行政管理部檔案管理崗位工作手冊(cè)

1、 久泰能源科技有限公司行政管理部檔案管理崗位工作手冊(cè)編制：吳洪芹復(fù)核：審批：下發(fā)日期： 年 月 日?qǐng)?zhí)行日期： 年 月 日1目 錄一、目的6二、適用范圍6三、崗位職責(zé)6四、公司檔案簡(jiǎn)述7（一）職能分工7（二）現(xiàn)存檔案7（三）設(shè)備用具7五、檔案工作8（一）收集81、歸檔范圍82、不歸檔范圍：93、歸檔時(shí)間94、歸檔要求105、檔案交接表11（二）分類(lèi)121、文書(shū)檔案122、產(chǎn)品檔案133、基建檔案134、設(shè)備檔案135、科研檔案146、會(huì)計(jì)檔案147、人事檔案158、實(shí)物檔案159、聲像檔案1610、資質(zhì)證書(shū)1611、流動(dòng)檔案1712、電子檔案17（三）整理181、文書(shū)檔案182、科技檔案233、

2、實(shí)物檔案264、照片檔案27（四）保管281、庫(kù)房282、檔案代理卡283、定期檢查、清點(diǎn)29（五）借閱301、找什么302、怎么找303、去哪找304、如何借31（六）統(tǒng)計(jì)32（七）保密32（八）編研33（九）銷(xiāo)毀34（十）考核341、公司考核342、集團(tuán)考核353、外部考核35（十一）培訓(xùn)35六、附則35附件1：36附件2：37附件3：54附件4：56附件5：57附件6：58附件7：59附件8：60附件9：61附件10：62附件11：63附件12：64附件13：65附件14：66附件15：77附件16：87行政管理部檔案管理崗位工作手冊(cè)一、目的 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性和

3、保密性，有效積累和收集各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的文件記錄，合理有效利用檔案資料，現(xiàn)根據(jù)企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表、久泰能源集團(tuán)檔案管理制度、山東公司檔案管理實(shí)施細(xì)則，結(jié)合公司實(shí)際，特制定檔案管理崗位工作手冊(cè)。二、適用范圍 本手冊(cè)是對(duì)檔案工作的進(jìn)一步梳理和明確，適用于行政管理部檔案管理崗位三、崗位職責(zé)堅(jiān)守崗位，熱情服務(wù)，嚴(yán)守機(jī)密，立足做好本職工作；參加工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱、產(chǎn)品鑒定會(huì)及科技成果鑒定會(huì)；負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、鑒定、整理、分類(lèi)、組卷、編目及上架入庫(kù)；負(fù)責(zé)本公司檔案借閱、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀、總結(jié)，做好調(diào)研以便更好服務(wù)；負(fù)責(zé)庫(kù)房管理，保持庫(kù)房清潔，做好“九防”，對(duì)各類(lèi)檔案

4、及時(shí)檢查，及時(shí)修復(fù)破損檔案。四、公司檔案簡(jiǎn)述（一）職能分工行政管理部為公司檔案管理部門(mén)，目前共設(shè)三個(gè)檔案室：綜合檔案室、人事檔案室、財(cái)務(wù)檔案室。人事檔案室和財(cái)務(wù)檔案室分別由人力資源部和財(cái)務(wù)部單獨(dú)管理，并接受行政管理部的監(jiān)督和指導(dǎo)。行政管理部負(fù)責(zé)除財(cái)務(wù)檔案、人事檔案以外的公司其他各類(lèi)檔案的統(tǒng)籌管理；負(fù)責(zé)設(shè)立公司專(zhuān)職檔案員崗位，組織各部門(mén)建立健全公司專(zhuān)職檔案員隊(duì)伍，并開(kāi)展培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行集團(tuán)和公司有關(guān)檔案管理規(guī)章制度，并進(jìn)行適時(shí)修訂和補(bǔ)充。（二）現(xiàn)存檔案公司根據(jù)集團(tuán)檔案提升工程的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行合理分類(lèi)，形成了文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、職工、實(shí)物、聲像、電子等多種類(lèi)型的檔

5、案。截至2012年1月1日，共形成檔案70752件，其中：文書(shū)檔案23959件，基建檔案30553件，設(shè)備檔案5151件，會(huì)計(jì)檔案3820件，職工檔案1188件，實(shí)物檔案159件，聲像檔案168件，電子檔案5754件。（三）設(shè)備用具檔案盒：符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、聲像檔案盒；印章：久泰能源科技有限公司全宗章、臨沂久新能源公司全宗章、文書(shū)歸檔章、科技?xì)w檔章、數(shù)字印章、10年章、30年章、永久章；電子設(shè)備：中晶A3掃描儀1臺(tái)、臺(tái)式電腦3臺(tái)（辦公室、借閱室、庫(kù)房）、HP打印機(jī)1臺(tái)、除濕機(jī)2臺(tái)、溫濕度計(jì)表2個(gè)；其他工具：打孔機(jī)、大小訂書(shū)機(jī)、裝訂線、鉤針、不銹鋼釘?shù)取Ｎ?、檔案工

6、作（一）收集檔案工作具有系統(tǒng)性和連貫性。檔案收集是開(kāi)展檔案整理、分類(lèi)、編目、保管、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等一系列工作的首要環(huán)節(jié)。俗話說(shuō)，巧婦難為無(wú)米之炊，只有從源頭上做好收集工作才能保證檔案后續(xù)工作的順利展開(kāi)。1、歸檔范圍 上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料：頒發(fā)執(zhí)行文件、上級(jí)會(huì)議、代上級(jí)草擬定稿、上級(jí)視察講話、指示、題詞、照片及錄音錄像材料； 本單位文件材料：會(huì)議、正式文件（簽發(fā)稿、印制稿及重要文件修改稿）、與上下級(jí)間的請(qǐng)示批復(fù)文件、本單位及部門(mén)的工作計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告、本單位領(lǐng)導(dǎo)出息的重要活動(dòng)材料、本單位的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)、人事、會(huì)計(jì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等規(guī)章制度文件及協(xié)議； 同級(jí)單位和非隸屬單位的文件：聯(lián)系協(xié)商的文件來(lái)往

7、； 下級(jí)單位的文件材料：下級(jí)單位的工作計(jì)劃及總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算及決算等資料2、不歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的僅供參閱而不辦理、征求意見(jiàn)未定稿、一般事務(wù)性文件；本公司形成的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的歷次修改稿，打印文件的校對(duì)稿，從正式文件、報(bào)紙、雜志上摘錄下來(lái)的供工作參考的非證明性文件，以參考為目的從各方面收集的文件材料，招標(biāo)未中標(biāo)文件；集團(tuán)各單位和非隸屬單位的文件材料，不許貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件；各單位報(bào)送集團(tuán)的參閱簡(jiǎn)報(bào)，不應(yīng)抄送和不必備案的文件，

8、抄送一般而不需辦理的文件，抄報(bào)備案的一般性文件材料。3、歸檔時(shí)間經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔；科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔；產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔；會(huì)計(jì)檔案和人事檔案由相關(guān)部門(mén)整理歸檔；電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致；磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙

9、質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致；更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。4、歸檔要求企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱(chēng)的質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后

10、歸檔。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。5、檔案交接表文件形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)檔案交接表(附件1)。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。一式兩份，以備日后查考和統(tǒng)計(jì)，防止工作中出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。檔案交接表應(yīng)規(guī)范填寫(xiě)，在辦理交接前可由移交人先發(fā)一份填寫(xiě)好的電子版交接表給接收人，接收人確認(rèn)無(wú)誤后，再由移交人打印出來(lái)，找領(lǐng)導(dǎo)簽字。交接表填寫(xiě)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（1）移交時(shí)間為必填項(xiàng)，方便日后查考和編

11、制流水號(hào)；（2）移交部門(mén)為必填項(xiàng)（3）序號(hào)為所移交的一組資料的流水號(hào)（4）文號(hào)或圖號(hào)，有則必須填寫(xiě)（5）責(zé)任者必填，責(zé)任者為文件材料形成者，應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)；（6）文件材料題名必填，題名應(yīng)規(guī)范，準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容；（7）日期必填，日期應(yīng)為八位阿拉伯?dāng)?shù)字，只有年和月時(shí)，日應(yīng)用00表示；（8）頁(yè)數(shù)必填，背面有內(nèi)容的應(yīng)視為一頁(yè)；（9）保管期限和備注選填，備注用以說(shuō)明文件的份數(shù)、原件、復(fù)制件以及特殊材料如光盤(pán)、照片、磁帶等；（10）簽名：移交人和移交部門(mén)負(fù)責(zé)人手簽后，由接收人和接收部門(mén)負(fù)責(zé)人手簽，交接表由移交人和接收人各持一份。（二）分類(lèi)目前公司檔案分類(lèi)嚴(yán)格按照企業(yè)檔案歸檔基本范圍與保管期限參考表（附件2），并

12、結(jié)合公司實(shí)際情況補(bǔ)充新增類(lèi)目。現(xiàn)結(jié)合實(shí)例具體講下公司目前檔案分類(lèi)方案：1、文書(shū)檔案文書(shū)檔案采取按年度分類(lèi)，每個(gè)年度之下又分經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理四大類(lèi)，每個(gè)大類(lèi)之下又根據(jù)企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表劃分二級(jí)類(lèi)目。01 經(jīng)營(yíng)決策 02 生產(chǎn)管理 03 行政管理 04 黨群工作保管期限：永久、30年、10年例如：2011年的物資采購(gòu)計(jì)劃表歸檔分類(lèi)檔號(hào)01·6·2011-001件號(hào)001頁(yè)數(shù)100期限30年 說(shuō)明：檔號(hào)中01代表經(jīng)營(yíng)決策類(lèi)，6代表01經(jīng)營(yíng)決策類(lèi)之下第六類(lèi)物資管理類(lèi)，2011代表歸檔文件是2011年的；件號(hào)：代表歸檔文件在同級(jí)類(lèi)目下按照時(shí)間排

13、序后的流水序號(hào)；頁(yè)數(shù)：代表歸檔文件的頁(yè)數(shù)，正反面都有內(nèi)容的算兩頁(yè)；期限：表示歸檔文件的保管期限，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物資采購(gòu)計(jì)劃表的保管期限為30年。2、產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案按照“課題階段”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司產(chǎn)品檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，公司目前先預(yù)留出檔號(hào)，即05，以便隨時(shí)補(bǔ)充。3、基建檔案基建檔案按照“項(xiàng)目階段”進(jìn)行分類(lèi)，一級(jí)類(lèi)號(hào)為06，再根據(jù)公司基礎(chǔ)建設(shè)情況劃分生產(chǎn)建筑、生活建筑、辦公建筑，然后按照具體項(xiàng)目劃分三級(jí)類(lèi)目，如3萬(wàn)噸二甲醚/年、6萬(wàn)噸二甲醚/年、20萬(wàn)噸二甲醚、50萬(wàn)噸甲醇/年、100萬(wàn)噸二甲醚/年等項(xiàng)目。例如：20萬(wàn)噸/二甲醚替代石油項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件檔號(hào)序

14、號(hào)06·2·3-001003說(shuō)明：檔號(hào)中06代表基礎(chǔ)建設(shè)類(lèi)， 2代表基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目中的生產(chǎn)建設(shè)類(lèi)，3代表生產(chǎn)建設(shè)類(lèi)之下的20萬(wàn)噸年產(chǎn)二甲醚項(xiàng)目，001代表第一卷，立項(xiàng)批復(fù)屬于前期資料，應(yīng)該放到前面； 序號(hào)代表當(dāng)前文件為本卷第三件文件。4、設(shè)備檔案設(shè)備類(lèi)檔案遵循一機(jī)一檔原則，先分出綜合、生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、電子儀質(zhì)四類(lèi)，其中生產(chǎn)設(shè)備之下又按照生產(chǎn)部門(mén)分為甲醇部、甲醚部、動(dòng)力部，部門(mén)之下又分項(xiàng)目，項(xiàng)目之下劃分工段，辦公設(shè)備是按照辦公用品類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等。需要說(shuō)明的是，集團(tuán)2012年最新要求IT電腦因?yàn)楦聯(lián)Q代比較快且以后員工可采取補(bǔ)貼購(gòu)買(mǎi)方式，電腦資料將不再

15、進(jìn)行歸檔。例如：5萬(wàn)噸甲醇項(xiàng)目變換工段變換器脫硫塔部件圖檔號(hào)序號(hào)7····003說(shuō)明：檔號(hào)中7代表設(shè)備類(lèi)，2代表生產(chǎn)設(shè)備，1代表甲醇部，第二個(gè)1代表5萬(wàn)噸甲醇項(xiàng)目，第二個(gè)2代表變換工段，最后一個(gè)1代表第一卷。件號(hào)003代表第一盒中第三件，設(shè)備類(lèi)資料一般是文字材料再上，圖紙?jiān)谙逻M(jìn)行排列。5、科研檔案科研檔案按照“課題階段”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司科研檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，公司目前先預(yù)留出檔號(hào)，即08，以便隨時(shí)補(bǔ)充。6、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑證、賬簿、報(bào)表、盤(pán)點(diǎn)表、銀行開(kāi)戶資料、調(diào)節(jié)表、

16、支票領(lǐng)用登記簿、審計(jì)咨詢報(bào)告、稅務(wù)等。例如：2004年能源科技公司1月份會(huì)計(jì)憑證檔號(hào)09·01·01·2004-01件號(hào)01頁(yè)數(shù)178期限15年說(shuō)明：檔號(hào)中09代表會(huì)計(jì)類(lèi)，01代表能源財(cái)務(wù)，01代表會(huì)計(jì)憑證，2004 表示才憑證為2004年的，01代表是第一盒憑證；件號(hào)01代表為第一件，憑證類(lèi)現(xiàn)默認(rèn)一盒為一件；頁(yè)數(shù)代表本憑證共有178頁(yè)，注意附件也算一頁(yè)；期限表示會(huì)計(jì)憑證保管期限為15年。7、人事檔案人事檔案一級(jí)類(lèi)目為職工檔案，序號(hào)10；二級(jí)類(lèi)目為職工類(lèi)別，在崗職工為01，退休職工為02，離崗職工為03，死亡職工為04；三級(jí)類(lèi)目為職工檔案流水號(hào)，起始號(hào)為0001。

17、每位職工檔案按照內(nèi)容又分為十類(lèi)，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料，政審材料，黨、團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)原退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。8、實(shí)物檔案實(shí)物檔案是按照載體形態(tài)進(jìn)行分類(lèi)，共分為01獎(jiǎng)狀、02獎(jiǎng)牌、03獎(jiǎng)旗、04獎(jiǎng)杯、05證書(shū)五類(lèi)，歸檔采用紅色四格紙進(jìn)行劃分。例如：2002年12月30日獲得的中國(guó)專(zhuān)利山東明星企業(yè)證書(shū)。全宗號(hào)11·052002001 說(shuō)明：全宗號(hào)暫不寫(xiě)，由檔案館給號(hào)；檔號(hào)為11·05，11表示實(shí)物類(lèi)檔案，05表示證書(shū)；2002表示此實(shí)物的年

18、度時(shí)間；001表示此證書(shū)為實(shí)物證書(shū)類(lèi)第一件證書(shū)。9、聲像檔案聲像檔案代號(hào)為12，根據(jù)載體材料并結(jié)合其內(nèi)容性質(zhì)劃分為劃分為01照片、02數(shù)據(jù)、03錄像、04錄音、05資料等五類(lèi)。公司目前主要是照片檔案，在全宗內(nèi)按保管期限年度問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，采用照片特有的整理方式，編制照片說(shuō)明，使用組聯(lián)符號(hào)，照片要素說(shuō)明需詳細(xì)。10、資質(zhì)證書(shū)資質(zhì)證書(shū)屬于公司重要證件，因此單獨(dú)存放保管，主要分為公司資質(zhì)和個(gè)人資質(zhì)兩類(lèi)。例如：2009年頒發(fā)的久泰能源科技有限公司安全生產(chǎn)許可證正本檔號(hào)件號(hào)13·0160說(shuō)明：檔號(hào)中13表示資質(zhì)證書(shū)代號(hào)，01表示公司資質(zhì)； 件號(hào)中60代表此證書(shū)為公司資質(zhì)證書(shū)第六十件。11、流動(dòng)檔

19、案 流動(dòng)檔案是根據(jù)公司實(shí)際工作需要及其載體的特殊性單獨(dú)設(shè)立的，目前公司流動(dòng)檔案主要有機(jī)動(dòng)車(chē)輛資料、儀器儀表檢定證書(shū)、特種設(shè)備壓力容器登記證書(shū)。流動(dòng)檔案雖單獨(dú)保管，也需要編制目錄以方便查找。流動(dòng)檔案代號(hào)為14.12、電子檔案電子檔案先按照年度進(jìn)行劃分，每年度有劃分出01公司級(jí)文件和02部門(mén)級(jí)文件，綜合類(lèi)之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章辦法、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)計(jì)劃、成本消耗、生產(chǎn)報(bào)表、黨委文件等，部門(mén)文件按照各部門(mén)資料進(jìn)行劃分。例如：2011年9月1日下發(fā)的關(guān)于久泰能源科技有限公司10萬(wàn)噸/年工業(yè)甲醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請(qǐng)示檔號(hào)件號(hào)15·1·1·2012說(shuō)明：檔號(hào)中15表示電

20、子文件編號(hào)，1表示公司級(jí)文件，第二個(gè)1表示紅頭文件，2表示能源科技公司紅頭文件；件號(hào)012表示為2011年能源科技公司紅頭文件第12件。備注：個(gè)人的電子資料也可參照此法整理，詳見(jiàn)個(gè)人電子文件整理歸檔方法（附件3）（三）整理1、文書(shū)檔案（1）歸檔單位：文書(shū)檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件）；原件與復(fù)制件為一件（對(duì)制成材料或字跡材料不利于長(zhǎng)期保管的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔）；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的,應(yīng)作為一

21、件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。稿：用計(jì)算機(jī)打印的定稿，無(wú)論定稿上有無(wú)重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，均應(yīng)歸檔；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，須多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。紙：欄目填寫(xiě)齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件； 不論有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、有無(wú)處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。正文在前，閱辦單放中間，底稿放最后。文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件； 這樣是為整理此類(lèi)文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名應(yīng)寫(xiě)批復(fù)的題名，在后面要注明（附請(qǐng)示、報(bào)告、函）。（2）文件的修整整理歸檔文件所使

22、用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。需保管30年以上的文件要進(jìn)行修整，保管10年以下的文件可保持原狀。文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。 修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。去除易銹金屬物：除去普通的訂書(shū)釘、回形針、大頭針等。大紙張折疊：超過(guò)A4 規(guī)格的，按照A4 規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，多頁(yè)的要單張折疊。（3）裝訂裝訂方式采用不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘。較厚的文件采用三孔一線的裝訂

23、方式。裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來(lái)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；有文件閱辦單的，正文在前，文件閱辦單在后。（4）編目編目是指根據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，是對(duì)歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、排列、編號(hào)后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來(lái)，以備查找利用和管理統(tǒng)計(jì)之需。編目工作是檔案人員按文件分類(lèi)、排列的結(jié)果逐類(lèi)、逐件登錄，也是對(duì)歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過(guò)程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。檔號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件材料名稱(chēng)日期頁(yè)數(shù)期限

24、備注檔號(hào)：同“歸檔章檔號(hào)”。件號(hào)：同“歸檔章件號(hào)”。責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱(chēng)。填寫(xiě)責(zé)任者使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，原文上沒(méi)有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫(xiě)完整，不得省略。如久張發(fā)20118號(hào)。 題名：歸檔文件的標(biāo)題。題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的要素，填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無(wú)須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，可自擬

25、標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“（）”標(biāo)注。來(lái)文與復(fù)文作為一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明“（附請(qǐng)示）”；任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列出，原題名簡(jiǎn)單的要重?cái)M，補(bǔ)充的內(nèi)容都要加“（）”。日期：文件的形成時(shí)間，以8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2011.11.01。 頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文頁(yè)面的總數(shù)（歸檔章上的總頁(yè)數(shù)），并在每頁(yè)下方居中位置用鉛筆標(biāo)明頁(yè)碼。期限：填寫(xiě)保存期限。備注：注釋文件需說(shuō)明的情況包括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀、更新等。歸檔文件目錄根據(jù)情況，可裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目

26、錄一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）裝訂成若干本，這要根據(jù)公司年度歸檔的數(shù)量來(lái)定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁(yè)加目錄或用標(biāo)簽紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。全宗名稱(chēng)：立檔公司的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)年度：文件形成年度，4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“2011”。保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫(xiě)永久、30年、10 年。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)分類(lèi)方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文件的類(lèi)目。歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。（5）裝盒將歸檔文件按事先編好件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。裝盒按歸檔的件號(hào)順序裝入。二級(jí)分類(lèi)時(shí)，可裝滿一盒后再裝下一盒；三級(jí)分類(lèi)時(shí)，視一

27、個(gè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）文件的多少確定。同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號(hào)順序裝在一起。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗章。檔案盒在盒脊設(shè)置分類(lèi)號(hào)、年度、起止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，用黑色墨水書(shū)寫(xiě)，或用印章印書(shū)。為使其美觀也可打印盒脊內(nèi)容，然后使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書(shū)檔案盒脊分3（附件4）和4（附件5）。起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。（如分類(lèi)方案為“保管期限年度”的，2010年度的歸檔文件，永久1n盒，30年1n盒， 10年1n盒）。（6）排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與文書(shū)檔案分類(lèi)方案一致，排架遵循從上到

28、下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法：采用“問(wèn)題保管期限年度”、“保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的入庫(kù)排架方法，目前公司根據(jù)自身實(shí)際情況采用的是“年度問(wèn)題保管期限”排架法，經(jīng)與集團(tuán)協(xié)商自2013年起文書(shū)檔案將采用“年度保管期限問(wèn)題”排架法。2、科技檔案（1）基建檔案基建檔案一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)流水號(hào)，按形成階段結(jié)合內(nèi)容分別組卷?；ㄎ募牧蠑?shù)量多、規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測(cè)、質(zhì)保書(shū)組一卷或若干卷?；n案原則上按前期基建依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。文字和圖紙

29、組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。也可參照經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)的方法按件進(jìn)行整理，然后根據(jù)件的序號(hào)組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采用采法。（2）設(shè)備檔案一機(jī)一檔，一套設(shè)備順序組卷、按形成階段和文件種類(lèi)分別組卷，或按件整理。遇到以下情況要特殊處理：引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料及設(shè)備說(shuō)明書(shū)等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理，另行整理編目。 產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序

30、排列。（3）去訂、折疊、編號(hào)歸檔科技文件材料中有金屬物裝訂的要拆除，以件為單位的還需用不銹鋼釘或用線裝訂。歸檔文件材料的規(guī)格大小采用A4 ( 297mm *210mm ）。如果圖紙尺寸大于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，要采用“手風(fēng)琴”式折疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，做到大小統(tǒng)一，圖表外露。按A4 高度向內(nèi)折（做一塊A4 標(biāo)準(zhǔn)的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標(biāo)準(zhǔn)板），折成A4 規(guī)格，左邊留出裝訂邊，右下角露出標(biāo)題欄 。如文件材料小于標(biāo)準(zhǔn)，采取裱貼方法，裱貼在A4 紙上。成冊(cè)的科技材料小于A4 的保持原規(guī)格，不用加工。（4）編制封面 案卷題名是該盒內(nèi)全部文件材料的總標(biāo)題，包括以下“ 三要素”內(nèi)容：科技項(xiàng)目（工程、產(chǎn)品、設(shè)備）名稱(chēng)文件材料

31、的內(nèi)容特征文件名稱(chēng)（ 即文種）。題名要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示內(nèi)容，但不能過(guò)于概括籠統(tǒng)，比如“某某工程前期文件材料”， “前期”概念太大，這是以大概小。內(nèi)容表達(dá)要通暢、精煉，結(jié)構(gòu)詞使用要合理。比如不要濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。不要使用序數(shù)詞，比如“某某項(xiàng)目施工文件材料（一）”“某某項(xiàng)目施工文件材料（二）” ，在這里要注意盡量不要使用相同的題名，要用各種方式把相同的題名區(qū)分開(kāi)來(lái)，比如用標(biāo)段、樓層、樁號(hào)等，而不要使用序數(shù)詞。能標(biāo)出具體文件名的盡量不用“文件材料”。如“某某設(shè)備說(shuō)明書(shū)、安裝說(shuō)明”，不寫(xiě)成“某某設(shè)備文件材料”。 （5）裝盒填寫(xiě)檔案盒內(nèi)容：題名、檔號(hào)和保管期限，同封皮一樣填寫(xiě)。編制日期是盒內(nèi)材料的最

32、早日期至最晚日期；編制單位是材料的責(zé)任者。 盒脊標(biāo)簽為規(guī)范美觀，也采用打印剪貼方式，目前庫(kù)房使用的科技檔案盒分3（附件6）和4（附件7）。3、實(shí)物檔案（1）區(qū)分載體數(shù)量較少的公司可不分類(lèi)，直接按時(shí)間順序排列整理；數(shù)量較多的公司可按載體種類(lèi)分為證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、其他，或證書(shū)、獎(jiǎng)牌、其他。（2）清潔修整實(shí)物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時(shí)就要進(jìn)行清潔修整。獎(jiǎng)狀、證書(shū)破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。（3）電子存檔實(shí)物檔案根據(jù)其載體形態(tài)采用掃描或是拍照方式將其電子版存放起來(lái)，以便日常查閱調(diào)取。（4）貼標(biāo)簽實(shí)物檔案標(biāo)簽采用紅色四

33、格標(biāo)簽。標(biāo)簽的貼法采用貼在實(shí)物檔案的背面右上方固定位置 ，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。（5）編制目錄實(shí)物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號(hào)、載體類(lèi)型、歸檔日期、案卷名稱(chēng)、編號(hào)、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、密級(jí)、保管期限、對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)、備注。大部分項(xiàng)目填寫(xiě)要求與文書(shū)、科技檔案的要求相同。載體類(lèi)型：填寫(xiě)實(shí)物檔案的類(lèi)型，如證書(shū)、獎(jiǎng)牌等。對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)：填寫(xiě)該榮譽(yù)的表彰文件、審批表所在的文書(shū)檔案的檔號(hào)。（6）入庫(kù)上架實(shí)物檔案排架，按種類(lèi)分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。公司實(shí)物檔案由于空間有限，采取豎放排列。實(shí)物檔案在檔案室總體分類(lèi)方案中列最后，排架時(shí)也宜排在檔案架的

34、最后部分。4、照片檔案（1）芯頁(yè)說(shuō)明照片說(shuō)明應(yīng)采用橫寫(xiě)格式，分段書(shū)寫(xiě)，格式如下： 照片號(hào)/底片號(hào)：全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)枺跋裣喾恼掌?、底片編?hào)相同，目前公司照片檔案較少，統(tǒng)一采用順序號(hào)。 事由：照片所反映的事件。時(shí)間：拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20100516。地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)。人物：照片上主要人物的姓名、身份。攝影者：為拍攝者姓名，必要時(shí)填寫(xiě)。（2）入冊(cè)放置照片入冊(cè)時(shí)，按照片號(hào)/底片號(hào)順序插入芯頁(yè)；對(duì)照片冊(cè)放不下的大幅照片，可將其放入專(zhuān)用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。（3）組聯(lián)符號(hào)和總說(shuō)明同一問(wèn)題的照片有兩張或兩張以上應(yīng)編制總說(shuō)明，概括問(wèn)題情況并使用組聯(lián)符號(hào)，

35、組聯(lián)符號(hào)用以標(biāo)明同組照片的第幾張。（四）保管“維護(hù)秩序”、“保護(hù)實(shí)體”是檔案保管工作的兩個(gè)基本方面，既要使檔案在存放和使用中始終有序，又要使其在存放和使用中不受或少受人為地或自然因素的損害，以延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的“自然壽命”。1、庫(kù)房保持庫(kù)房整潔，經(jīng)常通風(fēng)，檔案存放要爭(zhēng)氣有序符合要求，檔案櫥柜及裝具、地面無(wú)灰塵。根據(jù)實(shí)際情況配備相應(yīng)的去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、溫濕度測(cè)量及控制設(shè)備、防火防盜報(bào)警器、滅火器、通訊及閉路電視監(jiān)控設(shè)備等。根據(jù)實(shí)際需求和現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)條件配備防霉防蟲(chóng)藥品、吸濕劑等易耗低值物品。庫(kù)房無(wú)人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、房門(mén)上鎖，嚴(yán)格庫(kù)房出入制度。2、檔案代理卡在利用頻繁、檔案出入庫(kù)數(shù)量、次數(shù)較多的情

36、況下，可使用檔案代理卡，不僅可以避免誤放現(xiàn)象，還可以隨時(shí)提示檔案工作人員案卷的去向及用途，減輕了調(diào)還卷過(guò)程中的重復(fù)性勞動(dòng)。用過(guò)的代理卡還詳細(xì)記錄了檔案被使用的原始情況，可作為分析、統(tǒng)計(jì)檔案使用現(xiàn)象及規(guī)律的素材使用。做法：預(yù)設(shè)若干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庫(kù)房中掉粗一個(gè)或一組卷號(hào)相連的案卷，就隨手填寫(xiě)一張代理卡插放在所調(diào)出的案卷位置，還卷時(shí)再將其取下。檔案代理卡樣式如下：檔案代理卡檔號(hào)件號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出原因 調(diào)卷人歸還時(shí)間還卷人3、定期檢查、清點(diǎn)定期檢查的內(nèi)容重點(diǎn)在檔案實(shí)體的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象發(fā)生，庫(kù)房中是否有潛在安全隱患因素，以及檔案的調(diào)出和歸還是否履行了嚴(yán)格的手續(xù)

37、，實(shí)體秩序是否收到破壞、出現(xiàn)混亂，是否有長(zhǎng)期使用未歸還的案卷。定期檢查可以月、季、節(jié)假日為周期。定期清點(diǎn)重點(diǎn)在于及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)體秩序的錯(cuò)亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問(wèn)題，并隨手予以糾正，使檔案實(shí)體嚴(yán)整有序。定期清點(diǎn)一般以一年或幾年為周期，但在搬遷或是突擊性的大規(guī)模利用之后，清點(diǎn)尤為必要。（五）借閱1、找什么首先要確定借閱的資料，了解借閱者的目的和需求，明確查找的范圍，快速調(diào)卷。2、怎么找借閱方式有直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱、復(fù)印掃描、電子傳送、原件索要等。例如查找實(shí)物檔案中某一個(gè)數(shù)據(jù)，可以通過(guò)查閱掃描件實(shí)現(xiàn)，無(wú)需再去庫(kù)房翻閱實(shí)物。查找的關(guān)鍵在于找準(zhǔn)關(guān)鍵詞。事物名稱(chēng)、責(zé)任者、文號(hào)和圖號(hào)、時(shí)間等都可

38、以作為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，當(dāng)使用一個(gè)關(guān)鍵詞不能直接檢索到所需資料時(shí)要注意縮放關(guān)鍵詞的外延，擴(kuò)大或縮小查找范圍。操作方法：打開(kāi)“我的電腦E盤(pán)01檔案工作01檔案目錄01檔案檢索目錄”確定查找資料的類(lèi)別ctrl+F輸入關(guān)鍵詞點(diǎn)擊查找按鈕進(jìn)行查找如找不到所需資料則注意變換關(guān)鍵詞繼續(xù)查找最終找出所需資料。3、去哪找查找時(shí)注意區(qū)分類(lèi)別：文書(shū)類(lèi)、基建類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、實(shí)物類(lèi)、資質(zhì)類(lèi)、聲像類(lèi)、電子類(lèi)。01-04文書(shū)類(lèi)主要是文件、合同協(xié)議、生產(chǎn)記事、操作記錄表、安全、環(huán)境、保衛(wèi)、物資、審計(jì)、宣傳、黨群、協(xié)會(huì)等方面的資料，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房06基建類(lèi)主要是按照項(xiàng)目進(jìn)行劃分：3萬(wàn)噸二甲醚（5萬(wàn)噸擊穿）、6萬(wàn)噸二甲醚（10萬(wàn)

39、噸甲醇）、20萬(wàn)噸二甲醚、50萬(wàn)噸甲醇（60萬(wàn)噸甲醇）、100萬(wàn)噸甲醇、乙二醇、鐵路專(zhuān)用線、示范加氣站、公寓、餐廳等資料，存放于科技檔案庫(kù)房。07設(shè)備類(lèi)基本是一套設(shè)備在一起，存放于科技檔案庫(kù)房。11實(shí)物類(lèi)主要是公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)，均有電子版照片與之對(duì)應(yīng)，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房。12聲像類(lèi)主要是照片，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房。13資質(zhì)類(lèi)主要是公司的資質(zhì)證書(shū)，均有電子掃描件，存放有文書(shū)檔案庫(kù)房。14流動(dòng)類(lèi)主要是公司的車(chē)輛資料，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房。4、如何借檔案借閱需要辦理檔案借閱審批單（附件8）。檔案員在辦理檔案借閱時(shí)需認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記表（附件9），“借閱人”一欄由借閱人本人簽字確認(rèn)。檔案借閱審批

40、單填寫(xiě)注意事項(xiàng)：（1）借閱日期和借閱期限必填（2）檔號(hào)必填，并注明件數(shù)（3）檔案題名必填，要求完整、規(guī)范、準(zhǔn)確（4）利用目的必填，便于開(kāi)展利用效果表的編寫(xiě)和統(tǒng)計(jì)工作（5）部門(mén)意見(jiàn)必填，由借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字（6）辦公室意見(jiàn)必填，由檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字（7）領(lǐng)導(dǎo)審批選填，當(dāng)有原件索要情況時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)（8）借閱人必填，必須有借閱人本人簽字，字跡要求清晰（9）檔案經(jīng)手人必填，檔案管理員本人簽字。原則上，檔案借閱時(shí)，所有庫(kù)存檔案原件“準(zhǔn)借、不準(zhǔn)要”，如因工作原因確需原件索要而不再退回的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可辦理。如某份檔案庫(kù)存數(shù)量唯一，則一律不予辦理原件索要的借閱方式

41、。外單位就需要查閱本單位檔案時(shí)，需提供介紹信，借閱審批手續(xù)必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意方可給與辦理。（六）統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作幾乎涉及檔案、檔案管理及檔案事業(yè)的所有方面，凡是檔案事業(yè)領(lǐng)域內(nèi)可進(jìn)行量的描述與量化研究的對(duì)象與問(wèn)題均可成為統(tǒng)計(jì)對(duì)象，納入統(tǒng)計(jì)工作范疇，實(shí)施統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作具體包括統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)表可參考省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行（詳見(jiàn)附件10）。統(tǒng)計(jì)工作結(jié)束后可根據(jù)實(shí)際情況編寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)告。（七）保密辦理檔案借閱利用和鑒定銷(xiāo)毀等工作時(shí)，不得違反集團(tuán)檔案保密制度，違規(guī)審批、違規(guī)操作。在檔案搜集、整理、歸檔、保管、提供利用及鑒定銷(xiāo)毀等各環(huán)節(jié)，所有相關(guān)工作人員要嚴(yán)格做到“十不”：一是不

42、該說(shuō)的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不說(shuō)；二是不該問(wèn)的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不問(wèn)；三是不該看的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不看；四是不該記錄的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不記錄；五是不在非保密本上記錄保密事項(xiàng)；六是不在私人通信中涉及保密事項(xiàng)；七是不在公共場(chǎng)所和家屬、親友面前談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)；八是不在不利于保密的地方存放保密文件和資料；九是不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)保密事項(xiàng)；十是不攜帶保密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。（八）編研對(duì)檔案利用效果突出的，檔案室應(yīng)填寫(xiě)檔案利用效果登記表（附件11）。各檔案室要將檔案開(kāi)發(fā)利用工作作為檔案管理的重點(diǎn)工作之一，應(yīng)對(duì)庫(kù)存檔案加強(qiáng)研究分析和加工整理，積極開(kāi)發(fā)公司大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、檔案檢索工具

43、、榮譽(yù)匯編、證書(shū)資質(zhì)匯編、產(chǎn)品科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶反映、國(guó)內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等各類(lèi)必要的編研材料。（九）銷(xiāo)毀各檔案室要定期開(kāi)展檔案鑒定工作，核定保管期限，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案。一般一年開(kāi)展一次，最長(zhǎng)不超過(guò)三年一次。凡已過(guò)保管期限的所有檔案，要根據(jù)檔案保管期限表進(jìn)行鑒定，確定存毀意見(jiàn)。檔案保管期限表由各檔案室會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)單位進(jìn)行制定，并經(jīng)公司批準(zhǔn)后方有效。凡未經(jīng)鑒定和未經(jīng)公司總經(jīng)理及集團(tuán)行管中心批準(zhǔn)的過(guò)期檔案，不得擅自銷(xiāo)毀。通過(guò)鑒定和審批符合銷(xiāo)毀條件的，要嚴(yán)格按照集團(tuán)檔案制度要求執(zhí)行好銷(xiāo)毀登記、多人監(jiān)銷(xiāo)、目錄注銷(xiāo)制度。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)格式見(jiàn)附件12，檔

44、案銷(xiāo)毀登記表格式見(jiàn)附件13。（十）考核1、公司考核各檔案室、各檔案形成部門(mén)如不能按照制度要求積極推動(dòng)（或配合推動(dòng)）檔案管理工作規(guī)范開(kāi)展的，扣責(zé)任人1-5分/次，同時(shí)連帶扣責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人1-5分/次。如因各部門(mén)歸檔不認(rèn)真、不及時(shí)，或檔案室保管失職等，造成公司重要檔案資料丟失、受損或泄密，致使重要?dú)v史信息無(wú)法考證，給公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成經(jīng)濟(jì)損失或形成較壞影響的，扣部門(mén)績(jī)效分1-5分/次；情節(jié)嚴(yán)重的，將對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人給予調(diào)薪降職等嚴(yán)厲處分，必要時(shí)將解除勞動(dòng)合同，或移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。2、集團(tuán)考核集團(tuán)各單位每年均應(yīng)參加檔案管理考核?？己藭r(shí)間為每年的第三季度，具體時(shí)間以通知為準(zhǔn)。檔案管理考核辦法（附件1

45、4）由集團(tuán)行政管理中心統(tǒng)一制定，分級(jí)組織實(shí)施。集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)集團(tuán)各單位的考核工作；各單位負(fù)責(zé)其下屬單位（部門(mén)）的考核工作。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)由行政管理中心統(tǒng)一制定。3、外部考核目前公司正在進(jìn)行省級(jí)檔案管理先進(jìn)單位申報(bào)，申報(bào)時(shí)需要按照山東省檔案管理考核辦法和考核標(biāo)準(zhǔn)（附件15）進(jìn)行自查。（十一）培訓(xùn)公司目前已經(jīng)建立起專(zhuān)兼職檔案員隊(duì)伍，詳見(jiàn)專(zhuān)兼職檔案員信息表（附件16）。專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)公司整體檔案的管理，各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集和整理并定期移交至公司檔案室。為提高公司檔案管理水平，公司檔案室要積極組織各部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員定期參加培訓(xùn)，充分抓住有利時(shí)機(jī)，快速提高自身的檔案管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)

46、技能，積極配合行政管理部，按照集團(tuán)要求開(kāi)展好后期的各項(xiàng)檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)。六、附則附件1：檔案交接登記表檔案交接登記表（一式兩份）移交時(shí)間： 移交部門(mén)（及檔案室名稱(chēng)）： 編號(hào)：JT/NYKJ/JL-197流水號(hào)：序號(hào)文號(hào)或圖號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)數(shù)保管期限備注移交人簽名： 移交部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名： 接收人簽名： 接收部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名：附件2：附件3：個(gè)人電子文件整理歸檔方法一、基本思路：建議采取樹(shù)根模型，結(jié)合文件重要程度以數(shù)字漢字相結(jié)合方法編號(hào)排序，按照“公司-年度-主模塊-子模塊-主題-具體文件”進(jìn)行歸類(lèi)，例如“久泰能源科技有限公司-2012年-項(xiàng)目建設(shè)-圖紙類(lèi)-總圖”分級(jí)目錄建議如下劃分：一級(jí)目錄：以公司為單位作為一級(jí)目錄二級(jí)目錄：按年度，如2010年、2011年、2012年三級(jí)目錄：主要是工作模