模。XX牌系列食品，曾獲輕工業(yè)部優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品、國際博覽會銀獎、國賓禮品等稱號。企業(yè)獲得了全國輕工業(yè)出口先

3、進(jìn)單位、全國執(zhí)行食品衛(wèi)生法先進(jìn)企業(yè)、全國執(zhí)行食品標(biāo)簽通用標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)秀企業(yè)、中國專利江蘇百強(qiáng)企業(yè)、中國工商銀行江蘇省分行特級信用企業(yè)等光榮稱號。    XX能夠從管理軟件運用中獲取效益的原因之一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)非常重視企業(yè)信息化建設(shè)，1993年就在財務(wù)部門率先采用單機(jī)版會計核算軟件。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展和擴(kuò)大，僅僅實現(xiàn)會計核算電算化已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)管理的需要。為此，該企業(yè)于1999年選擇了用友U8管理軟件，建立了涵蓋采購管理、銷售管理、往來款管理、成本管理、工資管理和財務(wù)管理一體化的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理信息系統(tǒng)。    由于建立了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下財務(wù)和業(yè)務(wù)一

4、體化管理，實現(xiàn)了數(shù)出一門，全廠使用，企業(yè)物流、資金流、信息流高度、有效地集成，企業(yè)的經(jīng)營活動和經(jīng)營管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下有條不紊和高效地運行。該系統(tǒng)從1999年9月開始實施，到目前已經(jīng)順利運行1年4個月,主要包括總賬、工資、固定資產(chǎn)、采購、存貨、銷售、成本管理、財務(wù)分析、決策支持等模塊，涉及到采購、銷售、倉庫、財務(wù)等業(yè)務(wù)部門和企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)。共有31個站點，分布在全廠供銷存所有業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門中。    運行模塊 站點數(shù) 使用部門    總賬 6 財務(wù)部    報表&#

5、160;3 財務(wù)部    工資 1 財務(wù)部    固定資產(chǎn) 1 財務(wù)部    財務(wù)分析 1 財務(wù)部    成本管理 3 財務(wù)部    決策支持 1 經(jīng)理    銷售管理 3 銷售部、財務(wù)部    采購管理 3 供應(yīng)部、財務(wù)部 &#

6、160;  庫存管理 3 庫房    存貨核算 3 財務(wù)部    應(yīng)收應(yīng)付 3 財務(wù)部    企業(yè)在建立管理信息系統(tǒng)過程中，成本管理子系統(tǒng)的建立與應(yīng)用是難中之難-這一點幾乎已經(jīng)成為眾多企業(yè)的共識。但是，XX企業(yè)不但建立了成本管理子系統(tǒng)，而且還在提高成本管理的效率和質(zhì)量上取得了可喜的成績。因此，本文以成本管理子系統(tǒng)為切入點，從企業(yè)成本管理模式與管理軟件相結(jié)合的視角，分析其實現(xiàn)高質(zhì)、高效成本管理的內(nèi)在原因，為同類企業(yè)實現(xiàn)成本管理現(xiàn)代化提供支

7、持。    1、 2XX成本核算和管理的一般程序和基本要求    1、 2、1該企業(yè)成本核算的方法和程序    企業(yè)成本核算的方法有多種，如品種法、分批法、分步法以及分類法等，采取哪種成本核算方法取決于企業(yè)規(guī)模和行業(yè)特點以及對成本管理的要求。XX公司以花色巧克力和固體飲料為主要產(chǎn)品，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)工藝比較簡單，生產(chǎn)數(shù)量較大，因此采用分批法進(jìn)行成本核算與管理。    1.2.2 基本要求    成本管理的重要性和目的在于及時反映成本、費用計劃的實際

8、完成情況。在做到事后核算及時準(zhǔn)確之外，還應(yīng)力求加強(qiáng)事前和事中審核與控制。然而，在手工條件下，信息不能及時傳遞，更無法實現(xiàn)實時共享，組成產(chǎn)品成本的各項目如：材料費、固定資產(chǎn)折舊費、人工費用等等這些數(shù)據(jù)都分散在不同職能部門，很難及時準(zhǔn)確歸集到財務(wù)部門供核算成本使用。這樣，不但不能保證成本事后核算的及時準(zhǔn)確性，更難做到事前和事中控制。因此，建立包括材料、工資、固定資產(chǎn)、總賬、成本子系統(tǒng)等在內(nèi)的信息管理系統(tǒng)，并有效集成，就成為確保如實反映、檢驗和控制企業(yè)成本費用計劃實施的工具；同時更是滿足企業(yè)管理要求、實現(xiàn)企業(yè)決策目標(biāo)的保證。    2.運用軟件實現(xiàn)成本管理的解決方案&#

9、160;   2.1建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)是企業(yè)成本管理的基礎(chǔ)    成本系統(tǒng)分別與信息系統(tǒng)中的存貨、工資、固定資產(chǎn)、總賬子系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)關(guān)系，共同完成成本基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、成本計算和成本數(shù)據(jù)輸出。其中，成本子系統(tǒng)分別從存貨核算子系統(tǒng)、工資子系統(tǒng)和固定資產(chǎn)子系統(tǒng)得到材料費、人工費和折舊費數(shù)據(jù)，從總賬系統(tǒng)得到除上面提到數(shù)據(jù)來源之外的其他成本項目數(shù)據(jù)，所有這些作為成本管理子系統(tǒng)計算、分配成本的基礎(chǔ)；而成本子系統(tǒng)在完成成本核算后，將計算得到的材料成本和費用數(shù)據(jù)傳遞給存貨核算子系統(tǒng)和總賬子系統(tǒng)。page22 固定資產(chǎn)子系統(tǒng)要及時準(zhǔn)確地為成本管理提供信息需要做

10、基礎(chǔ)工作    1設(shè)置部門對應(yīng)的折舊科目，為自動歸集固定資產(chǎn)折舊費用提供基礎(chǔ)信息    成本子系統(tǒng)需要按部門或按類別歸集折舊費用，并將費用分配到固定的成本費用科目上。因此，在固定資產(chǎn)子系統(tǒng)中，需要按部門設(shè)置對應(yīng)的成本費用科目，為自動歸集固定資產(chǎn)折舊費用提供基礎(chǔ)信息。    2固定資產(chǎn)子系統(tǒng)根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)置自動為成本子系統(tǒng)提供信息    固定資產(chǎn)子系統(tǒng)根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)置自動為成本子系統(tǒng)生成信息，成本子系統(tǒng)及時接受信息。    23存貨核算子系統(tǒng)要及時準(zhǔn)確地為

11、成本管理提供信息需要做基礎(chǔ)工作    1 設(shè)置產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、存貨分類、存貨檔案等信息為自動歸集材料成本提供基礎(chǔ)信息    根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)設(shè)置，XX的半成品入庫數(shù)量由生產(chǎn)統(tǒng)計部門用約當(dāng)產(chǎn)量計算出；半成品入庫工作由財務(wù)部門月終完成。    半成品出庫根據(jù)生產(chǎn)部門全月生產(chǎn)統(tǒng)計報表中的每種半成品利用率，結(jié)合每種產(chǎn)品產(chǎn)量及單位產(chǎn)成品耗用半成品量，折算出每種產(chǎn)品耗用的半成品量。依據(jù)每種產(chǎn)品成本對象和實際耗用量填制半成品出庫單。半成品出庫同樣由財務(wù)部門月終完成。    2存貨核算子系統(tǒng)根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)

12、置自動為成本子低程峁牧銑隹獬殺鏡然畔?/P>     24 工資子系統(tǒng)要及時準(zhǔn)確地為成本管理提供信息需要做基礎(chǔ)工作    1初始設(shè)置工資類別、部門、人員檔案等基礎(chǔ)信息，為成本管理子系統(tǒng)提供工資、費用等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。    2工資子系統(tǒng)根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)置自動為成本子系統(tǒng)提供人工費用表等信息     25 成本核算和管理的基本方法    251成本系統(tǒng)的初始設(shè)置    1明確成本核算方法與適用行業(yè) 

13、60;  因產(chǎn)品生產(chǎn)類型的不同特點和企業(yè)不同的管理要求，存在著三種不同的成本計算對象，即產(chǎn)品的品種、批別、生產(chǎn)步驟。而成本對象的不同，形成了品種法、分批法、分步法三種不同的成本計算方法。此外，如果產(chǎn)品的品種規(guī)格繁多，為了簡化產(chǎn)品成本核算工作，可將產(chǎn)品的品種規(guī)格歸并分類，按類別開設(shè)成本計算單歸集費用，然后再按品種規(guī)格或生產(chǎn)批別、生產(chǎn)步驟分配費用、計算成本。這種用來簡化成本計算工作的方法，成為分類法。分類法不是單獨應(yīng)用的成本計算方法，需與某一種或某兩種基本方法結(jié)合應(yīng)用，以便簡化基本方法的核算工作，所以屬于成本計算的輔助方法。以下面表格簡單列示不同成本核算方法使用的生產(chǎn)組織形式、生產(chǎn)工藝過

14、程和管理的要求及使用的類型。    成本核算方法 生產(chǎn)組織形式 生產(chǎn)工藝過程和管理的要求 適用的類型    品種法 大量大批生產(chǎn) 單步驟生產(chǎn)或管理上不要求分步驟計算工成本的多步驟生產(chǎn) 發(fā)電、采煤    分批法 小批單件生產(chǎn) 管理上要求分步計算成本 精密儀器、專用設(shè)備    分步法 大量大批生產(chǎn) 管理上要求分步驟計算成本的多步驟生產(chǎn) 冶金、紡織、造紙 

15、;   分類法 綜合性生產(chǎn) 分步、不分計算成本的生產(chǎn) 家電、服裝    上海外貿(mào)申港食品廠根據(jù)自身行業(yè)特點，決定采用品種法，同時在帳套屬性中需要選擇"既不分批也不分類"，不需要定義生產(chǎn)批號表和工序產(chǎn)品耗用日報表。    2 明確成本費用來源    費用名稱 費用來源 輸出結(jié)果    材料費 存貨系統(tǒng) 材料及外購半成品耗用表    人工費&

16、#160;工資系統(tǒng)    總帳系統(tǒng)    手工錄入 人工費用表    輔助費用表、其他費用表    直接錄入    折舊費 固定資產(chǎn)系統(tǒng)    總帳系統(tǒng)    手工錄入 折舊費用表    其他費用表    直接錄入    制造費用 總帳系統(tǒng) 

17、0;  手工錄入 輔助費用表、其他費用表    直接錄入    其他 手工錄入    總帳系統(tǒng) 直接錄入    其他費用表    明確成本費用來源也就是明確數(shù)據(jù)入口，在軟件系統(tǒng)中可以按月靈活設(shè)置材料、人工、折舊、制造費及其他等五項費用來源；在設(shè)置成本費用來源時，也要設(shè)置相關(guān)的內(nèi)容。如：    人工費用來源選擇由工資系統(tǒng)核算時，就需要相應(yīng)選擇工資分?jǐn)傤愋秃腿藛T類別，因為如果只將人

18、工費用的來源選擇由工資系統(tǒng)核算，而相應(yīng)的人員類別沒有設(shè)置，在計算成本時工資系統(tǒng)的人工費將無法取數(shù)。這一點也說明，我們設(shè)置任何一個功能，都必須先對整個系統(tǒng)做通盤考慮，窗口中該設(shè)置的選項一定要設(shè)置好，以免影響后期的日常業(yè)務(wù)處理。    ） 成本子系統(tǒng)的初始設(shè)置（定義工序、產(chǎn)品屬性、定額管理）：    ） 定義分配率：    分配率包括：共用材料費用、直接人工費用、制造費用、在產(chǎn)品成本、輔助費用、輔助部門內(nèi)部分配率。    ） 共用材料：是指由部門領(lǐng)用的材料，即在存貨系統(tǒng)填制的領(lǐng)料

19、單上的"成本對象"為空。    ） 直接人工費用：由于直接人工費用是按照部門輸入的，所以要分配到產(chǎn)品中去。    ）制造費用：由于制造費用是按照部門輸入的，所以要分配到產(chǎn)品中去。    ）在產(chǎn)品成本：由于在產(chǎn)品與完工產(chǎn)品所占的成本不同，在計算出某產(chǎn)品的總費用后，還要在完工產(chǎn)品與在產(chǎn)品之間分配。    ）輔助費用：計算出服務(wù)的總費用之后，要根據(jù)部門的耗用量分配到部門，然后還要根據(jù)輔助費用分配率，計算出各產(chǎn)品應(yīng)負(fù)擔(dān)的輔助費用。   

20、; ）輔助部門內(nèi)部分配率：當(dāng)一個輔助部門提供兩種以上的服務(wù)時，需要將部門總費用按一定的比率分配到服務(wù)中。 252 成本計算過程    ）成本資料取得：    ）自動取得（數(shù)據(jù)來源于總帳、工資、固定資產(chǎn)、存貨系統(tǒng)，直接取數(shù)）    ）手工錄入    依次將資料錄入     2、成本計算    用戶在每個會計期間，從相應(yīng)子系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)或手工錄入成本資料后，就可以執(zhí)行成本計算；系統(tǒng)會自動根據(jù)用戶選擇和指定的成本計

21、算方法、各費用分配方法，結(jié)合本期實際數(shù)據(jù)自動計算。在計算中系統(tǒng)將自動檢查各種計算所需的數(shù)據(jù)是否完備，如果數(shù)據(jù)不完備或計算出錯，系統(tǒng)將提示不能正確進(jìn)行計算的原因。    XX的成本計算是分成半成品和產(chǎn)成品兩次計算完成的，步驟簡介如下：    1）半成品成本計算    完成以上工作以后，就可進(jìn)行成本計算，成本計算過程中可能出現(xiàn)各種提示，根據(jù)提示，對相關(guān)數(shù)據(jù)作相應(yīng)調(diào)整。    成本計算結(jié)束后，可利用帳表管理功能，對半成品部門的半成品成本進(jìn)行查詢；產(chǎn)成品成本因暫不包括耗用的半成品，故

22、此時通過成本計算得出的產(chǎn)成品成本數(shù)據(jù)不正確。    接下來，回到存貨核算系統(tǒng)，進(jìn)行半成品成本分配：利用查詢功能選擇相應(yīng)半成品倉庫部門和相應(yīng)半成品大類后，進(jìn)行取數(shù)，分配成本（即：求出完工產(chǎn)品單位成本填入半成品入庫系統(tǒng)）。    接著對入庫的半成品記帳后，對半成品倉庫進(jìn)行期末處理。使半成品出庫產(chǎn)生單價。    2）產(chǎn)成品成本計算：    以上工作完成后，回到成本管理系統(tǒng)進(jìn)行"資料錄入"，對"材料及外購半成品耗用表"對各成品部門重新取數(shù)，取數(shù)

23、后各相應(yīng)成品"材料耗用表"中數(shù)據(jù)已有半成品數(shù)據(jù)。    以上工作完成后就可以進(jìn)行成本計算了。    成本計算的結(jié)果可以到帳表管理中查詢。一般來說，只要各費用與總帳接口正確，取數(shù)正確，成本計算結(jié)果也就正確。    25.3 成本分配    進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)，對入庫產(chǎn)成品從成本管理系統(tǒng)取數(shù)，分配成本，結(jié)轉(zhuǎn)本月費用；通過期末處理確定出庫產(chǎn)品價格，確定銷售成本。再作其它處理。    附注：    1）只要

24、用戶錄入的成本資料滿足成本計算的需要，用戶可以隨時進(jìn)行成本計算，但只有成本數(shù)據(jù)有效時的計算結(jié)果可以定義憑證。系統(tǒng)判斷數(shù)據(jù)是否有效的依據(jù)是總帳以外的所有提供數(shù)據(jù)的其他子系統(tǒng)均已完成月末結(jié)帳，數(shù)據(jù)不再發(fā)生變更。    2）以有效數(shù)據(jù)計算成本后，不再進(jìn)行本期成本計算；但通過恢復(fù)月初狀態(tài)功能和刪除已生成憑證，仍可重新執(zhí)行成本計算功能。        254 憑證處理    成本系統(tǒng)涉及到的憑證有四種：結(jié)轉(zhuǎn)制造費用、結(jié)轉(zhuǎn)輔助生產(chǎn)成本、結(jié)轉(zhuǎn)盤點損失、結(jié)轉(zhuǎn)工序產(chǎn)品耗用；結(jié)轉(zhuǎn)完憑證

25、可以在總帳系統(tǒng)直接查詢、審核。    簡單講，企業(yè)在信息系統(tǒng)中完成成本的精確核算與管理非常簡便，主要經(jīng)過這樣幾個步驟的工作，就可以完成在手工條件下需要幾天甚至十幾天的工作量：    成本核算順序：    1、 成本初始定義    （1） 明確成本核算方法    （2） 明確費用來源    2、 工資分?jǐn)?、固定資產(chǎn)折舊計提、存貨材料庫記帳(材料庫進(jìn)行期末處理)    3、 成本完工產(chǎn)品日報

26、表、工序產(chǎn)品耗用日報表、在產(chǎn)品盤點表    4、 成本計算    5、 存貨產(chǎn)成品取單價    6、 產(chǎn)成品期末處理    7、 其他系統(tǒng)結(jié)帳    8、 成本系統(tǒng)轉(zhuǎn)帳憑證    9、 成本系統(tǒng)結(jié)帳    10.總帳系統(tǒng)審核憑證、記帳    3.管理效果    上海外貿(mào)申港食品廠運用軟件進(jìn)行成本核算，通過一年的運行，公司領(lǐng)導(dǎo)對成

27、本構(gòu)成，成本控制程度了如指掌，工人通過對實際消耗和計劃指標(biāo)的比較，在生產(chǎn)過程中也能夠自覺地降低消耗，從而使企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益。以下為該單位巧克力車間部門一九九九年與二000年萬元產(chǎn)值主要材料、能耗及人工耗用對比表：    材料名稱 計量單位 1999年度 2000年度 單價 節(jié)約資金    電 度 360.1882 344.6667 0.7 10.86    煤 公斤 256.194 226.6