行政管理制度大全公文處理管理規(guī)定

1、武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司W(wǎng)uhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd來自www. 372 2 on資料搜索網(wǎng)公文處理管理規(guī)定（試行版）KY-GL-G-02-A版次A/O分發(fā)號持有人狀態(tài)受控非受控口作廢口密級秘密 機密口 絕密口編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期2008年8月 日發(fā)布2008年8月 日試行1 目的 12 范圍 13 定義 14 職責(zé) 15 程序 15.1 公文的種類 15.2 公文格式 25.3 行文規(guī)則 65.4 發(fā)文處理 65.5 收文處理 75.6 文件發(fā)放管理 85.7 公文的歸檔及管理 86 相關(guān)文件

2、 97 記錄 91 目的為使公司的行政公文處理工作進一步規(guī)范化、科學(xué)化，保證公文處理的準(zhǔn)確性和及時性，滿足公司的實際需求，特制訂本規(guī)定。2 范圍本規(guī)定適用于公司公文的發(fā)文、行文及分發(fā)處理全過程的管理工作。3 定義3.1 公文是指管理過程中所形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務(wù)文書，以及經(jīng)營更新過程中的大部分記錄資料。公文是傳達貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)方針、政策以及相關(guān)指示的重要工具，并且還是報告工作、交流經(jīng)驗的重要渠道。3.2 公文處理是指公文的收發(fā)、傳閱、呈送、請辦、承辦等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。4 職責(zé)4.1 總經(jīng)理工作部是公司公文的處理管理機構(gòu)，負責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、

3、立卷、歸檔和銷毀工作，負責(zé)指導(dǎo)公司各部門的公文處理工作。4.2 公司各職能部門負責(zé)本部門主導(dǎo)發(fā)行的公文處理，并安排專人負責(zé)部門公文的發(fā)放、傳遞、立卷并定期歸檔到總經(jīng)理工作部。5 程序5.1 公文的種類a) 決定 ：適用于對重大事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員、變更或 者撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。b) 通知 ：適用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位公文，要求辦理和需要各部門周知 或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。c) 通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。d) 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單位的詢問。e) 請示：適用于向上級單位請求指示

4、、批準(zhǔn)。f) 批復(fù)：適用于答復(fù)所隸屬單位請求事項。g) 函 ：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)等。h) 會議紀(jì)要 ：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。5.2 公文格式公文格式由文頭、正文、文尾三部分組成。5.2.1 文頭部分包括文頭名稱、發(fā)文字號等項，若是密級文件和緊急公文，則還應(yīng)該包括密級、保密期限和緊急程度。 文頭名稱a) 在經(jīng)營活動中以公司名義對內(nèi)、對外發(fā)布的文件，使用“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司”的紅色文頭發(fā)文。 (格式見附表)b) 請示、報告以公司名義向上級領(lǐng)導(dǎo)報告、請示時，使用上行紅色文頭發(fā)文。

5、(格式見附表)c) 以部門名義對公司內(nèi)部發(fā)布的事務(wù)性文件及公司內(nèi)部辦理例行公事與應(yīng)急公文等，使用普通文頭發(fā)文。(格式見附表)d) 傳真公司及各部門對外發(fā)傳真以“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司傳真”的普通文頭發(fā)文。 (格式見附表)e) 會議紀(jì)要公司會議紀(jì)要分為兩類： “會議紀(jì)要”、 “專題會會議紀(jì)要”。由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人主持召開的會議稱為辦公會，并形成辦公會會議紀(jì)要，發(fā)文名稱為“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司會議紀(jì)要”(格式見附表)， 由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)；由公司總經(jīng)理或部門負責(zé)人主持召開的專題工作會議稱為專題會，并形成專題會會議紀(jì)（格式見附要，發(fā)文名稱為“武漢凱迪綠色能源

6、開發(fā)運營有限公司專題會會議紀(jì)要” 表），由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)。 發(fā)文字號a）發(fā)文字號由部門代字、年號、順序號組成，年號應(yīng)該寫全b）公司部門規(guī)范簡稱、公司文代號見下表：名稱簡稱公司文代字武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司凱迪運營凱迪運營字總經(jīng)理工作部總經(jīng)部凱迪運營總經(jīng)字人力資源部人資部凱迪運營人字財務(wù)部財務(wù)部凱迪運營財字經(jīng)營計劃部經(jīng)營部凱迪運營經(jīng)字采購部采購部凱迪運營采字燃料管理部燃料部凱迪運營燃字安環(huán)質(zhì)保部安環(huán)質(zhì)保部凱迪運營安環(huán)字凱迪運營審字新材料事業(yè)部新材料事業(yè)部凱迪運營材字生廠技術(shù)部生技部凱迪運營生技字c）傳真發(fā)文字號以公司名義發(fā)傳真，發(fā)文代字為“凱迪運營傳字”，須由

7、公司總經(jīng)理簽發(fā)。以部門 名義發(fā)傳真，如人力資源部發(fā)傳真發(fā)文代字為“人資傳字”，須由部門負責(zé)人簽字。d）部門或個人就某一個具體工作內(nèi)容、步驟、程序進行協(xié)商、布置及請示時用三 單制，即工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單和請示報告單。 密級、緊急程度a）密級公文應(yīng)分別注明“秘密”、“機密”、“絕密”等級，還應(yīng)有份數(shù)編號。b）緊急公文應(yīng)分別根據(jù)緊急程度，分別注明“急件”、“特急”字樣?！凹奔币?提前辦，“特急”要求立即辦。c）密級、緊急程度寫于文頭右上角，密級與緊急程度同時使用時，密級置上，緊急程度置下，上下對齊5.2.2 行文部分行文部分：包括公文標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等項。5

8、.2.2.1 公文標(biāo)題一般包括發(fā)文單位、事由、文種三部分；或只寫事由、文種。a） 發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。b） 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除規(guī)范文件外，一般不使用標(biāo)點符號。c） 下發(fā)公司行政規(guī)章制度的公文用“頒發(fā)”，其他屬公司產(chǎn)生的公文用“印發(fā)”，下發(fā)上級、同級或不相隸屬公文用“轉(zhuǎn)發(fā)”。轉(zhuǎn)發(fā)公文，要將事由寫清楚，原標(biāo)題不必照抄，但不能用原發(fā)文字號代替。 主送單位a） 上行公文的主送單位一般只寫一個，而請示則只能是一個；對請示予以回復(fù)時，主送單位也只能是上行請示的那一個單位。如需同時報送其他單位，應(yīng)采用抄送的形式。b）

9、公司普發(fā)性的公文，主送單位按慣例排列，即“公司各部門”。c） 保密性公文和針對性公文，主送單位由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)確定，以“公司相關(guān)各部門”行文。 正文a） 正文開頭應(yīng)提出要點，接著要通過敘事、說理、表明目的。正文的結(jié)尾，要簡單樸素。對上行文，不要求答復(fù)的工作報告，結(jié)束語可用“以上報告，請審查”。要求上級批準(zhǔn)、批復(fù)的，可用“以上請示，請批復(fù)”。要求上級轉(zhuǎn)批的，可用“如無不妥，請轉(zhuǎn)批”等語。平行文的結(jié)尾一般用“特此函達、特此函復(fù)”等語，下行文的結(jié)尾，一般用“此復(fù)”、 “以上各點，望認真貫徹執(zhí)行”等語。b） 正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時，標(biāo)識方法為：第一級用一、二、三、第二級用（一）、（二）、

10、（三）、第三級用1、2、3第四級用（1）、（2）、（3）、c）公文正文內(nèi)容從左至右橫寫、橫排；用紙應(yīng)按國際標(biāo)準(zhǔn)為A4,左側(cè)裝訂。標(biāo)題用小 2 號小標(biāo)宋體字，正文用3 號仿宋體字。d） 公文中各組成部分的標(biāo)示規(guī)則，參照國家行政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 附件公文如有附件，應(yīng)在正文之后，落款之前注明附件名稱和順序，附件名稱、順序要與正文所列的名稱、順序一致。若附件的名稱已作為公文標(biāo)題的主要內(nèi)容，在正文則不必再作標(biāo)注。附件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在用印頁之后另起一頁, 并盡可能與正文裝訂在一起。如附件篇幅較長，制作復(fù)雜，可分別裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。 落款a） 落款應(yīng)在正

11、文之后偏右的位置。當(dāng)頁有足夠頁面的落款應(yīng)隨當(dāng)頁。頁面不夠順轉(zhuǎn)下頁空白的，應(yīng)落在空頁的適當(dāng)位置，并在落款之前的空白的地方用括號注明“此頁無正文”字樣。b） 落款用發(fā)文單位的全稱，不得用簡稱。聯(lián)合行文，落款主辦單位列在首，其它依序排列。c） 凡以紅頭印發(fā)的公文，必須落款。 印章公司級公文一律加蓋印章下發(fā)。會議紀(jì)要由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，以紅頭形式下發(fā)，不需加蓋印章。以部門名義發(fā)文、發(fā)傳真等由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 文件日期文件日期要用漢字，不能略寫。會議紀(jì)要不落款，也不署成文日期。5.2.3 文尾部分文尾部分，包括主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等項。 文尾部分應(yīng)置

12、于行文部分結(jié)束之頁面的末端，頁面不夠就轉(zhuǎn)下頁，置空白頁的末端。 文尾部分各項按主題詞（下劃一長橫線）、抄送單位（下劃一長橫線）、印發(fā)單位和印發(fā)日期（下劃一長橫線）為序排列。 主題詞一般不超過三個，統(tǒng)一由總經(jīng)部根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定編寫。 抄送單位：對須周知或需協(xié)助辦理的非主辦部門，用“抄送”署以抄送單位規(guī)范化的簡稱。 印發(fā)單位和印發(fā)日期同行。左側(cè)頂格署“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司” ，右側(cè)頂格署“x 年 x 月 x 日” ，印發(fā)日期以打印日期為準(zhǔn)。1.3 行文規(guī)則a) 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，盡量少發(fā)公文。b) 各部門依據(jù)部門職權(quán)可以

13、相互行文和向上級分管領(lǐng)導(dǎo)行文，除以部門文、傳真的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，一般不得對外用紅頭文件。c) “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只有一個主送人(或部門)，需要同時送其他人(或單位)的應(yīng)當(dāng)用抄送形式。d) “報告”不得夾帶請示事項。e) 公司內(nèi)部如進行簡單、迅速的工作聯(lián)系和行政指令可以通過“請示報告單、工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單”。1.4 發(fā)文處理公文管理主要流程見公文管理流程圖1.4.1 公司的發(fā)文分為對內(nèi)發(fā)文和對外發(fā)文。對內(nèi)發(fā)文的對象為公司各部門和下屬各生物質(zhì)電廠，對外發(fā)文的對象包括凱迪系列公司、客戶、合作伙伴等。1.4.2 發(fā)文處理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序。1.4.2

14、.1 擬稿公司發(fā)文由發(fā)文部門按照“公司行文格式”要求草擬好送審稿，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一編號、填寫送審會簽單。部門發(fā)文由發(fā)文部門按照公司“部門文格式”要求草擬好文稿，并由各部門文員統(tǒng)一登記、編號，送部門負責(zé)人審核后，經(jīng)分管副總簽發(fā)。發(fā)文部門草擬公文時應(yīng)做到：a) 公文內(nèi)容不得與國家法律、法規(guī)、政策和公司的制度、規(guī)定相抵觸。b) 情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。c) 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日。若引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明英文縮寫。d) 必須使用國家法定計量單位。e)

15、 公文中的數(shù)字，除成文時間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 會簽公司發(fā)文會簽由總經(jīng)理工作部組織并填寫公文送審會簽單，部門發(fā)文會簽由主辦部門組織。發(fā)文凡涉及多個部門的應(yīng)由相應(yīng)部門負責(zé)人會簽。 核稿公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿。對不符合行文要求的文稿應(yīng)及時退回修改及重辦。核稿時應(yīng)在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查。核稿的重點是：a) 是否需要行文；b) 有關(guān)部門是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；c) 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；d) 公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定

16、； 簽發(fā)a) 公司對外發(fā)文由總經(jīng)理工作部部長審核后，送公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)。b) 部門發(fā)文由分管副總簽發(fā)。 印發(fā)經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)后的公司級公文由總經(jīng)理工作部負責(zé)印發(fā)。文稿印刷前，擬稿人應(yīng)對稿樣進行校對并簽字，總經(jīng)理工作部應(yīng)對審批、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進行復(fù)核，印刷完畢后文件由總經(jīng)理工作部負責(zé)發(fā)送。經(jīng)分管副總簽發(fā)后的部門公文由發(fā)文部門自行負責(zé)印發(fā)，存檔。1.5 收文處理1.5.1 收文處理指對收到的公文的辦理過程，一般包括簽收、審核、登記、批辦、承辦、催辦、回復(fù)、傳閱等程序。a) 簽收、審核、登記。公文統(tǒng)一由總經(jīng)理工作部負責(zé)簽收、分類、審核、登記。其他各部門收

17、到的公文若需公司總經(jīng)理批閱的必須統(tǒng)一轉(zhuǎn)至總經(jīng)理工作部簽收，各部門不得自行呈報。b) 批辦。公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人在批示公文時，應(yīng)明確批示主辦部門和協(xié)辦部門。對具體請示、報告的批復(fù)應(yīng)簽署明確意見。需公司其他領(lǐng)導(dǎo)閱知的，可進一步批轉(zhuǎn)至其他領(lǐng)導(dǎo)。c) 承辦。主辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時處理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求及時辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。協(xié)辦部門應(yīng)積極協(xié)助、配合主辦部門完成公文辦理任務(wù)。d) 催辦。總經(jīng)理工作部負責(zé)對公文進行催辦，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋催辦結(jié)果。公司催辦原則為：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。具體參見行政事務(wù)管理規(guī)定。e) 回復(fù)。

18、主辦部門完成辦文后應(yīng)及時將辦文結(jié)果回復(fù)總經(jīng)理工作部。f) 傳閱。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)閱示的公文，由總經(jīng)理工作部組織傳閱，有關(guān)部門均不得積壓，也不得自行橫傳。1.5.2 對收到的傳真公文，按照以上收文程序辦理。公文傳真文件除會議通知等一般告知、周知性文件外，應(yīng)向發(fā)文單位索取正式件，以便存檔備查。1.5.3 收到的屬于密級文件范圍的公文處理，執(zhí)行密級文件管理規(guī)定。1.6 文件發(fā)放管理1.6.1 文件簽批后，公司級文件由總經(jīng)理工作部負責(zé)發(fā)放，保證文件信息的內(nèi)部傳遞。部門文件由各部門自行發(fā)放。1.6.2 各部門指定專人負責(zé)管理文件，在收到文件后及時將文件送達部門負責(zé)人，部門負責(zé)文件的公布、傳閱，保證文件的及時

19、傳達。1.7 公文的歸檔及管理1.7.1 公司文件在結(jié)辦后3 天內(nèi)，交總經(jīng)理工作部歸存。1.7.2 公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交總經(jīng)理工作部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。1.7.3 任何個人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。1.7.4 銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。1.7.5 每年年初總經(jīng)理工作部將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。5 8 公文處理流程圖6 相關(guān)文件a) 行政事務(wù)管理規(guī)定b) 密級文件管理規(guī)定7 記錄7 1 公司上行公文格式(KY-GL-G-02-A-0

20、1)7 2 公司公文格式(KY-GL-G-02-A-02)7 3 公司會議紀(jì)要格式(KY-GL-G-02-A-03)7 4 公司專題會議紀(jì)要格式(KY-GL-G-02-A-04)7 5 公司便函格式(KY-GL-G-02-A-05)7 6 公司傳真格式(KY-GL-G-02-A-06)7 7 公司收文處理單格式(KY-GL-G-02-A-07)7 8 公司發(fā)文送審會簽單格式(KY-GL-G-02-A-08)7 9 公司發(fā)文登記表格式(KY-GL-G-02-A-09)武漢凱迪綠色能源力凱迪xx字【】 號標(biāo)題（2號小標(biāo)宋體字）正文（3號仿宋體），1.5倍行距。（公司上行公文格式- 凱迪控股）主題詞：黑體小三抄報：抄送:武漢凱迪綠色能源力凱迪xx字【標(biāo)題（2號小標(biāo)宋體宇）正文（三號仿宋字，間距 30磅）（公司公文格式）X年X月X日主題詞：黑體小三抄報：抄送:武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司年 月 日印發(fā)武漢凱迪綠色能源開2年第【會議時間: 會議地點: 參加人員: 會議名稱:.中送:年 月 日印發(fā)武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司武漢凱迪綠色能源開發(fā)運年第【】號會議時間: 會議地點: 參加人員: 會議名稱:豐送:武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司年 月 日印發(fā)武漢凱迪綠色能源開發(fā)運營有限公司W(wǎng)uhan Kaid