公文寫(xiě)作基本要求之材料可靠情況確實(shí)

1、公文寫(xiě)作基本要求之材料可靠情況確實(shí)公文寫(xiě)作基本要求之材料可靠情況確實(shí)公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題 材，也與一般新聞體、史傳體或說(shuō)明體、議論體等實(shí)用文章不同，它 的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面： 精神依據(jù)和事實(shí)情況。精神依據(jù)是指黨和國(guó)家的路線、方針，國(guó)家的法律、法規(guī)，上級(jí) 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主 要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況，即本地區(qū)、本部門(mén)、 本單位遇到的問(wèn)題、發(fā)生的事情（過(guò)

2、程、動(dòng)向）、工作的進(jìn)程（作法、 經(jīng)驗(yàn)）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形 式。這種直接發(fā)生的事實(shí)情況，是第一手材料。此外，公文的事實(shí)情 況里也包括間接轉(zhuǎn)引來(lái)的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。無(wú)論哪一類(lèi)材料，都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。情況確實(shí)”是寫(xiě)好公文的基本要求。這在新舊兩個(gè)辦法中是一致的。為了做 到材料可靠、 情況確實(shí)， 我們?cè)诓牧蠝?zhǔn)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工 作：占有、篩選、核實(shí)、加工。（一）詳盡占有材料 寫(xiě)好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ)，事實(shí)、 數(shù)字，這都是公文表達(dá)出來(lái)的 “干貨 ”，當(dāng)然十分重要。 “譬如大匠操 斤，無(wú)土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何

3、處設(shè)施？”（清劉大：論文偶記）寫(xiě)公文如巧匠有具有禾無(wú)材無(wú)料也做不成東西。以上是從 形成與表達(dá)兩方面說(shuō)的。所謂詳盡地占有材料， 一是要 “盡”，就是盡可能廣泛地占有材料， “貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善 ”；二是要 “詳”，就 是詳細(xì)具體。一件事情的起因、過(guò)程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反 影響效果；一件工作的動(dòng)因、背景；一個(gè)問(wèn)題的正反觀點(diǎn)、 來(lái)龍去脈， 都要盡可能詳細(xì)具體地占有，寫(xiě)出來(lái)的才有說(shuō)服力。占有材料，就公文寫(xiě)作而言，有三條途徑： 1平時(shí)積累，就是積學(xué)儲(chǔ)材。平素注意學(xué)習(xí)、觀察積累，用時(shí) 才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”，指的就是這個(gè)道理。 “得之在俄頃， 積之在平日”（清袁

4、守定：占畢叢談；占”，看；畢”，簡(jiǎn)冊(cè)），說(shuō) 的是一個(gè)道理。平時(shí)學(xué)習(xí)、觀察積累豐富，知識(shí)面廣，寫(xiě)作時(shí)其構(gòu)思 就容易觸類(lèi)旁通、思路開(kāi)闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。2受領(lǐng)任務(wù)后，查閱文件，搜集資料。這樣得來(lái)的材料，就是 間接材料。搜集資料時(shí)應(yīng)注意與撰寫(xiě)任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性，也 就是說(shuō)，要有一定的方向、 范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中央文 件，進(jìn)一步領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)， 然后查閱上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、 規(guī)定，最后翻閱手冊(cè)、年鑒等工具書(shū)及報(bào)刊、雜志上相關(guān)的情況報(bào)道 和國(guó)內(nèi)外研究成果。這一過(guò)程中，始終應(yīng)注意查閱、收集圍繞本單位 工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān) 資料，做到：上

5、下通達(dá)，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。3構(gòu)思之前，實(shí)地調(diào)查，掌握第一手情況。 這是最重要的一步。 一般情況，也要調(diào)查了解， 不僅可以核實(shí)已掌握的材料，而且可以發(fā) 現(xiàn)新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新動(dòng)向；重點(diǎn)情況，尤其要進(jìn)行深入的調(diào)查研究。 實(shí)踐證明，組織召開(kāi)座談會(huì)、調(diào)查會(huì)是一種快捷而有效的方法。如果 發(fā)現(xiàn)實(shí)際調(diào)查的情況與撰寫(xiě)者已經(jīng)掌握的情況有出入， 可以修正； 出 入較大，要尊重實(shí)際。即使發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與領(lǐng)導(dǎo)意圖相抵觸，也要尊 重客觀實(shí)際，采用恰當(dāng)?shù)姆椒?，妥善協(xié)調(diào)。這是唯物主義者應(yīng)有的態(tài) 度，也是黨性的表現(xiàn)。（二）嚴(yán)格篩選材料 調(diào)查、搜集、積累而來(lái)的材料，不是堆砌在寫(xiě)字臺(tái)上，而是要不 斷地分類(lèi)整理，分析研究，爬

6、梳剔抉，進(jìn)行篩選。篩選材料，貴在一 個(gè)“嚴(yán)”字，重在一個(gè) “新”字。主要是根據(jù)以下三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：1材料的相關(guān)性這是以寫(xiě)作要表現(xiàn)的主旨， 即寫(xiě)作意圖和逐步形成的觀點(diǎn)為依據(jù) 來(lái)區(qū)別對(duì)待不同材料的。 與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料， ??；無(wú)關(guān)的材料， 舍。在已經(jīng)選取的材料中進(jìn)一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說(shuō)明觀點(diǎn)十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說(shuō)明觀點(diǎn) 雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。 有的論者提出 “實(shí)則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點(diǎn)詳，一般略 ”； 或主張 “重則詳，輕則略；近則詳，遠(yuǎn)則略；點(diǎn)則詳，面測(cè)略 ”。這些 來(lái)自實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的認(rèn)識(shí)，是頗有見(jiàn)地的。材料的取舍

7、、詳略，對(duì)于公文 構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過(guò)這一步，就很難搭起架子。2材料的典型性 這是要求篩選出最有代表性的材料來(lái)表現(xiàn)主旨， 說(shuō)明觀點(diǎn)。 典型 一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫(xiě)作中就是指代表性強(qiáng)。 一份材料， 它在自身所屬的某一類(lèi)事物中， 最能體現(xiàn)該類(lèi)事物的總體 本質(zhì)特征， 并且預(yù)示著該類(lèi)事物總體的發(fā)展方向， 那么這份材料就是 典型性強(qiáng)、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有 代表性的材料，才能使公文的觀點(diǎn)鮮明，主旨突出，增強(qiáng)內(nèi)在的說(shuō)服 力。所以，篩選典型性強(qiáng)的材料對(duì)于構(gòu)思公文十分重要，它可以使公 文的文稿在下筆之初就標(biāo)定出質(zhì)量的較高起點(diǎn)。所謂 “七分材料三分 寫(xiě)”，指的就是材

8、料的質(zhì)量對(duì)于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。3材料的新穎性 這是要求篩選材料時(shí)應(yīng)先注重選用那些在現(xiàn)實(shí)發(fā)展中出現(xiàn)的新 材料。這些新材料可以是改革開(kāi)放不斷發(fā)展的新形勢(shì)下出現(xiàn)的新情況、 新問(wèn)題、新矛盾， 也可以是亟待重視的新典型、新經(jīng)驗(yàn)或者需要攝取 的新視角、新觀念、新思路、新見(jiàn)解，總之是一切新事物，特別是那 種代表了新的發(fā)展方向、具有強(qiáng)大生命力的事物。對(duì)于已知的材料， 采用新視點(diǎn)來(lái) 燭照”也可能會(huì)發(fā)現(xiàn)它具有現(xiàn)實(shí)啟發(fā)意義，這也是新 穎的；熟知未必真知”（列寧），從新的角度對(duì)常見(jiàn)的事物進(jìn)行觀察 思考，也可能會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)。這同樣是新穎的。應(yīng)當(dāng)注意到一個(gè)時(shí)期 領(lǐng)導(dǎo)和群眾所關(guān)心的 熱點(diǎn)”、難點(diǎn)”、敏感點(diǎn)”，也

9、往往是行政領(lǐng)導(dǎo) 研究工作的 興奮點(diǎn)”、新鮮點(diǎn)”，作為負(fù)責(zé)公文起草的秘書(shū)人員、公 務(wù)員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構(gòu)思之初，就 要考慮到這種收視率”。（三）認(rèn)真核實(shí)材料對(duì)于材料的核實(shí)工作，貫穿于材料準(zhǔn)備過(guò)程中的占有、篩選、加 工等各個(gè)環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實(shí)的材料，包括情況、數(shù)字、 引文等都不能用于公文。新辦法特別提出，材料中的人名、地名、 數(shù)字、引文等一定要準(zhǔn)確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)就要更正或刪除，這是件嚴(yán) 肅的工作。否則一字之差，后果不堪設(shè)想。惟其如此，才能保證做到 材料可靠，情況確實(shí)。聯(lián)系近年來(lái)一些公文中出現(xiàn)的差錯(cuò)，更會(huì)使我們認(rèn)識(shí)到核實(shí)材料

10、的重要意義，體會(huì)到核實(shí)工作要由始至終，要全方位，無(wú)論反復(fù)幾遍 但都須態(tài)度認(rèn)真，抱著強(qiáng)烈的責(zé)任心，這一要求是非常重要的。此外， 我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)分析方法。例如，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過(guò)程與影響，有多種因素與 內(nèi)在聯(lián)系，這都要核實(shí)；一件工作的動(dòng)因、作法、進(jìn)程與效果，有其 主觀與客觀因素，有其遠(yuǎn)因和近因，這在核實(shí)中也必須予以注意。再 如，一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不能僅僅停留在它的計(jì)算是否準(zhǔn)確、精確度是否 一致、是否能在公文中起到證明觀點(diǎn)的作用， 而且還要核實(shí)一下真假 與誤差：它的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系是否科學(xué)合理， 是否合乎中國(guó)的當(dāng)代的現(xiàn) 實(shí)，用在某一地區(qū)、某一專(zhuān)業(yè)或行業(yè)是否適

11、合，等等；它的統(tǒng)計(jì)口徑 是否恰當(dāng)，是否能夠涵蓋該種類(lèi)對(duì)象特征，是否與實(shí)際情況不符，是 否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計(jì)算方法，特別是經(jīng)常采用的 “算術(shù) 平均加權(quán)系數(shù) ”的界定，是否準(zhǔn)確合理，在反映差別上是否科學(xué)恰當(dāng)， 是否符合實(shí)際，是否能夠反映現(xiàn)實(shí)中的差異和問(wèn)題，等等。無(wú)差異即 無(wú)信息，信息量當(dāng)然與信息價(jià)值成正比。一個(gè)材料無(wú)信息、無(wú)價(jià)值， 用它干什么！而且，在數(shù)字的運(yùn)用上，能否使定性分析與定量分析的 方法有機(jī)地結(jié)合起來(lái)， 起到證明觀點(diǎn)的作用， 則是比較復(fù)雜的核實(shí)工 作了，那需要在審核文稿階段進(jìn)一步核實(shí)。應(yīng)該提醒注意的是，當(dāng)前 有些上行公文以及工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告中，不僅情況不確實(shí)，而且數(shù) 字也不準(zhǔn)

12、確，站在這樣不可靠的材料基礎(chǔ)上，很難得出全面、正確的 結(jié)論。（四）合理加工材料選定材料經(jīng)過(guò)核實(shí)之后， 還應(yīng)該對(duì)材料進(jìn)行必要的加工整理， 然 后再用到文稿里去。實(shí)際操作中可以對(duì)材料進(jìn)行三個(gè)方面的加工： 1適體剪裁加工 通讀材料，刪削冗贅，化長(zhǎng)為短，變?cè)敒槁?，將交待過(guò)多、議論 過(guò)多的無(wú)關(guān)的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。變換體裁角度，將描寫(xiě)、抒情及無(wú)必要的議論改寫(xiě)為敘述或說(shuō)明， 在表達(dá)方式上變 “曲筆”為“直筆 ”，直述不曲才適合公文體式。2合并提高加工同一問(wèn)題，散見(jiàn)于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或?保留一個(gè) “點(diǎn)”的材料，把其他相似材料綜合成 “面”，點(diǎn)面結(jié)合。同類(lèi)數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個(gè)綜合數(shù)字。變換角度 “提高 ”原材料可用性。例如，某一活動(dòng)，在工廠寫(xiě)的材 料中是工人資金短缺，向銀行貸款后 “借雞下蛋 ”，