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文檔簡(jiǎn)介
1、公文寫(xiě)作基本要求之材料可靠情況確實(shí)公文寫(xiě)作基本要求之材料可靠情況確實(shí)公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題 材,也與一般新聞體、史傳體或說(shuō)明體、議論體等實(shí)用文章不同,它 的范圍要廣泛一些。概而言之,公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面: 精神依據(jù)和事實(shí)情況。精神依據(jù)是指黨和國(guó)家的路線、方針,國(guó)家的法律、法規(guī),上級(jí) 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主 要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況,即本地區(qū)、本部門(mén)、 本單位遇到的問(wèn)題、發(fā)生的事情(過(guò)
2、程、動(dòng)向)、工作的進(jìn)程(作法、 經(jīng)驗(yàn))種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形 式。這種直接發(fā)生的事實(shí)情況,是第一手材料。此外,公文的事實(shí)情 況里也包括間接轉(zhuǎn)引來(lái)的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。無(wú)論哪一類(lèi)材料,都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。情況確實(shí)”是寫(xiě)好公文的基本要求。這在新舊兩個(gè)辦法中是一致的。為了做 到材料可靠、 情況確實(shí), 我們?cè)诓牧蠝?zhǔn)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工 作:占有、篩選、核實(shí)、加工。(一)詳盡占有材料 寫(xiě)好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ),事實(shí)、 數(shù)字,這都是公文表達(dá)出來(lái)的 “干貨 ”,當(dāng)然十分重要。 “譬如大匠操 斤,無(wú)土木材料,縱有成風(fēng)盡堊手段,何
3、處設(shè)施?”(清劉大:論文偶記)寫(xiě)公文如巧匠有具有禾無(wú)材無(wú)料也做不成東西。以上是從 形成與表達(dá)兩方面說(shuō)的。所謂詳盡地占有材料, 一是要 “盡”,就是盡可能廣泛地占有材料, “貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵,多多益善 ”;二是要 “詳”,就 是詳細(xì)具體。一件事情的起因、過(guò)程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反 影響效果;一件工作的動(dòng)因、背景;一個(gè)問(wèn)題的正反觀點(diǎn)、 來(lái)龍去脈, 都要盡可能詳細(xì)具體地占有,寫(xiě)出來(lái)的才有說(shuō)服力。占有材料,就公文寫(xiě)作而言,有三條途徑: 1平時(shí)積累,就是積學(xué)儲(chǔ)材。平素注意學(xué)習(xí)、觀察積累,用時(shí) 才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”,指的就是這個(gè)道理。 “得之在俄頃, 積之在平日”(清袁
4、守定:占畢叢談;占”,看;畢”,簡(jiǎn)冊(cè)),說(shuō) 的是一個(gè)道理。平時(shí)學(xué)習(xí)、觀察積累豐富,知識(shí)面廣,寫(xiě)作時(shí)其構(gòu)思 就容易觸類(lèi)旁通、思路開(kāi)闊,擇優(yōu)而用,妙緒泉涌。2受領(lǐng)任務(wù)后,查閱文件,搜集資料。這樣得來(lái)的材料,就是 間接材料。搜集資料時(shí)應(yīng)注意與撰寫(xiě)任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性,也 就是說(shuō),要有一定的方向、 范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中央文 件,進(jìn)一步領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì), 然后查閱上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、 規(guī)定,最后翻閱手冊(cè)、年鑒等工具書(shū)及報(bào)刊、雜志上相關(guān)的情況報(bào)道 和國(guó)內(nèi)外研究成果。這一過(guò)程中,始終應(yīng)注意查閱、收集圍繞本單位 工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān) 資料,做到:上
5、下通達(dá),全局了然于胸,命筆瞻前顧后。3構(gòu)思之前,實(shí)地調(diào)查,掌握第一手情況。 這是最重要的一步。 一般情況,也要調(diào)查了解, 不僅可以核實(shí)已掌握的材料,而且可以發(fā) 現(xiàn)新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新動(dòng)向;重點(diǎn)情況,尤其要進(jìn)行深入的調(diào)查研究。 實(shí)踐證明,組織召開(kāi)座談會(huì)、調(diào)查會(huì)是一種快捷而有效的方法。如果 發(fā)現(xiàn)實(shí)際調(diào)查的情況與撰寫(xiě)者已經(jīng)掌握的情況有出入, 可以修正; 出 入較大,要尊重實(shí)際。即使發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與領(lǐng)導(dǎo)意圖相抵觸,也要尊 重客觀實(shí)際,采用恰當(dāng)?shù)姆椒?,妥善協(xié)調(diào)。這是唯物主義者應(yīng)有的態(tài) 度,也是黨性的表現(xiàn)。(二)嚴(yán)格篩選材料 調(diào)查、搜集、積累而來(lái)的材料,不是堆砌在寫(xiě)字臺(tái)上,而是要不 斷地分類(lèi)整理,分析研究,爬
6、梳剔抉,進(jìn)行篩選。篩選材料,貴在一 個(gè)“嚴(yán)”字,重在一個(gè) “新”字。主要是根據(jù)以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn):1材料的相關(guān)性這是以寫(xiě)作要表現(xiàn)的主旨, 即寫(xiě)作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù) 來(lái)區(qū)別對(duì)待不同材料的。 與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料, ??;無(wú)關(guān)的材料, 舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選:與表現(xiàn)主旨、說(shuō)明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料,要詳,要具體、充分;與表現(xiàn)主旨、說(shuō)明觀點(diǎn) 雖有關(guān)系、必不可少,但是關(guān)系又比較一般的材料,要略,要概括。 有的論者提出 “實(shí)則詳,虛則略;新則詳,舊則略;特點(diǎn)詳,一般略 ”; 或主張 “重則詳,輕則略;近則詳,遠(yuǎn)則略;點(diǎn)則詳,面測(cè)略 ”。這些 來(lái)自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識(shí),是頗有見(jiàn)地的。材料的取舍
7、、詳略,對(duì)于公文 構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過(guò)這一步,就很難搭起架子。2材料的典型性 這是要求篩選出最有代表性的材料來(lái)表現(xiàn)主旨, 說(shuō)明觀點(diǎn)。 典型 一詞,在不同領(lǐng)域里有不同的含義,在公文寫(xiě)作中就是指代表性強(qiáng)。 一份材料, 它在自身所屬的某一類(lèi)事物中, 最能體現(xiàn)該類(lèi)事物的總體 本質(zhì)特征, 并且預(yù)示著該類(lèi)事物總體的發(fā)展方向, 那么這份材料就是 典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料,使用最有 代表性的材料,才能使公文的觀點(diǎn)鮮明,主旨突出,增強(qiáng)內(nèi)在的說(shuō)服 力。所以,篩選典型性強(qiáng)的材料對(duì)于構(gòu)思公文十分重要,它可以使公 文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂 “七分材料三分 寫(xiě)”,指的就是材
8、料的質(zhì)量對(duì)于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。3材料的新穎性 這是要求篩選材料時(shí)應(yīng)先注重選用那些在現(xiàn)實(shí)發(fā)展中出現(xiàn)的新 材料。這些新材料可以是改革開(kāi)放不斷發(fā)展的新形勢(shì)下出現(xiàn)的新情況、 新問(wèn)題、新矛盾, 也可以是亟待重視的新典型、新經(jīng)驗(yàn)或者需要攝取 的新視角、新觀念、新思路、新見(jiàn)解,總之是一切新事物,特別是那 種代表了新的發(fā)展方向、具有強(qiáng)大生命力的事物。對(duì)于已知的材料, 采用新視點(diǎn)來(lái) 燭照”也可能會(huì)發(fā)現(xiàn)它具有現(xiàn)實(shí)啟發(fā)意義,這也是新 穎的;熟知未必真知”(列寧),從新的角度對(duì)常見(jiàn)的事物進(jìn)行觀察 思考,也可能會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)。這同樣是新穎的。應(yīng)當(dāng)注意到一個(gè)時(shí)期 領(lǐng)導(dǎo)和群眾所關(guān)心的 熱點(diǎn)”、難點(diǎn)”、敏感點(diǎn)”,也
9、往往是行政領(lǐng)導(dǎo) 研究工作的 興奮點(diǎn)”、新鮮點(diǎn)”,作為負(fù)責(zé)公文起草的秘書(shū)人員、公 務(wù)員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎,才引人。構(gòu)思之初,就 要考慮到這種收視率”。(三)認(rèn)真核實(shí)材料對(duì)于材料的核實(shí)工作,貫穿于材料準(zhǔn)備過(guò)程中的占有、篩選、加 工等各個(gè)環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實(shí)的材料,包括情況、數(shù)字、 引文等都不能用于公文。新辦法特別提出,材料中的人名、地名、 數(shù)字、引文等一定要準(zhǔn)確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)就要更正或刪除,這是件嚴(yán) 肅的工作。否則一字之差,后果不堪設(shè)想。惟其如此,才能保證做到 材料可靠,情況確實(shí)。聯(lián)系近年來(lái)一些公文中出現(xiàn)的差錯(cuò),更會(huì)使我們認(rèn)識(shí)到核實(shí)材料
10、的重要意義,體會(huì)到核實(shí)工作要由始至終,要全方位,無(wú)論反復(fù)幾遍 但都須態(tài)度認(rèn)真,抱著強(qiáng)烈的責(zé)任心,這一要求是非常重要的。此外, 我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)分析方法。例如,一件事情的發(fā)生,有其起因、背景、過(guò)程與影響,有多種因素與 內(nèi)在聯(lián)系,這都要核實(shí);一件工作的動(dòng)因、作法、進(jìn)程與效果,有其 主觀與客觀因素,有其遠(yuǎn)因和近因,這在核實(shí)中也必須予以注意。再 如,一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字,不能僅僅停留在它的計(jì)算是否準(zhǔn)確、精確度是否 一致、是否能在公文中起到證明觀點(diǎn)的作用, 而且還要核實(shí)一下真假 與誤差:它的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系是否科學(xué)合理, 是否合乎中國(guó)的當(dāng)代的現(xiàn) 實(shí),用在某一地區(qū)、某一專(zhuān)業(yè)或行業(yè)是否適
11、合,等等;它的統(tǒng)計(jì)口徑 是否恰當(dāng),是否能夠涵蓋該種類(lèi)對(duì)象特征,是否與實(shí)際情況不符,是 否有所遺漏或隱瞞,等等;它的計(jì)算方法,特別是經(jīng)常采用的 “算術(shù) 平均加權(quán)系數(shù) ”的界定,是否準(zhǔn)確合理,在反映差別上是否科學(xué)恰當(dāng), 是否符合實(shí)際,是否能夠反映現(xiàn)實(shí)中的差異和問(wèn)題,等等。無(wú)差異即 無(wú)信息,信息量當(dāng)然與信息價(jià)值成正比。一個(gè)材料無(wú)信息、無(wú)價(jià)值, 用它干什么!而且,在數(shù)字的運(yùn)用上,能否使定性分析與定量分析的 方法有機(jī)地結(jié)合起來(lái), 起到證明觀點(diǎn)的作用, 則是比較復(fù)雜的核實(shí)工 作了,那需要在審核文稿階段進(jìn)一步核實(shí)。應(yīng)該提醒注意的是,當(dāng)前 有些上行公文以及工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告中,不僅情況不確實(shí),而且數(shù) 字也不準(zhǔn)
12、確,站在這樣不可靠的材料基礎(chǔ)上,很難得出全面、正確的 結(jié)論。(四)合理加工材料選定材料經(jīng)過(guò)核實(shí)之后, 還應(yīng)該對(duì)材料進(jìn)行必要的加工整理, 然 后再用到文稿里去。實(shí)際操作中可以對(duì)材料進(jìn)行三個(gè)方面的加工: 1適體剪裁加工 通讀材料,刪削冗贅,化長(zhǎng)為短,變?cè)敒槁?,將交待過(guò)多、議論 過(guò)多的無(wú)關(guān)的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話,一律刪除。變換體裁角度,將描寫(xiě)、抒情及無(wú)必要的議論改寫(xiě)為敘述或說(shuō)明, 在表達(dá)方式上變 “曲筆”為“直筆 ”,直述不曲才適合公文體式。2合并提高加工同一問(wèn)題,散見(jiàn)于若干材料中,可以摘取概括,變?yōu)楦攀?,或?保留一個(gè) “點(diǎn)”的材料,把其他相似材料綜合成 “面”,點(diǎn)面結(jié)合。同類(lèi)數(shù)字,可以相加,抽取合并后變成一個(gè)綜合數(shù)字。變換角度 “提高 ”原材料可用性。例如,某一活動(dòng),在工廠寫(xiě)的材 料中是工人資金短缺,向銀行貸款后 “借雞下蛋 ”,
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