公文寫作基本要求之材料可靠情況確實

1、公文寫作基本要求之材料可靠情況確實公文寫作基本要求之材料可靠情況確實公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據(jù)的事實現(xiàn)象、統(tǒng)計數(shù)字、政策法規(guī)、上級精神等等。公文材料不同于文學作品的素材和題 材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它 的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個方面： 精神依據(jù)和事實情況。精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級 領(lǐng)導機關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。事實情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主 要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實情況，即本地區(qū)、本部門、 本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過

2、程、動向）、工作的進程（作法、 經(jīng)驗）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計等形 式。這種直接發(fā)生的事實情況，是第一手材料。此外，公文的事實情 況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗、成果等。無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠。情況確實”是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個辦法中是一致的。為了做 到材料可靠、 情況確實， 我們在材料準備上一般要抓好四個環(huán)節(jié)的工 作：占有、篩選、核實、加工。（一）詳盡占有材料 寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點的基礎(chǔ)，事實、 數(shù)字，這都是公文表達出來的 “干貨 ”，當然十分重要。 “譬如大匠操 斤，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何

3、處設(shè)施？”（清劉大：論文偶記）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從 形成與表達兩方面說的。所謂詳盡地占有材料， 一是要 “盡”，就是盡可能廣泛地占有材料， “貪多務得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善 ”；二是要 “詳”，就 是詳細具體。一件事情的起因、過程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反 影響效果；一件工作的動因、背景；一個問題的正反觀點、 來龍去脈， 都要盡可能詳細具體地占有，寫出來的才有說服力。占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑： 1平時積累，就是積學儲材。平素注意學習、觀察積累，用時 才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學”，指的就是這個道理。 “得之在俄頃， 積之在平日”（清袁

4、守定：占畢叢談；占”，看；畢”，簡冊），說 的是一個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構(gòu)思 就容易觸類旁通、思路開闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。2受領(lǐng)任務后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是 間接材料。搜集資料時應注意與撰寫任務、與公文主旨的相關(guān)性，也 就是說，要有一定的方向、 范圍。操作方法是首先學習相關(guān)的中央文 件，進一步領(lǐng)會精神實質(zhì)， 然后查閱上級領(lǐng)導機關(guān)所頒布的相關(guān)政策、 規(guī)定，最后翻閱手冊、年鑒等工具書及報刊、雜志上相關(guān)的情況報道 和國內(nèi)外研究成果。這一過程中，始終應注意查閱、收集圍繞本單位 工作的各項統(tǒng)計數(shù)字以及信息、簡報、總結(jié)、報告、會議紀要等相關(guān) 資料，做到：上

5、下通達，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。3構(gòu)思之前，實地調(diào)查，掌握第一手情況。 這是最重要的一步。 一般情況，也要調(diào)查了解， 不僅可以核實已掌握的材料，而且可以發(fā) 現(xiàn)新問題、新經(jīng)驗、新動向；重點情況，尤其要進行深入的調(diào)查研究。 實踐證明，組織召開座談會、調(diào)查會是一種快捷而有效的方法。如果 發(fā)現(xiàn)實際調(diào)查的情況與撰寫者已經(jīng)掌握的情況有出入， 可以修正； 出 入較大，要尊重實際。即使發(fā)現(xiàn)實際情況與領(lǐng)導意圖相抵觸，也要尊 重客觀實際，采用恰當?shù)姆椒?，妥善協(xié)調(diào)。這是唯物主義者應有的態(tài) 度，也是黨性的表現(xiàn)。（二）嚴格篩選材料 調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字臺上，而是要不 斷地分類整理，分析研究，爬

6、梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在一 個“嚴”字，重在一個 “新”字。主要是根據(jù)以下三個標準：1材料的相關(guān)性這是以寫作要表現(xiàn)的主旨， 即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據(jù) 來區(qū)別對待不同材料的。 與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料， ??；無關(guān)的材料， 舍。在已經(jīng)選取的材料中進一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點十分有力、緊密相關(guān)的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點 雖有關(guān)系、必不可少，但是關(guān)系又比較一般的材料，要略，要概括。 有的論者提出 “實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略 ”； 或主張 “重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略 ”。這些 來自實踐經(jīng)驗的認識，是頗有見地的。材料的取舍

7、、詳略，對于公文 構(gòu)思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。2材料的典型性 這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨， 說明觀點。 典型 一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。 一份材料， 它在自身所屬的某一類事物中， 最能體現(xiàn)該類事物的總體 本質(zhì)特征， 并且預示著該類事物總體的發(fā)展方向， 那么這份材料就是 典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有 代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內(nèi)在的說服 力。所以，篩選典型性強的材料對于構(gòu)思公文十分重要，它可以使公 文的文稿在下筆之初就標定出質(zhì)量的較高起點。所謂 “七分材料三分 寫”，指的就是材

8、料的質(zhì)量對于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。3材料的新穎性 這是要求篩選材料時應先注重選用那些在現(xiàn)實發(fā)展中出現(xiàn)的新 材料。這些新材料可以是改革開放不斷發(fā)展的新形勢下出現(xiàn)的新情況、 新問題、新矛盾， 也可以是亟待重視的新典型、新經(jīng)驗或者需要攝取 的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特別是那 種代表了新的發(fā)展方向、具有強大生命力的事物。對于已知的材料， 采用新視點來 燭照”也可能會發(fā)現(xiàn)它具有現(xiàn)實啟發(fā)意義，這也是新 穎的；熟知未必真知”（列寧），從新的角度對常見的事物進行觀察 思考，也可能會有新的發(fā)現(xiàn)。這同樣是新穎的。應當注意到一個時期 領(lǐng)導和群眾所關(guān)心的 熱點”、難點”、敏感點”，也

9、往往是行政領(lǐng)導 研究工作的 興奮點”、新鮮點”，作為負責公文起草的秘書人員、公 務員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構(gòu)思之初，就 要考慮到這種收視率”。（三）認真核實材料對于材料的核實工作，貫穿于材料準備過程中的占有、篩選、加 工等各個環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實的材料，包括情況、數(shù)字、 引文等都不能用于公文。新辦法特別提出，材料中的人名、地名、 數(shù)字、引文等一定要準確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點就要更正或刪除，這是件嚴 肅的工作。否則一字之差，后果不堪設(shè)想。惟其如此，才能保證做到 材料可靠，情況確實。聯(lián)系近年來一些公文中出現(xiàn)的差錯，更會使我們認識到核實材料

10、的重要意義，體會到核實工作要由始至終，要全方位，無論反復幾遍 但都須態(tài)度認真，抱著強烈的責任心，這一要求是非常重要的。此外， 我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學技術(shù)分析方法。例如，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與 內(nèi)在聯(lián)系，這都要核實；一件工作的動因、作法、進程與效果，有其 主觀與客觀因素，有其遠因和近因，這在核實中也必須予以注意。再 如，一個統(tǒng)計數(shù)字，不能僅僅停留在它的計算是否準確、精確度是否 一致、是否能在公文中起到證明觀點的作用， 而且還要核實一下真假 與誤差：它的統(tǒng)計指標體系是否科學合理， 是否合乎中國的當代的現(xiàn) 實，用在某一地區(qū)、某一專業(yè)或行業(yè)是否適

11、合，等等；它的統(tǒng)計口徑 是否恰當，是否能夠涵蓋該種類對象特征，是否與實際情況不符，是 否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計算方法，特別是經(jīng)常采用的 “算術(shù) 平均加權(quán)系數(shù) ”的界定，是否準確合理，在反映差別上是否科學恰當， 是否符合實際，是否能夠反映現(xiàn)實中的差異和問題，等等。無差異即 無信息，信息量當然與信息價值成正比。一個材料無信息、無價值， 用它干什么！而且，在數(shù)字的運用上，能否使定性分析與定量分析的 方法有機地結(jié)合起來， 起到證明觀點的作用， 則是比較復雜的核實工 作了，那需要在審核文稿階段進一步核實。應該提醒注意的是，當前 有些上行公文以及工作總結(jié)、調(diào)查報告中，不僅情況不確實，而且數(shù) 字也不準

12、確，站在這樣不可靠的材料基礎(chǔ)上，很難得出全面、正確的 結(jié)論。（四）合理加工材料選定材料經(jīng)過核實之后， 還應該對材料進行必要的加工整理， 然 后再用到文稿里去。實際操作中可以對材料進行三個方面的加工： 1適體剪裁加工 通讀材料，刪削冗贅，化長為短，變詳為略，將交待過多、議論 過多的無關(guān)的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的議論改寫為敘述或說明， 在表達方式上變 “曲筆”為“直筆 ”，直述不曲才適合公文體式。2合并提高加工同一問題，散見于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或?保留一個 “點”的材料，把其他相似材料綜合成 “面”，點面結(jié)合。同類數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個綜合數(shù)字。變換角度 “提高 ”原材料可用性。例如，某一活動，在工廠寫的材 料中是工人資金短缺，向銀行貸款后 “借雞下蛋 ”，