儀器設(shè)備的管理和控制程序

1、ms文件編號：LHMJ/CX01-20-2014第1頁共7頁標(biāo)題：儀器設(shè)備的控制和管理程序第1版第0次修改發(fā)布日期：2014年7月8日1目的為了保證檢測/校準(zhǔn)結(jié)果的正確、可靠，對儀器設(shè)備進(jìn)行的有效管理控制，特制 定本程序。2適用范圍本程序適用于檢測工作用儀器設(shè)備的購置、驗收、建檔、使用、維護(hù)、標(biāo)識修理 及報廢等過程。3職責(zé)31中心主任負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行儀器設(shè)備的申購、日常管理及報廢的批準(zhǔn)。3.2技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)填寫儀器設(shè)備的購置計劃，并負(fù)責(zé)組織人員進(jìn)行設(shè)備的驗收、 調(diào)試、維護(hù)、維修、停用、降級的審批使用。根據(jù)設(shè)備的檢測工作的需求，組織人員 編制設(shè)備的作業(yè)指導(dǎo)書、儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃。33設(shè)備管

2、理員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的驗收，建立設(shè)備管理檔案和儀器設(shè)備的定期送檢 和標(biāo)識，維修，提出停用、降級建議。3.4采制化人員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的使用、維護(hù)、保養(yǎng)等工作。33資料管理員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案管理。4工作程序41所購買設(shè)備的配置本中心配裕了正確進(jìn)行檢測所要求的所有檢測設(shè)備，包括數(shù)據(jù)處理與分析設(shè)備， 保證對檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性有影響的關(guān)鍵檢測設(shè)備均為自有設(shè)備。詳見 LHMJ/CX01-05-2014服務(wù)和供應(yīng)品的采購控制程序。42設(shè)備驗收421開箱驗收設(shè)備到貨后，設(shè)備管理員協(xié)同采制化人員，根據(jù)儀器設(shè)備購置申報表和購買 合同的技術(shù)要求，對新購買設(shè)備進(jìn)行開箱驗收，檢查設(shè)備說明書的技術(shù)指標(biāo)是否滿足16部程序文件文件編

3、號：LHMJ/CX01-20-2014第2頁共7頁標(biāo)題：儀器設(shè)備的控制和管理第1版第0次修改程序發(fā)布日期：2014年7月8日購買合同的技術(shù)指標(biāo)要求，并填寫購入儀器設(shè)備驗收單。根據(jù)合同規(guī)定的技術(shù)要求和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、使用說明書等對儀器設(shè)備的性能及技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行質(zhì)量驗收。 驗收內(nèi)容包括：a 檢查外觀是否完整無缺：b 儀器設(shè)備的合格證和標(biāo)志的符合性：o 核對廠名、廠址、規(guī)格型號、數(shù)量是否與合同符合：J對照裝箱單檢查應(yīng)配帶的專用工具、附件、和技術(shù)資料是否齊全。4.2.2 新購買設(shè)備的檢定/校準(zhǔn)開箱驗收合格后，設(shè)備管理員根據(jù)設(shè)備在檢測中所使用方法的技術(shù)指標(biāo)要求，以 及設(shè)備說明書中的技術(shù)指標(biāo)要求，協(xié)助技術(shù)

4、負(fù)責(zé)人共同制定出該儀器設(shè)備的檢定/校 準(zhǔn)計劃，然后由設(shè)備管理員進(jìn)行外委檢定/校準(zhǔn)。423 新購買設(shè)備的校準(zhǔn)驗收新購買的設(shè)備經(jīng)檢定/校準(zhǔn)后，設(shè)備管理員根據(jù)校準(zhǔn)證書中的校準(zhǔn)結(jié)果對儀器設(shè) 備進(jìn)行計量確認(rèn)，檢查校準(zhǔn)結(jié)果是否達(dá)到合同規(guī)定的技術(shù)要求和相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、 使用說明書等對儀器設(shè)備的性能及技術(shù)指標(biāo)的要求。并填寫購入儀器設(shè)備驗收單。4.2.4 設(shè)備臺帳錄入設(shè)備經(jīng)驗收合格后，設(shè)備管理員在儀器設(shè)備臺帳中進(jìn)行設(shè)備登記。設(shè)備管理 員在設(shè)備上加貼綠色“合格標(biāo)簽”后，設(shè)備方可投入使用。£5設(shè)備檔案431設(shè)備管理員填寫設(shè)備檔案，進(jìn)行設(shè)備檔案建立工作，設(shè)備的檔案主要包括：a 基本情況登記，其中包含設(shè)備編

5、號、名稱、型號、出廠編號、制造商、存放 地點等：b 說明書及軟件光盤清單：o 檢定/校準(zhǔn)證書；a服務(wù)和供應(yīng)品驗收單： 儀器設(shè)備使用記錄；程序文件文件編號：LHMJ/CX01-20-2014第3頁共7頁標(biāo)題：儀器設(shè)備的控制和管理第1版第0次修改程序發(fā)布日期：2014年7月8日£ 儀器設(shè)備定期維護(hù)記錄；6 儀器設(shè)備維修記錄等。4.4設(shè)備標(biāo)識4Al設(shè)備檔案編號由三部分組成：MJ（煤檢中心拼音縮寫）KY（采樣設(shè)備）/ZY（制樣 設(shè)備）/HY（化驗設(shè)備）（數(shù)字表示設(shè)備的順序號），設(shè)備按照采樣、制樣、化驗依 次排列。4.4.2 狀態(tài)標(biāo)識儀器設(shè)備實行“三色”標(biāo)志管理，即合格證（綠色）、控制使用（黃

6、色）、停用（紅 色）標(biāo)志管理，檢測標(biāo)志由設(shè)備管理員根據(jù)檢定結(jié)果實施。4.4.21 發(fā)生以下情況應(yīng)使用合格證（綠色）* 計量檢定/校準(zhǔn)（包括自校）/測試合格者：b設(shè)備無法檢定，經(jīng)對比或核查符合技術(shù)要求可以使用者。4.422發(fā)生以下情況應(yīng)使用控制使用證（黃色）a 多功能檢測設(shè)備，某些功能已喪失，但部分檢測工作所用功能正常，且經(jīng)校準(zhǔn) 合格者：b 測試設(shè)備某一量程精度不合格，但檢測工作所用量程合格者：o 降級使用者。44.23發(fā)生以下情況應(yīng)使用停用證（紅色）« 檢測儀器設(shè)備損壞者：b 檢測儀器設(shè)備經(jīng)計量檢定不合格者：o 檢測儀器設(shè)備性能無法確定者；J 檢測儀器設(shè)備超過檢定周期者：. 過載或處

7、置不當(dāng)：I 給出可疑結(jié)果、或已顯示有缺陷或超出規(guī)定限度時。程序文件文件編號：LHMJ/CX01-20-2014第4頁共7頁標(biāo)題：儀器設(shè)備的控制和管理第1版第0次修改程序發(fā)布日期：2014年7月8日4.43實驗室配制的所有試劑（包括純水）應(yīng)加貼標(biāo)簽，并根據(jù)適用情況標(biāo)識成份、濃度、溶劑（除水外）、制備日期和有效期等必要信息。4.4.4 標(biāo)識的使用及注意事項4.4.41設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識由設(shè)備管理員委托廠家進(jìn)行統(tǒng)一訂購、印制和使用，設(shè)備使用人員不得私自修改或更換設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識。4.442設(shè)備使用人員使用設(shè)備前應(yīng)檢查設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識是否完好，若設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識模糊或丟失，應(yīng)及時通知設(shè)備管理員進(jìn)行處理。4.4.43設(shè)備

8、使用人員使用設(shè)備時應(yīng)根據(jù)不同的設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識來使用設(shè)備，尤其應(yīng)注意限用標(biāo)識中的有效范圍。444.4嚴(yán)禁使用帶有紅色停用標(biāo)識的設(shè)備進(jìn)行檢測工作。45儀器設(shè)備的使用及注意事項4R技術(shù)負(fù)責(zé)人根據(jù)設(shè)備的檢測工作的需求，組織人員編制設(shè)備的作業(yè)指導(dǎo)書。45.2 設(shè)備使用人員必須了解設(shè)備說明書和掌握作業(yè)指導(dǎo)書，并且經(jīng)過培訓(xùn)、 獲得授權(quán)之后，方可操作設(shè)備。453 使用設(shè)備的采制化人員在操作設(shè)備時，應(yīng)嚴(yán)格按照作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行，并 且注意說明書中規(guī)定的設(shè)備參數(shù)及適用范圍，嚴(yán)禁超負(fù)荷、超范闈、過載等違規(guī)操作, 如果設(shè)備有過載或處置不當(dāng)、給出可疑結(jié)果、或已顯示有缺陷或超出規(guī)定限度時，應(yīng) 立即停止使用，并按照4423要求掛

9、紅色標(biāo)識，直至修復(fù)且經(jīng)過校準(zhǔn)或測試表明能正 常工作。設(shè)備使用和維護(hù)的最新版說明書（包括設(shè)備制造商提供的有關(guān)手冊）應(yīng)統(tǒng)一 存放在設(shè)備檔案中以方便實驗室有關(guān)人員取用。45.4 設(shè)備使用人員操作設(shè)備前應(yīng)對設(shè)備狀態(tài)進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括：a 檢查設(shè)備是否有綠色合格標(biāo)識或黃色控制標(biāo)識；b 檢查設(shè)備是否在校準(zhǔn)有效期內(nèi)；o 檢查設(shè)備通電后是否工作正常；a 必要時，須對設(shè)備進(jìn)行自校準(zhǔn)。5程序文件文件編號：LHMJ/CX01-20-2014第5頁共7頁標(biāo)題：儀器設(shè)備的控制和管理 程序第1版第0次修改發(fā)布日期：2014年7月8日程序文件文件編號：LHMJ/CX01-20-20141.1 使用前檢查應(yīng)在儀器設(shè)備使用

10、記錄中進(jìn)行記錄，各項檢查均通過時,方可使用該設(shè)備進(jìn)行檢測工作。45.6 儀器設(shè)備的保存條件應(yīng)滿足相應(yīng)的保存要求，詳見LHMJ/CX01-14-2014環(huán)境設(shè)施內(nèi)務(wù)管理程序。437儀器設(shè)備應(yīng)存放在平穩(wěn)且無大振動的工作臺面或儀器架上。438儀器設(shè)備在運輸過程中應(yīng)采取有效的減震措施，防止發(fā)生碰撞而損壞儀器。45.9 實驗室設(shè)備脫離了實驗室的直接控制（包括外借、送外校準(zhǔn)）返回后，在使用前對其功能和校準(zhǔn)狀態(tài)進(jìn)行核查并能顯示滿意的結(jié)果后方可進(jìn)行使用。45.10 所有實驗室的儀器設(shè)備的使用人員必須經(jīng)過技術(shù)負(fù)責(zé)人授權(quán)后方可使 用，并填寫儀器設(shè)備使用授權(quán)表進(jìn)行保存。4511實驗室設(shè)備在通常情況下不得外借，若有特

11、殊需求，應(yīng)經(jīng)過中心主任許可方可外借。4542 從實驗室外部借來的設(shè)備，投入使用前應(yīng)進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)，合格后投入使 用。45.13 所有儀器設(shè)備及其設(shè)備檔案均進(jìn)行統(tǒng)一的唯一性編號，以便于查對。4514 所有檢測設(shè)備使用軟件均應(yīng)在設(shè)備臺帳中登記，若儀器設(shè)備（計算機(jī)） 軟件需要更改，應(yīng)在儀器設(shè)備（計算機(jī)）軟件修改申請表上做出登記，并歸檔。4515 對設(shè)備中能夠影響檢測設(shè)備性能的可調(diào)部位，需要在設(shè)備的相應(yīng)部位加 貼封緘，以防因未經(jīng)授權(quán)的擅自改動而影響檢測設(shè)備的正常使用，軟件的控制應(yīng)參照 LHMJ/CX01-22-2014計算機(jī)及數(shù)據(jù)控制程序執(zhí)行。45.14 設(shè)備的維護(hù)4Al定期維護(hù)保養(yǎng)第6頁共7頁標(biāo)題：

12、儀器設(shè)備的控制和管理第1版第0次修改程序發(fā)布日期：2014年7月8日程序文件文件編號：LHMJ/CX01-20-2014技術(shù)負(fù)責(zé)人依據(jù)設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)書、說明書、使用情況，編制儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng) 計劃.記錄中包含設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容及周期。采制化人員應(yīng)按儀器設(shè)備維護(hù)保 養(yǎng)計劃的要求對在用設(shè)備進(jìn)行定期地維護(hù)保養(yǎng)，保持設(shè)備清潔。每次維護(hù)保養(yǎng)工作 都應(yīng)在儀器設(shè)備定期維護(hù)記錄上進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.6.2周期校準(zhǔn)為保證檢測工作的量值準(zhǔn)確性，在用設(shè)備應(yīng)周期性地進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)，詳見 LHMJ/CX01-21-2014量值溯源管理程序，采制化人員在定期對設(shè)備進(jìn)行期間核查, 執(zhí)行LHMJ/CXOLig-2014儀器設(shè)備期

13、間核查程序，此外應(yīng)根據(jù)本實驗室要求填寫 設(shè)備質(zhì)量控制記錄。4.63校準(zhǔn)因子設(shè)備經(jīng)過校準(zhǔn)，若產(chǎn)生校準(zhǔn)因子或修正因子，設(shè)備管理員應(yīng)及時將該校準(zhǔn)因子或 修正因子進(jìn)行備份，對原所有備份進(jìn)行更新。47設(shè)備的維修4Z1若設(shè)備發(fā)生對檢測結(jié)果有影響的故障或懷疑檢測數(shù)據(jù)有疑問時，應(yīng)立即停止 使用，并貼上停用標(biāo)識。設(shè)備管理員和中心采制化人員應(yīng)依據(jù)說明書的要求對設(shè)備發(fā) 生的故障進(jìn)行初步判斷。4.7.2 設(shè)備發(fā)生的一般故障由設(shè)備管理員和中心采制化人員協(xié)同負(fù)責(zé)排除：暫 時無法排除的故障，應(yīng)及時聯(lián)系廠家，由專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。設(shè)備管理員應(yīng)根據(jù) 維修過程，認(rèn)真填寫儀器設(shè)備維修記錄。4.73 設(shè)備經(jīng)維修恢復(fù)正常后，應(yīng)在設(shè)備

14、故障記錄中進(jìn)行是否需要校準(zhǔn)的確認(rèn), 若有需要的應(yīng)安排重新校準(zhǔn)，且經(jīng)校準(zhǔn)驗收符合要求、更換狀態(tài)標(biāo)簽后，方可投入使 用。同時，應(yīng)對該設(shè)備的之前檢測數(shù)據(jù)進(jìn)行追溯。4.7.4 技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織檢查由于儀器設(shè)備的缺陷或偏離規(guī)定極限對以前所 進(jìn)行的檢測工作造成的影響，若有影響要通知客戶，并采取補(bǔ)救措施，確保檢測工作 質(zhì)量。參見第7頁共7頁標(biāo)題：儀器設(shè)備的控制和管理第1版第0次修改程序發(fā)布日期:2014年7月8日475LHMJ/CX0LO8.2014不符合檢測工作控制程序和LHMJ/CXOLO0-2O14糾正預(yù)防措施控制程序。4.8設(shè)備的報廢設(shè)備因故障無法修復(fù)或已失去使用價值時，由設(shè)備管理員填寫儀器設(shè)備報廢申 請表，提交中心主任批準(zhǔn)，進(jìn)行報廢處理。49設(shè)備檔案歸檔及銷毀儀器設(shè)備檔案由資料管理員統(tǒng)一歸檔保存，設(shè)備檔案保存期為設(shè)備報廢后2年， 超過保存期限后，由資料管理員填寫文件銷毀登記表，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方 可銷毀。5相關(guān)記錄5.1 LHMJ/CX01-B20-FB01-2014儀器設(shè)備購置申報表5.2 LHMJ/CX01-B20-FB02-2014購入儀器設(shè)備驗收單53 LHMJ/CX01-B20-FB03.2014儀器設(shè)備質(zhì)量控制記錄5.4 LHMJ/CX01-B20-FB04-2014儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄55 LHMJ/