公文處理辦法

1、龍巖卷煙廠公文處理辦法第一章 總 則第一條 為進一步做好龍巖卷煙廠的公文處理工作，根據(jù)國家 煙草專賣局印發(fā)的 機關(guān)公文處理辦法（國煙辦 2001256 號），結(jié) 合我廠的實際，制定本辦法。第二條 龍巖卷煙廠公文（包括電報，下同） ，是本廠在行政管 理、組織生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書， 是 依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷） 、歸檔等 一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做 到及時、準確、安全。第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有 關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。第

2、六條 龍巖卷煙廠各部門、多經(jīng)各公司負責(zé)人應(yīng)當高度重視 公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本單位（部門）公文處理工 作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條 龍巖卷煙廠辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管公文 處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。第八條 各部門、 多經(jīng)各公司應(yīng)當明確專人負責(zé)公文處理工作。第二章 公 文 種 類第九條 龍巖卷煙廠的公文種類主要有：（一）命令（令） 適用于依照有關(guān)法律和國務(wù)院的行政法規(guī)、決定、命令，發(fā)布 經(jīng)國家煙草專賣局或福建省人民政府審議并授權(quán)發(fā)布的規(guī)章， 宣布施 行重大強制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關(guān)單位及人 員，變更或者

3、撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（四）通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的 公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項， 任免人員。（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（七）議案適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民 代表大會或省人大常委會提請審議的事項。（八）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（九）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。（十一）意見適

4、用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行 文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦 理。上級機關(guān)應(yīng)當對下級機關(guān)報送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行； 無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對（十二）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批 準和答復(fù)審批事項?！昂弊鳛橹饕姆N之一，與其他主要文種同樣 具有由制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法定效力?！昂男问健笔侵腹母袷街?區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應(yīng)注意選 擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。（十

5、三）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項?！懊睢?、“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時，應(yīng)當依據(jù) 法律的規(guī)定和職權(quán)，根據(jù)獎勵的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍等具體 情況，選擇使用相應(yīng)的文種。第三章公文格式第十條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機 關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成 文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報）機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、 印發(fā)日期、印刷份數(shù)和錄入、校對人等部分組成。龍巖卷煙廠發(fā)文包 括“中共龍巖卷煙廠委員會文件”、“龍巖卷煙廠文件”、“龍巖卷煙廠 辦公室文件”。多經(jīng)各公司可參照本文件格 式，自行設(shè)計本單位的文頭。公文分為上行文、平

6、行文和下行文三種 格式。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級和保密期限。 其中“絕 密”、“機密”級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號；涉及國家秘密的公文如有 具體保密期限應(yīng)當明確標法，否則按照國家秘密保密期限的規(guī)定（國家保密局 1990 年第 2 號令）第九條執(zhí)行，即“凡未標明或者未 通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、 機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。 ”（二）緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急” 、“急件”。 其中電報應(yīng)當分別標明“特提” 、“特急”、“加急”、“平急”。（三）發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱； 單位之間聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。與同

7、級或相應(yīng)的黨政機關(guān)、 軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。（四）發(fā)文字號應(yīng)當包括單位代字、年份、序號。單位之間聯(lián) 合行文，只標明主辦單位的發(fā)文字號； 與其他單位聯(lián)合行文原則上應(yīng) 使用排列在前單位的發(fā)文字號， 也可以協(xié)商確定， 但只能標注一個單 位的發(fā)文字號。凡以中共龍巖卷煙廠委員會、龍巖卷煙廠名義的發(fā)文，均由辦 公室統(tǒng)一編號。其編號辦法另行通知。（五）上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中， “請示”應(yīng) 當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公 文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱加 書名號外，一般不用

8、標點符號。（七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī) 范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當加 蓋印章。單位聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公 文，發(fā)文單位都應(yīng)當加蓋印章。（十）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽 發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項） ，應(yīng)當加括號標 注?！案阶ⅰ钡奈恢迷诔晌娜掌诤陀≌轮拢嬗浿?。（十二）公文應(yīng)當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標 注主題詞。（十三）抄送（報）機關(guān)指除主送機關(guān)外的需要執(zhí)行或

9、知曉公 文的其他機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照國家行政機 關(guān)公文格式國家標準執(zhí)行。第十二條 公文用紙采用國際標準 A4型（210mm X297mm ）, 左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四章 行 文 規(guī) 則第十三條 行文應(yīng)當確有必要，注重效用。第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得 越級請示和報告。第十五條 龍巖卷煙廠可以與龍巖市人民政府各局（辦） ，同級 黨組織和軍隊機關(guān)， 同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行 文，但除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一

10、般 不得向上述單位正式行文。本廠內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文，即：不得向本廠 外的其他機關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，與相應(yīng)的其 他機關(guān)進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。第十六條 聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦單位。向下級機關(guān)的重要行 文，應(yīng)當同時抄報直接上級機關(guān)。第十七條 各職能部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各 自行文。如擅自行文，應(yīng)當責(zé)令糾正或撤銷。第十八條“請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送（報）形式，但不得抄送其下級 機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第十九條 除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級機關(guān)負責(zé)人報

11、送“請示”、“意見”和“報告”。第二十條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送 機關(guān)和抄報機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文， 必要時應(yīng) 當抄送其另一上級機關(guān)。第二一條 在報刊上發(fā)布及張貼的行政規(guī)章和公告的事項， 應(yīng)當視為正式文件，依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。同時，由發(fā)文機關(guān)印制 少量文本，供存檔備查。第五章發(fā)文辦理第二十二條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、 簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十三條草擬公文應(yīng)當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政 策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，

12、直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主 送機關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要 確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題， 后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、 月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、 ”，第二層為“（一）”，第 三層為“ 1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使 用國際組織外文名稱或其縮寫形式， 應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的 中文譯名。（九）公文中的

13、數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、 詞組、慣用語、 縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使 用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。第二十四條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項， 主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見并會簽后方可行 文；如有分歧， 主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一 致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建議性意見，并與有關(guān)部門 會簽后報請廠領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第二十五條 擬制公文，應(yīng)根據(jù)新聞報道和網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息管 理規(guī)定（國煙辦 2001141 號），在發(fā)文稿紙首頁附注位置標明“此 件可上網(wǎng)”或“此件不上網(wǎng)”字樣。第二十六條 公文送負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當

14、由辦公室進行審核。 審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī) 則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十七條 以本廠名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主 持工作的負責(zé)人簽發(fā)； 以本廠名義制發(fā)的下行文或平行文， 由主要負 責(zé)人或者分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十八條 公文正式印制前，辦公室應(yīng)當進行復(fù)核，重點是： 審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第二十九條 凡以本廠及辦公室名義的發(fā)文，均由文印室統(tǒng)一 安排打印。各部門、多經(jīng)各公司的發(fā)文，原則上由本 部門或單位自行打字，由文印室協(xié)助排版印制。第六章

15、收文辦理第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登 記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三一條 凡收到符合本辦法規(guī)定的公文，均應(yīng)由辦公室主 任（副主任）在收文的當日批注擬辦意見，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。上 級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，應(yīng)送廠領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理；緊急、重大、特 殊事件的文件應(yīng)直接報廠領(lǐng)導(dǎo)。第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得 延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時 予以說明。對不屬于本部門或單位職權(quán)范圍或者不宜由本部門或單位 辦理的，應(yīng)當及時返回交辦的辦公室并說明理由。第三十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦 部門應(yīng)當主動

16、與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出 面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請廠領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第三十四條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當 明確簽署意見、姓名、和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有 請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十五條 送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公 室文秘人員要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦, 一般公文定期催辦。第三十六條 機關(guān)各部門、多經(jīng)各公司向廠領(lǐng)導(dǎo)請示報告事項 （指書面文件），應(yīng)當由辦公室文秘人員呈送，各部門一般不直接送交廠領(lǐng)導(dǎo)第七章 公文歸檔第三十七條 公文辦理完畢后，應(yīng)當根據(jù)中華人民共和國檔 案法和其他有關(guān)規(guī)定，

17、及時整理（立卷） 、歸檔。各部門、直屬單 位應(yīng)將本部門或單位當年形成的應(yīng)當歸檔的文件材料收集齊全， 于次 年 2 月底以前連同文件目錄清單一并交檔案室整理（立卷） 、歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。第三十八條 歸檔范圍的公文，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和 保存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反 映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷） 歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。本廠負責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形 成的公文，由其兼職機關(guān)整理（立卷）歸檔。第四十條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限

18、，按照有關(guān)規(guī) 定定期向檔案部門移交。第四十一條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡 材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第四十二條 公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷 毀。第四十三條 辦公室應(yīng)當建立健全本機關(guān)公文處理的有關(guān)制 度。第四十四條 上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以 外，如需翻印 （復(fù)印）轉(zhuǎn)發(fā)，須經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準。 翻印時， 應(yīng)當注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、 復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。第四十五條 公開發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。 經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第四十六條 公文復(fù)印作為正式公文使用時，應(yīng)當加蓋復(fù)印機 關(guān)證明章。第四十七條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止, 視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十八條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦 公室負責(zé)人批準，可以銷毀。第四十九條 銷毀秘密公文應(yīng)當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷， 保證