信息與企業(yè)管理完整版

1、信息與企業(yè)管理HEN SyStein OffiCe room HEN 16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688廿算機(jī)在金融業(yè)中的應(yīng)用教學(xué)菊導(dǎo)(2)第三章文字處理軟件一、WOrd 2003的文檔排版和打印、表格繪制等主要功能的使用方法(重點掌握)1. 字符的修飾字符格式包括字體、字號、字形、字符間距、顏色以及各種修飾效果等，對一個 文檔的不同內(nèi)容使用不同的格式，可以使文檔的層次分明，結(jié)構(gòu)清晰，讓讀讀者一目 了然，抓住重點。在WOrd 2003中，默認(rèn)的字符格式是正文文字、宋體、五號字。(1) 字體是字符和符號具有的共同外形效果。在設(shè)置字體之前，先要選中要改變字體的文 字，在“格式”工

2、具欄的“字體”下拉列表框中選擇一種字體。當(dāng)選中的文本同時包 括中文和英文時，如果全部設(shè)置為中文時，英文字母和符號顯示的是中文字體中的英 文顯示，而不會達(dá)到預(yù)期效果，這時，可以通過菜單格式一字體命令分別設(shè)置中 文字體和英文字體。(2) 字號指文字的大小，使用不同的字號，可以將不同層次的文本清晰地區(qū)分開，用戶可 以在“格式”工具欄的“字號”下拉列表框中選擇一種字號。(3) 字形指字符的附加屬性，包括常規(guī)、加粗、傾斜、下畫線，這些字形能在相同字體、 字形的段落中突出顯示特定的詞句。(4) 其他設(shè)置從菜單欄格式-一字體菜單項可以對字符格式進(jìn)行更加細(xì)致的設(shè)汁。2. 段落排版(1)段落格式段落是文字、圖形

3、和公式等對象的集合，是一篇文檔的骨架。頁面邊距是決定頁 面中文本到頁面邊緣的距離，段落的縮進(jìn)和對齊方式?jīng)Q定的段落如何適當(dāng)應(yīng)頁邊距， 調(diào)整段落格式還可以改變行間距、段落間距等。段落對齊包括左對齊、右對齊、居中、兩端對齊和分散對齊方式、使用適當(dāng)?shù)膶?齊方式可以使文檔更加美觀。段落對齊可以使文檔中的段落層次分明，突出段落的特點，在WOrd中，段落縮 進(jìn)有四種方式，即首行縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)，首行縮進(jìn)指一段文字第一 行的開始位置，左縮進(jìn)指段落左邊的開始位置，右縮進(jìn)指段落右邊的結(jié)束位置，懸掛 縮進(jìn)指段落中除第一行以外的其他行左邊的開始位置。行間距和段落間距行間距是段落中行與行之間的距離，適當(dāng)?shù)?/p>

4、行間距可以容納行中最大的字符和圖 形，Word默認(rèn)值是單倍行間距，段落間距是相鄰段落之間的距離，Word默認(rèn)值是0 行。分欄和首字下沉分欄是報刊、雜志等出版物中常見的頁面布局手法，當(dāng)頁面比較寬時，分欄使在 讀者閱讀時更加方便，而不會出現(xiàn)讀錯行現(xiàn)象，而且使頁面更加靈活美觀。首字下沉是將文檔中某一段落的第一個字突出顯示。這樣可以吸引讀者的注意 力，通常也是報刊、雜志等出版物中出現(xiàn)。項目符號和編號項目符號和編號可以使文檔結(jié)構(gòu)清晰、層次分明，使相關(guān)內(nèi)容醒使讀者易于 閱讀。3. 頁面排版頁面設(shè)置在建立新文檔時，除了要對文檔內(nèi)容進(jìn)行編排、調(diào)整這外，還要進(jìn)行一定的頁面 設(shè)置操作，特別是在文檔要打印出來的文檔

5、。頁面設(shè)置主要包括頁邊距的設(shè)置、紙張 的設(shè)置、頁面方向的設(shè)置、打印版式的設(shè)置頁碼、頁眉和頁腳為了便于用戶閱讀和快速查找，通常要在長文檔中加上頁眉、頁腳和頁碼。頁碼 就是每篇文檔的編號，頁眉在文檔的最上端，頁腳在文檔的最下端，頁眉和頁腳中包 含要在每頁的頂部和底部重復(fù)顯示的信息。邊框和底紋邊框和底紋也可以起到美化文檔的作用，使文檔更加立體，層次感更強(qiáng)，使文檔 內(nèi)容更加清晰。4. 生成索引和目錄IJ錄是一篇文章標(biāo)題及其頁碼的列表，利HlU錄可以快速找到文檔中所需閱讀的 位置。插入LI錄的前提條件是應(yīng)用WOrd預(yù)定義的標(biāo)題樣式，這樣WOrd能自動識別各 級標(biāo)題，根據(jù)標(biāo)題的級別和對應(yīng)的頁碼提取出IJ錄

6、，選擇菜單欄格式樣式和格式命 令，彈出“樣式和格式”任務(wù)窗格，在任務(wù)窗格中選擇所需要的標(biāo)題，這是在文檔編 寫前列出提綱的操作。5. 中文版式中文版式是WOrd 2003推出的專門為中文使用者設(shè)計的方便編輯文檔的功能，其 中包括拼音指南、帶圈字符、縱橫混排、合并字符和雙行合一的功能。拼音指南在閱讀文章時，如果遇到不清楚某些漢字的拼音時，可以使用拼音指南來得到其 拼音，同時可以在這些漢字上添注拼音。先選定需要拼音指南的漢字，然后選擇菜單欄中的格式中文版式拼音指南命令， 彈出“拼音指南”對話框。帶圈字符有些時候為了強(qiáng)調(diào)某些字符或美化文檔，可以使用WOrd 2003中提供的“帶圈字 符”功能。先選定需

7、要帶圈字符的文字，然后選擇菜單欄中的格式中文版式帶圈字符命令， 彈出帶圈字符?？v橫混排在文檔排版時，有時需要對文字時行縱向排列，這與豎排文檔不同，是直接將橫 向字符向右旋轉(zhuǎn)90度。先選定需要縱橫混排的文字，然后選擇菜單欄中的格式中文版式縱橫混排命令， 彈出縱橫混排對話框。合并字符合并字符功能可以將多個字符以兩行的形式顯示在文檔中，達(dá)到特殊的外觀效 果。先選定需要合并字符的文字。然后選擇菜單欄中的格式中文版式合并字符命令， 彈出“合并字符”對話框。雙行合一雙行合一是將一行文字拆分為兩行并且在一行表示。雖然與合并字符功能很像， 但是合并字符合并成一個整體，最多容納6個字符，而雙行合一是一行的空間中

8、顯示 兩行文字，而且沒有字符數(shù)限制。先選定需要雙行合一的文字，選擇菜單欄中的格式中文版式雙行合一命令，彈出 “雙行合一”對話框。6. 格式復(fù)制在文檔編輯過程中，為了減少設(shè)置字符或段落格式的重復(fù)操作，這時我們可以使 用“格式復(fù)制”功能，可以利用WOrd提供的格式刷工具，將已有的格式復(fù)制到其字 符或段落中，方便用戶操作。二、Word 2003高效排版的使用技巧（一般掌握）1. 樣式應(yīng)用在Word中提供了 “樣式”工具樣式是一組格式設(shè)置命令的組合，通過樣式應(yīng) 用，可以很方便將一組格式應(yīng)用在文檔中，而不必時進(jìn)行字體、字號、縮進(jìn)等獨立的 格式操作。Word 2003提供了四種樣式：字符樣式：設(shè)置選定文字

9、的字符格式，如字體、字號、字形等。段落樣式：設(shè)置選定段落的段落格式，如對齊、縮進(jìn)、間距等，也可以包括字符 的格式表格樣式：設(shè)置表格的邊框、陰影、對齊方式、字體等。列表樣式：設(shè)置列表應(yīng)用的對齊方式、編號、項目符號、字體等。2. 模板應(yīng)用樣式應(yīng)用可以對文檔中的一部分進(jìn)行格式化，而模板則可以在文檔編輯之前對整 個文檔進(jìn)行格式化，這樣可以在簡化文檔編輯的復(fù)雜程度，使大量具有相同格式設(shè)置 或內(nèi)容的文檔能夠快速完成，提高工作效率。3. 文檔打印打印預(yù)覽在正式打印之前，用戶應(yīng)該對打印效果預(yù)覽一下并調(diào)整不足之處，以免造成不可 挽回的錯誤，這樣可以大節(jié)省時間和打印成本。同時，在編輯文檔的時候可以通過進(jìn) 入打印預(yù)

10、覽視圖，査看版面情況以便及時進(jìn)行調(diào)整。三、其他常用的文字處理軟件（了解）目前文字處理軟件已廣泛地被用于各個領(lǐng)域的事務(wù)處理中，成為辦公自動化的重 要手段，常用的文字處理軟件有：WOrd金山文字處理軟件（WPS）UItraEdit-32第四章電子表格處理軟件一、EXCeI 2003中工作簿的創(chuàng)建、編輯（重點掌握）1. 創(chuàng)建新的工作簿啟動EXCeI時，會自動創(chuàng)建一個工作簿。在編輯的過程中，有以下兒中方法創(chuàng)建 新的工作簿：使用菜單。選擇菜單中的文件新建命令單擊常用工具欄中的“新建”按鈕即可新建一下工作簿 使用快捷鍵Ctrl÷N組合鍵。2. 數(shù)據(jù)的編輯在工作表中輸入數(shù)值默認(rèn)格式在單元格中默認(rèn)右

11、對齊；數(shù)值格式默認(rèn)常規(guī)，其數(shù)字長度為11位，超過單元格目 前寬度時，自動以科學(xué)記數(shù)形式表示或用“#”號填滿單元格表示寬度不夠，但實際 輸入的數(shù)字仍然存在輸入正數(shù)數(shù)字前有或沒有加號都可以輸入負(fù)數(shù)數(shù)字前加負(fù)號或?qū)?shù)字置于括號內(nèi)輸入分?jǐn)?shù)先鍵入一個數(shù)字O和一個空格，再鍵入分?jǐn)?shù)輸入有分節(jié)符的數(shù)字可以在輸入數(shù)中帶有逗號作為數(shù)字分節(jié)符輸入貨幣允許輸入人民幣和美元符號輸入百分?jǐn)?shù)輸入的數(shù)字以百分號結(jié)束，該單元格將采用百分號格式輸入科學(xué)計數(shù)法表示的數(shù)允許用科學(xué)記數(shù)法表示數(shù)，用E或e代表10的指數(shù)；當(dāng)輸入的數(shù)字位數(shù)超過單元 格寬度時，用科學(xué)記數(shù)法表示。輸入日期和時間可以用多種輸入一個日期，但顯示格式取決于單元格所設(shè)

12、定的日期格式在工作表中輸入文本默認(rèn)格式單元格中已輸入的文本內(nèi)容自動沿單元格左側(cè)對齊，一個單元格中最多可輸入 32000個字符輸入數(shù)字型的文本把數(shù)字作為文本看待，輸入時應(yīng)在詢面加上單引號或者先輸入等號，然后在數(shù)字 前后各加上雙撇號輸入硬回車在單元格中按AIt + Enter輸入硬回車在工作表中輸入特殊字符可以通過軟鍵盤來進(jìn)行13種特殊字符的輸入二、EXCeI 2003中運用公式和函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的使用方法（重點掌握） 公式公式是由一吊數(shù)值、單元格、函數(shù)及運算符等組成的表達(dá)式，公式以等號開始， 即“二運算數(shù)和運算符的組合”，其中運算數(shù)可以是常數(shù)、單元格引用、單元格和工 作表函數(shù)等。可以通過公式

13、復(fù)制的方法來完成公式的輸入，若公式對單元格的引用為“相對引 用”，在進(jìn)行公式復(fù)制的時候，EXCeI會自動進(jìn)行引用的換位。函數(shù)與公式有些相似，都可以用于計算。函數(shù)是系統(tǒng)預(yù)設(shè)好的公式。數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單是一種特殊的工作表，它包含了有關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行。當(dāng)我 們對工作的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、分類匯總等操作時，把數(shù)據(jù)清單看作一下數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)清 單中的行被當(dāng)成數(shù)據(jù)庫中的記錄。數(shù)據(jù)清單中的列被看作對應(yīng)數(shù)據(jù)庫字段。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單時首先完成數(shù)據(jù)清單的結(jié)構(gòu)設(shè)計，然后在工作表中建立數(shù)據(jù)清 單。具體步驟為：在工作表中依次輸入各個字段在輸入的各個字段中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，可以直接輸入，也可以通過數(shù)據(jù)記錄 單命

14、令進(jìn)行錄入，使用該命令時，會彈出數(shù)據(jù)清單對應(yīng)的記錄單，單擊新建 按鈕，出現(xiàn)空白的字段，在相應(yīng)的字段中輸入新的數(shù)據(jù)，完成數(shù)據(jù)鍵入后， 按Enter鍵，繼續(xù)添加記錄添加完所有記錄內(nèi)容，單擊關(guān)閉按鈕，結(jié)束數(shù)據(jù)輸入。記錄篩選和排序篩選是查找和處理數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。EXCeI 2003提供了兩種篩選 清單的命令：自動篩選和高級篩選。使用自動篩選器是篩選數(shù)據(jù)列表中極其簡便的方 法，而使用高級篩選器則可規(guī)定很復(fù)雜的篩選條件。自動篩選操作的步驟為：單擊數(shù)據(jù)列表中的任意一個單元格選擇數(shù)據(jù)一篩選一自動篩選命令，此時在每個字段名的右邊都會有一個下拉箭 頭。單擊顯示器右邊的下拉箭頭，出現(xiàn)一個列表如果要進(jìn)行

15、單一篩選，請對照教材P150頁的操作高級篩選使用高級篩選可以對工作表和數(shù)據(jù)清單進(jìn)行更復(fù)雜的篩選操作。要進(jìn)行高級篩 選，必須首先建立一個條件區(qū)域，條件區(qū)域用來指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。在 條件區(qū)域的首行中包含作為篩選條件的字段名，條件區(qū)域的字段名下面必須有一下空 行，用來輸入篩選條件，此外，建立的條件區(qū)域要與數(shù)據(jù)區(qū)域之間空出至少一行的距 離，確保二者是分開的。在建立好條件區(qū)域之后，在數(shù)據(jù)清單上單擊任意單元格，選擇數(shù)據(jù)一篩選一高級 篩選命令，此時彈出“高級篩選”對話框。記錄排序所謂排序即按照指定的順序重新排列工作表的行。排序的方法如下：(1) 按一列排序。(2) 按多列排序三、EXCeI 20

16、03中的內(nèi)置函數(shù)(一般掌握)EXCeI 2003提供了兒百個內(nèi)置函數(shù)，一共有9類，其名稱和功能如下表所示:分類功能簡介數(shù)據(jù)庫函數(shù)分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件日期與時間函數(shù)在公式中分析、處理日期和時間值信息函數(shù)確定存儲在單元格中數(shù)據(jù)的類型財務(wù)函數(shù)進(jìn)行一般的財務(wù)計算邏輯函數(shù)進(jìn)行邏輯判斷或者復(fù)合檢查統(tǒng)計函數(shù)對數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計分析查找和引用函數(shù)在數(shù)據(jù)清單中查找特定數(shù)據(jù)或者查找一個單元格引用文本函數(shù)在公式中處理字符串?dāng)?shù)學(xué)和三角函數(shù)進(jìn)行數(shù)學(xué)計算第五章辦公自動化NOTES的系統(tǒng)管理和安全管理機(jī)制otes是一個集通信處理、文檔存儲和豐富的應(yīng)用開發(fā)環(huán)境于一體的軟件，支持 在各種不同的計算平臺和包括Int

17、ernet在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)之間共享各種類型的數(shù)據(jù)。NOTES的系統(tǒng)管理用戶管理用戶是NOTES系統(tǒng)日常管理的重要組成部分，主要包括以下兒個方面的內(nèi)容：用 戶注冊管理、系統(tǒng)訪問權(quán)限管理、系統(tǒng)資源管理、用戶移動管理和用戶注銷管理。群組管理用戶組是一些用戶的集合。將經(jīng)常使用并具有相同特征的用戶定義為一個用戶 組，可為管理授權(quán)和發(fā)送郵件提供方便。服務(wù)器管理每個網(wǎng)絡(luò)載的拒絕訪問群組必須出現(xiàn)在該域內(nèi)的任何一個服務(wù)器文檔的“不可訪 問服務(wù)器”字段中，這樣就可以保證只有授權(quán)的用戶才可以訪問服務(wù)器。服務(wù)器管理員的名字全稱必須放在本地管理員組中，本地管理員級組名必須出現(xiàn) 在服務(wù)器文檔的“管理員”字段中，以使本地管理

18、員可以進(jìn)行日常管理操作。此外，管理員可以根據(jù)不同地點的不同需要，對每一個服務(wù)器分別設(shè)置執(zhí)行控制 表(ECL)o工作站管理工作站是訪問服務(wù)器的主要途徑，工作站的安全同樣不能忽視。公共通信錄管理公共通信錄是NoTES系統(tǒng)中的核心數(shù)據(jù)庫。其中記錄了整個域內(nèi)所有用戶信息， 服務(wù)器信息、服務(wù)器的配置信息、服務(wù)器之間的連接關(guān)系、0TES域和命名網(wǎng)絡(luò)信 息、群組信息、場所信息、驗證信息、程序、資源等。ID文件的管理NOTES系統(tǒng)的訪問和安全控制都與ID文件密切聯(lián)系，因此，對各類標(biāo)識符文件必 須嚴(yán)格管理。主要以下兒種標(biāo)識符文件：驗證者ID文件的管理服務(wù)器ID文件的管理用戶ID文件的管理NOTES安全性安全性對于群件系統(tǒng)的是至關(guān)重要的，沒有安全保障的系統(tǒng)是潛在的威脅，完全 不可取。安全性通常包含服務(wù)器的