高等教育自學(xué)考試項(xiàng)目時(shí)間管理實(shí)踐

1、案例一：某軟件公司的進(jìn)度計(jì)劃控制問題 1 答：（ 1）因項(xiàng)目是政府性項(xiàng)目，沒有充分考慮政府內(nèi)部和政府體制對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響，項(xiàng)目進(jìn)度由省養(yǎng)老保險(xiǎn)局控制有待更改；（ 2）進(jìn)度計(jì)劃沒有考慮一些不可預(yù)見的事件發(fā)生。如放假、社會(huì)環(huán)境、項(xiàng)目環(huán)境等要素對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度控制的影響，并在出現(xiàn)問題時(shí)沒有更合理的調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃;（ 3）沒有與客戶同步，沒有真正了解客戶需求的。沒能將客戶急需要的，在方便客戶工作的需求提前完成，沒有和客戶之間進(jìn)行有效的溝通和互動(dòng)，從而不能保證項(xiàng)目更好的完成。問題 2 答：通過對(duì)影響進(jìn)度的因素進(jìn)行分析，影響此項(xiàng)目的主要因素是項(xiàng)目進(jìn)度是由客戶省養(yǎng)老保險(xiǎn)局控制， 加強(qiáng)和省養(yǎng)老保險(xiǎn)局的互動(dòng)和溝通，

2、及時(shí)采取必要的措施， 盡量縮小計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度的偏差，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的主動(dòng)控制。軟件開發(fā)項(xiàng)目中影響進(jìn)度的因素中人的因素是最重要的因素，技術(shù)的因素歸根到底是人的因素。（ 1）軟件公司對(duì)項(xiàng)目需求分析不準(zhǔn)確。造成這個(gè)問題的主要原因有兩個(gè)方面:一是缺乏項(xiàng)目所在行業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌管理的專業(yè)知識(shí) , 不能準(zhǔn)確的理解客戶的需求 , 造成需求偏差。另一方面是客戶在開始時(shí)沒有清晰完整的項(xiàng)目目標(biāo)。（ 2）由和省養(yǎng)老保險(xiǎn)局溝通和互動(dòng)的問題，沒有把進(jìn)度計(jì)劃作為項(xiàng)目過程行動(dòng)的基礎(chǔ)， 而是因?yàn)槭○B(yǎng)老保險(xiǎn)局相關(guān)處室對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的控制，從而把計(jì)劃放在一邊，比較隨意去做。因此造成項(xiàng)目執(zhí)行上的錯(cuò)誤，給項(xiàng)目進(jìn)度帶來麻煩。項(xiàng)目的客戶沒

3、有及時(shí)為項(xiàng)目中出現(xiàn)的情況采取必要的措施或者所采取的措施的不適合具體的情況、沒有效果或者有副作用等，造成進(jìn)度上的延誤。問題 3 答：如果我是該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人我將通過以下方法更好的把握項(xiàng)目進(jìn)度：項(xiàng)目的進(jìn)度不僅是時(shí)間因素，還受到資源方面的影響，該項(xiàng)目進(jìn)度中的項(xiàng)目時(shí)間管理同時(shí)受到資源等方面的影響，需要從整體上關(guān)注影響項(xiàng)目進(jìn)度的各個(gè)因素，其主要是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度中的時(shí)間點(diǎn)的控制。（ 1） 首先在和省養(yǎng)老保險(xiǎn)局溝通前, 先了解一些反映養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的資料和相關(guān)書籍 , 有針對(duì)性的閱讀, 弄清養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)流程及每一步要達(dá)到的功能。如果對(duì)業(yè)務(wù)流程的具體細(xì)節(jié)不是很清楚, 可以讓養(yǎng)老保險(xiǎn)局的工作人員帶領(lǐng)參觀業(yè)務(wù)流程。 這

4、樣準(zhǔn)備工作做完了以后, 再進(jìn)行正式的洽談, 從而提出具有針對(duì)性的問題或關(guān)鍵的問題, 省養(yǎng)老保險(xiǎn)局也會(huì)輕松, 準(zhǔn)確的回答你所提出的問題。作為有益補(bǔ)充還可以用無記名問卷進(jìn)行調(diào)查, 因?yàn)樵跓o壓力的情況下需求更接近真實(shí)。（ 2）建立良好的溝通。良好的溝通是協(xié)調(diào)各方面的潤滑劑。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做了一個(gè)很好的計(jì)劃, 不和客戶省養(yǎng)老保險(xiǎn)局進(jìn)行溝通 , 客戶不理解, 不會(huì)對(duì)此積極響應(yīng) , 或是按自認(rèn)為對(duì)的方法去做, 這都可能導(dǎo)致惡性循環(huán), 項(xiàng)目很難繼續(xù)下去。比較合適的做法是, 確定客戶的溝通需求, 再找到合適的溝通方式, 進(jìn)行及時(shí)有效的溝通。（ 3）采用關(guān)鍵路徑方法進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度安排，生成描述項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的任務(wù)網(wǎng)絡(luò)圖

5、。網(wǎng)絡(luò)圖中按一定的次序列出所有的子任務(wù)和任務(wù)進(jìn)展的里程碑：關(guān)鍵路徑。完成關(guān)鍵路徑上所有任務(wù)時(shí)間的總和，確定該是項(xiàng)目開發(fā)所需要的最短時(shí)間。用統(tǒng)計(jì)模型估算開發(fā)每個(gè)子任務(wù)需要的工作量和時(shí)間。計(jì)算各子任務(wù)的最早啟動(dòng)時(shí)間和最遲啟動(dòng)時(shí)間，即確定啟動(dòng)子任務(wù)的時(shí)間窗口邊界。某個(gè)子任務(wù)的最早啟動(dòng)時(shí)間被定義為該子任務(wù)的所有前導(dǎo)任務(wù)完成的最早時(shí)間。 反之， 某個(gè)子任務(wù)的最遲啟動(dòng)時(shí)間被定義為在保證項(xiàng)目按時(shí)完成的前提下，最遲啟動(dòng)該子任務(wù)的時(shí)間。與最早啟動(dòng)時(shí)間和最遲啟動(dòng)時(shí)間對(duì)應(yīng)的概念是最早結(jié)束時(shí)間和最遲結(jié)束時(shí)間。它們分別是最早啟動(dòng)時(shí)間和最遲啟動(dòng)時(shí)間與完成該子任務(wù)所需要時(shí)間的和：在任務(wù)進(jìn)度安排過程中，應(yīng)先尋求關(guān)鍵路徑并在關(guān)

6、鍵路徑上安排一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間和節(jié)假日，以便應(yīng)付意想不到的困難和問題。采用以上這些工具和方法可以大大提高工作質(zhì)量。（ 4）在制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，必須以項(xiàng)目范圍管理為基礎(chǔ)，針對(duì)項(xiàng)目范圍的內(nèi)容要求， 有針對(duì)性的安排項(xiàng)目活動(dòng)，首先列出項(xiàng)目活動(dòng)清單，確定項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴關(guān)系，從資源庫中選擇資源分配到項(xiàng)目活動(dòng)中，然后根據(jù)資源的配置情況估計(jì)各項(xiàng)目活動(dòng)所需的工期，從而得到整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度時(shí)間表。對(duì)于各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間安排，需要考慮比較多的因素，例如， 為保證項(xiàng)目活動(dòng)所需要的資源的時(shí)間與資源本身的日程安排不沖突，要根據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)的工作復(fù)雜度和工作量，結(jié)合資源來估計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)所需的工期，要考慮某些項(xiàng)目活動(dòng)之間所必需的間隔時(shí)

7、間，還有一些外部所要求的強(qiáng)制的時(shí)間方面的限制條件，包括國家規(guī)定的法定節(jié)假日、特別規(guī)定的特殊生產(chǎn)時(shí)間要求等。因此， 在項(xiàng)目時(shí)間表中，包括了緊密圍繞項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)、活動(dòng)之間的依賴關(guān)系、活動(dòng)的工期和完成各項(xiàng)活動(dòng)所需的資源。當(dāng)分配給項(xiàng)目活動(dòng)的資源是具體人或組織（小組、部門等）時(shí)，這個(gè)時(shí)間表同時(shí)也決定了項(xiàng)目中各個(gè)參與方在項(xiàng)目中的工作時(shí)間安排。（ 5）在項(xiàng)目執(zhí)行和控制過程中，要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟蹤。其實(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度其實(shí)有兩種不同的表示方法，一種是純粹的時(shí)間表示，對(duì)照計(jì)劃中的時(shí)間進(jìn)度來檢查是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成了計(jì)劃的任務(wù)，另一種是以工作量來表示的，在計(jì)劃中對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工作內(nèi)容預(yù)先做出估算，在跟蹤實(shí)際進(jìn)度時(shí)看實(shí)

8、際的工作量完成情況， 而不是單純看時(shí)間，即使某些項(xiàng)目活動(dòng)有拖延，但如果實(shí)際完成的工作量不少于計(jì)劃的工作量，那么也認(rèn)為是正常的。這兩種方法要配合使用的，同時(shí)跟蹤時(shí)間進(jìn)度和工作量進(jìn)度這兩項(xiàng)指標(biāo)。在掌握了實(shí)際進(jìn)度及其與計(jì)劃進(jìn)度的偏差情況后，就可以對(duì)項(xiàng)目將來的實(shí)際完成時(shí)間做出預(yù)測，從而提高工作質(zhì)量。10 / 8案例二：西安標(biāo)準(zhǔn)工業(yè)股份有限公司新產(chǎn)品研制項(xiàng)目進(jìn)度管理問題 1 答：新產(chǎn)品研發(fā)任務(wù)估算出現(xiàn)問題：（ 1）任務(wù)本身的工作量估算不合理。進(jìn)度出現(xiàn)偏差首先要考慮的工作量的估算是否合理，應(yīng)該深入分析工作中存在的技術(shù)難點(diǎn)，分析項(xiàng)目成員、技術(shù)人員及工人自身的技能問題并分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。任務(wù)計(jì)劃下達(dá)給項(xiàng)目成

9、員時(shí)候獲取的承諾和是否能完成承諾跟項(xiàng)目成員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和技能有太大的關(guān)系。（ 2）當(dāng)項(xiàng)目開始的偏差出在估算上，而且項(xiàng)目后續(xù)工作都是采用的相同估算模式的情況，必須調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃。對(duì)于該項(xiàng)目，如果這個(gè)時(shí)候才發(fā)現(xiàn)是項(xiàng)目成員技能問題， 工作量完成出現(xiàn)問題時(shí)而想通過培訓(xùn)來提高技能和學(xué)習(xí)新技術(shù)是難以取得立竿見影的效果。（ 3）如果項(xiàng)目任務(wù)中存在著技術(shù)攻關(guān)或技術(shù)難點(diǎn)需要解決，對(duì)于這種任務(wù)往往是很難估計(jì)工作量的，而且一旦在技術(shù)問題上被卡住往往對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生致命的影響。 唯一的方式就是把無法預(yù)測和不透明的東西轉(zhuǎn)換為透明，在項(xiàng)目開始之前就應(yīng)該進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對(duì)，提前進(jìn)行技術(shù)問題的預(yù)研，開發(fā)原型，積累相關(guān)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

10、（ 4）信息不守務(wù)造成估算問題出現(xiàn)偏差。估算問題的根源又出在歷史項(xiàng)目或版本對(duì)項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)的采集和分析不夠，準(zhǔn)確的估算依賴于專家的經(jīng)驗(yàn)，但專家的經(jīng)驗(yàn)同樣是依賴于歷史項(xiàng)目和歷史數(shù)據(jù)。估算問題的根源還在于對(duì)項(xiàng)目成員技能和生產(chǎn)率水平?jīng)]有較清楚的認(rèn)識(shí)，一個(gè)新產(chǎn)品研發(fā)任務(wù)的完成往往存在著巨大的個(gè)人生產(chǎn)率差異和進(jìn)度差異。問題 2 答：過于相信自身能力且項(xiàng)目過程前松后緊（ 1）在項(xiàng)目的跟蹤過程中往往體現(xiàn)的較多的是項(xiàng)目管理能力，但在項(xiàng)目控制過程中體現(xiàn)更多的則是業(yè)務(wù)和技術(shù)能力?？刂频哪康氖钦嬲グl(fā)現(xiàn)問題的根源，去解決問題并糾正偏差。就本項(xiàng)目而言，企業(yè)給項(xiàng)目成員安排了一個(gè)任務(wù)，要求一周完成， 到了周末項(xiàng)目成員反饋無

11、法完成需要延期到二周，企業(yè)就確認(rèn)延期兩天周并調(diào)整后續(xù)任務(wù)。這就是我們?？吹降?，整個(gè)任務(wù)和項(xiàng)目計(jì)劃都變得不可控制了， 項(xiàng)目成員有責(zé)任，但企業(yè)同樣有責(zé)任，企業(yè)在第一次出現(xiàn)偏差時(shí)候就應(yīng)該介入任務(wù)或問題本身，幫忙一次診斷和分析問題，挖掘問題延期根源，或者調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度，改進(jìn)監(jiān)控方式。（ 2）在第一次出現(xiàn)進(jìn)度偏差的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)及時(shí)介入問題，查找問題根源而不是簡單的關(guān)注成員反饋的下一個(gè)可能完成的時(shí)間點(diǎn)。只有這樣才可能進(jìn)度小偏差就立即查找根源并控制，而不是進(jìn)度大偏差的時(shí)候進(jìn)行應(yīng)急。問題3：答：新產(chǎn)品沒有充分的利用科學(xué)的方法，只是采用傳統(tǒng)的思維和經(jīng)驗(yàn)。對(duì)進(jìn)度影響因素沒有做全面的分析，時(shí)間控制沒有抓住重點(diǎn)，控制應(yīng)

12、在事前，事中，事后及時(shí)做出。對(duì)于一個(gè)新產(chǎn)品項(xiàng)目，出現(xiàn)1-2 天的偏差很容易得到糾正。而如果出現(xiàn)1-2周以上的偏差則很難再進(jìn)行糾正。任務(wù)本身的工作量直接和偏差的大小相關(guān)。當(dāng)任務(wù)本身是不適宜進(jìn)行跟蹤的，任務(wù)本身是否會(huì)偏差不在取決于跟蹤者或?qū)＜?，而是?zhí)行者對(duì)于任務(wù)是否有很好的細(xì)分和自我控制能力。任何一個(gè)任務(wù)，要么不出現(xiàn)偏差，要么出現(xiàn)成倍的偏差。一個(gè)單項(xiàng)任務(wù)如果是 1 個(gè)周， 那這個(gè)任務(wù)很有可能要2 個(gè)周才能完成，如果我們的進(jìn)度偏差最多允許一周， 則需要把任務(wù)細(xì)化到天，按天進(jìn)行跟蹤。任務(wù)跟蹤目的就是要消除不確定性因素和風(fēng)險(xiǎn)，盡可能早的發(fā)現(xiàn)任務(wù)中的問題，這樣才有可能有時(shí)間來解決問題和糾正偏差。對(duì)于該項(xiàng)目

13、，本身也存在跟蹤但一般只能有項(xiàng)目成員自己進(jìn)行。任務(wù)沒有細(xì)分， 成員反饋的任何任務(wù)完成情況都是不可靠和主觀的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目成員的自我監(jiān)控能力對(duì)進(jìn)度是否偏差起到重要的影響，在這種情況下，任務(wù)是否能夠按期完成對(duì)企業(yè)來說是不可控的。案例十：同學(xué)聚會(huì)項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)分解1. 同學(xué)聚會(huì)籌備計(jì)劃（第一日）1.1. 決定同學(xué)聚會(huì)日期、地點(diǎn)、儀式及宴會(huì)方式1.2. 確定同學(xué)聚會(huì)預(yù)算1.3. 草擬老師和客人名單1.4. 召集好朋友討論同學(xué)聚會(huì)計(jì)劃1.5. 在同學(xué)中確定主持人及備份人選1.6. 成立同學(xué)聚會(huì)籌備組1.6.1. 召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)1.6.2. 制定同學(xué)聚會(huì)項(xiàng)目計(jì)劃書1.6.3. 明確分工2. 同學(xué)聚會(huì)前準(zhǔn)備（第二

14、日）2.1. 與同學(xué)聚會(huì)的所有項(xiàng)目干系人溝通2.1.1. 就同學(xué)聚會(huì)籌備計(jì)劃和進(jìn)展與宴會(huì)場所負(fù)責(zé)人溝通2.1.2. 打電話、發(fā)短信、郵件及 QQ中留言給同學(xué)2.1.3. 電話通知在外地生活和工作的同學(xué)和老師2.1.4. 網(wǎng)上發(fā)布聚會(huì)通知2.1.5. 再次確認(rèn)主持人并就同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天計(jì)劃與設(shè)想與之溝通2.1.6. 及時(shí)反饋受邀老師、客人及同學(xué)信息2.1.7. 對(duì)于重要客人和重點(diǎn)老師再次確認(rèn)2.2. 物品采購及設(shè)備解決方案2.2.1. 聚會(huì)現(xiàn)場布置用品和攝影和攝像設(shè)備準(zhǔn)備及風(fēng)險(xiǎn)解決方案2.2.1.1. 確認(rèn)攝影和攝像設(shè)備及風(fēng)險(xiǎn)解決方案2.2.1.2. 彩色氣球2.2.1.3. 彩燈（冷光）2.2.1

15、.4. 膠布、插線板和其它物品2.2.2. 同學(xué)聚會(huì)物品訂購2.2.2.1. 香檳和煙火2.2.2.2. 煙、酒、飲料和水果2.2.2.4. 錄像帶、膠卷2.3. 聚會(huì)場地預(yù)約（第三日）2.3.2. 估計(jì)來賓人數(shù)2.3.3. 選擇聚會(huì)地點(diǎn)，主要選擇松花湖附近的度假山莊等能夠舉行篝火晚會(huì)的場所2.3.4. 確認(rèn)菜單、價(jià)格2.3.5. 確認(rèn)現(xiàn)場的音響效果及風(fēng)險(xiǎn)解決方案2.3.6. 與度假山莊協(xié)調(diào)場地布置等細(xì)節(jié)及協(xié)調(diào)意外情況的解決方案2.3.7. 攝像準(zhǔn)備2.3.6.1. 選定同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天攝影、攝像人員2.3.6.2. 安排攝影及攝像分工2.3.6.3. 準(zhǔn)備攝影像器材和膠卷錄像帶3. 同學(xué)聚會(huì)前一

16、天準(zhǔn)備（第三日）3.3. 與同學(xué)聚會(huì)的所有項(xiàng)目干系人溝通3.3.6. 就同學(xué)聚會(huì)準(zhǔn)備工作完成情況進(jìn)行溝通并就出現(xiàn)的項(xiàng)目進(jìn)度延期和項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)情況提出解決方案3.3.7. 就準(zhǔn)備情況和同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天分工作最后溝通3.3.8. 根據(jù)準(zhǔn)備情況就同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天儀式進(jìn)程與主持人作最后溝通3.4. 確認(rèn)同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天要發(fā)言人的準(zhǔn)備情況3.4.6. 重要客人發(fā)言準(zhǔn)備情況3.4.7. 老師發(fā)言準(zhǔn)備情況3.4.8. 同學(xué)代表發(fā)言準(zhǔn)備情況3.5. 最后確認(rèn)同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天所有物品準(zhǔn)備情況3.6. 外地同學(xué)、老師及客人接機(jī)和接站并安排住宿3.7. 確定聚會(huì)當(dāng)晚篝火晚會(huì)娛樂節(jié)目及游戲4. 同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天流程（第四日）4.3. 準(zhǔn)備4.3.6. 16 ： 00 將煙、酒、茶、飲料等帶至度假山莊4.3.7. 16 ： 10 最后檢查酒席安排、音響、簽到處等細(xì)節(jié)4.4. 迎賓4.4.6. 18 ： 00 簽到處同學(xué)就位4.4.7. 18 ： 00 引導(dǎo)同學(xué)門口就位4.5. 同學(xué)聚會(huì)儀式4.5.6. . 18 ： 30 主持人準(zhǔn)備4.5.7. 18 ： 30 音響準(zhǔn)備4.5.8. 18 ： 30攝影及攝像設(shè)備準(zhǔn)備4.5.9. 18 ： 30 現(xiàn)場香檳到位重要客人致詞并提議大家舉杯慶祝班主任老師上臺(tái)致詞同學(xué)代表（正副班長）講話開香檳、舉杯歡慶游戲聚餐正式開始合影4.6.