集團協(xié)同辦公管理系統(tǒng)規(guī)劃方案

1、集團協(xié)同辦公管理平臺規(guī)劃方案需求描述隨著集團這些年的快速發(fā)展，已經(jīng)完成了資本、客戶、行業(yè)經(jīng)驗、人才等的初步積累，形成了良好的企業(yè)信譽及企業(yè)文化，也逐步實現(xiàn)了集團“創(chuàng)建行業(yè)一流品牌”的初期目標。 但與此同時，集團也遭遇到了大多傳統(tǒng)行業(yè)企業(yè)所面臨的發(fā)展瓶頸，即通過現(xiàn)有管理模式、管理手段及資本人力狀況在當前嚴峻的經(jīng)濟形勢及行業(yè)微利競爭加劇的時代無法有效推動集團持續(xù)擴張發(fā)展，因此，集團制定了新的發(fā)展戰(zhàn)略，并期通過管理變革及企業(yè)信息化來有效推動并輔助集團的發(fā)展戰(zhàn)略的落地和執(zhí)行， 籍此為集團帶來跨越式發(fā)展，實現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)突圍乃至成為行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者的戰(zhàn)略目標。集團信息技術(shù)中心將在為來數(shù)月圍繞集團新的發(fā)展戰(zhàn)略來編

2、制集團的信息化建設(shè)規(guī)劃， 而以工作流和提升集團基礎(chǔ)管理為核心的集團協(xié)同辦公管理系統(tǒng)是集團信息化建設(shè)的基石。集團當前的信息化基礎(chǔ)相對來說是比較薄弱，除了財務(wù)在用金蝶 KIS系統(tǒng)及市場部主導(dǎo)外包開發(fā)的工程信息系統(tǒng)外， 集團內(nèi)部沒有任何信息化建設(shè)的概念，或者有也多是停留在想象的概念中，內(nèi)部管理還是沿用傳統(tǒng)的手工化模式，信息的共享和傳播更多的是通過QQ 群的方式來實現(xiàn)，工作效率相對較低，部門之間相互推諉責任的現(xiàn)象比較嚴重。經(jīng)過前段時間對各部門相關(guān)負責人的訪談， 大部分人員都提到了希望通過信息技術(shù)手段來提升和改善公司當前的手工管理方式，用以杜絕或改善目前相互推諉責任的情況，并希望優(yōu)化管理流程，提高執(zhí)行力

3、以提升集團整體經(jīng)營管理水平。同時，為了符合進入資本市場需求， 集團正在進行管理變革， 并請了德勤公司做管理咨詢，全面梳理集團的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程， 但實際落地效果并不明顯。 坦率地說，目前內(nèi)部管理相對是比較混亂的，更重要的是，集團通過10 多年發(fā)展所累積下來的好的管理經(jīng)驗、文化及制度并不能在當前基礎(chǔ)下有效繼承和傳播。因此，集團現(xiàn)階段迫切需要建立一套集成科學(xué)管理模式的協(xié)同辦公管理平臺，以貫徹和落實集團高層領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略意圖，并將集團特色的、經(jīng)過咨詢公司梳理后有效的管理經(jīng)驗固化為具體的、 統(tǒng)一的工作規(guī)范和流程。并期通過協(xié)同辦公管理平臺的建設(shè)， 強效推動集團管理標準化、 規(guī)范化、體系化、流程化的實行，把

4、傳統(tǒng)的面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾?，將業(yè)務(wù)的審核和決策點定位于流程執(zhí)行的節(jié)點，縮短信息溝通的渠道和時間，有效提升集團整體工作效率，增強協(xié)同工作能力，保證集團持續(xù)的知識經(jīng)驗積累、沉淀和轉(zhuǎn)移，實現(xiàn)全集團范圍內(nèi)的知識共享和信息共享，從而讓集團在信息瞬息萬變、高時效競爭環(huán)境下的今天從管理基礎(chǔ)上立于不敗之地。二、 建設(shè)目標集團協(xié)同辦公管理平臺的建設(shè)實質(zhì)是將集團及分子公司的主要業(yè)務(wù)過程和管理過程在其體系范圍內(nèi)統(tǒng)一標準化、流程化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，并通過系統(tǒng)來整合所有信息資源，優(yōu)化內(nèi)部管理，有效控制和降低經(jīng)營成本，向流程化、規(guī)范化要效益。讓集團各部門、各分子公司、各項目部的各崗位職員把協(xié)同辦公管理平臺作為協(xié)

5、同工作和信息管理的最佳載體，通過 PG筆記本、PDA甚至手機輕松實現(xiàn)遠程辦公、移動辦公，使分布于不同地域間的各分子公司、 項目部、 出差在外的員工快速的建立與總部或各相關(guān)單位的工作聯(lián)系，形成集團的整體信息共享和傳遞網(wǎng)絡(luò)， 讓合適的角色在合適的位置獲取合適的知識并充分發(fā)揮其的主觀能動性， 并真正讓數(shù)據(jù)、 信息能夠轉(zhuǎn)變成為一種能指導(dǎo)人們行為的意念和能力。以下為建設(shè)目標歸納敘述： 統(tǒng)一平臺，集成辦公環(huán)境集團總部、分子公司、項目部、移動出差人員都可以隨時隨地在統(tǒng)一桌面環(huán)境下一起辦公，全部信息一目了然，第一時間掌握最新動態(tài)，準確、及時、高效。 管理提升，降低經(jīng)營成本規(guī)范集團管理制度，建立統(tǒng)一標準、優(yōu)化業(yè)

6、務(wù)流程，減少中間環(huán)節(jié)，著重提升執(zhí)行力。節(jié)約紙張浪費，降低辦公費用，避免重復(fù)勞動，加強對人的日常工作管理及考核。 溝通順暢，信息傳遞暢通排除因信息不暢帶來的羈絆， 加快信息傳遞和交流， 減少信息在途時間，提高信息的實效性?？s短領(lǐng)導(dǎo)與各職員、各部門、各單位間的距離，增加聯(lián)絡(luò)和溝通方式的多樣化。 高效協(xié)同，破除部門壁壘完全代替手工辦公模式，避免工作脫節(jié)、延誤、錯辦、誤辦現(xiàn)象，明確部門職責，通過事事有流程的流程化體系讓工作自動流轉(zhuǎn)，提高跨部門的協(xié)調(diào)能力和跨組織的協(xié)作能力。 進度掌控，提高整體工作效率進一步明確崗位職責分工，確保工作在規(guī)范有序的環(huán)境下快捷有效的處理，各階層領(lǐng)導(dǎo)能實時的了解項目處理情況，掌

7、控進度狀態(tài)，實現(xiàn)過程控制和監(jiān)督。 整合文檔，實現(xiàn)知識管理打破“信息孤島”現(xiàn)象，徹底改變文件丟失、遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，確保各類信息、知識、經(jīng)驗等資源能得到統(tǒng)一收集、積累、沉淀，進行科學(xué)維護和優(yōu)化，實現(xiàn)有效轉(zhuǎn)移和再利用。 資源共享，提高資源利用率解決相關(guān)辦公資源如耗材、電腦設(shè)備、會議室、車輛等相關(guān)資源閑置或擠占等問題，及時掌握資源占用狀態(tài)，實現(xiàn)網(wǎng)上資源共享調(diào)度，合理分配資源。 凝聚創(chuàng)新，提高集團響應(yīng)能力增強職員對信息新技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力，提升專業(yè)素質(zhì)，最大限度的增加人的創(chuàng)新思維和創(chuàng)造力；充分發(fā)揮門戶和虛擬社區(qū)的作用，增強集團的凝聚力，釋放系統(tǒng)的隱性效益，催生全新的管理理念，形成良好

8、的企業(yè)文化，增強集團快速的反應(yīng)能力，形成競爭優(yōu)勢。三、 設(shè)計原則根據(jù)集團信息化基礎(chǔ)，在繼承集團整體IT 規(guī)劃設(shè)計原則的前提下，我們對集團協(xié)同辦公管理平臺的建設(shè)方針為高標準、高起點、簡單適用、逐步深化。而對于協(xié)同辦公管理平臺的設(shè)計原則歸納總結(jié)為滿足穩(wěn)定性、安全性、易用性、前瞻性、開放性、可維護性、可擴展性要求，以下分別說明：穩(wěn)定性 協(xié)同平臺作為集團整體信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，保障其穩(wěn)定性為整個協(xié)同平臺建設(shè)的核心。協(xié)同平臺的底層平臺和數(shù)據(jù)庫都應(yīng)選擇成熟的、經(jīng)過市場考驗和用戶驗證的系統(tǒng)。 安全性安全保密是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，協(xié)同平臺涉及到集團重要或機密的信息，因此安全性要放在首位考慮。系統(tǒng)應(yīng)有完善的、周密的

9、安全體系并和信息安全支撐平臺緊密配合，具備嚴格的等級訪問和授權(quán)機制，對于認定的關(guān)鍵或敏感數(shù)據(jù)，只有經(jīng)過授權(quán)的合法用戶才能使用及訪問，并具備嚴格的分級管理模式，設(shè)置系統(tǒng)管理員和應(yīng)用管理員，權(quán)限分開并且各司其責。 易用性讓操作者很快的接受工作習(xí)慣的改變并樂于使用新的系統(tǒng)，是協(xié)同平臺成功推行實施的重要手段， 因此， 在協(xié)同平臺的操作上， 需要盡量的直觀、 簡潔，操作步驟不能太復(fù)雜，使操作者能夠方便地操作和容易地理解界面所表達的信息，讓職員在相當短的周期內(nèi)就可以熟悉操作。 前瞻性信息技術(shù)日新月異，集團的發(fā)展也將與時俱進，所以協(xié)同平臺的建設(shè)即要滿足當前需求也不能忽略集團日益增長的需求，在協(xié)同平臺的建設(shè)上

10、要保持技術(shù)的先進性和結(jié)構(gòu)先進性，為將來需求的擴展留下通道，延長系統(tǒng)的生命周期。開放性協(xié)同平臺作為整個信息應(yīng)用平臺的基礎(chǔ)，需要將所有的應(yīng)用系統(tǒng)集中整合達到單點登陸的效果，因此，要求在建設(shè)過程中預(yù)留不同平臺的接口，并保證系統(tǒng)技術(shù)的兼容和互通。 可維護性協(xié)同平臺作為全集團的工作應(yīng)用平臺，對其可維護性應(yīng)具有很高的要求，需要充分考慮到系統(tǒng)的部署與配置、實施和革新以及性能的可管理性，必須提供實時監(jiān)控和詳細的日志、審計功能。 可擴展性隨著集團的不斷發(fā)展和規(guī)模的擴大， 針對應(yīng)用的需求也會不斷的增加， 因此，要求系統(tǒng)在設(shè)計的初期必須對整個體系架購做出預(yù)留，以便在后續(xù)實現(xiàn)功能擴展。四、 總體架構(gòu)集團協(xié)同辦公管理平

11、臺由 8 大模塊組成， 主要為工作流管理、 基礎(chǔ)人事管理、基礎(chǔ)項目管理、知識管理、組織管理、門戶管理、綜合管理、報表管理，框架圖如下所示：1、工作流管理工作流管理可以定義為集團統(tǒng)一的流程整合平臺，是整個協(xié)同平臺建設(shè) 的核心功能之一，在此平臺內(nèi)實現(xiàn)集團內(nèi)部各種業(yè)務(wù)工作和管理工作的 電子化流轉(zhuǎn)，所有的工作流程可以預(yù)先定制，支持單行、申行、并行、 交叉、分支等各種簡單或復(fù)雜的流轉(zhuǎn)方式；實現(xiàn)復(fù)雜的工作流組成因素 設(shè)置，包括流程完成需要的節(jié)點、每個節(jié)點的負責人、流轉(zhuǎn)條件、甚至 對底層的表單和字段進行自定義，使得整個的流程過程能完全與集團的 制度和實際運營相吻合；實現(xiàn)可定制的瀏覽和報告功能，通過對工作流

12、鍵關(guān)鍵信息進行任意的定義和設(shè)置獲得特定的報表，以此獲得靈活和豐 富的統(tǒng)計報告以對相關(guān)的問題作出分析和決策支持2、 知識管理知識管理模塊可以定義為集團統(tǒng)一的知識管理平臺，利用長久積累的信息文檔知識資源與經(jīng)驗技能，通過沉淀和優(yōu)化，改進決策能力執(zhí)行能力快速響應(yīng)能力創(chuàng)新能力以及提高工作效率和整體素質(zhì)。將傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于任務(wù)或項目的扁平化管理模式，縮短普通員工和管理層的物理距離和心理距離，提高集團整體的協(xié)作能力，將人從繁瑣的事物森嚴的等級刻板的環(huán)境中解放出來，通過最佳途徑獲取所需的各種知識資源，最大限度的釋放人的主觀能動新和創(chuàng)造力。3、 基礎(chǔ)人事管理基礎(chǔ)人事管理可以定義為集團的人力資源基礎(chǔ)

13、預(yù)備平臺，對集團當前人力資源的選用育培留等進行相對應(yīng)的規(guī)范運作，最大限度的激發(fā)人的才能為公司創(chuàng)造價值?；A(chǔ)人事管理主要包括人事薪資招聘培訓(xùn)人事檔案績效管理等。4、 基礎(chǔ)項目管理基礎(chǔ)項目管理可以定義為集團的工程運營系統(tǒng)基礎(chǔ)預(yù)備平臺，其所具備的功能主要是對集團的所有項目做記錄管理，項目相關(guān)的所有文檔資料流程都能統(tǒng)一歸集，以便于后續(xù)的調(diào)用和作為決策依據(jù)。5、 組織管理組織管理可以定義為集團統(tǒng)一的組織集成平臺，把集團總部各一類企業(yè)二類企業(yè)海外分支機構(gòu)等以獨立的組織模型集中管理，從組織分散化過渡到組織扁平化，建立各組織間的相互從屬關(guān)系并一一對應(yīng)，理順各組織權(quán)責關(guān)系、 縮短各組織物理距離， 創(chuàng)造相互間協(xié)同

14、工作的便利。6、 綜合管理綜合管理可以定義集團統(tǒng)一的集成工作平臺，是整個系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)，平臺除了集成各中辦公應(yīng)用，還具備充分的擴展性，能夠鏈接和集成目前與未來各種應(yīng)用系統(tǒng)，使所有職員在統(tǒng)一的界面上應(yīng)用不同的信息系統(tǒng)，并且具備個性化定制能力，可以按照不同組織、不同類型職員的需要實現(xiàn)不同的界面風格及不同的系統(tǒng)功能使用權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)與通訊平臺的支持，使出差或各分支機構(gòu)人員可以隨時隨地的移動辦公。7、 報表管理報表管理可以定義為集團初步的決策分析平臺，通過對大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總、沉淀和分析，用圖形化的界面把抽象的數(shù)據(jù)信息全面直觀的反映出來，以便不同層次人員進行決策依據(jù)。8、 門戶管理門戶管理可以定義為集

15、團統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺，為信息發(fā)布交流提供一個有效的場所，實現(xiàn)集團內(nèi)部各種信息（公文、集團新聞、各下屬單位新聞、辦公信息、函件等）的統(tǒng)一管理和發(fā)布，實現(xiàn)集團目前和將來各種應(yīng)用系統(tǒng)的單點登陸。實施計劃（ 1） 實施階段協(xié)同平臺實施在集團IT規(guī)劃整體實施框架下分三個階段，分別是調(diào)研選型階段、培訓(xùn)推行階段、完善維護階段。A調(diào)研選型階段（2011年10月2011年12月周期3個月） 實施內(nèi)容項目立項、 組織人員安排、 調(diào)查問卷發(fā)放與分析、 重點組織與重點部門詳細調(diào)研、詳細項目需求確認、供應(yīng)商產(chǎn)品演示與評估 階段實現(xiàn)目標 建立以包含集團領(lǐng)導(dǎo)、各中心負責人、各二級部門負責人、各業(yè)務(wù)骨干在內(nèi)的項目領(lǐng)導(dǎo)小組及實

16、施小組 充分收集和分析集團協(xié)同平臺需求，形成集團協(xié)同平臺需求分析。 選擇確定經(jīng)過多重接洽、多方討論后符合集團目前發(fā)展和未來擴展需求的合適的協(xié)同平臺產(chǎn)品。B、培訓(xùn)推行階段（2011年12月2012年4月，實施周期5個月） 實施內(nèi)容制訂詳細實施計劃、 流程與制度梳理優(yōu)化、 表單格式梳理優(yōu)化、 模塊功能培訓(xùn)、 試點推行、全面推廣 階段實現(xiàn)目標 推動建立集團不同體系下統(tǒng)一的、標準的管理制度和業(yè)務(wù)流程 集團90%以上的控股公司全面上線使用協(xié)同平臺協(xié)同平臺80%以上的功能模塊開放使用C、完善交付階段（2012年2月2012年8月，實施周期6個月） 實施內(nèi)容問題收集匯總、功能完善優(yōu)化、流程完善優(yōu)化、平臺交付版本確定、組織驗收 階段實現(xiàn)目標 完善優(yōu)化集團不同體系中各管理制度和業(yè)務(wù)流程，使之更切合集團實際的工作和管理的需要 所有功能模塊切實吻合集團的實際工作需要，100%的功能模塊開放使用。 確定最終穩(wěn)定的平臺版本，確認驗收后交付使