某公司運輸費用管理規(guī)定分解

1、運輸費用管理規(guī)定歸屬體系： 有限公司經(jīng)營管理手冊售后服務(wù)系統(tǒng)分冊文件編號： 售后物流 013撰寫單位： 售后服務(wù)中心物流部版本：第一版生效日期： 2004 年 4 月 1 日機(jī)密等級：機(jī) 密一般合計頁數(shù)： 13 頁正文頁數(shù)： 10 頁附件個數(shù)： 2 個制度正文目錄：目錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項117、附件11管理總撰研裁寫究審人室批審核制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號 售后 - 物流 0131.目的：對運費支付與考核、同送并趟、運雜費、二次運費、過路橋費等進(jìn)行規(guī)范。2. 范圍：2.1 適用范圍：有限公司各分部物流部、財務(wù)部、總務(wù)部。2.2

2、 發(fā)布范圍：總部各中心、各部門；各分部3 名詞解釋：無4 職責(zé):4.1 分部物流部負(fù)責(zé)運輸費用統(tǒng)計、匯總，并進(jìn)行初步審核；4.2 分部總務(wù)部負(fù)責(zé)二次審核、報批；4.3 分部財務(wù)部負(fù)責(zé)最終審核及結(jié)算。5. 作業(yè)內(nèi)容5.1 運費支付：運費結(jié)算及付款流程運費單據(jù)首 先應(yīng)根據(jù)單據(jù)來源分別由 門店派車員或配送中心對票干事進(jìn)行核對。門店派車員 或配送中心對票干事核對 完的票據(jù)再由配送中心總調(diào)度統(tǒng)一核對。配送中心總 調(diào)度核對完后依次交給財務(wù)部、辦公室車管進(jìn)行核對。核對完的票 據(jù)依次由配送中心經(jīng)理、 分部客服經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、分部總經(jīng)理簽字確認(rèn)。對于超額度 的票據(jù)應(yīng)報總部物流部審批。生效日期2004年 4月

3、1日頁數(shù)1/10附件數(shù)2個制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號： 售后 - 物流 0135.1.2審核責(zé)任劃分 與時限要求表備注：審核時限從單據(jù)接到算起，各部門只負(fù)責(zé)本部門必審核的項目，要求在單據(jù)后附單據(jù)流轉(zhuǎn)簽字確 認(rèn)手續(xù)與流轉(zhuǎn)時間表。責(zé)任部審核時具體責(zé)任人審核項目備注門限單據(jù)回收審核整理，對票干事配送中并做出運費明細(xì)3 天心總調(diào)度協(xié)助處理單據(jù)經(jīng)理遺留問題處理1 天各部門要各司其職， 各負(fù)其分部總簽約手續(xù)，押金等務(wù)部車管問題審核1 天責(zé)，相互監(jiān)督，提高工作效率。若再出現(xiàn)拖延問 題，將分部客2 天經(jīng)理售后投訴問題追究相關(guān)人責(zé)任（時限遇節(jié)服部假日順延）分部財費用會計全面核對單據(jù)4 天務(wù)部財務(wù)部經(jīng)

4、理審核確認(rèn)1 天分部總3 天分部總經(jīng)理簽字確認(rèn)經(jīng)理生效日期2004年 4月 1日頁數(shù)2/10附件數(shù)2個制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號： 售后 - 物流 013月運費結(jié)算單據(jù)交接表接收部門接收日期接收簽字責(zé)任人審核時限配送中心對票干事與總調(diào)度3 天財務(wù)部費用會計4 天總務(wù)部車管車管1 天配送中心配送中心經(jīng)理1 天客服部客服部經(jīng)理2 天財務(wù)部財務(wù)部經(jīng)理1 天總經(jīng)理室分部總經(jīng)理3 天付款流程說明5.1.4.1配送中心對票干事與總調(diào)度要求按規(guī)定及時回收單據(jù)，每周四之前整理出上周運費明細(xì)。要求每月分兩次把運費清單交分部財務(wù)部。第一次在當(dāng)月15 日前，第二次在當(dāng)月月底（次月1日前）。（及時要求承運

5、方提前準(zhǔn)備好正式發(fā)票）5.1.4.2分部財務(wù)部 費用會計。核對送貨單據(jù)結(jié)算是否有效及其完整性，運費計算標(biāo)準(zhǔn)及累計金額是否正確無誤；5.1.4.3分部總務(wù)部車管。審核各承運商簽約手續(xù)是否健全（合同、押金情況 ），要求在單據(jù)收到后 1 天內(nèi)審核 完畢。5.1.4.4配送中心經(jīng) 理。確認(rèn)各承運車隊是否有遺留問題，要求在單據(jù)返回后1 天內(nèi)審核 完畢。5.1.4.5分部客服部 經(jīng)理。確認(rèn)各承運商是否有末解決完的售后投訴問題，要求在單據(jù)收到后 2 天內(nèi)簽署意見。生效日 期2004年 4月 1日頁數(shù)3/10附件數(shù)2 個制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號： 售后 - 物流 013分部財務(wù)經(jīng) 理。審核確認(rèn)總

6、運費是否超出額定指標(biāo)等。分部總經(jīng)理 。在收到運費清單后三天內(nèi)簽署意見。如運費超出當(dāng)月運費額定指標(biāo)，必須寫情況說明上報總部物流部，總部物流部在收到申請后兩天 內(nèi)簽署意見。如運費控制在當(dāng)月運費額度 內(nèi)，不必上報總部物流部。各分部運費結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，必須統(tǒng)一報總部物流部進(jìn)行審批后方可執(zhí)行。5.2同送、并趟運費管理同送運費結(jié)算同送的界定：同一顧客（或同一地址）一次性購買不同品類的多件商品的送貨，同一顧客（或同一地址）一次性購買同一品類的多件商品的送貨；多件商品具體指 2 件（含）以上， 12 件以下；符合上述兩個條件的一律按同送計算運費 。同送運費計算：同送2 件（含）以上，12 件以下，以其中一件配送運費

7、單價最高的單件商品運價為基準(zhǔn)，加上其它商品的搬運費。即：運費額 =運費單價最高的單件商品運價+其它商品的搬運費累計額并趟運費結(jié)算并趟的界定：同一顧客（或同一地址）一次性購買不同品類的多件商品的送貨，同一顧客（或同一地址）一次性購買同一品類的多件商品的送貨；多件商品具體指12 件（含）以上的商品。符合上述兩個條件的一律按同送計算運費。同送 / 并趟相關(guān) 流程規(guī)定分部物流部執(zhí)行同送/并趟操作的兩個前提1）在錄入時，門店錄入員要把符合同送/并趟條件的商品信息集中錄入，并在 ERP 系統(tǒng)中注明“同送 X 件，第 Y 件” 等相關(guān)標(biāo)識；2）凡符合同送 /并趟條件的，其商品信 息錄入時間間隔不能超出 60

8、 分鐘?？紤]同送 /并趟操 作的實際特點，只有在上述兩個 條件下，分部物流部才能有效地執(zhí)行同送 /并趟相關(guān)規(guī)定。生效日 期制度名 稱2004年4月1日頁數(shù)運輸費 用管理規(guī)定4/10文件編 號：附件數(shù)2 個 售后 - 物流 013各環(huán)節(jié)責(zé)任1）分部物流部調(diào)度。接到ERP 系統(tǒng)傳來的 注明“同送X 件，第 Y 件”等相關(guān)標(biāo)識的商品信息后，一定要做同送/并趟派工處理，并在送貨單上做好“同送/并趟”標(biāo)志。凡接到有“同送X 件，第 Y 件”等相關(guān)標(biāo)識，且商品信息傳遞至物流部的時間間隔不超過60 分鐘的，沒有做同送 /并趟派工處 理的，責(zé)任在分部物流部調(diào)度。特殊情況下，由于送貨時限的要求，確實不能按要求進(jìn)

9、行同送/并趟派工處理的，必須由分部物流部總調(diào)度及經(jīng)理的簽字確認(rèn)。2）送貨人員。送貨人員在結(jié)算運費時，要主動地把同送 /并趟的單據(jù)整理清楚，一并上交。凡發(fā)現(xiàn)故意把同送/并趟的單據(jù)分開做回執(zhí)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要按物流部外部車輛績效考核管理規(guī)定的相關(guān)條款進(jìn)行處罰，同時本單據(jù)運費不予結(jié)算。3）分部物流部回執(zhí)干事。在做回執(zhí)時，仔細(xì)清查是否有同送/并趟的單據(jù)是分開上交的，并對分開上交的單據(jù)及其送貨人員名單及時交總調(diào)度處。凡是送貨單據(jù)上已注明了“同送 /并趟”等相關(guān)標(biāo)識，由于沒有仔細(xì)清查，而沒有按同送/并趟運費結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理的，責(zé)任在回執(zhí)干事。其他。在實際處理過程中，由于涉及部門多，要求相關(guān)部門加強(qiáng)溝通、互相配

10、合，共同把此項工作做好。5.3運雜費的管理。運雜費作為物流成本的一部分，要求各分部給予充分重視。根據(jù)總部前期規(guī)定，除配送中心經(jīng)理及總調(diào)度外，其它部門和人員不得擅自租用社會車輛。分部內(nèi)一次性發(fā)生運雜費（如門店開業(yè)調(diào)貨、分部及門店搬遷等）超過1000 元的，必須上報物流部審批；分部間發(fā)生的運雜費（分部間調(diào)撥商品及其它用品 ），以總部下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)或?qū)徟募榻Y(jié)算依據(jù)。財務(wù)在結(jié)算運雜費時，如沒有相應(yīng)手續(xù)不能給予結(jié)算。5.4二次運費的管理二次運費結(jié)算的兩條基本原則責(zé)任方承擔(dān) 費用；單據(jù)是二次運費結(jié)算的基本憑證。生效日 期2004年4月1日頁數(shù)5/10附件數(shù)2 個制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號： 售后

11、 - 物流 013由于我方原 因造成的，二次運費由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，此項工作由配送中心與門店落實；由于廠家原 因造成的，二次運費由廠 家承擔(dān)，此項工作由分部采購部及對應(yīng)主管負(fù)責(zé)向廠家 落實；由于運方原 因造成的，不予結(jié)算二次 運費，并按相關(guān)條例追究當(dāng)事人的責(zé)任；5.4.1.5由于顧客原 因，二次運費由顧客承擔(dān)，此項工作由門店落實；5.4.1.6由于達(dá)外殘 原因造成的，按額度進(jìn)行分析，額度內(nèi)的給予結(jié)算二次運費，超出額度的一律不予結(jié)算二次運費；5.4.1.7電話購物、 網(wǎng)上購物等及其他難以查 明的原因，本著利益共享、風(fēng)險同擔(dān)的原則，對于產(chǎn)生的二次運費，按同送運價給予結(jié)算（送前要電話聯(lián)系且返回時附有顧

12、客的書面證明 ）。5.4.1.8配送中心核 單結(jié)算干事及總調(diào)度必須 分析二次運費產(chǎn)生的原因，進(jìn)行原因的分析與歸類，并嚴(yán)格依據(jù)單據(jù)進(jìn)行申報與結(jié)算。沒有單據(jù)或證明的一律不予結(jié)算二次運費。對于私自偽造相關(guān)單據(jù)或證明的，除不結(jié)算運費外，還要對當(dāng)事車輛進(jìn)行停運直至解除合同，并罰款200500 元。5.4.2二次運費產(chǎn)生 的原因分析5.4.2.1我方原因：門店亂承諾，門店信息（商品信息、顧客信息）錄入錯誤，配送中心相關(guān)人員工作失誤等；5.4.2.2廠家原因： 產(chǎn)品質(zhì)量及性能有問題等；承運主原因 ：因服務(wù)不規(guī)范與服務(wù)不 到位顧客拒收；送前未與顧客聯(lián)系出現(xiàn)的各類問題；顧客原因： 顧客不滿意退貨及選擇商品失誤等

13、；配送外殘原 因：送以顧客家，外包裝 完好無損，開箱驗機(jī)機(jī)器出現(xiàn)外殘等；生效日期2004年 4月 1日頁數(shù)6/10附件數(shù)2個制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號： 售后 - 物流 013其他原因： 顧客未交款，如電話購物 、網(wǎng)上購物等不滿意退貨及其他難以查明的原因。控制二次運費相關(guān)具體操作要求5.4.3.1送貨人員領(lǐng)到派車單后，必須主動與顧客聯(lián)系，核對顧客的姓名、電話、商品型號、數(shù)量、顏色是否一致，以及顧客提貨聯(lián)是否在顧客家中。若不一致應(yīng)及時通知派車員，顧客提貨聯(lián)不在家的暫緩送貨，將單據(jù)交給售后干事，由其與顧客聯(lián)系確定送貨時間。若送貨人員未與顧客聯(lián)系送貨時發(fā)生顧客不在家、商品信息有誤或顧客提

14、貨聯(lián)不在家的情況，二次運費由送貨人員負(fù)擔(dān)。5.4.3.2凡在配送中心出庫發(fā)運的各類商品，需要開箱檢驗的（指外包裝箱有損壞或被撞擊的跡），在出庫時可以開箱查驗外觀；外包裝完好的，不需上檢驗，則直接裝車 送出。與此同時，送貨人員必須仔細(xì)核對 貨物型號是否相、數(shù)量是否一 致。1)商品外觀殘次許可率：為送貨方當(dāng)月承運商品出現(xiàn)的開箱外觀殘次件數(shù)與承運的商品總件數(shù) 的比例 。（外觀殘次指外包裝 箱完好，機(jī)器本身出現(xiàn)外殘的商品）2) 各分部商品外觀殘次許可率定為：1.5 3) 外觀殘次率統(tǒng)計 由各分部配送中心總調(diào)度負(fù)責(zé)統(tǒng)計、申報 ，門店由派車員統(tǒng)計上交配送中心 總調(diào)度統(tǒng)一審報。4) 獎勵：以季度為 單位，對

15、本季度內(nèi)連續(xù)三個月運送商品外殘為零的送貨方（以單臺車為統(tǒng)計單位）獎勵100 元，連續(xù)三個月外殘率低于規(guī)定比例的獎勵50 元，上報配送中心經(jīng)理、分部總經(jīng)理審批后發(fā)放。機(jī)器外包裝無損而機(jī)器有外殘，顧客要求調(diào)換的，送貨車司機(jī)在經(jīng)配送經(jīng)理簽字同意調(diào)換機(jī)器后，必須將已調(diào)換機(jī)器開箱驗機(jī)確認(rèn)無外殘后方可再次送貨。如違反此流程而發(fā)生二次費用，配送中心不予結(jié)算。生效日 期制度名 稱2004年4月1日頁數(shù)運輸費 用管理規(guī)定7/10文件編 號：附件數(shù)2 個 售后 - 物流 013如果外包裝箱因送貨人員開箱操作有誤、或送貨時沒交待顧客而造成包裝箱損壞，產(chǎn)生損失由送貨人員負(fù)責(zé)賠償，并且不結(jié)算此次費用。顧客所買機(jī)器在公司

16、允許退、換貨期限內(nèi)，發(fā)生質(zhì)量問題，經(jīng)廠家售后鑒定并同意換貨的，由承運方從配送中心借出相應(yīng)機(jī)器進(jìn)行換貨操作。二次費用由廠家根據(jù)顧客證明、廠家鑒定書或證明復(fù)印件每月匯總給付，由分部采購部負(fù)責(zé)落實，財務(wù)部結(jié)算中心負(fù)責(zé)監(jiān)督。5.4.3.5在驗機(jī)過程中，顧客指出機(jī)器有問題，送貨人員根據(jù)自己所掌握知識盡量解釋處理。若遇見挑剔的顧客，應(yīng)耐心幫助顧客分析機(jī)器是否存 在質(zhì)量問題；若顧客拒收，必須與配送中心派車員聯(lián)系，經(jīng)協(xié)調(diào)核實 后，請顧客填寫顧客 證明，司機(jī)在證明上方抄寫機(jī)號，填“情況屬實”并簽字確認(rèn)。返回后 ，由收發(fā)人員驗機(jī)確認(rèn)實際問題是否與顧客證明相符，若實際不符或 不影響二次銷售的不計二次費用，并追究送貨

17、人 員的相關(guān)責(zé)任。5.4.3.6配送過程中，如因門店促銷員承諾與實際不符、各銷售單填寫人員、錄入人員及收銀員的失誤而導(dǎo)致的二次費用，由各門店經(jīng)理人員落實二次費用并追究責(zé)任，三日內(nèi)追回上交財務(wù)，否則由門店經(jīng)理承擔(dān)。5.4.3.7如因配送中 心人員（包括干事、調(diào)度 員、送貨員及庫房作業(yè)人員等）的工作失誤而導(dǎo)致的二次費用，由配送中心經(jīng)理落實賠償事宜并追究責(zé)任。另外，對于成批次的同型號機(jī)器，發(fā)現(xiàn)機(jī)器與門店樣機(jī)不盡相同的，必須在第一時間通知相關(guān)采銷人員，在未落實前，對此型號機(jī)器庫房不得發(fā)貨，否則，由此產(chǎn)生的二次費用，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。5.4.4二次運費統(tǒng)計 結(jié)算流程5.4.4.1送貨人員在 送貨過程中，

18、產(chǎn)生二次運費；（必須有顧客書面證明）5.4.4.2將送貨單及 顧客證明交派車員及總調(diào) 度，根據(jù)事實初步判別二次運費是否屬符合規(guī)定及具體原因及相關(guān)責(zé)任人；5.4.4.3如果是人為 原因造成的，由配送中心 經(jīng)理協(xié)調(diào)各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人落實運費（此類費用由責(zé)任人上交配送中心并轉(zhuǎn)送貨人，配送中心根據(jù)證明及簽收手續(xù)建立檔案備查，不再報財務(wù)部門）；5.4.4.4屬公司支付 范圍的（如產(chǎn)品質(zhì)量、網(wǎng) 上及電話購物等）二次運費，每月隨運費結(jié)算由配送中心總調(diào)度負(fù)責(zé)統(tǒng)計并上報（要另外列出清單）生效日 期2004年4月1日頁數(shù)8/10附件數(shù)2 個制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號： 售后 - 物流 013在公司支付

19、的二次費中，屬產(chǎn)品質(zhì)量的，必須附有廠家質(zhì)量鑒定單或開箱即殘的顧客書面證明，配送中心調(diào)度根據(jù)以上憑證編制出匯總表交財務(wù)和采購各一份，財 務(wù)據(jù)此依據(jù)掛賬登記，由各品類采購人員 根據(jù)數(shù)額向廠家收取，或在當(dāng) 月貨款結(jié)算時統(tǒng)一由財務(wù)部扣除。因產(chǎn)品質(zhì)量問題產(chǎn)生的二次運費由對應(yīng)廠家承擔(dān)，每月結(jié)算運費時，由配送中心負(fù)責(zé)提供二次運費明細(xì)表，報財務(wù)部的同時，上報分部采購部，由采購部經(jīng)理落實各 廠家于每月 15 日前將上月二次運費上繳分部財務(wù)部。5.5 異地調(diào)撥運費結(jié)算各分部必須確 定 1 到 2 家比較有實力的運輸公司作為運輸承運方，并簽訂長期運輸協(xié)議，報總部審批；調(diào)撥單運輸必須簽訂運輸協(xié)議或我方認(rèn)可的貨運單。按

20、照商品調(diào)撥 單規(guī)定的到貨期限在運輸協(xié)議中明確商品運抵目的地時間，并明確因延遲送貨造成 的賠償責(zé)任；原則上要求因延遲送貨，承 運方必須按照每延遲 1 小時賠償我 方不低于該單運費 2的違約金。商品調(diào)撥運費 原則上由調(diào)入方分部承擔(dān)，但是，為了便于實際業(yè)務(wù)操作，要求采用“貨到見回單付款”方式，即由調(diào)出分部定期統(tǒng)一墊支運費，墊支運費由財務(wù)部門掛調(diào)入方分部往來帳，每月由財務(wù)部門對帳、結(jié)算。要求在運輸協(xié) 議中明確運輸承運方必須出據(jù)運輸業(yè)專用發(fā)票（發(fā)票聯(lián)和扺扣聯(lián)）方可結(jié)算運費， 否則不予結(jié)算運費，由此引起的貨物延遲 及其它損失，均由承運方承擔(dān)。5.6 各分部過路、過橋費的收取方式由各分部配送 中心按照免費送

21、貨區(qū)域劃分，具體至相應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的收費標(biāo)準(zhǔn)公布各門店，并要求銷售人員掌握此標(biāo)準(zhǔn)；顧客購物時， 銷售人員根據(jù)所填地址及主動詢問，將此 類收費標(biāo)準(zhǔn)告之顧客，并在銷售票注明收費 金額；生效日期2004年 4月 1日頁數(shù)9/10附件數(shù)2個制度名 稱運輸費 用管理規(guī)定文件編 號： 售后 - 物流 013如所送地址發(fā)生此類費用，銷售人員引導(dǎo)顧客至門店服務(wù)臺辦理交付過路、過橋費用，由服務(wù)臺干事為顧客開具一式四聯(lián)收據(jù)- - 第一聯(lián)存根聯(lián)（服務(wù)臺留存?zhèn)洳椋?，第二?lián)記賬聯(lián)（會計入賬），第三聯(lián)付款憑證聯(lián)（顧客留存），第四聯(lián)結(jié)算聯(lián)（送貨司機(jī)從顧客家收回用于結(jié)算 ）；每天下班前，服務(wù)臺干事將所收費用 及記賬聯(lián)一并交門店財務(wù)入賬；送貨司機(jī)將貨送至顧客家后，過路、過橋費收據(jù)的結(jié)算聯(lián)與商品提貨聯(lián)經(jīng)顧客簽字后一并收回，返回后交配送中心派車處審核后，過路、橋費的結(jié)算單據(jù)由承運人保管，每月 30 日前憑收據(jù)結(jié)算聯(lián)至對應(yīng)門店將費用領(lǐng)回；新開分部因開業(yè)期間銷售量大，總部規(guī)定開業(yè)前三天的過路過橋費由送貨人員上門收取（配送 中心、客服部及門店負(fù)責(zé)人，必須將相關(guān) 人員培訓(xùn)到位），第四天起即按總部相關(guān)規(guī)定由服務(wù)臺統(tǒng)一收取。特殊情況處理5.6.6.1如收據(jù)因顧客原因造成丟失，必須有顧客書面證明，并經(jīng)配送中心及門店財務(wù)確認(rèn)后方可 結(jié)算；5.6.6.2如因銷售人員交款前未告知顧客公司規(guī)定，造成此類費用漏收的，經(jīng)顧客書面證明后，由 門