合同信用管理制度

1、XXX您司合同管理辦法第一章總則第一條目的規(guī)范公司合同管理程序，明確管理職責，界定管理層面，防范經 營風險，提高管理效率，根據(jù)中華人民共和國民法通則、中華人 民共和國合同法及有關法律法規(guī)，結合我公司實際情況指定本合同 管理辦法。第二條適用范圍公司各部門以公司名義對外簽訂的所有經濟合同一律采用本辦 法、非經濟類合同的簽訂參照本辦法的具體規(guī)定執(zhí)行。第三條合同定義本辦法所稱合同是指除勞務合同外，公司在生產經營過程中與 法人、自然人或其他經濟組織之間所簽訂的設立、變更、終止民事權 利義務關系的協(xié)議。第四條合同管理的定義合同管理是指對市場調研、資信審查、意向接觸、談判、合同擬 定、審查會簽、簽署、備案、

2、履行、變更、終止、解除、糾紛處理、 立卷歸檔等全過程的管理。第五條合同分類合同包括采購合同、銷售合同、借款合同、租賃合同、建設工程 合同、運輸合同、技術合同、保管合同、倉儲合同、服務合同等，公 司對外采購單列入經濟合同進行管理。第六條合同管理體制合同管理是公司管理的重要內容，是指公司內部法律監(jiān)督機制的 重要組成部分，公司實行預防為主、分級管理、統(tǒng)一授權、分工負責、 歸口把關的合同管理體制。合同管理實行承辦部門負責制與審查會簽責任制相結合的責任 制度。第二章 合同管理的部門分工與職責第七條 歸口主管部門及職責公司法務合約部為合同歸口管理部門，對公司合同實行綜合歸 口、分類建檔并實施跟蹤管理制度，

3、跟蹤管理貫穿合同談判、起草、 簽訂、履行、訴訟的全過程，以及時預防合同風險。法務合約部部在合同管理工作中的主要職責是：(1)貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為合同承辦 部門提供法律服務，包括提供合同范本、進行資信審查等；(2)建立健全公司合同管理制度，監(jiān)督、檢查各部門合同履情 情況；(3)參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂工作。(4)統(tǒng)一管理法定代表人委托書和公證、簽訂事宜，管理合同 專用章；(5)負責合同備案文本的管理，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計及報告制 度；(6)組織合同管理知識培訓；(7)在會簽或參與重大合同談判過程中，負責審查合同主體、 內容、形式的合法性、嚴密性、可行性；(8

4、)參與合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁或訴訟活動；(9)其他相關管理工作。第八條合同管理體制需要以公司名義訂立各種具有履約性質的協(xié)議、 文件的部門，為 合同承辦部門。承辦部門應根據(jù)項目需要指定合同承辦人。合同承辦部門職責：(1)指定合同承辦人，進行市場調研，意向接觸，資信調查，報請部門負責人審批;(2)組織合同的談判;(3)對法務合約部提供的合同范本或經法務合約部審核修改的 對方范本進行填充，并組織審查會簽；(4)組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權委托書；(5)負責合同的履行、變更、解除及糾紛處理；(6)收集本辦法的執(zhí)行情況信息，提出修改意見；(7)其他需要承辦部門負責的工作。第九條 合同審查

5、會簽部門及職責合同簽訂之前應當經財務中心、審計督察部、法務合約部，以及 合同項目所涉及的相關業(yè)務管里部門審查會簽。 相關業(yè)務管里部門范 圍，由承辦部門根據(jù)項目所涉及的計劃、 歸口管理、綜合事務、勞動、 人事、安全、技術、生產、建設等問題確定：(1)財務中心負責對合同支付方式的合理性、風險性、財務手 續(xù)的合理性、合規(guī)性，擔保財產合法性、安全性進行審查。(2)審計督察部負責對合同審批手續(xù)的合法性以及合同價款的 合理、合法性進行審查。對合同辦理的程序及相關當事人行為的合法 性、合規(guī)性、真實性進行監(jiān)督檢查。(3)相關業(yè)務部門按本部門職責，負責對合同所涉及本部門業(yè)務范圍的相關條款的合法性、可靠性、可行性

6、、安全性是否符合相關 標準及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。(4)法務合約部審查會簽職責，按本辦法第七條第二款第(7)項的規(guī)定執(zhí)行。第十條合同承辦人職責承辦人應對合同自簽訂時起至履行完畢止的全過程負責，對期間出現(xiàn)的任何與合同有關的問題，按國家有關法律規(guī)定及本辦法的規(guī) 定，須及時與本部門負責人、法務合約部進行協(xié)商，并以承辦人為主 進行處理。第十一條監(jiān)督主管部門法務合約部依其職責對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行 跟蹤、管理；審計監(jiān)督部依其職責對合同辦理的程序及相關當事人行 為的合法性、合規(guī)性、真實性進行監(jiān)督檢查。第三章合同簽訂的一般程序第十二條合同草簽(1)資信調查，確定合作主體是否符合簽約

7、要求、是否具備履 行合同的能力，包括：a.具有履約能力。b.具有履約行用：無嚴重違約事實c.在簽署本合同時，不存在任何司法機關、仲裁機構或行政機 關作出的任何對履行本合同產生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。d.其他與合同簽訂、履行相關的事項。對不符合前款規(guī)定的當事人，如果必須與其簽訂合同時，應由其 提供合法、真實、有效的擔保。(2)合同填充根據(jù)法務合約部提供的對方合同范本進行合同內容的填充：a.價款與支付方式或合作條件、雙方權利與義務、違約責任、 爭議解決方式等。b.合同有效期限的確定。c.合同文本分數(shù)應按實際需要確定，但我方至少保存兩份用于 存檔和備案。第十三條談

8、判重大合同應組成談判小組進行談判， 一般應有財務中心。法務合 約部、審計督察部、技術及與合同內容相關的部門人員參加，承辦部 門負責組織和確定具體人員范圍。(1)召開準備會議，明確談判事項，確定談判原則、策略、重點及主談人員，統(tǒng)一部署。(2)承辦人對談判中遇到的重大問題，應及時向本部門負責人 匯報。(3)談判結束后，承辦人制作談判紀要，并經我方全體參加人 員簽字確認。內容包括：a.準備會議情況，包括會議時間、參加人員、形成的一致意見、 聲明保留意見、法律意見等。b.談判情況，包括進展情況、取得的成果、雙方存在的主要分 歧，以及下一步我方談判人員提出的應對意見。第十四條審查會簽(1)承辦人填制合同

9、審批表，附合同草案等經承辦部門負責人 簽署后送會簽部門簽署意見。(2)會簽部門應提出具體審查意見，并由審核人簽字。第十五條審批承辦人將各部門會簽后的合同審批表連同合同草案送交法定代 表人審批。第十六條簽署與備案(1)經審批的合同由承辦人將正式合同文本送交法定代表人或 其授權委托的代理人簽署。(2)法定代表人授權委托代理人簽署的，應由承辦人會同法務 合約部辦理授權委托書。(3)合同簽署后，承辦人送法務合約部加蓋合同專用章。法務 合約部保留合同原件備案。第十七條 公司各部門一律不得以自己名義對外簽訂合同或履約 性質的任何書面文件。第十八條 法定代表人不親自簽署而授權代理人簽署合同，應辦 理授權委托

10、書。第十九條除即時結清外，簽訂合同一律采用書面形式。第四章合同簽訂的程序第二十條 對于數(shù)額及風險較小的合同，以及特殊緊急情況下的 應急事項合同，可不經談判、會前程序，直接按本辦法第十二條、第 十五條、第十六條的規(guī)定辦理。第五章履行程序第二十一條 合同經簽字、蓋章，且約定的生效條件成就時方可 實際履行。合同生效之前，不得實際履行。第二十二條 承辦人按合同約定，承擔通知義務，組織合同的履 行，辦理相關事項，并及時填寫合同履行情況統(tǒng)計表，按季度報 法務合約部備案。第二十三條 承辦部門實施履約跟蹤統(tǒng)計，掌握實際率約情況。 對出現(xiàn)的各種問題，及時獲取證據(jù)、協(xié)調處理并向法務合約部及相關 部門報告。第六章變

11、更或解除程序第二十四條 合同需變更或解除時，合同承辦部門應在與法務合 約部等部門溝通后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原 因和答復的期限。變更或解除合約的協(xié)議草案一經達成， 需按本辦法 第三章的相關規(guī)定辦理。第二十五條合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的 書面文件、電話、郵件等，應及時與法務合約部等部門溝通，請示法 定代表人后，在規(guī)定或約定的時間內說面答復對方。 如必須變更或解 除，應與他方達成變更或解除的書面協(xié)議草案，確定索賠條件，并按 本辦法第三章相關規(guī)定辦理。第二十六條 對不可抗力或國家政策調整原因而使合同不能履行 或延期履行的，應及時書面通知對方或及時取得對方遇有上述

12、情況的 證明材料，主動與合同有關各方協(xié)商處理。第二十七條 有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔保單位的公章或合同專用章第二十八條 需有關行政部門批準的合同，變更或解除合同應報 原批準部門批準。第二十九條 經公證、鑒定的合同，所達成的變更或解除合同的 協(xié)議需報原公證、鑒定機關備案第三十條 涉外合同的變更或解除，法律有特殊規(guī)定的應按規(guī)定 辦理。第七章糾紛處理第三十一條 合同他方當事人違反約定或提出履行異議的，承辦 部門必須協(xié)同法務合約部在法定或約定的時間內以法定或約定的方 式答復。第三十二條 出現(xiàn)糾紛，承辦部門應立即向法務合約部報告，重 大情況向法定代表人報告，并收集整

13、理處理合同爭議的文件和證據(jù)資 料。第三十三條 合同糾紛協(xié)商、調解應由合同承辦部門與法務合約 部共同進行。協(xié)商或調節(jié)達成一致時，應依合同簽訂程序簽訂書面協(xié) 議。協(xié)商或調節(jié)不能達成一致時，應在法律規(guī)定的時效期限內，可按 合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應同法務合約部確 定代理人、應對方案等，并向總裁請示。第八章檔案管理與使用程序第三十四條簽署合同加蓋公司合同專用章由法務合約部統(tǒng)一管 理，建立合同管理臺帳制度，每次加蓋印章均需在臺帳上詳細等記。合同管理臺帳的主要內容包括：序號、合同編號、經辦人、簽約 日期、合同價款、對方單位及備注等。第三十五條合同蓋章簽訂后公司必須保存兩份原件用于存檔和

14、 備案，防止僅存單份證據(jù)可能滅失。承辦部門可持復印件一份。第三十六條 合同證據(jù)資料包括合同正式簽訂前、履行過程中、 糾紛發(fā)生后產生的資料，包括但不限于：合同當事人的資信資料、法 定代表人省份證明書、法定代表人授權委托書、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí) 照、來往函件、數(shù)據(jù)電文、招投標文件、合同文本、補充協(xié)議、來 往函件的簽收單據(jù)、財務結算憑證、起訴狀、答辯狀等，以上證據(jù)資 料由法務合約部分類歸檔保存。第三十七條 合同文件的流向由法務合約部控制，相關部門如確 需借閱、復印或摘錄合同資料的，按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。第三十八條檔案的使用，按公司檔案及商業(yè)秘密管理有關規(guī)定 執(zhí)行。第九章附則第三十九條 本辦法有關規(guī)定若與國

15、家法律、法規(guī)相抵觸的，按國家法律、法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行第四十條 本辦法由法務合約部制定并負責解釋第四十一條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。XXXX公司X年X月X日XXXX司授權委托事務管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司授權委托事務管理制度，建立并完善公司經 營法律風險事前防范體系，保障各項工作依法高效、有序的運行，切 實維護我公司的合法權益，根據(jù)中華人民共和國合同法、中華人 民共和國公司法及有關法律法規(guī)的規(guī)定，結合我公司實際情況制定 本辦法。第二條本辦法所稱授權委托書是指公司法定代表人授權委托公 司負責人在授權范圍內以公司或其法定代表人的名義行使職權或辦 理公司有關事務的法律文件，是被授權人或受托部門的權

16、利證明書。第三條 授權委托書中載明的權利應當符合國家法律、法規(guī)及公 司章程、規(guī)章制度的有關規(guī)定，不得含有任何違法和違返社會公德的 內容。第四條 被授權人或受托部門應當在授權委托書載明的權利范圍 內誠實并善意的行使該權利。只有授權委托書載明的被授權人或受托 部門才能行使該授權委托書所列權利。第五條 公司法定代表人由公司章程規(guī)定，是公司的合法代表， 有權對外從事所有公司行為，產生的法律后果由公司承擔；其他員工 依據(jù)法定代表人的授權進行相應對外工作， 由公司承擔授權委托事項造成的法律后果第二章適用范圍第六條 除法定代表人外，向下列政府主管部門申請辦理有關登 記、審批等手續(xù)，需辦理授權委托手續(xù)的，適用

17、本辦法：（一）工商行政管理機關；（二）稅務登記機關；（三）商標、專利管理機關；（四）其他政府管理機關。第七條代表公司進行商務談判或簽訂各類合同，需要辦理授權 委托手續(xù)的，適用本辦法。第八條 作為公司的代理人進行法律糾紛和解、 仲裁、訴訟事務, 需要辦理授權委托手續(xù)的，適用本辦法。第九條 公司的或作方，需要開具公司授權委托書的由合作方向 相關部門提出申請，相關部門按本辦法辦理相關委托事項。第三章管理部門及辦理程序第一節(jié)一般規(guī)定第十條 法務合約部是公司授權委托事務的管理部門、對公司授權委托事務實行統(tǒng)一歸口、分類審批和實時跟蹤的管理制度，以有效 預防法律風險的發(fā)生。第十一條 公司一切授權委托事項，均

18、須由經辦人填寫授權委托 申請表，填寫后提交法務合約部審查。經審查符合條件的，報法定代 表人審批后辦理或經法定代表人審批后直接到法務合約部辦理授權 委托手續(xù)；授權委托申請表的內容主要包括委托人、被委托人、授權 委托事項、權限、期限等。第十二條 授權委托書分為“政府公務專用”、“簽訂合同專用”、 “法律糾紛專用”三類，嚴禁混淆使用。第十三條出具授權委托書一份留法務合約部備案。第十四條 辦理授權委托事務需要使用公司印章的，參照公司印 章管理制度執(zhí)行，嚴禁向任何人出具加蓋印章的空白授權委托書。第十五條 被委托人應在授權代理期限和權限范圍內，盡職盡責 的完成委托事項，未經公司法定代表人同意不得擅自轉委。

19、第十六條 如果被委托人在授權期限內未完成委托事項，所屬部 門應當及時向法務合約部說明情況，并應在授權期屆滿后三日內將授 權委托書交回。需要重新授權或延長授權期限的，由法務合約部根據(jù) 實際情況予以辦理。第十七條如果被委托人超越委托權限對外進行承諾或者簽訂合同等法律事務活動，所屬部門應當及時向法務合約部說明情況， 由法 務合約部出具意見報法定代表人批示。第十八條 被委托人應定期向法務合約部說明辦理授權委托事務 的進展情況，以及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題，防止造成經濟損失。第十九條 被授權人要妥善保管好授權委托書， 不得出借、損毀、 遺失等；出現(xiàn)上述情況時，應立即書面報告法務合約部。被授權人申 請補辦的，由法

20、務合約部審核后，視情況決定是否補辦。第二十條根據(jù)工作需要，公司法定代表人可以隨時通知法務合 約部撤回或部分撤回授權委托。授權委托書持有人在接到通知后應及 時將其授權委托書交至法務合約部，由法務合約部在該授權委托書上 注明“撤銷”字樣，并注明撤銷日期。此時，該授權委托書失效。公司法定代表人部分撤回授權委托的，政策法務部應根據(jù)授權委 托人現(xiàn)授權權限，為其重新辦理授權委托書。必要時，原被授權人所 在部門應將撤銷或撤回情況通知相關當事人。第二十一條授權委托書一經撤銷或授權一經撤回，其效力則不 可恢復。第二十二條授權委托出現(xiàn)下列情況時終止：（一）授權期限屆滿或受托事務辦理完畢； （二）委托人取消授權或被

21、委托人辭去委托;（三）被委托人職務變動或喪失行為能力，不能完成受托事務；（四）被授權部門解散、合并、分立或者業(yè)務范圍發(fā)生變動。授權終止時，有關的授權委托書同時失效。其中，因出現(xiàn)前 款第（二）、（三）、（四）項情況而使授權委托終止的，被委托人或其 所在部門應負責將授權委托書及時交回公司法務合約部存檔。第二節(jié)政府公務第二十三條 辦理公務，應使用政府公務專用授權委托書。第二十四條 經辦人向法務合約部提交的授權委托申請表，應由 部門負責人簽字確認，重大事項須由法定代表人審批。第二十五條 法務合約部根據(jù)經辦人的申請，經審查符合條件的， 辦理授權委托手續(xù)；不符合條件的，應說明情況并要求經辦人補充。第二十六

22、條被委托人在辦理具體委托事務時，如果確有必要為 授權以外的行為時，應當事先通知法務合約部，必要時應請示法定代 表人，經批準后方可進行；其委托手續(xù)應在代理事項完成二日內補齊。第二十七條 被委托人在委托事項完成后三日內，應向法務合約 部提交工作報告，負載法務合約部留存的授權委托書上備案； 該工作 報告的內容包括授權委托事項的具體辦理經過及結果、委托書是否收 回或者交給對方等。第三節(jié)簽訂合同第二十八條對外進行談判及簽訂合同需要辦理授權委托手續(xù) 的，應使用簽訂合同專用授權委托書。第二十九條洽談、簽訂合同需要辦理授權委托手續(xù)的，由經辦 人填寫授權委托申請表，經部門負責人簽字確認后提交法務合約部， 經審查

23、符合條件的，報法定代表人審批辦理授權手續(xù)；不符合條件的, 應說明情況并要求經辦人補充。第四節(jié)法律糾紛第三十條本節(jié)所述法律糾紛是指已移交至法務合約部并指派給 專人處理的，公司運營過程中對內對外產生的一切糾紛。第三十一條 處理法律糾紛，應使用法律糾紛專用授權委托書。第三十二條經辦人填寫授權委托申請表，由法務合約部門負責 人簽字確認，報法定代表人審批后辦理授權委托手續(xù)。第三十三條 需要外聘法律顧問處理的，應由法務合約部指派一 名工作人員與法律顧問共同擔任代理人；由我公司指派的代理人員辦 理授權委托申請手續(xù)。第三十四條 外聘法律顧問單位提供授權委托書格式的，由法務 合約部對其形式、內容予以審查。經審查無異議的，辦理授權委托手 續(xù)；有異議的，雙方協(xié)商修改。第三十五條 被委托人在糾紛處理完畢后三日內，應向法務合約部辦理案卷歸檔；案卷應包括授權事項、辦理情況、委托書是否收回 或者交給對方等。法務合約部留存的授權委托書應附于案卷中存檔備 查。第四章法律責任第三十六條被委托人違反本辦法的規(guī)定從事無權代理、越權代 理或超過代理期限代理等行為的，由行為人自行承擔相應法律責任。第三十七條被委托人在授權委托事務辦理過程中，存在玩忽職 守、假公濟私等行為的，經法務合約部