大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)安排

1、大型會(huì)務(wù)工作接待活動(dòng)安排1安排議題。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的例會(huì)、辦公會(huì)都有議題。議題的安排工作有三種情況： 一是領(lǐng)導(dǎo)確定題目，由會(huì)務(wù)工作人員向有關(guān)部門收集議題材料;二是領(lǐng)導(dǎo)已簽批了很多議 題，由會(huì)務(wù)工作人員根據(jù)輕重緩急提出安排建議供領(lǐng)導(dǎo)審定;三是由會(huì)務(wù)工作人員根據(jù)一 個(gè)時(shí)期的中心工作，主動(dòng)向有關(guān)方面詢問(wèn)、收集議題，然后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。為了保證會(huì)議的質(zhì)量和效率，凡是提交會(huì)議討論的議題，事先要做好充分的準(zhǔn)備工作, 否則不能列為議題。如各級(jí)政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)的議題，會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)審查是否具備以 下幾個(gè)條件：凡涉及到幾個(gè)部門的，提交前主辦單位應(yīng)與有關(guān)部門會(huì)商，盡量取得一致意見(jiàn)，不一 致的，要書(shū)面說(shuō)明情況，并提出傾

2、向性的意見(jiàn)。屬于工程建設(shè)、引進(jìn)項(xiàng)目和技術(shù)措施等問(wèn)題，必須請(qǐng)有關(guān)部門組織專家進(jìn)行認(rèn)真論證, 擬定可行性方案。屬于工作匯報(bào)，要有簡(jiǎn)要的匯報(bào)提綱。匯報(bào)內(nèi)容要開(kāi)門見(jiàn)山，突出重點(diǎn)，言簡(jiǎn)意賅， 最多不超過(guò)2000字。屬r政府規(guī)范性文件，事前必須提交市政府法制辦審核。議題確定后，要根據(jù)每個(gè)議題參會(huì)人數(shù)將相關(guān)材料打印一定份數(shù)，在會(huì)前分送與會(huì)人 員閱讀，以便準(zhǔn)備意見(jiàn)。2制定會(huì)議方案。一般日常辦公會(huì)不需要制定方案。組織內(nèi)容和形式比較復(fù)雜或規(guī)模 比較大的會(huì)議必須制定文字方案。基本內(nèi)容概括起來(lái)有：組織會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議名稱會(huì)標(biāo)、會(huì)議時(shí)間和期限、會(huì)議 地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、會(huì)議日程、會(huì)議議程、會(huì)議入場(chǎng)證件的印制和分發(fā)、

3、會(huì)場(chǎng)布置要求、 主席臺(tái)的設(shè)置及人員名單、會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)及其分工、安全保衛(wèi)、后勤服務(wù)工作的安排、 新聞報(bào)道。各種代表大會(huì)的方案中還應(yīng)包括選舉投票方案;各種表彰大會(huì)的方案中應(yīng)增加 組織發(fā)獎(jiǎng)和領(lǐng)獎(jiǎng)的內(nèi)容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內(nèi)容;有的會(huì)議需要舉行集 體攝影活動(dòng)的，方案中亦應(yīng)加以安排。3制發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知內(nèi)容必須具備以下幾個(gè)要素，即會(huì)名、會(huì)議時(shí)間和期限、 地點(diǎn)、會(huì)議主要內(nèi)容、參加會(huì)議人員范圍、入場(chǎng)憑證和籌辦會(huì)議的聯(lián)系單位、電話。會(huì)議 的食宿、交通工具、需攜帶的文件和其它特殊要求，應(yīng)視需要寫(xiě)入通知。會(huì)議通知發(fā)出后, 還應(yīng)跟蹤落實(shí)，用電話與參加會(huì)議單位或人員聯(lián)系，了解對(duì)方是否接到通知，能

4、否如期出 席，以作出相應(yīng)的安排。4布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)布置要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容需要而定?？偟脑瓌t是講究氣氛、方便開(kāi)會(huì)。會(huì)場(chǎng)氣氛。慶祝、歡迎會(huì)，會(huì)場(chǎng)布置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程序的會(huì)場(chǎng)要布 置得莊嚴(yán);座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要顯得氣氛和諧;工作會(huì)、報(bào)告會(huì)會(huì)場(chǎng)布置要簡(jiǎn)單樸實(shí)。主席臺(tái)的設(shè)置。一般來(lái)講，各種代表大會(huì)和其它大型會(huì)議會(huì)場(chǎng)設(shè)主席臺(tái)，與代表席成 面對(duì)面的形式。一般工作會(huì)議不設(shè)主席臺(tái)。設(shè)主席臺(tái)和組織大會(huì)發(fā)言的會(huì)議需設(shè)講臺(tái)，講 臺(tái)面向代表席。座位的擺放形式。要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和人數(shù)以及會(huì)場(chǎng)容量而定。常見(jiàn)的擺法，以作報(bào)告、 大會(huì)發(fā)言為主的會(huì)議，一般擺為長(zhǎng)方形，代表席面對(duì)主席介或講臺(tái)；以討論問(wèn)題為主的會(huì) 場(chǎng)應(yīng)擺為方形、園形、

5、蹄形，使與會(huì)人員面面相對(duì)，不明顯區(qū)分主次，以方便視聽(tīng)，形成 民主氣氛。會(huì)場(chǎng)布置還包括會(huì)場(chǎng)四周裝飾性布置，如會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)的內(nèi)容、字體和橫幅顏色的 選擇，畫(huà)像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會(huì)場(chǎng)的音響、照明、溫度和通風(fēng)、衛(wèi)生、 茶水杯盤等設(shè)施的配備，以及錄音錄相設(shè)備的裝置，都要根據(jù)條件一一安排。主席臺(tái)名次 的排列和桌簽的放置、話筒的擺設(shè)等，也是會(huì)場(chǎng)布置中的重要工作。主席臺(tái)座次，以上主 席臺(tái)人員的職務(wù)或社會(huì)地位、聲望高低排列，最高的排在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按 高低順序，以正中間座位為點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次, 其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌簽，座次須

6、報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定排法見(jiàn)后。5做好會(huì)議接待的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括聯(lián)系住宿館所，分配房間，安排就餐，車輛編 號(hào)，指定停車地點(diǎn)，設(shè)置醫(yī)療點(diǎn)，根據(jù)與會(huì)人員到達(dá)的時(shí)間和地點(diǎn)安排車輛迎接等。6搞好會(huì)前檢查。會(huì)前檢查分召開(kāi)籌備碰頭會(huì)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種形式，主要是根據(jù)會(huì)議 預(yù)案逐項(xiàng)檢查落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施廣以解決。重要或大型會(huì)議活動(dòng)，必要時(shí)還 應(yīng)就某個(gè)環(huán)節(jié)或局部進(jìn)行演習(xí)。1組織簽到。組織好會(huì)議簽到，可以及時(shí)了解到會(huì)人員情況，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。一 般是由會(huì)務(wù)工作人員事先準(zhǔn)備好簽到簿或簽到表，參加會(huì)議人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)在上面簽署白 己的姓名，有的還要填寫(xiě)單位和職務(wù)，同時(shí)還要領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議材料。2做好聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。一是要及

7、時(shí)掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，收集會(huì)議反映，供會(huì)議主持人或 會(huì)議工作負(fù)責(zé)人分析、研究用；二是要安排會(huì)議值班，保證會(huì)議各項(xiàng)聯(lián)絡(luò)不中斷;三是對(duì)會(huì) 間發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)，如調(diào)整日程、議程、議題，增加會(huì)議人員，其它特殊情況和臨時(shí)動(dòng)議， 會(huì)務(wù)工作人員要根據(jù)情況，積極采取應(yīng)急措施，做好臨時(shí)調(diào)度工作。3作好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄真實(shí)地記教了會(huì)議情況，客觀地反映了會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程， 是日后分析、整理有關(guān)材料，檢查會(huì)議決定事項(xiàng)執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證，也是重要的文書(shū) 檔案。4寫(xiě)好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是在會(huì)議進(jìn)程中，為了反映和交流情況，推動(dòng)會(huì)議的發(fā)展, 提高會(huì)議的質(zhì)量而印發(fā)的一種文件。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的寫(xiě)法有兩種，一是報(bào)道式寫(xiě)法，即由編寫(xiě) 者將情況綜合后，選取有價(jià)值的部分，用新聞報(bào)道的形式，反映會(huì)議全局或局部的進(jìn)展情 況。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫(xiě)法，這種會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)往往用于節(jié)錄某代表的發(fā)言、照登某代表意見(jiàn)或倡議。 簡(jiǎn)報(bào)編寫(xiě)者“轉(zhuǎn)發(fā)”這些發(fā)言時(shí)，往往加上簡(jiǎn)短的“按語(yǔ)”。會(huì)議結(jié)束后會(huì)務(wù)工作人員主要做好以下幾項(xiàng)工作：1清退文件。會(huì)議確定收回的文件資料，要及時(shí)組織清退，絕密、機(jī)密文件應(yīng)按有關(guān) 規(guī)定辦理清退手續(xù)。2整理會(huì)議記錄。會(huì)后記錄人員要對(duì)會(huì)議的原始記錄稿進(jìn)行整理，重要的會(huì)議還要核 對(duì)錄音。對(duì)會(huì)上沒(méi)有聽(tīng)清記全的地方，要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì)查實(shí)。使用錄音機(jī)錄音的，會(huì)后要及時(shí)翻整。整理的記錄要求內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡工整。會(huì)議 記錄應(yīng)使