某上市公司行政管理制度之檔案管理制度

1、檔案管理制度一、總則（一）本制度根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、電力工業(yè)企業(yè)檔 案分類規(guī)則及有關(guān)部門 的規(guī)定，結(jié)合我公司具體情況制定。（二）檔案管理工作的基本任務(wù)是做好檔案的收集、整理、鑒 定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。（三）本制度適用 X X旖限公司檔案管理。二、檔案管理的體制（一綜合管理部是公司檔案工作的主管部門。（二）公覆置檔案室，由綜合管理部專人負(fù)責(zé)檔案管理，統(tǒng) 籌、協(xié)調(diào)和組織公司的建檔立卷工作，督促 檢查指導(dǎo)下屬公司檔 案員對(duì)檔案資料的收集和管理 歸檔工作，代表本公司對(duì)外聯(lián)系有 關(guān)檔案業(yè)務(wù)。（三汩檔采取部門立卷制，公司各部門設(shè)置兼職檔案管理員， 定期將部門資料視情況移交公司檔案室存檔，各部 門

2、兼職檔案員 應(yīng)相互協(xié)調(diào)，對(duì)部門間有串聯(lián)的文件應(yīng)嚴(yán)格按照事由發(fā)生制原則 交事情經(jīng)辦部門歸檔。（四）下屬公司檔案工作在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)檔案部門的監(jiān)督 和指導(dǎo)。（五）檔案工修持集中統(tǒng)一管理原則。根據(jù)本公司管理體制 規(guī)定，文書、科技檔案由檔案室負(fù)責(zé)管理。本制度分別 制定各類檔案的各 類制度。（六）檔案管理網(wǎng) 絡(luò) 是以檔案室 歸口管理、監(jiān)督 為 主，以各所屬 電 力公司檔案人 員為輔 的管理網(wǎng) 絡(luò)。網(wǎng)絡(luò) 活 動(dòng)應(yīng)傳 達(dá)和 貫徹 有關(guān)公司檔案工作的政策和要求，開(kāi)展檔案 業(yè)務(wù) 培 訓(xùn) ，使公司檔案實(shí) 行 規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化管理。三、檔案管理（一 ）文件材料歸 檔要求1、歸 檔的文件材料必 須 準(zhǔn)確地反映本公司及下屬

3、公司投資、項(xiàng) 目建 設(shè)、生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)、科研、基本技術(shù)和 經(jīng)營(yíng) 管理等各 項(xiàng) 活 動(dòng) 的真 實(shí) 內(nèi)容和 歷 史 過(guò)程。2、下屬公司在生產(chǎn) 活 動(dòng) 中形成的文件材料，由下屬公司檔案 員負(fù)責(zé)收集、整理立卷，完好保存，并定期將檔案目錄 上交本公司檔案管理部 門 ，以 備 公司檔案室隨 時(shí)調(diào)取。3、歸 檔的文件材料必 須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手 續(xù) 完備 ， 書 寫材料要益于 長(zhǎng) 期保管，禁止使用 圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和復(fù)寫 紙。4、下屬發(fā)電公司文件材料的 歸 檔范 圍 和保管期限分別 以國(guó)家電 力工 業(yè) 企 業(yè) 檔案分 類規(guī)則和電 力工 業(yè) 系 統(tǒng) 技 術(shù) 檔案保管 期限表為標(biāo)準(zhǔn)。5、凡本公司在各項(xiàng)

4、業(yè)務(wù)中形成的具有保存價(jià)值 的文件材料都必 須 移交檔案室 歸 檔，任何部 門 和個(gè)人都不得占 為已有。6、工作人員因工外出學(xué) 習(xí)、考察及參加各種會(huì)議 的文件材料， 應(yīng) 按文件 歸 檔范 圍 的要求交公司檔案室 歸檔。（二）檔案保管1、接收檔案要認(rèn)真 驗(yàn) 收，并辦 理交接手 續(xù)。2、存放檔案必須有 專 用的檔案室，做好辦公、閱覽、檔案室三分開(kāi)。檔案室應(yīng) 具有良好的 環(huán)境，具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射等安全措施。3、定期檢查檔案室的安全措施，檔案室的溫、濕度分別控制在 14-24和 45%-60%。4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不準(zhǔn)堆放易燃、易爆物品，下班前要切斷 電 源，關(guān) 閉門窗。5、檔

5、案室內(nèi)案卷排列要科學(xué)，便于利用和保管。6、定期進(jìn)行室藏檔案的清理、校對(duì)，做好 帳物相符。7、凡離、退職人 員 都必 須 向檔案室交還 所借檔案，并由檔案室 負(fù)責(zé) 人在離 職單 上 簽字。8、檔案管理人員的工作 調(diào)動(dòng) ，必 須 要 辦 理檔案數(shù)量和狀況的交接手 續(xù)。（三）檔案 鑒 定與 銷毀1、根據(jù)國(guó)家檔案局及有關(guān)部門規(guī)定， 編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期（ 16-50 年） 、短期（ 15 年以下）三種。2、日常的鑒定工作由檔案室 負(fù)責(zé) ， 對(duì) 新入庫(kù) 的檔案 應(yīng) 正確劃分保管期限。3、庫(kù)存檔案的定期 鑒 定由 鑒 定小 組負(fù)責(zé)進(jìn) 行， 鑒 定小 組 由公司主管檔案工作的 領(lǐng)導(dǎo)、檔

6、案人員 和 業(yè)務(wù) 技 術(shù) 人 員組 成， 對(duì) 超過(guò) 保管期限的檔案提出存毀 意 見(jiàn) ，由檔案部 門 寫出 鑒 定 報(bào) 告，在保管 單 位 備 考表中注明鑒 定意見(jiàn) ，由小 組負(fù)責(zé) 人 簽 名，并注明 鑒定日期。4、銷毀的檔案需 嚴(yán) 格掌握， 銷毀 前要 編 制清冊(cè)，提出 銷毀報(bào)告， 經(jīng) 檔案主管 領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀 的檔案要 嚴(yán) 格 執(zhí) 行保密 規(guī) 定，將作 廢 檔案送至指定地點(diǎn) 監(jiān)銷。5、檔案銷毀清冊(cè)要永久保存。（四）檔案 統(tǒng)計(jì)1、檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì) 工作， 統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)以原始 記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況 統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及效果 統(tǒng)計(jì)。（五）檔

7、案信息開(kāi)發(fā) 利用1、檔案信息開(kāi)發(fā) 利用是公司檔案管理的一 項(xiàng) 重要內(nèi)容，要積 極開(kāi)展檔案的二次整理和 編 研，利用檔案信息 資 源，有效地 為公司及下屬公司的各項(xiàng) 工作服 務(wù)。2、公司檔案開(kāi)發(fā) 和提供利用，必 須嚴(yán) 格 執(zhí)行保密制度。3、根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍， 規(guī) 定不同的利用 審 批手 續(xù)。外單 位人 員查閱 公司檔案， 應(yīng) 持介 紹 信， 經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方予接待。未經(jīng) 允 許不準(zhǔn)拍照、復(fù)制、轉(zhuǎn) 抄，不準(zhǔn)將檔案帶出公司外。4、利用檔案均需辦理登 記 手 續(xù) ， 愛(ài)護(hù)檔案，不得折疊、拆卷，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密， 應(yīng) 追究 責(zé)任。5、正本檔案均不出借，一律在閱覽室 查閱 ，情

8、況特殊者需經(jīng) 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（六）檔案管理人員1、檔案工作人員 要忠于 職 守，具 備專業(yè) 知 識(shí) 和檔案管理知識(shí) ，熟悉和了解公司的各項(xiàng) 管理活 動(dòng)。2、檔案管理人員的工作安排要相 對(duì)穩(wěn) 定，有利 積 累 經(jīng)驗(yàn) ，開(kāi)展工作。四、文書 檔案管理文書檔案是 記述和反映公司及下屬公司 經(jīng)營(yíng) 的規(guī)劃、方針 政策、國(guó)家法律、法規(guī)和生 產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各 項(xiàng) 活 動(dòng) 的真實(shí) 原始 記錄 ，是公司的基本情況和 歷 史面貌的 記錄 ，是 查考、研究和總結(jié) 的主要依據(jù)。（一 ）基本任務(wù)1、對(duì) 公司文件材料進(jìn) 行 歸檔。2、公司專職檔案 員應(yīng) 收集公司及下屬公司每年所行成的文件材料，確保文件材料收集 齊全、完整。3、文書 檔

9、案案卷格式 執(zhí)行GB/T9705-88標(biāo)準(zhǔn)。（二）文 書 檔案管理的內(nèi)容1、行政管理方面（1）公司注冊(cè)成立的相關(guān)文檔資料。（2）公司召開(kāi)會(huì)議 的 記錄、紀(jì) 要， 討論通 過(guò)的文件。（3） 項(xiàng) 目投資的信息分析、登記、立項(xiàng)相關(guān)材料。（4） 規(guī)定、制度、通知、決定、決議、辦法、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告錄入。（5） 計(jì)劃、規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（6） 工作總結(jié)、報(bào)告。（7） 文檔錄入。（8） 人事管理方面材料。（9） 濟(jì)合同類 文件：生 產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活 動(dòng)中形成的相關(guān)合同、協(xié)議、法律文 書等。五、技術(shù) 檔案管理（一）技 術(shù) 檔案管理的內(nèi)容（10） 公司工程建設(shè)中形成的文件：合同、合同附件、談判協(xié)議、議 定 書 各 設(shè)計(jì)

10、階段的有關(guān)文件、審查議 定 書、國(guó)外設(shè)備材料 驗(yàn) 收及 設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)、開(kāi)箱檢驗(yàn)、記錄、商檢及索 賠 ； 電 力基建方面；辦公、生活福利建筑方面；生產(chǎn)技 術(shù)管理方面的文件 。 （詳見(jiàn) 附件）（11） 及下屬公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活 動(dòng) 中形成的技術(shù) 文件 資料、技 術(shù)專利、技術(shù)科研成果等。（二）技 術(shù) 文件的收集辦 法（12） 文件的收集由各所屬 電 力公司檔案 員 收集完整后由各所屬 電 力公司存放保管，并將檔案目錄 定期上交公司檔案室，以 備 公司檔案室 調(diào)取。檔案室在收集技術(shù)文件后 須 及 時(shí)填寫技術(shù) 文件入檔 單通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 和 專業(yè)。2、下屬公司基建工程應(yīng)于工程竣工交接驗(yàn) 收后，在 30 天之內(nèi)由

11、下屬公司基建部 門 將竣工 圖 及工程檔案移交下屬公司檔案室， 規(guī) 模大的工程項(xiàng) 目，可分 階 段 歸 檔，施工 圖 （翻 譯 版和竣工 圖 ）均作永久保存，并將檔案目 錄 及相關(guān) 資 料 報(bào)公司檔案室。（13） 公司在基建施工、重大技術(shù)改 進(jìn) 工程 項(xiàng) 目或每次科研成果 進(jìn) 行 鑒 定 驗(yàn) 收 時(shí) ，必 須 有公司技 術(shù) 部 門 參加， 對(duì)應(yīng)歸 檔的技 術(shù) 文件材料 進(jìn) 行 驗(yàn) 收，以保 證 技 術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。（14） 公司國(guó)內(nèi)購(gòu)置或國(guó)外引 進(jìn) 的 設(shè)備 隨機(jī)技 術(shù)文件、圖紙、產(chǎn) 品 說(shuō) 明 書、均由下屬檔案室集中統(tǒng) 一收集后，將檔案目 錄交公司檔案室。設(shè)備開(kāi)箱 時(shí)須 有檔

12、案人 員 （或兼 職 人 員 ）參加并 負(fù)責(zé)收集。財(cái)務(wù) 和人事檔案由相關(guān)部 門 按各 專業(yè) 的檔案管理標(biāo) 準(zhǔn)做好檔案的整理、立卷、存檔工作。六、檔案的安全與保密（一）檔案是公司的機(jī)密，檔案室是機(jī)要室，無(wú)關(guān)人員 一律不得入內(nèi)。（二）檔案管理人員 不準(zhǔn)向有關(guān)人 員泄漏、散布或談?wù)摍n案的內(nèi)容，一 經(jīng)發(fā)現(xiàn) ， 應(yīng)視 其情 節(jié)輕 重予以 嚴(yán)肅處理。七、檔案的查閱 與借用（一）凡本公司有關(guān)人員 ，因工作需要借閱 檔案者， 應(yīng) 做好登記 ，一般只允 許 在檔案室 查閱。查閱協(xié)議、合同及其他重要技術(shù)資 料必 須經(jīng) 公司 綜 合管理部同意方可查閱。（二）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦好手續(xù)， 當(dāng)天歸還，如超過(guò)兩天以上者，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才能 借出，但須如期歸還。（三）借出的檔案不得擅自復(fù)制、涂改、拆散、損 壞，不得轉(zhuǎn)借 他人或外單位，如有違反者，視情節(jié)輕重嚴(yán)肅處理。（四）凡屬不成熟怫