黨政機關(guān)公文格式基于word精確實現(xiàn)(第五稿).doc

1、黨政機關(guān)公文格式基于word精確實現(xiàn)(第五稿)黨政機關(guān)公文格式基于word的精確設(shè)置楊琇瑋黃愛華【摘要】：p ：長期以來，我國秘書普遍使用word寫作和處理公文，由于部分秘書未能掌握相關(guān)技術(shù)或者使用不當技術(shù)，導致文本格式背離公文格式標準。本文指出使用空行法、文本框定位法和圖片定位法導致黨政機關(guān)公文文本格式錯誤的主要類型，并提出用文本框定位法精確設(shè)置公文格式的方法，以資廣參考。主題詞：黨政公文格式word 精確設(shè)置表格定位法一、前言隨著計算機及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了專門為編排公文格式的軟件，但是許多機關(guān)單位尤其是企事業(yè)單位、社會團體無意花錢購買，首選word來處理相關(guān)工作。然而公文格式有其特殊要

2、求，需要掌握一定技術(shù)才能在word文檔實現(xiàn)精確設(shè)置。由于部分秘書未能掌握相關(guān)技術(shù)或使用不當技術(shù)，導致文本格式背離公文格式國家標準，影響了公文的莊嚴性。再者，新執(zhí)行的黨政機關(guān)公文格式（下稱新格式）相對于中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例及國家行政機關(guān)公文格式有了重大改變，使公文格式的處理出現(xiàn)了新難題。黨政機關(guān)公文格式設(shè)置可分為頁面設(shè)置和各要素排列兩部分，各要素的排列又分為版頭、主體和版記三部分。使用word處理黨政機關(guān)公文格式時，文書人員如果未掌握精確處理的技術(shù)，對頁面、版頭和版記三部分的設(shè)置會感到比較頭痛。下文就相關(guān)問題及黨政機關(guān)公文格式基于word20_3的精確設(shè)置展開探討。二、頁面設(shè)置楊琇瑋：男，

3、私立華聯(lián)學院基礎(chǔ)部教師，主攻文藝理論、寫作學、秘書學； 黃愛華：女，廣東女子職業(yè)技術(shù)學院副教授，中山大學博士，主攻古代文學、寫作學、秘書學。- 1 -（一）頁邊距的設(shè)置新格式規(guī)定：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。公文術(shù)語天頭、釘口就是轉(zhuǎn)換為word的術(shù)語就是上頁邊距、左邊距，由于部分秘書未能認識這一知識，亦不知道使用word無法直接設(shè)置版心，使用計算機處理公文頁邊與版心尺寸時無從下手。實際上，執(zhí)行頁面設(shè)置，將上下左右頁邊距設(shè)置為3.7、3.5、2.8、2.6厘米就可以。（

4、二）版心文字排列“一般每面排22行，每行排28字”盡管是版心文字排列的一般規(guī)范，但這一設(shè)置必須在頁面設(shè)置對話框完成。執(zhí)行文檔網(wǎng)格，網(wǎng)格選項選為“指定行和字符網(wǎng)格”，字符-每行設(shè)為28，行-每頁設(shè)為22。三、版頭的設(shè)置（一）版頭設(shè)置的問題版頭是格式設(shè)置錯誤的多發(fā)地帶，主要體現(xiàn)于發(fā)文機關(guān)標志和版頭分隔線的定位。1發(fā)文機關(guān)標志定位的問題發(fā)文機關(guān)標志定位的問題有二，一是欠精確，二是定位方法復雜。新格式規(guī)定：信函格式發(fā)文標志上邊緣至上頁邊為30mm，命令（令）格式則是至版心上邊緣20mm，紀要格式和文件格式是至版心上邊緣為35mm。由于信函格式發(fā)文機關(guān)標志與天頭有部分重合，許多秘書未能掌握正確的設(shè)置方法

5、，直接在版心首行進行設(shè)置，造成機關(guān)標志上邊緣距離上頁邊為37mm的錯誤。至于命令（令）格式、紀要格式和文件格式，部分秘書在發(fā)文機關(guān)標志前分別空2、3.5行，根據(jù)版心高225毫米和一般每頁排22行的規(guī)定知，發(fā)文機關(guān)標志距離版心上邊緣約20.5、35.8毫米。亦有人在發(fā)文機關(guān)標志前空一行，并將該行的行距設(shè)置為2.4、3.4倍，或根據(jù)毫米與磅的換算關(guān)系設(shè)置行距為71、99磅，此二法所得數(shù)值亦與規(guī)定不符，且未能考慮發(fā)文機關(guān)標志前標注份號、密級與保密期限、緊急程度等占行的需要。熟悉word處理技術(shù)的秘書一般采用文本框定位法設(shè)置機關(guān)標志。第一步插入橫排文本框，第二步輸入發(fā)文機關(guān)標志，完成字體字號調(diào)整和套色

6、工作，第三步改變文- 2 -本框?qū)傩?。第一步?zhí)行插入文本框時，立即跳出“在此建立圖形”的對話框，若在對話框內(nèi)建立文本框，對話框?qū)⒄紦?jù)一定頁面，破壞公文格式。第三步需完成三項工作。一是去掉線條顏色，二是對版式作高級設(shè)置，三是設(shè)置文本框內(nèi)部邊距。光是這兩個步驟就有許多細節(jié)要處理，程序相當繁瑣。2版頭分隔線定位欠準確操作復雜命令（令）格式不需要印制版頭分隔線，信函格式和文件（通用）格式必須印制，紀要格式可根據(jù)需要參照文件格式制作。信函格式要求在發(fā)文機關(guān)標志之下4毫米處印一條上粗下細、長170mm的紅色雙線，紀要格式和文件格式要求于發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。版頭分隔線一般

7、采用插入線條的形式制作。紀要格式由于發(fā)文機關(guān)標志采用文本框定位，線條與文本框之間沒有適合的方法設(shè)置出0.4厘米的距離，往往導致信函格式版頭雙線定位不準確。紀要格式和文件格式則要雙擊分隔線，執(zhí)行版式-高級，將圖片位置-水平對齊選擇相對于頁邊距居中對齊，垂直對齊設(shè)置為絕對位置-行、下側(cè)0.4厘米。在發(fā)文字號下邊緣插入橫線不好把握距離，靠近或離遠了，分隔線將不是相對發(fā)文字號下邊緣距離0.4厘米，而是相對于發(fā)文字號的上一行或下一行距離0.4厘米。（二）版頭精確設(shè)置的方法單一機關(guān)行文或奇數(shù)個機關(guān)聯(lián)合行文時，版頭采用文本框定位法設(shè)置既能精確定位，又能同時完成多要要素設(shè)置，簡單易行。偶數(shù)個機關(guān)聯(lián)合行文時，只

8、能采用文本框定位法設(shè)置發(fā)文機關(guān)標志，再用表格定位法設(shè)置發(fā)文字號、簽發(fā)人和分隔線。1單一行文版頭的精確設(shè)置執(zhí)行表格-插入-表格，插入單行單列表格，雙擊表格左上角的“田”字符號，執(zhí)行表格-文字環(huán)繞-環(huán)繞-定位，將水平設(shè)為相對于頁邊距居中對齊；垂直位置上，將命令（令）格式、紀要格式和文件格式設(shè)為相對于頁邊距2或3.5厘米對齊，信函格式設(shè)為相對于頁面3厘米對齊；距正文的所有數(shù)值設(shè)為0，全部去掉選項前的“”。單擊確定，返回表格頁面。單擊邊框與底紋，顏色選為紅色，信函格式還需將線型改為上粗下細的雙線。然后單擊預覽處上、左、右線條以去掉表格相應線條的顏色，保留下線作為分隔線（命令無須保留下線）。隨后把信函格

9、式的列寬設(shè)為17厘米，命令- 3 -格式、紀要格式和文件格式的列寬均設(shè)為15.6厘米。單擊確定，退出表格屬性對話框，在表格內(nèi)輸入相關(guān)信息。信函格式輸入發(fā)文機關(guān)標志并處理字體、字號、顏色之后，執(zhí)行格式-段落-間距，將段后設(shè)為0.4厘米。紀要格式和文件格式則在表格內(nèi)完成發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號和簽發(fā)人的設(shè)置，最后在發(fā)文字號所在行設(shè)置段后0.4厘米。至此發(fā)文機關(guān)標志與版頭分隔線設(shè)置工作全面完成。2聯(lián)合行文的版頭設(shè)置聯(lián)署發(fā)文，若機關(guān)個數(shù)為奇數(shù)，依然適用表格定位法。在中間的機關(guān)名稱后添加“文件”二字，其余機關(guān)名稱以中間機關(guān)名稱為基準左側(cè)對齊即可完成機關(guān)標志設(shè)置，其余設(shè)置與上文無二。偶數(shù)個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文時，版

10、頭設(shè)置相對復雜。先建立一個橫排文本框，輸入機關(guān)名稱，調(diào)整字體字號和套色。雙擊文本框邊框，跳出“設(shè)置文本框格式”對話框，單擊版式-高級，將圖片位置位置-水平對齊選為相對于頁邊距居中對齊；垂直設(shè)置：命令（令）格式、紀要格式和文件格式設(shè)置為絕對位置-頁邊距，下側(cè)2或3.5厘米；信函格式設(shè)置為絕對位置-頁面，下側(cè)3厘米。將文字環(huán)繞設(shè)為“上下型”，以使機關(guān)標志占滿所在行空間。確定，返回“設(shè)置文本框格式”對話框，單擊文本框，把內(nèi)部邊距所有數(shù)值設(shè)為0，同時去掉“word在自選圖形中自動換行（W）”前的“”，選中“重新調(diào)整自選圖形以適應文本（T）”，使文本框自動調(diào)整邊框，緊密貼近文字。文本框格式屬性改變完畢，

11、將光標移到最后一個機關(guān)名稱后，連按四次空格鍵，留出兩字空格，拉動文本框右邊框，使空字行剛好顯示段落標記。再建一個文本框，輸入“文件”二字，將該文本框內(nèi)邊距數(shù)值設(shè)為0，再以機關(guān)名稱中部為基準，將“文件”文本框移到其右側(cè)，使兩個文本框的右邊框重合。最后，分別單擊文本框邊框，把邊框線條顏色去掉。隨后，緊貼著發(fā)文機關(guān)標志插入單行單列及固定列寬為15.6厘米的表格，輸入發(fā)文字號及簽發(fā)人，參照前文設(shè)置分隔線，唯垂直對齊不予處理。至此，偶數(shù)個機關(guān)聯(lián)合行文的版頭制作完畢。四、版記的設(shè)置版記處分隔線一般用圖片定位法。文件格式在公文末頁地腳之上插入三條分隔- 4 -線，分別設(shè)置線高、版式和對齊方式。信函格式末頁無

12、分隔線，但首頁底端距下頁邊20毫米處要印制一條上細下粗的紅色雙線，除了要設(shè)置版式和對齊方式（垂直設(shè)置為絕對位置-頁邊距，下側(cè)24厘米），還要調(diào)整線型、顏色。先對而言，版記分隔線及信函格式首頁底端的雙線采用圖標定位法制作會更簡單，且定位更精確。（一）版記分隔線的的精確定位文件格式和紀要格式在末頁插入一個1列2行及固定列寬為15.6厘米的表格，輸入抄送機關(guān)（紀要格式是分送機關(guān)）、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期的相關(guān)信息。將表格定位為水平相對于頁邊距居中對齊，垂直相對于頁邊距底端對齊。邊框和底紋僅去掉左右線條顏色，將首末二線之高設(shè)為寬度1磅，即接近0.35毫米，將中線之高設(shè)為寬度3/4磅，即接近0.25毫米。由

13、于格式只推薦此三線高度之數(shù)值，且表格線條的粗細只能設(shè)置磅值，不能以厘米為單位設(shè)置，故此作接近式設(shè)置。（二）信函格式首頁底端的分隔線的精確設(shè)置在首頁中部插入一個單行單列的表格，將表格定位為相對于頁邊距居中水平對齊和相對于頁面底端垂直對齊，改變線條顏色，采用上細下粗的線型，去掉左、右、下三線顏色，最后將行高和列寬設(shè)為2和17厘米。值得注意的是，信函格式末頁雖無分隔線印制要求，但要求在底端印制分送機關(guān)，可參照文件格式版記分隔線表格定位法處理，去掉所有邊框的顏色。五、頁碼的設(shè)置頁碼要求數(shù)字左右各放一條一字線，一字線要求距離版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。一些文書人員在網(wǎng)絡(luò)發(fā)帖求教

14、實現(xiàn)頁碼設(shè)置的方法，熱心您能夠提供一字線和頁碼位置的設(shè)置方法，但距離版心下邊緣7mm的方法卻非精確設(shè)置之法。現(xiàn)介紹頁碼精確設(shè)置的方法。執(zhí)行插入-頁碼，設(shè)置為頁腳外側(cè)對齊，再單擊格式，數(shù)字格式選擇左右均帶橫線的形式。插入頁碼后，對任意單雙頁碼作右縮進1字符設(shè)置，對雙頁碼作左縮進1字符設(shè)置。最后雙擊頁碼文本框，將圖文框-垂直設(shè)為相對于頁邊距22.51厘米對齊。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。設(shè)置此格式，需要分節(jié)處理。將光標移到空白頁，執(zhí)行插入-分隔符，分節(jié)符類型選擇連續(xù)。執(zhí)行視圖- 5 -頁眉和頁腳，彈出“頁眉和頁腳”對話框，單擊“連接到前一個”圖標，跳出新對話框，單擊“否”

15、，使本節(jié)頁眉頁腳的格式與上一節(jié)不同，刪除本節(jié)任意單雙頁碼可也。注意，編輯頁眉頁腳后，頁眉處出現(xiàn)一條橫線，應執(zhí)行格式-樣式和格式，點擊清楚格式將其去掉。信函格式首頁不顯示頁碼，只要在插入頁碼對話框去掉“首頁顯示頁碼”選項就可。六、結(jié)束語黨政機關(guān)公文格式關(guān)于文字字體、字號、顏色的格式要求相對簡單，稍加學習就能掌握。由于公文主體處的格式主要關(guān)涉文字處理，故本文不述。頁面設(shè)置、版頭及版記各要素的位置排列則相對復雜。本文僅對這些有難度的格式的精確設(shè)置提供途徑，供廣工作者使用。【參考文獻】：p ：1_中央辦公廳、國務院辦公廳黨政機關(guān)公文處理工作條例M_中央辦公廳、國務院辦公廳“中辦發(fā)20_14號”文件2國家質(zhì)檢總局、國家標準化管理委員會黨政機關(guān)公文格式M中國質(zhì)檢出版社（中國標準出版社），20_年第1版P6、P6、P6、P3 、P6、P6、P33國家質(zhì)檢總局、國家標準化管理委員會GB/T 970420_國家標準應用指南中國質(zhì)檢出版社（中國標準出版社），20_年第1版4柳新華、岳海翔電子公文寫作：制作·傳輸·處理中國紡織出版社，2021年第1版5柳新華實用電子公文處理教程科學出版社，2021年8第1版6張江艷電子公文寫作實訓教程高等教育出版社，2021年第1版黃愛華：女，中山大學文學博士，廣東女子