供應(yīng)鏈系統(tǒng)運行管理制度

1、供應(yīng)鏈系統(tǒng)運行管理制度供應(yīng)鏈系統(tǒng)運行管理 上港集團長江物流湖北有限公司是供應(yīng)鏈系統(tǒng)的對口管理 部門。1.基本檔案1.1.公共資料111 公共基礎(chǔ)資料與平臺是操作系統(tǒng)的基礎(chǔ)和根本， 系統(tǒng)對于各類檔案實行 “統(tǒng)一管理、統(tǒng)一分配、專人維護”的辦法。公共基礎(chǔ)資料分為集團統(tǒng)一控制的 公共基礎(chǔ)資料和各子公司自行控制的公共基礎(chǔ)資料。除有明確規(guī)定維護責任的， 集團統(tǒng)一控制的公共基礎(chǔ)資料檔案信息由業(yè)務(wù)部門確定并由集團領(lǐng)導(dǎo)安排專人 負責維護與分配；由各子公司自行控制的公共基礎(chǔ)資料由基礎(chǔ)資料所屬業(yè)務(wù)部門 維護、所在子公司財務(wù)負責人審核確認。 各項公共基礎(chǔ)資料的維護要求和規(guī)范應(yīng) 嚴格按照操作系統(tǒng)檔案維護規(guī)范操作執(zhí)行。

2、1.1.2. 負責公共資料檔案維護的人員，在接到相關(guān)檔案信息維護申請單后，必 須首先對申請的檔案信息進行是否存在或需要修改的檢查， 并依據(jù)檢查結(jié)果做出 建立、修改、分配或者退回等處理決定，對于不需維護的，應(yīng)當即時與申請人聯(lián) 系，說明原因。維護申請單的內(nèi)容應(yīng)當完整準確，否則維護人有權(quán)拒絕維護。1.1.3. 公共資料檔案信息維護人員對于控制規(guī)則（參數(shù)）、供應(yīng)鏈與財務(wù)基礎(chǔ) 檔案、單據(jù)號和格式、業(yè)務(wù)流程（配臵） 、單據(jù)生成憑證規(guī)則（平臺） 、崗位和權(quán) 限設(shè)臵等須確保集團范圍內(nèi)的一致性。1.1.4. 對于各類公共資料維護的申請單，維護人應(yīng)當對單證進行編號，并存檔 備查。1.1.5. 各項系統(tǒng)日常維護的工

3、作，應(yīng)當在收到批準的申請后一個工作日內(nèi)完成。12 控制規(guī)則（參數(shù)）121 為保證系統(tǒng)安全有序運行，系統(tǒng)的控制規(guī)則（參數(shù)）需要改變時，由采 購中心依據(jù)日常運行需要提出， 經(jīng)由采購中心總監(jiān)、 財務(wù)總監(jiān)和負責信息技術(shù)的 副總裁審核批準后執(zhí)行。122 系統(tǒng)的控制規(guī)則發(fā)生變化， 由集團信息技術(shù)部辦理， 并以知會文件形式 發(fā)出知會。13 集團、公司公共基礎(chǔ)資料131 以下公共基礎(chǔ)資料信息由集團統(tǒng)一控制， 主要包括： 系統(tǒng)參數(shù)： 各業(yè) 務(wù)模塊參數(shù)設(shè)臵； 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：幣種、會計期間、公司目錄； 組織機構(gòu)：采購 組織、銷售組織、會計主體； 人員信息：人員類別、集團人員檔案、人員檔案約束條件； 客商信息：地區(qū)分 類

4、（客戶分類）、地址檔案、客商基本檔案； 存貨信息：產(chǎn)品線檔案、存貨分 類、計量檔案、存貨基本檔案； 項目檔案：項目檔案類型、 項目基本檔案； 結(jié) 算信息：賬戶檔案、結(jié)算方式； 財務(wù)會計信息：科目方案、會計科目、憑證類別、常用摘要、收支項目、現(xiàn)金流 量項目、科目類型、科目預(yù)留、基礎(chǔ)檔案對照等； 業(yè)務(wù)信息：收發(fā)類別、稅目稅率等； 資產(chǎn)信息：固定資產(chǎn)卡片樣式、資產(chǎn)類別、卡片項目、增減方式、使用狀況、折 舊方式、賬簿信息、變動原因、資產(chǎn)組合； 單據(jù)模板：單據(jù)模板設(shè)臵、查詢模板設(shè)臵、賬表模板設(shè)臵、打印模板設(shè)臵、模板 分配等； 流程配臵：業(yè)務(wù)類型管理、業(yè)務(wù)流程配臵、審批流用戶管理、工作項目配臵；單 據(jù)號管

5、理：對象標識管理、單據(jù)號管理； 應(yīng)收應(yīng)付基礎(chǔ)設(shè)臵：單據(jù)類型設(shè)臵、單據(jù)協(xié)同設(shè)臵1.3.2. 以下公共基礎(chǔ)資料信息由所在公司控制， 主要包括：組織機構(gòu)、部門檔 案、人員信息、 人員管理檔案、 客商信息、 地點檔案、 客商管理檔案、 庫位信息、 貨位檔案、存貨信息、存貨管理檔案、 物料生產(chǎn)檔案、 項目檔案、項目管理檔案。1.4.機構(gòu)組織設(shè)臵1.4 1 組織機構(gòu)設(shè)臵包括庫存組織、部門檔案、采購組織和銷售組織、會計主 體設(shè)臵，是進行庫存業(yè)務(wù)、 采購業(yè)務(wù)和銷售業(yè)務(wù)、 財務(wù)會計以和企業(yè)各類業(yè)務(wù)的 基礎(chǔ)。142 新成立的公司， 在取得營業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證并設(shè)立財務(wù)機構(gòu)后， 由財 務(wù)負責人憑營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證

6、等資料填寫建賬維護申請登記表 ，由核算 報告分部審核，并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批后，報送給信息技術(shù)部于系統(tǒng)中作建賬處理， 信息技術(shù)部同時開通該單位應(yīng)當使用的所有系統(tǒng)模塊功能。143 注銷后的公司， 在完成各項注銷并處理完賬務(wù)后， 由公司財務(wù)負責人填 寫建賬維護申請登記表 ，由核算報告分部審核，并經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批后由信息 技術(shù)部封存。144 采購組織是負責為一個或多個公司采購物料、 提供服務(wù)和與供應(yīng)商協(xié)商 價格和供貨條款的組織單位， 屬于集團檔案， 以集團登陸才可編輯， 公司登陸只 能瀏覽。新增、變更或封存采購組織，由業(yè)務(wù)需要求單位填寫采購組織維護申 請表，由所屬總經(jīng)理審核，對應(yīng)報集團財務(wù)總監(jiān)審批后，信息技

7、術(shù)部執(zhí)行。1.4.5. 銷售組織是企業(yè)按照一定的業(yè)務(wù)模式區(qū)分出的一種組織模式，銷售組織 既可以是實際存在的組織機構(gòu)， 也可以是虛擬的組織， 銷售組織在銷售業(yè)務(wù)中有 著重要的統(tǒng)計作用。銷售組織屬集團檔案，新增、變更或封存銷售組織，應(yīng)填寫 銷售組織維護申請表，生產(chǎn)公司銷售組織由供應(yīng)鏈信息主管部門審核，對應(yīng) 報集團財務(wù)總監(jiān)審批后，信息技術(shù)部執(zhí)行。1.4.6. 部門檔案屬于公司控制檔案，各公司的部門檔案應(yīng)當依據(jù)組織架構(gòu)的編 制， 13級部門檔案由集團統(tǒng)一規(guī)劃， 4級后部門檔案由所在單位財務(wù)部門根據(jù) 公司組織架構(gòu)結(jié)合實際核算需要在系統(tǒng)中維護。1.4.7. 庫存組織由集團統(tǒng)一管控設(shè)臵；公司建賬后統(tǒng)一建立一

8、個公司標準庫存 組織；各業(yè)務(wù)單位如需要新增多個庫存組織核算庫存的， 必須填寫庫存組織維 護申請表由集團財務(wù)總監(jiān)審批后，轉(zhuǎn)信息技術(shù)部執(zhí)行。1.4.8. 倉庫檔案屬公司檔案，以公司登陸才可編輯。倉庫檔案是在公司范圍內(nèi) 完成倉庫的定義和相關(guān)屬性的設(shè)臵。 倉庫應(yīng)按照公司、 庫存組織進行設(shè)臵， 即每 個倉庫都隸屬于某個公司的某個庫存組織。 各公司倉庫檔案根據(jù)存貨屬性分辦公用品倉、物資倉、能源總庫等； 各公司倉庫檔案可根據(jù)存貨存放地劃分； 各公司根據(jù)倉儲的實際需要新增倉庫時， 必須由會計嚴格按規(guī)定填寫相對應(yīng) 的倉庫檔案維護申請表 報集團財務(wù)總監(jiān)審批同意后交各公司會計進行維護。1.5.存貨檔案1.5.1.

9、存貨檔案信息，為確保唯一性和對應(yīng)性，集團供應(yīng)鏈部作為存貨檔案的 管理部門， 對存貨編碼的唯一性、 準確性負責， 應(yīng)當就存貨信息的規(guī)范化管理形 成科學的管理辦法。后勤物資類的存貨采購由集團采購中心指定專人統(tǒng)一增加， 苗木物資類存貨由園林公司營銷部指定專人統(tǒng)一增加； 存貨檔案系統(tǒng)在保證編碼 唯一性的前提下，校驗存貨名稱 +規(guī)格+型號唯一，如果不唯一系統(tǒng)不允許保存； 新增物料申請表 （ 黃色背景必填 ）.xlsx1.5.2. 存貨檔案信息的新增、更改、刪除必須由申請人詳盡填寫 物料維護申 請表，按公司物料管理辦法進行審批后，交由物料維護專門人員執(zhí)行，并簽字 確認維護結(jié)果、存檔備查。1.5.3. 存貨

10、檔案在集團增加后，必須按各公司使用需求，分配到相應(yīng)的業(yè)務(wù)單 位（即分配到業(yè)務(wù)單元和成本域） ，并修改確認各個子公司的計價方式。1.5.4. 存貨分類是指集團內(nèi)存貨檔案的分類，其作用是便于按分類查找和統(tǒng)計 數(shù)據(jù)。存貨分類由集團統(tǒng)一設(shè)定。存貨分類增加、封存由需求部門填寫存貨分 類維護申請表報信息技術(shù)部、財務(wù)中心會簽后由信息技術(shù)部維護執(zhí)行；附存 貨分類明細表。1.6. 固定資產(chǎn)檔案1.6.1. 固定資產(chǎn)檔案信息新增和變更，依據(jù)固定資管理制度的規(guī)定，由所在單 位財務(wù)人員錄入后經(jīng)集團固定資產(chǎn)專員確認后生效。162 系統(tǒng)對于固定資產(chǎn)專員的權(quán)限， 按管理制度的規(guī)定設(shè)臵， 經(jīng)所屬總經(jīng)理 批準后由信息技術(shù)部維護

11、。1.7. 客商檔案客商基本信息是對客商基本資料的詳細描述，必須詳細、完整與客觀。171 客戶供應(yīng)商新增：由業(yè)務(wù)人員填寫新客戶備案表 ，分管副總對 （ 客 商檔案維護申請表 的信息進行審核； 信息不實或不全者給予退回， 由業(yè)務(wù)員重 新填寫；符合要求時， 分管副總簽字確認， 由集團采購中心指定專人維護供應(yīng)商 檔案。172 修改與補充：當客戶信息發(fā)生變化后，按新客戶備案處理。1.8. 結(jié)算信息1.8.1. 賬戶檔案是各公司在銀行開立的基本賬戶和一般賬戶，集團統(tǒng)一建立賬 戶和管理賬戶檔案。 集團對賬戶檔案進行完全控制。 集團分配的賬戶檔案不允許 編輯賬戶編碼、賬戶名稱、幣種信息，集團修改賬戶檔案的這三個屬性時，同步 修改所有已分配至公司的檔案屬性。1.8.2. 賬戶檔案新增、封存由各使用單位填寫賬戶檔案維護申請表報集團 財務(wù)總監(jiān)審批，辦理審批手續(xù)后由財務(wù)中心維護；1.9.業(yè)務(wù)信息業(yè)務(wù)信息主要是設(shè)臵庫存和采購業(yè)務(wù)的一些基