公司業(yè)務(wù)檔案管理(6頁(yè))

1、時(shí)間發(fā)布時(shí)間執(zhí)行時(shí)間備注制定1998-101999-1-1事務(wù)所脫鉤改制第一次修訂2006-122007-1-1新審計(jì)準(zhǔn)則實(shí)施第二次修訂2007-122008-1-1新底稿指南發(fā)布第三次修訂第四次修訂第五次修訂業(yè)務(wù)檔案管理（天職國(guó)際業(yè)規(guī)106 號(hào)）1概述1.1 為規(guī)范本所業(yè)務(wù)工作底稿形成業(yè)務(wù)檔案流程及業(yè)務(wù)檔案的管理工作，制定本規(guī)程。1.2 本規(guī)程適用于財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)業(yè)務(wù)，其他業(yè)務(wù)參照?qǐng)?zhí)行。1.3 本規(guī)程的主要內(nèi)容包括：（1）業(yè)務(wù)工作底稿的驗(yàn)收與交接；（2）業(yè)務(wù)工作底稿的歸檔工作；（3）業(yè)務(wù)檔案的日常管理。2業(yè)務(wù)工作底稿的驗(yàn)收與交接2.1 將業(yè)務(wù)工作底稿按照業(yè)規(guī) 207 號(hào)財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)工作底稿模板

2、等規(guī)程和本規(guī)程要求整理為業(yè)務(wù)檔案是項(xiàng)目外勤主管的責(zé)任， 質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)工作底稿的驗(yàn)收， 不符合要求的業(yè)務(wù)工作底稿不得驗(yàn)收， 檔案管理人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的裝訂與管理。2.2 外勤主管應(yīng)當(dāng)在報(bào)告出具 60 個(gè)工作日內(nèi)將工作底稿整理成業(yè)務(wù)檔案，送質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部驗(yàn)收。 如符合要求，質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部將 “未歸檔底稿欠條”退還外勤主管，如不符合要求，驗(yàn)收人員應(yīng)將不能驗(yàn)收的原因列出清單（附件13）與工作底稿一并退還外勤主管。2.3 質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部在驗(yàn)收業(yè)務(wù)工作底稿時(shí)要注意以下事項(xiàng)：（1）底稿是否按照當(dāng)年模版編制；（2）底稿是否已按規(guī)定分冊(cè)（每?jī)?cè)為 2.2 厘米 /200 頁(yè)左右，超出部分應(yīng)當(dāng)對(duì)其

3、進(jìn)行適當(dāng)分冊(cè)，但盡量不要對(duì)工作底稿的大類進(jìn)行分割） ，同時(shí)在第一本檔案的財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)工作底稿總表“檔案冊(cè)”欄中填寫冊(cè)號(hào)；（3）每?jī)?cè)首頁(yè)是否為目錄頁(yè)，且底稿已按目錄順序排好，并編制索引號(hào)和交叉索引號(hào)；（4）底稿是否已按規(guī)定貼好指示標(biāo)簽；（5）底稿中很小的單據(jù)，如郵局的掛號(hào)單等小于 A4 紙的紙條，是否已粘在 A4 紙上；（6）底稿中是否有應(yīng)交未交原件或收到原件后未撤出復(fù)印件的情況；（7）底稿中是否有熱敏紙傳真件 ( 由于熱敏紙上的字在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)消失，所以應(yīng)復(fù)印該傳真件 ) ；（8）底稿中橫向排版的表格是否有超過(guò)十張以上表頭未朝左側(cè)的現(xiàn)象；（9）底稿中是否有訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物；（10

4、）與審計(jì)過(guò)程和審計(jì)結(jié)論無(wú)關(guān)的資料如被審計(jì)單位賬頁(yè)、憑證、單據(jù)等復(fù)印件以及空白底稿、草稿、已經(jīng)替代的底稿是否清除；（11）年審底稿（ D 類審計(jì)項(xiàng)目除外）是否已區(qū)分當(dāng)期檔案和永久性檔案，并分別整理。2.4業(yè)務(wù)工作底稿的接收。檔案管理人員接收到的業(yè)務(wù)工作底稿包括兩部分，其一是蓋章人員移交的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)控制表及其業(yè)務(wù)報(bào)告正本； 其二是驗(yàn)收人員移交的其他工作底稿。3業(yè)務(wù)檔案的歸檔工作3.1 業(yè)務(wù)檔案歸檔工作由五個(gè)步驟組成：業(yè)務(wù)檔案整理、登記、裝訂、裝盒及入庫(kù)碼放。3.2 業(yè)務(wù)檔案整理。檔案管理人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案整理工作時(shí)要注意以下事項(xiàng)：（1）整理過(guò)程中要拆除金屬物。（2）材料紙面過(guò)小的，要粘貼或托裱在標(biāo)準(zhǔn)

5、 A4紙上，裝訂部分過(guò)窄或有字時(shí)，應(yīng)用紙加寬。（3）在進(jìn)行底稿整理時(shí)，如發(fā)現(xiàn)底稿中有很明顯的問(wèn)題，如：未貼標(biāo)簽，頁(yè)碼混亂等，要及時(shí)將檔案退回驗(yàn)收人員，重新整理、驗(yàn)收。3.3 業(yè)務(wù)檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務(wù)檔案的同時(shí)應(yīng)填好“業(yè)務(wù)臺(tái)賬（業(yè)務(wù)檔案登記表） ”（附件 1，電子版）后 5 項(xiàng)內(nèi)容（前面的內(nèi)容由軟件自動(dòng)生成）。3.4 業(yè)務(wù)檔案裝訂。裝訂工作是要將整理好的底稿與報(bào)告、流轉(zhuǎn)表整合在一起，附上封皮、備考表及封底的過(guò)程。步驟如下：（1）根據(jù)業(yè)務(wù)臺(tái)賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）記錄，找出相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)報(bào)告流轉(zhuǎn)控制表及其業(yè)務(wù)報(bào)告正本， 并且查看該份報(bào)告是否有補(bǔ)充或修改的情況， 若有此情況，則要替換原報(bào)告，只

6、留最終報(bào)告正本。（2）根據(jù)業(yè)務(wù)報(bào)告流轉(zhuǎn)控制表及報(bào)告打印每?jī)?cè)底稿的案卷封面（附件 4，使用統(tǒng)一的特殊紙張） ，封面上應(yīng)當(dāng)寫清被審計(jì)單位名稱、業(yè)務(wù)項(xiàng)目名稱、報(bào)告文號(hào)、卷數(shù)等信息。（3）裝訂時(shí)要將流轉(zhuǎn)表、報(bào)告正文放在目錄中標(biāo)明的位置，如果該報(bào)告有過(guò)補(bǔ)充修改，要特別注意業(yè)務(wù)報(bào)告修訂（補(bǔ)充）審批單的位置，且要在每本檔案底部附上卷內(nèi)備考表（附件 4）及封底。（4）即將裝訂時(shí)要最后檢查一次檔案內(nèi)是否有金屬類物品 , 以保障裝訂時(shí)人員安全。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁(yè)，不影響閱讀。（5）檔案裝訂統(tǒng)一采用左端兩孔式 , 兩孔將檔案平分為三等份并距左端 1 公分左右（裝訂時(shí)請(qǐng)正確操作裝訂機(jī)，并注意安

7、全，裝訂完畢要及時(shí)關(guān)掉電源） 。（6）檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將已移交的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行裝訂， 每年度終了 90 個(gè)工作日內(nèi)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)上年出具業(yè)務(wù)報(bào)告的業(yè)務(wù)檔案裝訂歸檔完畢。 3.5 業(yè)務(wù)檔案裝盒。檔案裝訂后應(yīng)及時(shí)裝盒，裝盒時(shí)應(yīng)盡量將盒裝滿，節(jié)約空間，在檔案盒封面寫清檔號(hào)（本分所本年度檔案盒流水號(hào)）和分所名稱（附件5），檔案盒脊部寫清檔號(hào)、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容（附件6）。本所用的檔案盒分兩種，厚度為 3 和 5，3 的檔案盒適合裝超過(guò)平均厚度，但沒(méi)有必要分冊(cè)的較厚檔案； 5 的檔案盒適合裝平均厚度兩冊(cè)檔案。3.6 業(yè)務(wù)檔案入庫(kù)、碼放。檔案盒橫向應(yīng)以檔號(hào)從小到大、從上往下、從左往右的順序碼放 , 相鄰層及

8、檔案柜要以 S 型順序碼放，碼放時(shí)要整齊、美觀，檔案碼放不得過(guò)擠，否則不方便今后的使用。4業(yè)務(wù)檔案的保管4.1 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將業(yè)務(wù)部門移交的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行歸檔， 并根據(jù)業(yè)務(wù)臺(tái)賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）清理已超過(guò) 60 個(gè)工作日尚未移交的業(yè)務(wù)檔案，及時(shí)與項(xiàng)目外勤主管聯(lián)系催促移交。某外勤主管如存在超過(guò) 90 個(gè)工作日尚未移交業(yè)務(wù)檔案的，檔案管理人員應(yīng)向質(zhì)量主管報(bào)告，暫停其業(yè)務(wù)報(bào)告編號(hào)，在移交業(yè)務(wù)檔案前、未經(jīng)批準(zhǔn)不得出具業(yè)務(wù)報(bào)告。4.2 業(yè)務(wù)臺(tái)賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）的統(tǒng)計(jì)與報(bào)送。各分所于每個(gè)季度終了的5 個(gè)工作日內(nèi)向總所質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部報(bào)送業(yè)務(wù)臺(tái)賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）的電子版，總所質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部經(jīng)匯總后

9、在季度終了的 10 個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)主任會(huì)計(jì)師。年度終了的 30 個(gè)工作日內(nèi)各分所向總所質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部報(bào)送年度業(yè)務(wù)臺(tái)賬（業(yè)務(wù)檔案登記表）的紙制版。4.3 永久性檔案根據(jù)中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)準(zhǔn)則第1131 號(hào)審計(jì)工作底稿 第 11、12 條“在記錄實(shí)施審計(jì)程序的性質(zhì)、時(shí)間和范圍時(shí)，注冊(cè)會(huì)計(jì)師應(yīng)當(dāng)記錄測(cè)試的特定項(xiàng)目或事項(xiàng)的識(shí)別特征。 識(shí)別特征是指被測(cè)試的項(xiàng)目或事項(xiàng)表現(xiàn)出的征象或標(biāo)志。如在對(duì)被審計(jì)單位生成的訂購(gòu)單進(jìn)行細(xì)節(jié)測(cè)試時(shí)， 注冊(cè)會(huì)計(jì)師可能以訂購(gòu)單的日期或編號(hào)作為測(cè)試訂購(gòu)單的識(shí)別特征。 ” 的規(guī)定，業(yè)務(wù)人員在查閱有關(guān)資料后底稿中一般不要求復(fù)印相關(guān)資料， 取得這些資料作為永久性檔案保存的目的是備查。

10、因此永久性檔案的主要功能是備查作用，并具有使用頻率高、多年反復(fù)更新使用的特點(diǎn)。永久性檔案的保管應(yīng)以單獨(dú)的系統(tǒng)保管。 當(dāng)期檔案以業(yè)務(wù)報(bào)告號(hào)為識(shí)別特征編制業(yè)務(wù)臺(tái)賬（業(yè)務(wù)檔案登記表） ；永久性檔案以客戶名稱（被審計(jì)單位全稱）為識(shí)別特征編制“永久性檔案登記表” （附件 2）。永久性檔案的保管由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé) （分所也可以由檔案管理人員統(tǒng)一保管）。項(xiàng)目完成后， 業(yè)務(wù)人員應(yīng)按要求整理永久性檔案（包括填寫更新記錄、編制索引號(hào)并粘貼標(biāo)簽等） ，打孔后根據(jù)底稿厚度放入合適的文件夾（以能保證正常翻閱為宜），在文件夾脊部按永久性檔案盒脊部填寫格式（附件7）注明檔案編號(hào)，與業(yè)務(wù)工作底稿一起交由質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部進(jìn)行驗(yàn)收，

11、 通過(guò)后由外勤主管統(tǒng)一將所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的永久性檔案交到部門秘書處。業(yè)務(wù)部門秘書應(yīng)做好登記編號(hào)工作，檔案室為各業(yè)務(wù)部門開(kāi)辟專門存放區(qū)域。業(yè)務(wù)部門秘書每季末應(yīng)將本部門的永久性檔案登記表報(bào)檔案管理人員， 并與檔案管理人員一起對(duì)永久性檔案進(jìn)行核對(duì)。4.4 電子檔案的保管電子檔案主要指本所出具的業(yè)務(wù)報(bào)告和按規(guī)定需同時(shí)提供的電子類工作底稿，由質(zhì)監(jiān)與技術(shù)支持部負(fù)責(zé)收集整理， 每年度結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)匯總?cè)碾娮游臋n進(jìn)行刻盤歸檔。 總部檔案管理人員在年度終了的 90 個(gè)工作日內(nèi)將各分所業(yè)務(wù)報(bào)告的電子文檔收集整理，并刻盤保存。5業(yè)務(wù)檔案借閱與歸還5.1 當(dāng)期檔案借閱業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要借閱當(dāng)期檔案的， 填寫

12、“檔案借閱審批單”（附件 8），到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。5.2 永久性檔案借閱業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要借閱永久性檔案的，填寫“永久性檔案借閱審批單”（附件 9），到業(yè)務(wù)部門秘書處辦理借閱手續(xù)。5.3 在辦理檔案借閱時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：(1) 檔案借閱只限所內(nèi)正式員工辦理借閱手續(xù)，實(shí)習(xí)生、學(xué)生不得辦理借閱手續(xù)。(2) 檔案借閱審批單，應(yīng)由借閱人簽字，誰(shuí)借誰(shuí)負(fù)責(zé)，不得代借。(3) 因特殊情況，外單位需調(diào)閱本所檔案時(shí)，對(duì)方單位需出具書面調(diào)閱函，經(jīng)審批后由項(xiàng)目所在業(yè)務(wù)部門指定人員辦理借閱手續(xù)。(4) 業(yè)務(wù)檔案的借閱時(shí)間一般不得超過(guò) 30 個(gè)工作日，每個(gè)業(yè)務(wù)人員所借檔案一般同時(shí)不得超過(guò) 5 份，否則檔

13、案管理人員有權(quán)要求其先歸還再續(xù)借。(5) 檔案借閱人應(yīng)當(dāng)保持案卷整潔，不得損壞、涂改、拆頁(yè)，保證檔案的完整和安全。5.4 在歸還借閱的檔案時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（1）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，收回后將借閱單退還借閱人。（2）歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁(yè)等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必要時(shí)填寫“業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單” （附件 11），并追究借閱人的責(zé)任。（3）借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)填寫“業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單” ，寫清楚丟失原因，并逐級(jí)上報(bào)處理。6業(yè)務(wù)檔案的拆卸業(yè)務(wù)檔案裝訂后不得隨意拆卸， 如因業(yè)務(wù)報(bào)告的補(bǔ)充、 修訂等原因確需拆卸的，需填寫“業(yè)務(wù)檔案更改、

14、拆卸審批單” （附件 10），按規(guī)定批準(zhǔn)后，檔案方可由檔案管理人員拆卸，并由其及時(shí)裝訂好。 （在檔案尚未裝訂發(fā)生業(yè)務(wù)報(bào)告補(bǔ)充、修訂的，根據(jù)批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)報(bào)告修訂（補(bǔ)充）審批單直接將有關(guān)檔案進(jìn)行更換即可。）7離職員工檔案清理當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時(shí)， 應(yīng)由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務(wù)檔案， 并在其流程表上簽署意見(jiàn)。 若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況， 檔案管理人員應(yīng)催其及時(shí)上交， 若已將責(zé)任轉(zhuǎn)移給其他員工的，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失程序辦理。未查清前，不得辦理離職手續(xù)。8業(yè)務(wù)檔案的銷毀根據(jù)中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)準(zhǔn)則第 1131 號(hào)“會(huì)計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)自審計(jì)報(bào)告日起，對(duì)審計(jì)工作底稿至少保存十年” 的規(guī)定，保存期屆